Interpretacja indywidualna z dnia 31 grudnia 2025 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-2.4011.846.2025.2.IM

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Pan,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 października 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 31 października 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 1 grudnia 2025 r. (wpływ 1 grudnia 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą „X”. Przedmiotem działalności jest świadczenie usług transportowych na rzecz kontrahentów krajowych i zagranicznych. Wnioskodawca samodzielnie kieruje pojazdem ciężarowym, wykonując przewozy towarów zarówno na terytorium Polski, jak i poza jej granicami, w szczególności na obszarze państw Unii Europejskiej. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca odbywa regularne wyjazdy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy i centrum jej zarządzania (A). Każdy wyjazd jest związany z realizacją konkretnego zlecenia transportowego i kończy się powrotem do kraju. Wnioskodawca nie prowadzi działalności w formie stałej bazy transportowej poza siedzibą firmy — wszystkie trasy mają charakter czasowy i incydentalny, uzależniony od zleceń. W związku z tym Wnioskodawca ponosi wydatki związane z podróżami zagranicznymi, w tym z tytułu diet określonych w przepisach o podróżach służbowych pracowników. Diety te rekompensują zwiększone koszty wyżywienia i utrzymania podczas pobytu za granicą w celach zawodowych. Wnioskodawca zamierza zaliczać te diety do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

Uzupełnienie wniosku

Wnioskodawca jest rezydentem RP.

Forma opodatkowania prowadzonej działalności przez Wnioskodawcę to podatek liniowy.

Wnioskodawca nie zatrudnia kierowców na umowę o prace ani umowę zlecenie, tylko jako przedsiębiorca samodzielnie wykonuje prace kierowcy.

Pytanie

Czy Wnioskodawca – właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, wykonujący samodzielnie przewozy transportowe na terytorium państw Unii Europejskiej, ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, w wysokości nieprzekraczającej limitów określonych dla pracowników?

Pytanie wynika z uzupełnienia wniosku.

Pana stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy – przysługuje mu prawo zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, w wysokości nieprzekraczającej limitów określonych w przepisach o podróżach służbowych pracowników. Podróże Wnioskodawcy mają charakter podróży służbowych w rozumieniu art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, ponieważ są wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy i stałe miejsce prowadzenia działalności, a ich celem jest wykonanie konkretnych zleceń transportowych, które stanowią źródło przychodu.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła. Diety z tytułu podróży służbowych spełniają ten warunek, gdyż stanowią wydatki związane z wykonywaniem działalności gospodarczej.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w aktualnej linii interpretacyjnej organów podatkowych, m.in.:

-interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 23 czerwca 2023 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.314.2023.2.ID,

-interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 21 marca 2024 r., nr 0115-KDIT3.4011.189.2024.2.RS,

-interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 3 czerwca 2024 r., nr 0113-KDWPT.4011.27.2024.2.PPK.

W przywołanych interpretacjach organ wskazał, że przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może uznać za koszt uzyskania przychodu diety z tytułu podróży służbowych, w wysokości nieprzekraczającej limitów określonych w przepisach dla pracowników.

W konsekwencji, w ocenie Wnioskodawcy, diety wypłacane samemu sobie w związku z podróżami zagranicznymi odbywanymi w celu świadczenia usług transportowych stanowią pośredni koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, z ograniczeniem wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 52 tej ustawy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.

Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zostały zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 52 omawianej ustawy podatkowej.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odrębnymi przepisami, o których mowa w tej regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).

Podkreślam jednak odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Wskazuję zatem, że odesłanie w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.

Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją dyspozycją sytuację odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, nie przewidują w tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze przedmiotowym lub podmiotowym. Dlatego nieuprawnione jest różnicowanie osób prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.

W szczególności, przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności gospodarczej ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy.

Jednocześnie podkreślam, że problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, znalazła odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.

W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności.

Dlatego stwierdzam, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 40 pkt 5 ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. z 2023 poz. 1523) – do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473) art. 26f ust. 1, zgodnie z którym:

Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy.

Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego oraz powołanych przepisów prawa podatkowego stwierdzam, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą będą spełniać przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednak wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Podsumowanie: jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, wykonująca samodzielnie przewozy transportowe na terytorium państw Unii Europejskiej, ma Pan prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej wartość diet z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

W odniesieniu do powołanych przez Pana interpretacji stwierdzam, że zapadły one w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tę interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.