Interpretacja indywidualna z dnia 29 stycznia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-2.4012.920.2025.1.MN

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 listopada 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 24 listopada 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca jest (…) Zakładem Opieki Zdrowotnej. Działa w oparciu o ustawę z 15 kwietnia 2011 roku o działalności leczniczej i jest czynnym podatnikiem VAT.

Zgodnie ze statutem prowadzi głównie działalność polegającą na udzielaniu świadczeń zdrowotnych. Działalność Wnioskodawcy jest w znacznej części finansowana ze środków Narodowego Funduszu Zdrowia na podstawie zawartych umów.

Wnioskodawca wykonuje także usługi medyczne na rzecz osób fizycznych nie objętych ubezpieczeniem, pobierając za ww. usługi opłaty. Usługi te objęte są stawką zw.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, są Państwo zobowiązani prowadzić ewidencję na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Paragon jest wystawiany niezwłocznie po wykonaniu usługi i wydawany nieubezpieczonemu pacjentowi w przypadku, kiedy pacjent płaci za wykonane usługi. Natomiast w przypadku, gdy nieubezpieczony pacjent nie dokonuje zapłaty, od razu po wykonaniu usługi wystawiony zostaje paragon fiskalny, a następnie wystawiają Państwo fakturę do paragonu, której oryginał wysyłają Państwo do pacjenta, a do kopii faktury podpinają Państwo wydrukowany paragon.

Kasy fiskalne znajdują się na oddziałach, w miejscu wykonywania usług.

Jednakże zgłaszane są problemy z wystawianiem paragonów na takich oddziałach jak SOR, gdzie przyjęcia pacjentów odbywają się także po godzinie 15-tej, czyli gdy nie pracuje już osoba zobligowana w zakresie czynności do wprowadzania usług na kasie fiskalnej i obowiązek ten spada na dyżurujący personel medyczny.

Pytanie

Czy jest możliwe wystawienie paragonu fiskalnego w takich przypadkach w następnym dniu roboczym?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa stanowisko jest takie, że paragon powinien być wystawiony w momencie wykonania usługi a nie np. w dniu następnym.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących § 6 ust. 1:

Podatnicy, prowadząc ewidencję:

1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy;

Uważają Państwo, że użyte w ww. rozporządzeniu określenie „nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności”, nie daje możliwości wystawienia paragonu w dniu innym, niż dzień wykonania usługi.

Występują bowiem takie przypadki, że nieubezpieczony pacjent płaci z dużym opóźnieniem lub nie płaci w ogóle i sprawa kierowana jest do sądu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”.

Zgodnie z tym przepisem:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi lub towaru jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

W myśl art. 111 ust. 1b ustawy:

W ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca dopuścił możliwość wystawienia w postaci elektronicznej paragonu i przesłania go nabywcy w sposób z nim uzgodniony, po uprzednim uzyskaniu zgody nabywcy oraz uzgodnieniu sposobu przesłania tego paragonu.

Jak wskazuje art. 111 ust. 3d ustawy:

W przypadku gdy dla danego rodzaju czynności, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie ust. 7a pkt 1, są przewidziane kasy rejestrujące o zastosowaniu specjalnym – podatnik jest obowiązany stosować te kasy.

Na podstawie art. 111 ust. 7a pkt 1 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym kas o zastosowaniu specjalnym dla danego rodzaju czynności, oraz warunki i sposób używania kas rejestrujących, w tym sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, sposób wystawiania dokumentów z kas rejestrujących i szczególne przypadki wydawania nabywcy dowodu sprzedaży oraz rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas rejestrujących, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów, uwzględniając potrzebę właściwego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących przez podatników, o których mowa w ust. 1, oraz potrzebę przeciwdziałania nieewidencjonowaniu sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez podatników, jak również zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku i prawidłowości końcowego rozliczenia pracy kas rejestrujących.

Zgodnie z § 2 pkt 1, pkt 17 i pkt 29 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwane dalej „rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących”:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) dokumencie fiskalnym – rozumie się przez to wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy, obejmujący:

a) w przypadku kas on-line –paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny,

b) w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy;

17) paragonie fiskalnym albo fakturze – rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży;

29) raporcie fiskalnym dobowym, raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, raporcie fiskalnym rozliczeniowym, łącznym raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, i łącznym raporcie fiskalnym rozliczeniowym – rozumie się przez to odpowiednio pełny lub skrócony (łączny) raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku należnego w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.

Na podstawie § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących:

Podatnicy, prowadząc ewidencję umieszczają wyświetlacz kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt pokazywanych na nim danych.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej, działającym w oparciu o ustawę o działalności leczniczej oraz są Państwo czynnym podatnikiem VAT. Zgodnie ze statutem prowadzą Państwo głównie działalność polegającą na udzielaniu świadczeń zdrowotnych. Państwa działalność jest w znacznej części finansowana ze środków Narodowego Funduszu Zdrowia na podstawie zawartych umów.

Wykonują Państwo także usługi medyczne na rzecz osób fizycznych nie objętych ubezpieczeniem, pobierając za ww. usługi opłaty. Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy, są Państwo zobowiązani do prowadzenia ewidencji na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Paragon jest wystawiany niezwłocznie po wykonaniu usługi i wydawany nieubezpieczonemu pacjentowi w przypadku, kiedy pacjent płaci za wykonane usługi. Natomiast w przypadku, gdy nieubezpieczony pacjent nie dokonuje zapłaty, od razu po wykonaniu usługi wystawiony zostaje paragon fiskalny, a następnie wystawiają Państwo fakturę do paragonu, której oryginał wysyłają Państwo do pacjenta, a do kopii faktury podpinają Państwo wydrukowany paragon. Kasy fiskalne znajdują się na oddziałach, w miejscu wykonywania usług.

Państwa wątpliwości dotyczą możliwości wystawienia paragonu fiskalnego w następnym dniu roboczym.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie określają szczegółowo momentu, w którym dana transakcja powinna być zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej. Jednakże z uwagi na fakt, że przedmiotem ewidencji jest kwota obrotu i podatku należnego, oraz że na podatniku ciąży obowiązek ewidencji każdej dokonanej sprzedaży (tzn. takiej, która nie korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z obowiązku ewidencjonowania na kasie rejestrującej) i uwzględnienie jej w fiskalnym raporcie dobowym, moment rejestracji powinien nastąpić niezwłocznie po dokonaniu sprzedaży, czyli wykonaniu czynności podlegającej opodatkowaniu.

W związku z powyższym, w opisanym we wniosku przypadku powinni Państwo ewidencjonować sprzedaż na kasie rejestrującej niezwłocznie po wykonaniu usługi medycznej (jednak nie później niż z chwilą przyjęcia należności, jeżeli nastąpi ona przed wykonaniem tej usługi). Nie ma zatem możliwości ewidencjonowania wykonanej przez Państwa usługi medycznej w terminie późniejszym np. w następnym dniu roboczym.

W konsekwencji Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy oraz we własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Ponadto należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.