Kiedy starostwo powiatowe powinno ująć w księgach rachunkowych koszty zastępstwa procesowego

PROBLEM

Zwracam się z uprzejmą prośbą o interpretację dotyczącą prawidłowego ujęcia w księgach rachunkowych kosztów zastępstwa procesowego w jednostce samorządu terytorialnego (starostwo powiatowe). W dniu 16 stycznia 2026 r. do jednostki wpłynęły faktury wystawione przez radcę prawnego za koszty zastępstwa procesowego w postępowaniu prowadzonym w imieniu Skarbu Państwa, przyznane nakazem zapłaty Sądu Rejonowego z dnia 18 lutego 2025 r., inna z dnia 03.12.2025 r., koszty postępowania ws. nadania klauzuli wykonalności oraz koszty zastępstwa w egzekucji. W jednostce stosowana jest zasada, że na koniec roku budżetowego ujmuje się wszystkie powstałe uznane zobowiązania dotyczące grudnia z datą wpływu do 30 stycznia (włącznie) następnego roku. Jednocześnie w umowie zawartej z radcą prawnym znajduje się zapis, zgodnie z którym faktura za zasądzone koszty zastępstwa procesowego wystawiana jest dopiero po ich faktycznym wyegzekwowaniu od strony zobowiązanego (dłużnika). Po otrzymaniu tych środków radca prawny wystawia fakturę a jednostka dokonuje zapłaty na jego rzecz. Dodatkowo sytuację komplikuje fakt, że: część należności zasądzonych nakazami zapłaty z 2025 r. została wyegzekwowana od dłużników jeszcze w 2025 r., faktura wystawiona w dniu 16 stycznia 2026 r., natomiast część nakazów zapłaty z 2025 r. została wyegzekwowana dopiero na początku 2026 r. co skutkowało wystawieniem faktury w styczniu 2026 r. Czy koszty zastępstwa procesowego przyznane nakazem zapłaty z lutego 2025 r., czy grudnia 2025 r. udokumentowane fakturą wystawioną i otrzymaną w styczniu 2026 r. powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych jako koszt roku 2025 r., czy jako koszt roku 2026? Będziemy wdzięczni za wskazanie prawidłowego sposobu postępowania z punktu widzenia przepisów o rachunkowości oraz zasad obowiązujących w jednostkach sektora finansów publicznych.