Czy pracodawca użytkownik powinien założyć akta osobowe dla cudzoziemca pracującego na zlecenie

PROBLEM

Korzystamy z usług agencji pracy tymczasowej, która zapewnia nam pracowników do prostych prac w szczytach sezonu. Są to osoby zatrudniane przez agencję na podstawie umów zlecenia, zazwyczaj cudzoziemcy. Dostaliśmy informację, że PIP w przypadku takich osób, pomimo że są zatrudnione na umowę zlecenia, wymaga prowadzenia akt osobowych. Czy jest to prawda, a jeśli tak, to w jaki sposób te akta muszą być prowadzone? Czy należy dzielić je na części A, B, C, D, czy wystarczy po prostu „teczka”, do której będą wpinane wszystkie dokumenty? Jakie dokładnie dokumenty muszą znajdować się w takiej „teczce cudzoziemca”?

RADA

Akta osobowe powinny być prowadzone tylko dla pracowników, tj. osób pozostających w stosunku pracy, przy czym w przypadku pracowników tymczasowych obowiązek prowadzenia akt osobowych spoczywa na agencji pracy tymczasowej, a nie na pracodawcy użytkowniku. Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców nie nakładają natomiast obowiązku prowadzenia akt osobowych na pracodawców powierzających pracę cudzoziemcom na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym na podstawie umów zlecenia.

UZASADNIENIE

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników i innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, dalej: k.p.). Natomiast żaden przepis nie nakłada takiego obowiązku na zleceniodawcę.

Dokumentacja zatrudnienia pracownika tymczasowego. W przypadku pracownika tymczasowego obowiązek prowadzenia i przechowywania jego akt osobowych spoczywa na jego pracodawcy, którym jest nie pracodawca użytkownik, ale agencja pracy tymczasowej (APT) zatrudniająca pracownika tymczasowego. Natomiast obowiązku prowadzenia akt nie ma w przypadku zatrudnienia tymczasowego przez agencję na podstawie umowy zlecenia. Pracodawca użytkownik ma obowiązek prowadzenia ewidencji osób wykonujących pracę tymczasową i dotyczy to zatrudnionych na podstawie zarówno umowy o pracę, jak i umowy zlecenia. Na obowiązek ten nie wpływa też w żaden sposób fakt, że zatrudniony tymczasowo jest cudzoziemcem.

Ewidencja ta powinna zawierać informacje o dacie rozpoczęcia i dacie zakończenia wykonywania pracy tymczasowej w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Należy ją przechowywać (w postaci papierowej lub elektronicznej – odrębnie dla każdej osoby) przez okres jej prowadzenia i przypadający bezpośrednio po nim okres 36 miesięcy.

Dokumentacja zatrudnienia cudzoziemca. W przypadku zatrudnienia tymczasowego to APT pozyskuje od cudzoziemca:

• dane osobowe (o których mowa w art. 9 ust. 1 pkt 3 albo art. 62 ust. 1 pkt 2 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dalej: ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom) oraz
• kopie dokumentów zawierających te dane w celu potwierdzenia jego tożsamości i uzyskania lub potwierdzenia uprawnienia do jego zatrudnienia.

APT jest również co do zasady zobowiązana zażądać od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem przez niego pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce. Takiego dokumentu APT może wymagać od cudzoziemca przez cały okres wykonywania przez niego pracy. Ponadto APT ma obowiązek przechowywania kopii dokumentów uprawniających do pobytu w Polsce przez:

• cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz
• okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia).

Powierzenie pracy cudzoziemcowi wymaga co do zasady zawarcia z nim umowy w formie pisemnej przed dopuszczeniem go do pracy (art. 5 ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom). Dotyczy to wszystkich rodzajów umów, także umów zlecenia. Ponadto APT zatrudniająca cudzoziemca na podstawie umowy cywilnoprawnej ma obowiązek poinformować zleceniobiorcę w formie pisemnej, w języku zrozumiałym dla cudzoziemca, o prawie wstępowania do związków zawodowych, przysługującym mu na podstawie ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych. W interesie zleceniobiorcy leży zachowanie dokumentu potwierdzającego spełnienie tego obowiązku.

Dodatkowo APT jest zobowiązana uzyskać zezwolenie na pracę lub złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, jeśli jego zatrudnienie tego wymaga.

Wszystkie te dokumenty związane z zatrudnieniem cudzoziemca w ramach stosunku pracy czy powierzenia mu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia APT powinna gromadzić i przechowywać, jednak nie ma obowiązku zachowania formy akt osobowych w rozumieniu przepisów k.p.

Kopie dokumentacji cudzoziemca u pracodawcy użytkownika. APT, na rzecz której wydano zezwolenie na pracę cudzoziemca, na wniosek pracodawcy użytkownika ma obowiązek przekazać mu kopię tego zezwolenia.

Bożena Lenart

specjalista prawa pracy, prawnik, autorka licznych publikacji z tej tematyki