Interpretacja indywidualna z dnia 3 marca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-2.4012.8.2026.1.MW

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na podstawie posiadanych dokumentów wskazanych w Zestawach 1-5. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Spółka (...) (dawniej (...)) jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce, zarejestrowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w Polsce, posiadającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Luksemburga wraz z oddziałem w Polsce. Spółka składa informacje podsumowujące VAT-UE zgodnie z treścią przepisu art. 100 ust. 1 oraz ust. 3 ustawy o VAT zawierające dane określone w art. 100 ust. 8 ustawy o VAT.

Spółka jest podmiotem specjalizującym się w branży motoryzacyjnej. Przedmiotem działalności Spółki jest projektowanie, testowanie i produkcja rozwiązań w zakresie systemów termicznych w motoryzacji. Zadaniem komponentów, które produkuje Spółka, jest utrzymywanie systemów ogrzewania, chłodzenia i klimatyzacji pojazdów w odpowiednim stanie. Przeciętna roczna zdolność produkcyjna Spółki kalkulowana jest w milionach zestawów (...) i milionach zestawów modułów chłodzących układu napędowego, w tym chłodnic i skraplaczy. Spółka dokonuje sprzedaży produkowanych przez siebie komponentów zarówno na rynek krajowy, jak również międzynarodowy. Spółka posiada na terytorium Polski zakład produkcyjny, wynajmowany od (...) Spółka (...) Sp. z o. o.

Przedmiotem niniejszego wniosku są transakcje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (dalej: „WDT”), o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o VAT. W każdym z przypadków będących przedmiotem wniosku, miejscem rozpoczęcia transportu towarów jest terytorium Polski, konkretnie zakład produkcyjny w (...), a miejscem ich przeznaczenia (tj. zakończenia transportu) jest terytorium innego państwa członkowskiego UE. Nabywcy towarów (dalej: „Klienci”) są zarejestrowani do celów rozliczenia podatku od wartości dodanej oraz transakcji wewnątrzwspólnotowych w kraju zakończenia transportu. Zatem Spółka dokonuje i zamierza dokonywać dostaw na rzecz Klientów posiadających właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych (nadany przez właściwe państwo członkowskie). Co więcej, Spółka pragnie podkreślić, że jej Klientami w ramach transakcji WDT nie są przypadkowe spółki, portfolio jej Klientów stanowi jedynie kilka firm z branży motoryzacyjnej.

Spółka, w celu zastosowania 0% stawki VAT z tytułu WDT, gromadzi dokumenty potwierdzające, że towary zostały wywiezione z Polski i dostarczone do odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż terytorium Polski.

Poniżej Spółka prezentuje opis dokumentów, które są przez nią gromadzone w celu potwierdzenia wywozu towarów. Ze względu na to, że w przypadku poszczególnych dostaw dokładny zestaw dokumentów może się różnić, Spółka prezentuje również podsumowanie poszczególnych zestawów dokumentów z wyszczególnieniem, jaka dokumentacja będzie posiadana przez Spółkę w każdym z nich.

Zamówienie - Spółka realizuje sprzedaż towarów w oparciu o różne modele zamówień, zależne od specyfiki współpracy z danym Klientem. Poniżej przedstawiono ogólny zarys tych procesów:

1.Model A (jedno zamówienie)

•W przypadku niektórych Klientów z branży motoryzacyjnej, rozpoczęcie współpracy inicjowane jest poprzez złożenie jednego, kompleksowego zamówienia.

•Zamówienie to jest następnie aktualizowane, w szczególności w zakresie zmian cen.

•Charakterystyczne dla tego modelu jest to, że zamówienie nie określa precyzyjnie ilości sztuk, lecz ustala numer zamówienia, cenę jednostkową oraz numer części (produktu).

•Faktyczne wysyłki realizowane są na podstawie prognoz przesyłanych przez Klienta (zapotrzebowanie Klienta na towar).

•Potwierdzenie zamówienia odbywa się poprzez mailowe potwierdzenie, akceptujące sprzedaż danego towaru po ustalonej cenie.

•Numer zamówienia jest konsekwentnie umieszczany na fakturach sprzedaży oraz dokumentach dostawy.

2.Model B (produkcja prototypowa i sprzedaż seryjna)

•Ten model obejmuje zarówno produkcję prototypową, jak i wysoko sformalizowaną sprzedaż seryjną dla Klienta z branży motoryzacyjnej.

•Sprzedaż seryjna w tym modelu funkcjonuje w oparciu o ściśle sformalizowany proces składania zamówień oraz dostawy produktów, określony jako „zamówienie w formie sekwencji”.

•W ramach tego procesu, odbiorca zgłasza zapotrzebowanie na konkretny produkt w ramach tzw. „Order number” - który trafia do posiadanego przez Spółkę systemu informatycznego.

•„Order number” nie jest typowym dokumentem zamówienia, lecz stanowi ciąg cyfr zapisanych w formie sekwencji, w którym zakodowane są kluczowe informacje, takie jak:

i.potwierdzenie, że zamówienie złożone zostało w formie sekwencji;

ii.godzina, kiedy zamówiona część trafi na produkcję Klienta;

iii.numer VIN zamówionej części;

iv.godzina, kiedy dana część powinna zostać dostarczona do Klienta.

•Faktyczne wysyłki realizowane są na podstawie tych szczegółowych danych. W przypadku opóźnień w produkcji lub dostawie, Spółka jest zobowiązana do natychmiastowego informowania odbiorcy.

•Części będące przedmiotem zamówienia nie są długotrwale składowane; trafiają na produkcję odbiorcy w ciągu 72 godzin od ich otrzymania.

•Każda część jest oznaczona indywidualnym numerem VIN (7 cyfr), co oznacza, że od początku produkcji jest przeznaczona pod konkretny produkowany przez Klienta samochód. Każda wyprodukowana przez Spółkę część jest następnie wykorzystywana przez Klienta do dalszej produkcji.

•Po wyprodukowaniu, towar jest pakowany do pojemnika, oznaczany indywidualnym kodem i wysyłany.

3.Model C (zamówienia jednorazowe)

•W przypadku niektórych Klientów (pojedyncze przypadki), zamówienia są składane jednorazowo, niemniej ich realizacja może być jednorazowa lub obejmować kilka dostaw w danym okresie, w zależności od złożonego zamówienia.

•Realizacja zamówienia odbywa się po złożeniu zamówienia i na potwierdzenie jego realizacji wystawiana jest faktura.

Zamówienia składane są w formie elektronicznej.

Delivery note — W ramach prowadzonej działalności, wysyłka towarów do Klienta oraz związane z nią fakturowanie sprzedaży odbywa się zawsze na podstawie dowodu dostawy (tzw. „Delivery note”). Dokument ten, będący podstawą fakturowania, zawiera numer zamówienia, którego dotyczy. Numer Delivery note jest również obowiązkowo umieszczany na wystawianej fakturze oraz na dokumentach CMR.

Generowanie Delivery note odbywa się w większości przypadków za pośrednictwem dedykowanego systemu informatycznego. Należy jednak zaznaczyć, że w pewnych okolicznościach Delivery note mogą być również sporządzane ręcznie np. z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych (sprzedaż protypowa). W przypadku transakcji o charakterze sprzedaży seryjnej, wszystkie związane z nią dokumenty, w tym Delivery note, są generowane wyłącznie z systemu informatycznego.

Delivery note jest wystawiana w momencie, gdy towar przeznaczony do wysyłki lub odbioru został w pełni skompletowany i jest gotowy do wydania. Najczęściej potwierdzenie odbioru towaru następuje poprzez złożenie podpisu przez przewoźnika na niniejszym dokumencie.

Faktura sprzedaży: Faktura wystawiana przez Spółkę zawiera m.in. opis towarów, ich ilość, numer Delivery note, adres dostawy itp., zatem w łatwy sposób można ją powiązać z poszczególnymi innymi dokumentami. Co istotne faktura wystawiana jest zawsze po zrealizowaniu zamówienia. Z uwagi na ilość szczegółowych danych, faktura stanowi również dla Spółki specyfikacje poszczególnych sztuk ładunków.

Dokument CMR: Spółka otrzymuje dokument CMR odnoszący się do poszczególnych dostaw zawierający dane Spółki, dane Klienta, miejsce dostawy towaru (adres Klienta w państwie członkowskim UE innym niż Polska), opis towaru, numer Delivery note oraz datę wystawienia dokumentu. Co do zasady z uwagi na przyjęte warunki dostaw „(...)” dokument CMR jest najczęściej podpisany przez Spółkę oraz przewoźnika, nie zawiera podpisu Klienta.

Oświadczenie Klienta: w odniesieniu do części transakcji, Spółka uzyskuje dostęp do Portalu Klienta (systemu Klienta). Dostęp ten służy wyłącznie monitorowaniu statusu realizowanych dostaw, bez możliwości jakiejkolwiek ingerencji w treść dokumentów źródłowych przez Spółkę.

W Portalu Klient wprowadza dane z otrzymanych od Spółki faktur, obejmujące m.in. datę ich wystawienia, wartość transakcji czy datę wystawienia faktury. Po potwierdzeniu przyjęcia towaru oraz zarejestrowaniu danych faktury w Portalu, system generuje certyfikat potwierdzający odbiór towaru przez Klienta.

Dokument ten stanowi dowód dostarczenia i odbioru towarów na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Certyfikat zawiera następujące kluczowe informacje: numer Delivery note, dane Klienta wraz ze wskazaniem kraju dostawy towarów w państwie członkowskim UE innym niż Polska, numer zamówienia, numer i datę faktury, wartość transakcji, wskazanie osoby dokonującej odbioru towaru oraz pieczęć Klienta. Dodatkowo na jednym certyfikacie potwierdzanych jest kilka dostaw z danego okresu. Obecnie Spółka ściąga certyfikaty z Portalu, niemniej historycznie były one przesyłane mailowo do Spółki.

Korespondencja elektroniczna (mailowa) z Klientem: pracownicy Spółki gromadzą korespondencję z Klientem, z której wynika, że towary zostały dostarczone do wskazanego miejsca w Unii Europejskiej, ze wskazaniem danych umożliwiających identyfikację poszczególnych dostaw towarów; przykładowo mogą to być dane takie jak numer faktury czy też numer dokumentu Delivery note, będącego dokumentem towarzyszącym danej dostawie. W takim wypadku pracownik Spółki przesyła Klientowi wiadomość ze szczegółami danych dostaw, a Klient odsyła do Spółki odpowiedź mailową zawierającą potwierdzenie, że towary zostały dostarczone na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Transport Order: W przypadku dostaw do jednego z nabywców, Spółka posiada dostęp do portalu przewoźnika. Należy podkreślić, że dostęp ten ma charakter wyłącznie poglądowy i uprawnia Spółkę jedynie do przeglądania i pobierania danych z portalu, bez możliwości jakiejkolwiek ingerencji w jego zawartość lub procesy w nim realizowane.

Z poziomu tego portalu Spółka pobiera elektroniczny dokument, określany jako „Transport Order”, który jest wystawiany przez przewoźnika. Na dokumencie tym widnieje zamieszczona przez przewoźnika informacja o statusie przesyłki, z której wynika, że towary zostały dostarczone do nabywcy. Dane znajdujące się na tym dokumencie (w tym m.in. dane Spółki oraz dane Klienta wraz z miejscem dostawy) pozwalają powiązać go z konkretną dostawą za pośrednictwem numeru Delivery note, będącego dokumentem towarzyszącym danej dostawie i który umieszczony jest również na wystawionych fakturach.

Potwierdzenie zapłaty: Płatność za towar dokonywana jest przelewem, po otrzymaniu towaru przez Klienta i dokonaniu dostawy przez Spółkę. Szczegółowe warunki dotyczące płatności, w tym termin, wynikają z ustaleń dokonanych indywidualnie pomiędzy Spółką a wybranym Klientem. Ustalenia te mogą mieć formę m.in. zamówienia bądź korespondencji handlowej dotyczącej danej dostawy. Dokonanie płatności Spółka utożsamia z akceptacją dokonanej dostawy.

Co do zasady, z potwierdzenia płatności wynika, za jakie faktury płaci Klient (na potwierdzeniu płatności widnieje wskazany numer faktury). Dodatkowo, Spółka jest w stanie powiązać daną płatność z konkretną dostawą w oparciu o dane takie jak m.in. numer faktury zawarty na potwierdzeniu płatności, kwotę płatności, datę płatności lub – o ile jest to konieczne – dodatkową korespondencję handlową, w której Klient wskazuje zakres dostaw objętych poszczególnymi płatnościami. W przypadku braku tych informacji na potwierdzeniu przelewu, Spółka otrzymuje od Klienta specyfikację przelewu.

Dodatkowo Spółka zaznacza, że transakcje sprzedaży realizowane są co do zasady na warunkach (...), a jedynie w sporadycznych przypadkach na warunkach EXW. Zatem za organizację transportu towaru odpowiada Klient, Spółka nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów. Jej rola kończy się na przygotowaniu towarów w uzgodnionym miejscu i przekazaniu ich przewoźnikowi wynajętemu przez Klienta. Najczęściej towary wysyłane są do Niemiec i Francji.

Jak wskazano powyżej, zestaw posiadanych przez Spółkę dokumentów może się różnić dla poszczególnych transakcji. Można jednak wyróżnić następujące zestawy dokumentów posiadane przez Spółkę na moment złożenia JPK VAT za dany okres rozliczeniowy:

•Zestaw 1

oZamówienie;

oDelivery note;

oFaktura sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;

oOświadczenie Klienta uzyskane z Portalu lub przesłane mailem;

oPotwierdzenie płatności.

•Zestaw 2

oZamówienie;

oDelivery note;

oFaktura sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;

oKorespondencja elektroniczna (mailowa) z Klientem;

oPotwierdzenie płatności.

•Zestaw 3

oZamówienie;

oDelivery note;

oFaktura sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;

oDokument CMR podpisany przez Spółkę oraz przewoźnika;

oPotwierdzenie płatności.

•Zestaw 4

oZamówienie;

oDelivery note;

oFaktura sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;

oTransport Order;

oPotwierdzenie płatności.

•Zestaw 5

oZamówienie;

oDelivery note;

oFaktura sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;

oPotwierdzenie płatności.

Zamiarem Spółki, w zakresie przedmiotowego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, jest potwierdzenie, czy gromadzone dokumenty (Zestawy 1-5) uprawniają i będą uprawniać ją do stosowania stawki 0% VAT z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Pytania

1.Czy w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 1 Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT?

2.Czy w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 2 Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT?

3.Czy w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 3 Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT?

4.Czy w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 4 Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT?

5.Czy w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 5 Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT?

Państwa stanowisko w sprawie

1.W ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 1 jest/będzie uprawiona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT.

2.W ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 2 jest/będzie uprawiona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT.

3.W ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 3 jest/będzie uprawiona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT.

4.W ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 4 jest/będzie uprawiona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT.

5.W ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentów opisanych jako Zestaw 5 jest/będzie uprawiona do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Przepisy unijne i krajowe

W celu usprawnienia funkcjonowania wspólnego systemu VAT w zakresie transakcji transgranicznych, Unia Europejska opracowała pakiet zmian nazywanych łącznie „Quick Fixes”, na które składają się m.in. przepisy rozporządzenia 282/2011.

Przepisy Rozporządzenia 282/2011 obowiązują bezpośrednio w polskim porządku prawnym, ale nie zastępują przepisów ustawy o VAT dotyczących dokumentowania WDT. Rozporządzenie UE określa dokumenty, których posiadanie gwarantuje domniemanie dostarczenia towarów do innego państwa Unii Europejskiej i pozwala na zastosowanie preferencyjnego opodatkowania takich dostaw, bez względu na to, jakie wymogi dokumentacyjne są przewidziane w ustawodawstwie krajowym danego państwa członkowskiego. Przepisy te wyznaczają standard obowiązujący w całej Unii Europejskiej, kreując uprawnienie dla podatników dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych. Nie należy ich jednak interpretować jako zaostrzenie warunków dokumentacyjnych dla zastosowania preferencyjnego opodatkowania WDT przewidzianych przepisami krajowymi państw członkowskich.

Taką interpretację relacji przepisów krajowych do przepisów Rozporządzenia UE potwierdzają Noty wyjaśniające (ang. Explanatory notes), opublikowane w grudniu 2019 r. przez Komisję Europejską w odniesieniu do przepisów określanych ogólnie jako „Quick Fixes” obejmujących również przepisy Rozporządzenia UE dotyczące dokumentowania WDT. Noty wyjaśniające wskazują wprost, że państwa członkowskie mają również możliwość określenia w swoich krajowych przepisach VAT innych domniemań dotyczących potwierdzania transportu, które mogą pozostawiać więcej swobody niż domniemanie przewidziane w przepisach Rozporządzenia UE. W związku z powyższym, istniejące krajowe przepisy VAT, w których określono warunki dotyczące dowodu transportu dające więcej swobody niż warunki przewidziane w Rozporządzeniu UE, mogą być nadal stosowane.

Potwierdziło to również Ministerstwo Finansów w „Komunikacie w sprawie implementacji dyrektywy 2018/1910, tzw. pakiet Quick Fixes”, opublikowanym na oficjalnej rządowej stronie internetowej. Fragment tego komunikatu brzmi: „Rozporządzenie wykonawcze 2018/1912 w art. 45a wprowadza domniemania wzruszalne odnoszące się do dowodów wymaganych do zastosowania zwolnienia z prawem do odliczenia (stawki 0%) z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Niespełnienie warunków wprowadzonych ww. rozporządzeniem nie oznacza, że stawka 0% nie będzie miała zastosowania. W takiej sytuacji dostawca będzie musiał udowodnić w inny sposób, zgodnie z dotychczasowymi przepisami ustawy o VAT, że warunki zastosowania stawki 0% zostały spełnione. Sytuacja taka nie ulegnie zmianie po wejściu w życie ustawy implementującej prawo unijne”.

Podejście takie potwierdzają również liczne interpretacje indywidualne wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „DKIS”), m.in.:

• interpretacja indywidualna z 19 lutego 2025 r. sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.7.2025.1.PRP,
• interpretacja indywidualna z 13 lutego 2025 r. sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1023.2024.1.KW,
• interpretacja indywidualna z 26 marca 2024 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.47.2024.1.AW,
• interpretacja indywidualna z 29 kwietnia 2020 r. sygn. 0111-KDIB3-3.4012.50.2020.1.PJ.

Jak również wydany w ostatnim czasie wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej („TSUE”) z 13 listopada 2025 r. w sprawie C-639/24. Tym samym, niezależnie od ww. pakietu „Quick Fixes” polscy podatnicy w zakresie dokumentowania WDT mają możliwość również opierać się na wymaganiach określonych przez ustawę o VAT.

Dlatego też w ocenie Spółki gromadzone przez nią dokumenty stanowiące dowody dokonanych dostaw w ramach WDT umożliwiają zastosowanie do tych transakcji stawki 0% VAT, nie naruszają regulacji wynikających z Rozporządzenia UE.

Zawarte bowiem w Rozporządzeniu UE regulacje dotyczące dokumentowania WDT ustanawiają jedynie domniemanie, zgodnie z którym w przypadku zgromadzenia określonej dokumentacji uważa się, że doszło do przemieszczenia towarów między państwami członkowskimi, co wiąże się z prawem do zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT. Wspomniane domniemanie nie wyłącza jednak możliwości zastosowania stawki 0% VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na podstawie dokumentów gromadzonych przez Spółkę, które są zgodne z ustawą o VAT.

Warunki zastosowania stawki 0% VAT dla WDT

Spółka pragnie wskazać, iż transakcje WDT zasadniczo podlegają opodatkowaniu według 0% stawki VAT (tzw. zwolnienie z prawem do odliczenia).

Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, WDT podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem, że:

1)podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi (art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT);

2)podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju (art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT);

3)podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE (art. 42 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT).

Dodatkowo przepis art. 42 ust. 1a ustawy o VAT zawiera kolejne warunki, które muszą być spełnione, aby móc zastosować stawkę VAT 0%, tj. związane są one z wypełnianiem obowiązku składania informacji podsumowującej oraz podania w nich odpowiednich i rzetelnych danych dotyczących zrealizowanych transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Należy przy tym zaznaczyć, iż stosowanie 0% stawki VAT z tytułu WDT nie powinno być postrzegane jako wyjątek od reguły, lecz jako reguła, od której wyjątkiem jest stosowanie stawki krajowej. Jak bowiem zauważył Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 16 stycznia 2012 r. (sygn. III SA/Wa 1220/11): „Dokonanie dostaw skutkować powinno stawką podatkową 0%, która - wbrew stanowisku Organów - w ramach WDT nie jest żadną stawką preferencyjną, lecz jedyną i podstawową”.

Jak zostało podniesione w opisie sprawy, zarówno warunek wskazany w pkt 1 jak i warunek wskazany w pkt 3 zacytowanego powyżej przepisu, są i będą przez Spółkę spełnione. Spółka bowiem dokonuje i zamierza dokonywać dostaw na rzecz Klientów posiadających właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych (nadany przez właściwe państwo członkowskie), którzy podadzą go Spółce, a także jest zarejestrowana jako podatnik VAT UE.

Ponadto, Spółka spełnia i będzie spełniać również warunek, o którym mowa art. 42 ust. 1a ustawy o VAT, tj. składa i będzie składała prawidłowo i terminowo informacje podsumowujące VAT-UE.

Tym samym, kluczowym warunkiem jaki powinien podlegać analizie w celu stwierdzenia, czy Spółce przysługuje prawo do zastosowania 0% stawki VAT w przypadku realizowanych dostaw, jest posiadanie przez nią dokumentacji potwierdzającej, że towary zostały wywiezione z terytorium Polski i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego UE (stosownie do ww. treści przepisu art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT).

Dowody dokumentujące wywóz towarów z terytorium Polski i dostarczenie ich na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, wskazanymi powyżej dowodami, są:

1)dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju – w przypadku, gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),

2)specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,

- jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego.

Ponadto, zgodnie z treścią przepisu art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w przypadku, gdy dokumenty wymienione w ust. 3 nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1)korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,

2)dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,

3)dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku - inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,

4)dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Jednocześnie, Spółka pragnie podkreślić, iż wymieniony powyżej katalog tzw. dokumentów pomocniczych ma charakter otwarty (na co wskazuje zwrot „w szczególności”), co oznacza, iż podatnik ma prawo potwierdzać fakt dokonania dostawy na rzecz podatnika w innym państwie członkowskim UE również innymi, niż wymienione w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, dokumentami.

Jak wskazują bowiem przedstawiciele doktryny prawa podatkowego, w celu udokumentowania WDT podatnik może posłużyć się w zasadzie zupełnie dowolnymi dokumentami. Takie stanowisko zostało również potwierdzone w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: „NSA”), w uchwale wydanej przez poszerzony skład siedmiu sędziów, z 11 października 2010 r. (sygn. I FPS 1/10), w której stwierdzono m.in., że przepisy wskazane w art. 42 powinny być stosowane z uwzględnieniem normy określonej w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, w świetle której „Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem”. Co więcej, NSA wskazał wyraźnie, iż dowody określone w art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT nie mają charakteru bezwzględnie obligatoryjnych. Dlatego też w przypadku, gdy podatnik nie dysponuje kompletem dokumentów wskazanych w art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT, bądź posiadane dokumenty zawierają pewne braki formalne, może on posłużyć się innymi dowodami potwierdzającymi dokonanie dostawy wewnątrzwspólnotowej.

W tej samej uchwale stwierdzono także, że „(...) dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), o ile łącznie potwierdzają fakt wywiezienia i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju”.

W związku z powyższym Spółka stoi na stanowisku, że dla zastosowania stawki 0% VAT z tytułu WDT nie jest konieczne posiadanie wszystkich dokumentów wymienionych w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, a jedynie posiadanie jednego z dowodów wskazanych w tym przepisie razem z innymi dokumentami wymienionymi w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT (bądź też innymi dowodami, niewymienionymi w tym przepisie), które łącznie, jednoznacznie potwierdzają dostawę towarów do finalnego nabywcy na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE. Zatem Spółka w celu udokumentowania dokonania WDT może posługiwać się wszelkimi posiadanymi dowodami, pod warunkiem, że mają one formę dokumentu.

Odmienny pogląd byłby sprzeczny z zasadą neutralności VAT - na którą szczególną uwagę zwraca TSUE w wyrokach: w sprawie C-409/04 (Teleos plc i in. przeciwko Commissioners of Customs Excise), w sprawie C-146/05 (Albert Collee przeciwko Finanzamt Limburg an der Lahn) czy też w sprawie C-639/24 (FLO VENEER d.o.o.).

Analiza dokumentacji gromadzonej przez Spółkę

Ad. 1)

Zestaw 1 obejmujący:

•zamówienie;

•Delivery note;

•fakturę sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;

•oświadczenie Klienta uzyskane z Portalu lub przesłane mailowo;

•potwierdzenie płatności

w ocenie Spółki, uprawnia do zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji WDT. Poszczególne dokumenty spełniają następujące funkcje dowodowe:

Zamówienie

Spółka otrzymuje zamówienia od Klientów w różnej formie, w zależności od modelu współpracy. Może to być pojedyncze, kompleksowe zamówienie (Model A), które jest następnie aktualizowane, a jego potwierdzenie odbywa się mailowo. W przypadku Modelu B, zamówienie ma formę „Order number” (pojedynczego kodu), w którym zaszyfrowane są informacje, w tym m.in. godzina dostawy, numer VIN. W efekcie już w zamówieniu zaszyfrowana jest informacja, kiedy dana część będzie wykorzystywana do dalszej produkcji u Klienta. Model C przewiduje składanie zamówień w formie pojedynczych dokumentów elektronicznych. Niezależnie od specyficznego modelu, zamówienie bądź jego aneks stanowi pierwotny dokument inicjujący transakcję, określający jej warunki (numer części, cenę, ilość sztuk itp.) oraz docelowe miejsce dostawy w innym państwie członkowskim UE. Fakt, że proces ten odbywa się elektronicznie lub jest potwierdzany mailowo, nie umniejsza jego mocy dowodowej, co potwierdzają interpretacje dopuszczające dokumenty w formie elektronicznej. Ten dokument, stanowiąc korespondencję handlową z nabywcą (zgodnie z art. 42 ust. 11 pkt 1 ustawy o VAT), jest dowodem na istnienie transakcji i jej warunków.

W opinii Spółki, przepisy art. 42 ust. 2, 3 i 11 ustawy o VAT nie zawierają wymogu, by dokumentacja potwierdzająca dokonanie WDT gromadzona była wyłącznie w formie papierowej. Tym samym, zdaniem Spółki dopuszczalne jest, aby niektóre dokumenty dodatkowe przyjęły formę elektroniczną, bądź też były Spółce przesłane w formie elektronicznej. Spółka pragnie zwrócić uwagę, iż do takiego wniosku prowadzi m.in. analiza wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 12 lutego 2009 r. (sygn. III SA/Wa 1909/08), zgodnie z którym: „z przywołanych przepisów nie wynika wymóg, aby dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotowy charakter transakcji miały formę papierową. Biorąc pod uwagę, że nigdzie nie stanowi się o formie dokumentów, zasadniczo dopuszczalna będzie każda forma, byle uprawdopodobniona była autentyczność tych dokumentów. Zgodzić się zatem należy z twierdzeniem, że dowodem może być także dokument w formie elektronicznej lub przesłany faksem”.

Powyżej wskazane podejście jest prezentowane również przez organy podatkowe m.in. w następujących interpretacjach indywidualnych wydanych przez DKIS:

• interpretacja z 4 stycznia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.480.2022.2.RST;
• interpretacja z 12 listopada 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.480.2020.1.IZ;
• interpretacja z 21 stycznia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.633.2024.1.MW.

Delivery note

Dokument „Delivery note” jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego Spółka wystawia fakturę sprzedaży. Generowany jest w większości przypadków za pośrednictwem dedykowanego systemu informatycznego. Jest wystawiany w momencie, gdy towar jest skompletowany i gotowy do wydania. Potwierdzenie odbioru towaru przez przewoźnika poprzez jego podpis na tym dokumencie dodatkowo wzmacnia jego moc dowodową. W połączeniu z fakturą sprzedaży, która zawiera numer „Delivery note” oraz opis towarów i ich ilość, dokument ten pełni funkcję dowodową, spełniając tym samym wymóg zawarty w art. 42 ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT.

Faktura sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków

W ocenie Spółki, wystawiana przez nią faktura sprzedaży stanowi kolejny dokument z zestawu potwierdzającego dokonanie WDT, uprawniający do zastosowania stawki VAT 0% zgodnie z art. 42 ustawy o VAT. Przedmiotowa faktura zawiera kluczowe dane transakcyjne, w tym informacje o rodzaju i ilości towarów, numer „Delivery note”, adres dostawy oraz numer identyfikacyjny VAT Klienta nadany w innym państwie członkowskim UE. Zestawienie tych elementów pozwala jednoznacznie zidentyfikować transakcję jako WDT oraz potwierdza ustalenia handlowe z Klientem co do przemieszczenia towarów do innego państwa członkowskiego UE, zwłaszcza że faktury wystawiane są po dokonaniu dostawy towarów. Z uwagi na ilość szczegółowych danych, faktura stanowi również dla Spółki specyfikacje poszczególnych sztuk ładunków.

Oświadczenie Klienta uzyskane z Portalu lub przesłane mailowo

Ten dokument stanowi kolejny dowód potwierdzający odbiór towarów przez Klienta na terytorium innego państwa członkowskiego UE. Spółka uzyskuje dostęp do Portalu Klienta, gdzie po potwierdzeniu przyjęcia towaru i zarejestrowaniu danych z faktury, system generuje certyfikat potwierdzający odbiór towaru. Certyfikat ten zgodnie z opisem stanu faktycznego zawiera informacje takie jak: numer „Delivery note”, dane odbiorcy towaru wraz ze wskazaniem kraju dostawy w państwie członkowskim UE innym niż Polska, numer zamówienia, numer i datę faktury, wartość transakcji, wskazanie osoby dokonującej odbioru towaru ze strony Klienta oraz pieczęć Klienta. Obecnie Spółka ściąga certyfikat z Portalu Klienta, niemniej historycznie otrzymywała go mailowo. Zarówno certyfikat z Portalu, jak również ten otrzymany mailem, stanowią oświadczenie od strony Klienta, że towar został mu dostarczony, wraz ze wskazaniem kraju dostawy, co jest istotnym dowodem na spełnienie warunków do zastosowania stawki VAT 0% dla WDT.

Potwierdzenie płatności

Płatność za zrealizowane zamówienia odbywa się w formie przelewu na rachunek bankowy Spółki. Z potwierdzenia płatności, co do zasady, wynika za jakie faktury Klient płaci (widnieje wskazany numer faktury), a w przypadku braku takich danych, Spółka otrzymuje od Klienta specyfikację przelewu. Potwierdzenie zapłaty za faktury związane z dostawami, o których mowa, dodatkowo wzmacnia dowód na to, że transakcja została zakończona i zaakceptowana przez Klienta.

Podsumowując, zdaniem Spółki zestawienie tych dokumentów tworzy spójny i wystarczający dowód na to, że towar opuścił terytorium Polski i został dostarczony do Klienta w innym państwie członkowskim UE. Taka kombinacja dokumentów, w szczególności z uwagi na bezpośrednie potwierdzenie odbioru towaru przez Klienta (certyfikat potwierdzający dostawę towarów), zdaniem Spółki, w świetle prezentowanych stanowisk organów podatkowych i przedstawicieli orzecznictwa, uprawnia Spółkę do zastosowania 0% stawki VAT z tytułu WDT.

Takie stanowisko zostało potwierdzone m. in. w interpretacjach indywidualnych wydanych przez DKIS:

• interpretacja z 12 lutego 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.676.2024.1.RM
• interpretacja z 27 grudnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.649.2024.1.GK
• interpretacja z 3 listopada 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.910.2025.1.KC
• interpretacja z 24 października 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.463.2024.1.GK

Podsumowując, w ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentacji opisanej jako Zestaw 1, Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji WDT.

Ad. 2)

Zestaw 2 obejmujący:

• zamówienie;
• Delivery note;
• fakturę sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;
• korespondencję elektroniczną (mailową) z Klientem;
• potwierdzenie płatności;

w ocenie Spółki, uprawnia ją do zastosowania 0% stawki VAT. Poszczególne dokumenty (zamówienie, Delivery note, faktura sprzedaży potwierdzenie płatności) spełniają funkcje dowodowe i potwierdzają, że towar wyjechał z Polski i został dostarczony do innego kraju UE. Dokumentem potwierdzającym wywóz towarów w opisywanym Zestawie 2 jest korespondencja elektroniczna (mailowa) z Klientem, która stanowi niezależny dowód wskazujący na realizację transakcji handlowej i dostawę towarów poza terytorium kraju. Wiadomość elektroniczna zawierająca informację o odbiorze przez Klienta dostaw zrealizowanych w danym okresie, ze wskazaniem danych umożliwiających identyfikację poszczególnych dostaw (przykładowo mogą to być dane takie jak numer faktury czy też numer Delivery note), będąca dokumentem towarzyszącym danej dostawie jednoznacznie potwierdza jakie towary opuściły terytorium Polski w ramach dostawy i zostały dostarczone do nabywcy w innym kraju UE. W takim wypadku pracownik Spółki przesyła Klientowi wiadomość ze szczegółami danych dostaw, a Klient odsyła do Spółki odpowiedź mailową zawierającą potwierdzenie, że dostawy te zostały otrzymane na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Takie stanowisko zostało potwierdzone m. in. w interpretacjach indywidualnych wydanych przez DKIS:

• interpretacja z 6 sierpnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.373.2025.1.MW
• interpretacja z 27 grudnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.649.2024.1.GK
• interpretacja z 3 listopada 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.910.2025.1.KC
• interpretacja z 24 października 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.463.2024.1.GK
• interpretacja z 12 lutego 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.676.2024.1.RM

Podsumowując, w ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentacji opisanej jako Zestaw 2, Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji WDT.

Ad. 3)

Zestaw 3 obejmujący:

• zamówienie;
• Delivery note;
• fakturę sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;
• dokument CMR podpisany przez Spółkę oraz przewoźnika;
• potwierdzenie płatności,

w ocenie Spółki, uprawnia ją do zastosowania 0% stawki VAT. Poszczególne dokumenty (zamówienie, Delivery note, faktura sprzedaży) spełniają funkcje dowodowe i potwierdzają, że towar wyjechał z Polski i został dostarczony do innego kraju UE. Dodatkowym dokumentem potwierdzającym wywóz towarów jest dokument CMR. Spółka wskazuje, że pomimo, że dokument CMR nie zawiera podpisu odbiorcy towaru, obecność podpisu nadawcy i przewoźnika wraz z danymi Klienta, miejscem dostawy (adres Klienta w państwie członkowskim UE innym niż Polska), opisem i ilością towaru, oraz numerem Delivery note, stanowi dokument przewozowy potwierdzający, w jaki sposób przemieszczany był towar (w szczególności, jakie było miejsce wysyłki oraz adres docelowy). Spółka podkreśla, że niezależnie od tego, że dokument CMR nie jest podpisany przez nabywcę, przewoźnik (jako podmiot trzeci), podpisując dokument, potwierdza w istocie, że towar został przetransportowany z Polski do innego państwa członkowskiego UE zgodnie z jego treścią, co stanowi w ocenie Spółki wystarczający dowód realizacji dostawy wewnątrzwspólnotowej. Ponadto, brak podpisu nabywcy na dokumencie CMR jest w przypadku Zestawu 3 zrekompensowany innymi dowodami (np. zamówienia czy potwierdzeniem płatności) świadczącymi o tym, że Klienci potwierdzają przebieg transakcji zgodnie z treścią faktury wystawionej przez Spółkę tj. potwierdzają, że doszło do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Takie stanowisko zostało potwierdzone m. in. w interpretacjach indywidualnych wydanych przez DKIS:

• interpretacja z 4 lipca 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.222.2025.2.JSU
• interpretacja z 12 lutego 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.676.2024.1.RM
• interpretacja z 3 listopada 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.910.2025.1.KC
• interpretacja z 24 października 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.463.2024.1.GK

We wspomnianej interpretacji sygn. 0111-KDIB3-3.4012.222.2025.2.JSU DKIS stwierdza wprost, że: dowody opisane w Wariantach 1-5, w postaci: (...) (iv) kopii faktury VAT dokumentującej dostawę towarów wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunku (zawartej w fakturze lub stanowiącej osobny dokument) oraz dokumentu CMR dokumentującego dokonaną dostawę, przy czym może się zdarzyć że na takim dokumencie z różnych przyczyn nie widnieje podpis osoby odbierającej towar lub też taki podpis jest nieczytelny. W takich przypadkach Spółka może dodatkowo gromadzić potwierdzenie otrzymania zapłaty przez Kontrahenta za dostarczony towar. (v) kopii faktury VAT dokumentującej dostawę towarów wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunku (zawartej w fakturze lub stanowiącej osobny dokument) oraz potwierdzenia otrzymania zapłaty przez Kontrahenta za dostarczony towar; - stanowią/będą stanowić dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej, które zgodnie z art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy, łącznie potwierdzają/będą potwierdzały dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, a w konsekwencji upoważniają/będą upoważniały Państwa (przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy) do zastosowania stawki podatku w wysokości 0%.

Podsumowując, w ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentacji opisanej jako Zestaw 3, Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji WDT.

Ad. 4)

Zestaw 4 obejmujący:

• zamówienie;
• Delivery note;
• fakturę sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;
• Transport Order;
• potwierdzenie płatności

w ocenie Spółki, uprawnia ją do zastosowania stawki VAT 0%. Poszczególne dokumenty (zamówienie, Delivery note, faktura sprzedaży, potwierdzenie płatności) spełniają funkcje dowodowe i potwierdzają, że towar wyjechał z Polski i został dostarczony do innego kraju UE. Dodatkowym dokumentem potwierdzającym wywóz towarów jest elektroniczny dokument określany jako „Transport Order”. Spółka wskazuje, że w przypadku dostaw do jednego z nabywców, posiada dostęp do portalu przewoźnika. Należy podkreślić, że dostęp ten ma charakter wyłącznie poglądowy i uprawnia Spółkę jedynie do przeglądania i pobierania danych z portalu, bez możliwości jakiejkolwiek ingerencji w jego zawartość lub procesy w nim realizowane. Z poziomu tego portalu Spółka pobiera dokument „Transport Order”, który jest wystawiany przez przewoźnika.

Na dokumencie „Transport Order” widnieje zamieszczona przez przewoźnika informacja o statusie przesyłki, z której wynika, że towary zostały dostarczone do nabywcy. Dane znajdujące się na tym dokumencie pozwalają powiązać go z konkretną dostawą za pośrednictwem numeru Delivery note, będącego dokumentem towarzyszącym danej dostawie i który umieszczony jest również na wystawionych fakturach.

W ocenie Spółki, poprzez wystawienie i udostępnienie dokumentu „Transport Order” zawierającego informację o dostarczeniu towarów do nabywcy, przewoźnik w istocie potwierdza, że towar został przetransportowany z Polski do innego państwa członkowskiego UE, co stanowi wystarczający dowód realizacji dostawy wewnątrzwspólnotowej.

Takie stanowisko zostało potwierdzone m.in. w interpretacjach indywidualnych wydanych przez DKIS:

• interpretacja z 12 lutego 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.676.2024.1.RM
• interpretacja z 6 sierpnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.373.2025.1.MW
• interpretacja z 4 lipca 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.222.2025.2.JSU
• interpretacja z 15 lipca 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.553.2025.1.PRP

We wspomnianej interpretacji indywidualnej sygn. 0114-KDIP1-2.4012.373.2025.1.MW, DKIS stwierdza, że: należy zauważyć, że ustawa nie zawiera definicji „dokumentu przewozowego”. Nawiązując do cyt. art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy, dokument ten powinien być dowodem potwierdzającym, że towar będący przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy został wywieziony z terytorium kraju i dostarczony do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. (...) Brak, nieprawidłowość lub utrata listu przewozowego nie wpływa na istnienie ani na ważność umowy przewozu, która mimo to podlega przepisom Konwencji. Zatem, sama Konwencja również nie ogranicza możliwości przeprowadzania dowodu w zakresie przewozu towarów tylko do listu przewozowego.

Wobec powyższego dokumentem przewozowym, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy, może być każdy dokument otrzymany od przewoźnika (spedytora), z którego jednoznacznie wynika, że towary będące przedmiotem dostawy zostały wywiezione i dostarczone nabywcy do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. Dokumentem tym może być więc zarówno tradycyjny list przewozowy, jak i każdy inny dokument spełniający warunki formalne i potwierdzający dokonanie dostawy towaru do nabywcy.

Podsumowując, w ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentacji opisanej jako Zestaw 4, Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji WDT.

Ad. 5)

Zestaw 5 obejmujący:

• zamówienie;
• Delivery note;
• fakturę sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;
• potwierdzenie płatności.

w ocenie Spółki, uprawnia ją do zastosowania stawki VAT 0%. Spółka oprócz zamówienia, Delivery note, czy faktury wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków posiada w swojej dokumentacji potwierdzenie otrzymania zapłaty od Klienta. Zdaniem Spółki wskazana dokumentacja jest wystarczająca do uznania jej za dokumentację jednoznacznie potwierdzającą, że przedmiotowe towary zostały dostarczone do Klienta. W ocenie Spółki w ramach Zestawu 5 posiada ona i będzie posiadać unikalny zestaw dokumentów umożliwiający identyfikację danej transakcji, w szczególności w kontekście odbiorcy (Klienta i miejsca dostawy w ramach UE), jak i rodzaju towarów (poprzez referencję do faktury sprzedaży).

Spółka pragnie wskazać, iż pomimo braku dokumentu przewozowego to właśnie te dodatkowo zgromadzone dokumenty w sposób jednoznaczny potwierdzają fakt dostarczenia towarów do Klienta w ramach UE. Fakt dokonania przez Klienta płatności za dane towary stanowi w ocenie Spółki obiektywną przesłankę w sposób oczywisty i bezsprzeczny potwierdzającą dostarczenie towarów do tego Klienta na terytorium UE. Co więcej płatność zawsze następuje przelewem po dokonaniu dostawy towarów, a jej termin jest ustalany indywidualnie z Klientem przed wysyłką towarów. Co do zasady z potwierdzenia płatności wynika za jakie faktury płaci Klient (na potwierdzeniu płatności widnieje wskazany numer faktury). W przypadku jego braku Spółka otrzymuje od Klienta specyfikacje przelewu. W konsekwencji samo dokonanie płatności Spółka utożsamia z akceptacją dokonanej dostawy. Zwłaszcza, że Klientami Spółki nie są przypadkowe podmioty gospodarcze - w ramach portfolio Spółki znajduje się wyłącznie kilka dużych podmiotów z branży motoryzacyjnej.

Stanowisko Spółki znajduje oparcie m.in. w interpretacjach indywidualnych wydanych przez DKIS:

• interpretacja z 24 kwietnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.35.2024.3.GK
• interpretacja z 5 sierpnia 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.364.2025.1.MW
• interpretacja z 27 grudnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.649.2024.1.GK
• interpretacja z 3 listopada 2025 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.910.2025.1.KC

We wskazanych powyżej interpretacjach, DKIS uznawał za uprawniające do stosowania stawki 0% zestawy dokumentów składające się wyłącznie z faktury ze specyfikacją towarów oraz potwierdzenia płatności. W związku z tym, w ocenie Spółki, tym bardziej wystarczający będzie zestaw dokumentów poszerzony dodatkowo o złożone zamówienie oraz dokument Delivery note. Zwłaszcza, że np. w przypadku złożonego zamówienia w Modelu B (zamówienie w sekwencji) znany jest czas, w którym dany towar ma trafić na produkcję u Klienta oraz przypisany numer VIN produkowanego przez Klienta samochodu.

W interpretacji indywidualnej z dnia 24 kwietnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.35.2024.3.GK: DKIS zauważył, że (...) kopii faktury oraz specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku (zawartej w fakturze lub stanowiącej osobny dokument, tzn. załącznik do faktury) oraz potwierdzenia otrzymania zapłaty przez Kontrahenta za dostarczony towar. Przy czym jak Państwo wskazali, terminy płatności są ustalane z Kontrahentami przed rozpoczęciem współpracy, a płatność za towar dokonywana jest zasadniczo po otrzymaniu towaru przez Kontrahenta. Szczegółowe warunki dotyczące płatności wynikają z ustaleń dokonanych pomiędzy Spółką z wybranym Kontrahentem. Ustalenia te mogę mieć formę m.in. umowy handlowej, zamówienia bądź korespondencji handlowej dotyczącej danej dostawy. Dokonanie płatności Spółka utożsamia z akceptacją dokonanej dostawy przez Kontrahenta. Dodatkowo, Spółka jest w stanie powiązać daną płatność z konkretną dostawą w oparciu o dane takie jak m.in. numer referencyjny zawarty na potwierdzeniu płatności, kwotę płatności, datę płatności lub - o ile jest to koniecznie - dodatkową korespondencję handlową, w której Kontrahent wskazuje zakres dostaw objętych poszczególnymi płatnościami; (...) stanowią/stanowić będą dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej, które zgodnie z art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy, łącznie potwierdzają/będą potwierdzały dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, a w konsekwencji upoważniają/będą upoważniały Państwa (przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy) do zastosowania stawki podatku w wysokości 0%.

Podsumowując, w ocenie Spółki, w przypadku posiadania dokumentacji opisanej jako Zestaw 5, Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania 0% stawki VAT dla transakcji WDT.

W świetle powyższego Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska w interpretacji indywidualnej, o którą występuje złożonym wnioskiem.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Z regulacji tej wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wymienione czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

W myśl definicji zawartej w art. 2 pkt 1 i 4 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 22 ustawy:

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 2 pkt 6 ustawy:

Według art. 13 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 13 ust. 2 ustawy:

Na podstawie art. 13 ust. 6 ustawy:

Zatem, co do zasady, przy spełnieniu warunków dotyczących podmiotów biorących udział w transakcji, w przypadku gdy w wykonaniu czynności określonych w art. 7 ustawy następuje wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE występuje wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów w sprzedaży, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy:

Z informacji zawartych we wniosku wynika, że Spółka (...) posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Luksemburga. W Polsce wraz z oddziałem jest czynnym podatnikiem VAT, zarejestrowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych. Spółka jest podmiotem specjalizującym się w branży motoryzacyjnej, a przedmiotem działalności Spółki jest projektowanie, testowanie i produkcja rozwiązań w zakresie systemów termicznych w motoryzacji. Spółka dokonuje sprzedaży produkowanych przez siebie komponentów zarówno na rynek krajowy, jak również międzynarodowy. Spółka posiada na terytorium Polski zakład produkcyjny, wynajmowany od (...) Spółka Poland Sp. z o. o. Spółka składa informacje podsumowujące VAT-UE zgodnie z treścią przepisu art. 100 ust. 1 oraz ust. 3 ustawy zawierające dane określone w art. 100 ust. 8 ustawy. Przedmiotem wniosku są transakcje wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o VAT. W każdym z przypadków, miejscem rozpoczęcia transportu towarów jest terytorium Polski (zakład produkcyjny w (...)), a miejscem ich przeznaczenia (tj. zakończenia transportu) jest terytorium innego państwa członkowskiego UE. Nabywcy towarów (Klienci) są zarejestrowani do celów rozliczenia podatku od wartości dodanej oraz transakcji wewnątrzwspólnotowych w kraju zakończenia transportu. Zatem Spółka dokonuje i zamierza dokonywać dostaw na rzecz Klientów posiadających właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych (nadany przez właściwe państwo członkowskie). Spółka, w celu zastosowania 0% stawki VAT z tytułu WDT, gromadzi dokumenty potwierdzające, że towary zostały wywiezione z Polski i dostarczone do odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż terytorium Polski. Spółka realizuje sprzedaż towarów w oparciu o różne modele zamówień, zależne od specyfiki współpracy z danym Klientem.

Model A (jedno zamówienie) - w przypadku niektórych Klientów z branży motoryzacyjnej, rozpoczęcie współpracy inicjowane jest poprzez złożenie jednego, kompleksowego zamówienia. Zamówienie to jest następnie aktualizowane, w szczególności w zakresie zmian cen. Zamówienie nie określa precyzyjnie ilości sztuk, lecz ustala numer zamówienia, cenę jednostkową oraz numer części (produktu). Faktyczne wysyłki realizowane są na podstawie prognoz przesyłanych przez Klienta (zapotrzebowanie Klienta na towar). Potwierdzenie zamówienia odbywa się poprzez mailowe potwierdzenie, akceptujące sprzedaż danego towaru po ustalonej cenie. Numer zamówienia jest konsekwentnie umieszczany na fakturach sprzedaży oraz dokumentach dostawy.

Model B (produkcja prototypowa i sprzedaż seryjna). Model obejmuje zarówno produkcję prototypową, jak i wysoko sformalizowaną sprzedaż seryjną dla Klienta z branży motoryzacyjnej. Sprzedaż seryjna w tym modelu funkcjonuje w oparciu o ściśle sformalizowany proces składania zamówień oraz dostawy produktów, określony jako „zamówienie w formie sekwencji”. W ramach tego procesu, odbiorca zgłasza zapotrzebowanie na konkretny produkt w ramach tzw. „Order number” - który trafia do posiadanego przez Spółkę systemu informatycznego. „Order number” nie jest typowym dokumentem zamówienia, lecz stanowi ciąg cyfr zapisanych w formie sekwencji, w którym zakodowane są kluczowe informacje, takie jak: potwierdzenie, że zamówienie złożone zostało w formie sekwencji; godzina, kiedy zamówiona część trafi na produkcję Klienta; numer VIN zamówionej części; godzina, kiedy dana część powinna zostać dostarczona do Klienta. Faktyczne wysyłki realizowane są na podstawie tych szczegółowych danych. W przypadku opóźnień w produkcji lub dostawie, Spółka jest zobowiązana do natychmiastowego informowania odbiorcy. Części będące przedmiotem zamówienia nie są długotrwale składowane; trafiają na produkcję odbiorcy w ciągu 72 godzin od ich otrzymania. Każda część jest oznaczona indywidualnym numerem VIN (7 cyfr), co oznacza, że od początku produkcji jest przeznaczona pod konkretny produkowany przez Klienta samochód. Każda wyprodukowana przez Spółkę część jest następnie wykorzystywana przez Klienta do dalszej produkcji. Po wyprodukowaniu, towar jest pakowany do pojemnika, oznaczany indywidualnym kodem i wysyłany.

Model C (zamówienia jednorazowe). W przypadku niektórych Klientów (pojedyncze przypadki), zamówienia są składane jednorazowo, niemniej ich realizacja może być jednorazowa lub obejmować kilka dostaw w danym okresie, w zależności od złożonego zamówienia. Realizacja zamówienia odbywa się po złożeniu zamówienia i na potwierdzenie jego realizacji wystawiana jest faktura. Zamówienia składane są w formie elektronicznej.

Spółka posiada/będzie posiadać następujące dokumenty w Zestawach 1-5.

Delivery note — W ramach prowadzonej działalności, wysyłka towarów do Klienta oraz związane z nią fakturowanie sprzedaży odbywa się zawsze na podstawie dowodu dostawy (Delivery note). Dokument będący podstawą fakturowania, zawiera numer zamówienia, którego dotyczy. Numer Delivery note jest również obowiązkowo umieszczany na wystawianej fakturze oraz na dokumentach CMR. Generowanie Delivery note odbywa się w większości przypadków za pośrednictwem dedykowanego systemu informatycznego. W pewnych okolicznościach Delivery note mogą być również sporządzane ręcznie np. z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych (sprzedaż protypowa). W przypadku transakcji o charakterze sprzedaży seryjnej, wszystkie związane z nią dokumenty, w tym Delivery note, są generowane wyłącznie z systemu informatycznego. Delivery note jest wystawiana w momencie, gdy towar przeznaczony do wysyłki lub odbioru został w pełni skompletowany i jest gotowy do wydania. Najczęściej potwierdzenie odbioru towaru następuje poprzez złożenie podpisu przez przewoźnika na niniejszym dokumencie.

Faktura sprzedaży wystawiana przez Spółkę zawiera m.in. opis towarów, ich ilość, numer Delivery note, adres dostawy itp., można ją w łatwy sposób powiązać z poszczególnymi innymi dokumentami. Faktura wystawiana jest zawsze po zrealizowaniu zamówienia. Z uwagi na ilość szczegółowych danych, faktura stanowi również dla Spółki specyfikację poszczególnych sztuk ładunków.

Dokument CMR: Spółka otrzymuje dokument CMR odnoszący się do poszczególnych dostaw zawierający dane Spółki, dane Klienta, miejsce dostawy towaru (adres Klienta w państwie członkowskim UE innym niż Polska), opis towaru, numer Delivery note oraz datę wystawienia dokumentu. Co do zasady z uwagi na przyjęte warunki dostaw „(...)” dokument CMR jest najczęściej podpisany przez Spółkę oraz przewoźnika, nie zawiera podpisu Klienta.

Oświadczenie Klienta: w odniesieniu do części transakcji, Spółka uzyskuje dostęp do Portalu Klienta (systemu Klienta). Dostęp ten służy wyłącznie monitorowaniu statusu realizowanych dostaw, bez możliwości jakiejkolwiek ingerencji w treść dokumentów źródłowych przez Spółkę. W Portalu Klient wprowadza dane z otrzymanych od Spółki faktur, obejmujące m.in. datę ich wystawienia, wartość transakcji czy datę wystawienia faktury. Po potwierdzeniu przyjęcia towaru oraz zarejestrowaniu danych faktury w Portalu, system generuje certyfikat potwierdzający odbiór towaru przez Klienta. Dokument ten stanowi dowód dostarczenia i odbioru towarów na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej. Certyfikat zawiera następujące kluczowe informacje: numer Delivery note, dane Klienta wraz ze wskazaniem kraju dostawy towarów w państwie członkowskim UE innym niż Polska, numer zamówienia, numer i datę faktury, wartość transakcji, wskazanie osoby dokonującej odbioru towaru oraz pieczęć Klienta. Dodatkowo na jednym certyfikacie potwierdzanych jest kilka dostaw z danego okresu. Obecnie Spółka ściąga certyfikaty z Portalu, niemniej historycznie były one przesyłane mailowo do Spółki.

Korespondencja elektroniczna (mailowa) z Klientem: pracownicy Spółki gromadzą korespondencje z Klientem, z której wynika, że towary zostały dostarczone do wskazanego miejsca w Unii Europejskiej, ze wskazaniem danych umożliwiających identyfikację poszczególnych dostaw towarów; przykładowo mogą to być dane takie jak numer faktury czy też numer dokumentu Delivery note, będącego dokumentem towarzyszącym danej dostawie. W takim wypadku pracownik Spółki przesyła Klientowi wiadomość ze szczegółami danych dostaw, a Klient odsyła do Spółki odpowiedź mailową zawierającą potwierdzenie, że towary zostały dostarczone na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Transport Order: W przypadku dostaw do jednego z nabywców, Spółka posiada dostęp do portalu przewoźnika. Dostęp ten ma charakter wyłącznie poglądowy i uprawnia Spółkę jedynie do przeglądania i pobierania danych z portalu, bez możliwości jakiejkolwiek ingerencji w jego zawartość lub procesy w nim realizowane. Z poziomu tego portalu Spółka pobiera elektroniczny dokument (Transport Order), który jest wystawiany przez przewoźnika. Na dokumencie tym widnieje zamieszczona przez przewoźnika informacja o statusie przesyłki, z której wynika, że towary zostały dostarczone do nabywcy. Dane znajdujące się na tym dokumencie (w tym m.in. dane Spółki oraz dane Klienta wraz z miejscem dostawy) pozwalają powiązać go z konkretną dostawą za pośrednictwem numeru Delivery note, będącego dokumentem towarzyszącym danej dostawie i który umieszczony jest również na wystawionych fakturach.

Potwierdzenie zapłaty: Płatność za towar dokonywana jest przelewem, po otrzymaniu towaru przez Klienta i dokonaniu dostawy przez Spółkę. Szczegółowe warunki dotyczące płatności, w tym termin, wynikają z ustaleń dokonanych indywidualnie pomiędzy Spółką a wybranym Klientem. Ustalenia te mogą mieć formę m.in. zamówienia bądź korespondencji handlowej dotyczącej danej dostawy. Dokonanie płatności Spółka utożsamia z akceptacją dokonanej dostawy. Co do zasady, z potwierdzenia płatności wynika, za jakie faktury płaci Klient (na potwierdzeniu płatności widnieje wskazany numer faktury). Dodatkowo, Spółka jest w stanie powiązać daną płatność z konkretną dostawą w oparciu o dane takie jak m.in. numer faktury zawarty na potwierdzeniu płatności, kwotę płatności, datę płatności lub – o ile jest to konieczne – dodatkową korespondencję handlową, w której Klient wskazuje zakres dostaw objętych poszczególnymi płatnościami. W przypadku braku tych informacji na potwierdzeniu przelewu, Spółka otrzymuje od Klienta specyfikację przelewu.

Transakcje sprzedaży realizowane są co do zasady na warunkach (...), a jedynie w sporadycznych przypadkach na warunkach EXW. Zatem za organizację transportu towaru odpowiada Klient, Spółka nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów. Jej rola kończy się na przygotowaniu towarów w uzgodnionym miejscu i przekazaniu ich przewoźnikowi wynajętemu przez Klienta. Najczęściej towary wysyłane są do Niemiec i Francji.

Zestaw posiadanych przez Spółkę dokumentów może się różnić dla poszczególnych transakcji. Można jednak wyróżnić Zestawy 1-5 posiadane przez Spółkę na moment złożenia JPK VAT za dany okres rozliczeniowy.

Państwa wątpliwości w analizowanej sprawie dotyczą ustalenia czy Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na podstawie dokumentów wymienionych w Zestawach 1-5.

Odnosząc się do przedstawionych wątpliwości należy wskazać, że od 1 stycznia 2020 r. w kwestii dokumentacji uprawniającej do zastosowania stawki podatku VAT 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów znajdują zastosowanie przepisy rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) 2018/1912 z 4 grudnia 2018 r. zmieniającego rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (Dz. Urz. UE L Nr 311 z 7.12.2018, s. 10), zwanego dalej rozporządzeniem 2018/1912. Rozporządzenie 2018/1912 ma zasięg ogólny, wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich. Rozporządzenie 2018/1912 wprowadza m.in. domniemania wzruszalne odnoszące się do dowodów wymaganych do zastosowania zwolnienia z prawem do odliczenia (stawki 0%) z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Zgodnie z treścią art. 45a wprowadzonego rozporządzeniem 2018/1912:

Jednakże wskazać należy, że niespełnienie warunków wprowadzonych ww. rozporządzeniem nie oznacza, że stawka 0% nie będzie miała zastosowania. W takiej sytuacji dostawca musi udowodnić w inny sposób, zgodnie z dotychczasowymi przepisami ustawy, że warunki zastosowania stawki 0% zostały spełnione.

W myśl art. 41 ust. 3 ustawy:

Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy:

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować, że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje, że istotnie nastąpił wywóz towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Istotą transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne opodatkowanie dostawy towaru w państwie przeznaczenia (do którego towar jest docelowo przemieszczany). Dostawa, która następuje na terytorium państwa dostawcy towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w państwie nabywcy następuje opodatkowanie tej dostawy według stawki podatku tam właściwej. Transakcja opodatkowana w ten sposób ma na celu uniknięcie zakłócania konkurencji, powodowanego podwójnym opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania. Jednak zastosowanie stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów uzależnione jest także od zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT UE, najpóźniej w momencie składania deklaracji uwzględniającej daną dostawę.

W myśl art. 42 ust. 1a ustawy:

Podstawowe znaczenie dla udokumentowania wywozu towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, realizowanej z udziałem przewoźnika lub spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, mają dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy:

Jednak w myśl art. 42 ust. 11 ustawy:

Brzmienie art. 42 ust. 3 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów, potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Nie oznacza to jednak, że dla potwierdzenia tej okoliczności wymagane jest „łączne” posiadanie wszystkich typów dokumentów wymienionych w powyższych przepisach, o ile posiadane dokumenty jednoznacznie potwierdzają dostarczenie nabywcy towarów na terytorium innego państwa członkowskiego. Przepisy te określają rodzaje dokumentów, których posiadanie gwarantuje podatnikom bezpieczne stosowanie stawki preferencyjnej w dostawach wewnątrzwspólnotowych. Istotne jest aby dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju. Dokumenty mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju.

Powyższe rozważania potwierdza uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 października 2010 r., sygn. akt I FPS 1/10, w której Sąd podkreślił, że wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów jest przede wszystkim jedną z czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, o czym stanowi art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy. Co do zasady, polega ona na wywozie towarów z terytorium kraju (Polski), w wykonaniu czynności określonych w art. 7, czyli dostawy towarów, na terytorium innego państwa członkowskiego, w określonych w ustawie warunkach. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, przy spełnieniu określonych w ustawie przesłanek, podlega opodatkowaniu według stawki 0% (tzw. wspólnotowe zwolnienie z prawem do odliczenia), co z jednej strony powoduje, że transakcja wywozu towaru z Polski do innego kraju członkowskiego nie jest obciążana podatkiem, a jednocześnie dostawcy pozwala na odzyskanie podatku uiszczonego przy nabyciu tego towaru, co zapewnia realizację zasady neutralności podatku od towarów i usług. Zasada ta obowiązuje jednak tylko wówczas, gdy w wyniku tej transakcji (wywozu) obowiązek naliczenia podatku ciąży na nabywcy towaru (w innym państwie członkowskim), w wyniku wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru (WNT) na terenie jego kraju (zasada opodatkowania w kraju przeznaczenia, konsumpcji).

Ponadto NSA stwierdził, że samo brzmienie art. 42 ust. 3 i 4 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Tym samym, zdaniem Sądu, w świetle art. 42 ust. 1, 3 i 11 ustawy dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami, wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, o ile łącznie potwierdzają fakt dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Ponadto należy zauważyć, że ustawa nie zawiera definicji „dokumentu przewozowego”. Nawiązując do cyt. art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy, dokument ten powinien być dowodem potwierdzającym, że towar będący przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy został wywieziony z terytorium kraju i dostarczony do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. List przewozowy opisany w Rozdziale III Konwencji Genewskiej o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) z dnia 19 maja 1956 r. (Dz. U. z 1962 r. Nr 49, poz. 238, z późn. zm.), jest niewątpliwie dowodem zawarcia umowy przewozu. Zgodnie z art. 4 oraz art. 9 Konwencji Genewskiej list przewozowy stanowi dowód zawarcia umowy przewozu, warunków tej umowy oraz przyjęcia towaru przez przewoźnika, o ile nie zostanie przeprowadzony dowód przeciwny.

Brak, nieprawidłowość lub utrata listu przewozowego nie wpływa na istnienie ani na ważność umowy przewozu, która mimo to podlega przepisom Konwencji. Zatem, sama Konwencja również nie ogranicza możliwości przeprowadzania dowodu w zakresie przewozu towarów tylko do listu przewozowego.

Wobec powyższego dokumentem przewozowym, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy, może być każdy dokument otrzymany od przewoźnika (spedytora), z którego jednoznacznie wynika, że towary będące przedmiotem dostawy zostały wywiezione i dostarczone nabywcy do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. Dokumentem tym może być więc zarówno tradycyjny list przewozowy, jak i każdy inny dokument spełniający warunki formalne i potwierdzający dokonanie dostawy towaru do nabywcy.

Zatem mając na uwadze powołane powyżej przepisy oraz uchwałę Naczelnego Sądu Administracyjnego, należy stwierdzić, że dla zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wystarczającym jest na gruncie polskich przepisów, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.), zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Podsumowując, dla zastosowania stawki podatku w wysokości 0% podatnik musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, które łącznie potwierdzą fakt wywiezienia z terytorium kraju i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska.

Przy czym przepisy regulujące prawo do zastosowania preferencyjnej stawki podatku nie określają formy dokumentów potwierdzających wywiezienie i dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, lub jako skan dokumentu załączony do wiadomości e-mail otrzymanej od przewoźnika lub kontrahenta, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy. Należy zatem przyjąć, że każda forma dokumentu jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność i integralność z dokumentami źródłowymi została wystarczająco uprawdopodobniona. Dokumenty powinny jednoznacznie dowodzić dostarczenie towarów do ich odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Ponadto wskazać należy, że faktura sprzedaży wypełnia znamiona specyfikacji, tj. zawiera dane dotyczące w szczególności nazwy i ilości towarów będącego przedmiotem dostawy, umożliwiając jego identyfikację.

Za możliwością uznania, iż faktura stanowi specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, przemawia ugruntowana w tym zakresie praktyka organów podatkowych oraz sądów administracyjnych. Dla przykładu, w wyroku z 9 grudnia 2009 r. o sygn. I FSK 1388/08, Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, iż: „(...) nie wydaje się, by podatnik był zmuszony do posiadania w swej dokumentacji odrębnej specyfikacji dostarczanych w ramach VAT towarów, jeśli specyfikacja taka została zawarta w fakturze VAT. (...). Jeżeli na fakturze wskazano dane, jakie powinna zawierać specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (tj. m.in. nazwę i ilość towarów), faktura taka w istocie stanowi specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. (...) posiadanie w takim przypadku odrębnej od faktury specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku nie jest konieczne do zastosowania 0% VAT w przypadku WDT (...)”.

Jak wynika z opisu sprawy, w celu zastosowania stawki 0% dla transakcji WDT dokonywanych na rzecz Klientów zarejestrowanych do celów podatku od wartości dodanej w swoich krajach, posiadających ważny i właściwy numer identyfikacyjny VAT UE, nadany przez administrację podatkową innego niż Polska państwa członkowskiego, dla każdej z transakcji Spółka gromadzi/będzie gromadzić dowody potwierdzające wywóz towarów z terytorium Polski oraz ich dostarczenie do odbiorcy na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż terytorium Polski. Ponadto wskazano, że Spółka składa/będzie składać informacje podsumowujące VAT UE, zgodnie z treścią art. 100 ust. 1 ustawy oraz ust. 3 ustawy, które zawierają dane określone w art. 100 ust. 8 ustawy.

Spółka realizuje/będzie realizować sprzedaż towarów w oparciu o różne modele zamówień, zależne od specyfiki współpracy z danym Klientem (Model A, Model B, Model C).

W odniesieniu do realizowanych dostaw, Spółka posiada lub będzie posiadać określone zestawy dokumentów:

W ramach Zestawu 1 Spółka jest/będzie w posiadaniu następujących dokumentów:

‒Zamówienia;

‒Delivery note;

‒Faktury sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;

‒Oświadczenia Klienta uzyskanego z Portalu lub przesłanego mailem;

‒Potwierdzenia płatności.

W ramach Zestawu 2 Spółka jest/będzie w posiadaniu następujących dokumentów:

‒Zamówienia;

‒Delivery note;

‒Faktury sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;

‒Korespondencji elektronicznej (mailowej) z Klientem;

‒Potwierdzenia płatności.

W ramach Zestawu 3 Spółka jest/będzie w posiadaniu następujących dokumentów:

‒Zamówienia;

‒Delivery note;

‒Faktury sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;

‒Dokumentu CMR podpisanego przez Spółkę oraz przewoźnika;

‒Potwierdzenia płatności.

W ramach Zestawu 4 Spółka jest/będzie w posiadaniu następujących dokumentów:

‒Zamówienia;

‒Delivery note;

‒Faktury sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;

‒Transport Order;

‒Potwierdzenia płatności.

W ramach Zestawu 5 Spółka jest/będzie w posiadaniu następujących dokumentów:

‒Zamówienia;

‒Delivery note;

‒Faktury sprzedaży wraz ze specyfikacją poszczególnych sztuk ładunków;

‒Potwierdzenia płatności.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy uznać, że gromadzone przez Państwa dokumenty zawarte w Zestawach 1-5 stanowią/będą stanowić dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej na rzecz Klientów, które zgodnie z art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy, łącznie potwierdzają/będą potwierdzać dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do Klientów na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Tym samym, dokumenty gromadzone w Wariantach 1-5, przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy, upoważniają/będą upoważniały Spółkę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do tych wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT).

Zatem stanowisko, zgodnie z którym Spółka posiadając dokumenty opisane w Zestawach 1-5 w świetle art. 42 ust. 1 w związku z przepisem art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki VAT 0% dla transakcji WDT jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

-stanu faktycznego, który Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz

-zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Informuję, że wydając interpretację nie przeprowadzam postępowania dowodowego i opieram się wyłącznie na elementach stanu przedstawionych we wniosku. Wszystkie gromadzone dokumenty na okoliczność wywozu towarów z Polski do innego kraju mogą być przedmiotem postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej, przeprowadzanej przez właściwy organ podatkowy.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.