KSeF w JST – nieprawidłowości w oznaczaniu obligatoryjnego pola Podmiot2

Od 1 kwietnia 2026 r. rozpoczyna się kolejny etap funkcjonowania KSeF – jednostki muszą już nie tylko odbierać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), ale także obowiązkowo je wystawiać w tym systemie.

Pierwsze doświadczenia z funkcjonowania KSeF pokazują jednak, że rozwiązania przewidziane w strukturze logicznej FA(3), które miały zapewnić kierowanie faktur do właściwych jednostek organizacyjnych JST, nie zawsze działają w praktyce zgodnie z założeniami. Problem pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy w fakturze pomijane lub błędnie oznaczane jest pole Podmiot2, co uniemożliwia wywołanie pola Podmiot3 odpowiedzialnego za wskazanie konkretnej jednostki podrzędnej JST. W efekcie część faktur trafia wyłącznie do urzędu obsługującego JST, co utrudnia ich identyfikację i znacząco spowalnia obieg dokumentów w jednostkach.

Podczas konsultacji JST wielokrotnie zgłaszały wątpliwości dotyczące prawidłowej dystrybucji faktur. W odpowiedzi jednostki te otrzymywały zapewnienia, że za właściwe dostarczenie faktury odpowiadać będzie obligatoryjne pole Podmiot2 oraz fakultatywne pole Podmiot3. Dodatkowo resort finansów podkreślał, że takie rozwiązanie ma zapewnić jednoznaczne przypisanie dokumentu do właściwej jednostki organizacyjnej JST. Wskazywano również, że mechanizm ten został zaprojektowany tak, aby ograniczać ryzyko błędów i usprawnić obieg dokumentów w sektorze publicznym.