Interpretacja indywidualna z dnia 12 marca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP3-1.4011.83.2026.3.AC

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 stycznia 2026 r. wpłynął Pani wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełniła go Pani – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 18 lutego 2026 r. (wpływ 18 lutego 2026 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą. Między innymi są to usługi płacowo-kadrowe. Planuje Pani rozszerzyć zakres oferowanych usług o usługi kontrolera finansowego tzn.: kontrole i planowanie finansowe oraz doradztwo strategiczne. W związku z tym rozpoczyna Pani podyplomowe studia na kierunku "Kontroler finansowy", aby podnieść kwalifikacje w tym zakresie.

Uzupełnienie opisu sprawy

W uzupełnieniu wskazała Pani, że:

Stan faktyczny

Prowadzi Pani działalność JDG, świadczy usługi: administracyjna obsługa biura (czynności takie jak: bieżąca obsługa biura, ewidencjonowanie dokumentów w formie elektronicznej, obsługa poczty elektronicznej, wprowadzanie faktur kosztowych do systemu informatycznego, wystawianie faktur sprzedaży, wstępna weryfikacja dokumentów dostarczanych później do Biura Rachunkowego) oraz obsługa płacowo-kadrowa (pełna obsługa w tym zakresie). Nie zatrudnia Pani pracowników, ma umowy B2B z dwoma podmiotami.

Pracuje Pani zdalnie oraz w siedzibie u kontrahenta.

Zdarzenie przyszłe:

Rozszerzenie oferty o: kontrolę kosztów, planowanie strategiczne, budżetowanie, analizę cash flow, zarządzanie płynnością przedsiębiorstwa. W tym celu rozpoczyna pani w 2026 r. podyplomowe studia na kierunku Kontroler Finansowy. Opłata rekrutacyjna i czesne to 9 600 zł, przy płatności jednorazowej lub 10 100 zł przy płatności w dwóch ratach + Podręczniki, literatura fachowa, dojazdy, ewentualne noclegi. Ma Pani również zamiar zakupić kurs: Excel dla finansistów.

W uzupełnieniu opisu sprawy z 18 lutego 2026 r. wskazała Pani, że:

1. Ma nieograniczony obowiązek podatkowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Data rozpoczęcia działalności gospodarczej to 2023-04-15. Obecnie świadczy Pani usługi: administracyjna obsługa biura (czynności takie jak: bieżąca obsługa biura, ewidencjonowanie dokumentów w formie elektronicznej, obsługa poczty elektronicznej, wprowadzanie faktur kosztowych do systemu informatycznego, wystawianie faktur sprzedaży, wstępna weryfikacja dokumentów finansowych) oraz obsługa płacowo-kadrowa (pełna obsługa w tym zakresie). Nie zatrudnia Pani pracowników. Obecnie wiodące PKD 82.11.Z Działalność usługowa związana z administracyjną obsługą biura oraz 69.20.Z Działalność rachunkowo-księgowa.

3. Prowadzi Pani Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów.

4. Wybrała Pani opodatkowanie na zasadach ogólnych.

5. Okres podatkowy, który jest przedmiotem zapytania to rok 2026. Dochody w tym okresie będą opodatkowane na zasadach ogólnych.

6. Rozszerzenie działalności o nowy PKD 70.22.Z planuje Pani na listopad 2026 roku. Nowych zleceń oczekuje już w roku 2027 (najpóźniej w marcu). Nie jest Pani w stanie określić dokładnie ile czasu zajmie Pani zdobycie nowych zleceń.

7. Na pytanie „ Co oznacza, że będzie Pani ponosić koszty „dojazdu, ewentualnie noclegi”.

Decyduje się Pani pominąć tę kwestię w rozpatrywanym zapytaniu, chce się Pani skupić na tym czy może zaliczyć do KUP opłaty za czesne i wpisowe za studia na kierunku: Kontroler Finansowy.

8. Zapłaty za wpisowe 400 zł dokonała Pani 5.02.2026 r., czesne za studia w wysokości 9 200 zł zapłaci Pani 25.02.2026 r.

9. Opłata będzie jednorazowa j.w.

10. Zakup kursu Excel oraz kursu „ Finanse i Rachunkowość od podstaw” jest związany z już prowadzoną działalnością. Wydatki będą poniesione:„ Finanse i Rachunkowość od podstaw” 20.02.2026 r., a kurs Excel we wrześniu lub jeszcze później.

11. Po zakończeniu studiów ma Pani zamiar wystawiać faktury za nowe usługi: kontroling i optymalizacja kosztów, planowanie strategiczne lub pokrewne, których bez specjalistycznego wykształcenia nie mogłaby Pani świadczyć.

Aby to sobie umożliwić musi Pani:

• Rozszerzyć profil działalności. - Wydatki na studia są niezbędne do nabycia kompetencji umożliwiających świadczenie usług z zakresu PKD 70.22.Z. Bez specjalistycznej wiedzy z zakresu rachunkowości zarządczej i analizy finansowej, oferowanie usług kontrolingu byłoby niemożliwe lub obarczone ryzykiem błędu zawodowego.
• Zdobyć nowe „narzędzia pracy”- przedmioty na studiach to Pani przyszłe „narzędzia pracy”: budżetowanie i planowanie, zarządzanie płynnością itp.
• Efektem powyższego będzie:
• Zwiększenie dochodów - Inwestycja w studia podyplomowe ma na celu zwiększenie rentowności firmy. Usługi kontrolingu finansowego i doradztwa strategicznego są znacznie wyżej wyceniane na rynku niż prosta obsługa administracyjna.
• Zabezpieczenie źródła przychodów - Posiadanie dyplomu renomowanej uczelni na kierunku Kontroler Finansowy jest warunkiem uwiarygodnienia firmy na rynku usług doradczych. Jest to wydatek poniesiony w celu zabezpieczenia źródła przychodów.

Podsumowując:

Dotychczasowy profil działalności ulega ewolucji w stronę zaawansowanego doradztwa zarządczego. Wydatek na studia podyplomowe „Kontroler Finansowy jest bezpośrednio powiązany z planowanym rozszerzeniem PKD o numer 70.22.Z. Istnieje zatem ścisły związek przyczynowo skutkowy: poniesienie kosztu edukacji jest warunkiem koniecznym do wygenerowania nowego strumienia przychodów z usług kontrolingu i planowania strategicznego, których bez stosownego wykształcenia nie mogłaby Pani rzetelnie świadczyć.

Pytania

1.Czy wydatek za czesne i wpisowe na studia na kierunku Kontroler finansowy może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jako wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu?

2. Czy wydatek na kurs Excel może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Pani stanowisko w sprawie

Uważa Pani, że może zaliczyć studia podyplomowe do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ planuje konkretne rozszerzenie działalności o PKD: 70.22: rozszerzenie oferty o kontroling kosztów, planowanie strategiczne, budżetowanie, analiza płynności finansowej przedsiębiorstwa. Nowa wiedza przełoży się na nowe zlecenia i wyższą jakość obecnych usług.

Może Pani również do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć kurs Excel, ponieważ to podniesie jakość obecnych usług.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z tego przepisu.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Jednak, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Ustawodawca wiąże bowiem koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Podkreślam, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów nie tyle co z działalnością gospodarczą, ale przede wszystkim okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Zatem warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

·został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·został właściwie udokumentowany,

·nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 wskazanej ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Tym samym – związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Ustawodawca, posługując się zwrotem „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu” przypisuje temu określeniu cechę świadomego, zamierzonego, przemyślanego i logicznego działania podatnika przyporządkowanego osiągnięciu przychodów, a nie odwołuje się do skutku będącego następstwem określonego działania. Wykładnia językowa użytego przez ustawodawcę pojęcia ,,koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu” oznacza, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod warunkiem, że wykaże, iż świadomie poniósł określony wydatek, który ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Zależność między poniesionymi w danym czasie kosztami, a możliwością uzyskania w przyszłości z tego tytułu przychodu trzeba zatem rozpatrywać na podstawie adekwatnego związku przyczynowego. Przy kwalifikowaniu określonych wydatków poczynionych przez podatnika do kosztów podatkowych należy jednocześnie brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość), jak też potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu podatnika.

Podkreślić jednak muszę, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu – każdorazowo spoczywa na podatniku.

Stwierdzenie, że określone wydatki poniesione przez podatnika spełniają wszystkie wskazane przez ustawodawcę warunki podatkowego uznania ich za koszt uzyskania przychodów, stanowi bowiem niezbędną przesłankę odliczenia ich przez podatnika od osiągniętego przychodu.

Przy czym – związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu nie dopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Ustawodawca, posługując się zwrotem „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów”, przypisuje temu określeniu cechę świadomego, zamierzonego, przemyślanego i logicznego działania podatnika przyporządkowanego osiągnięciu przychodów, a nie odwołuje się do skutku będącego następstwem określonego działania.

Wykładnia językowa użytego przez ustawodawcę pojęcia „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów” oznacza, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod tym wszakże warunkiem, że wykaże, iż świadomie poniósł określony wydatek, który ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Zależność między poniesionymi w danym czasie kosztami a możliwością uzyskania w przyszłości z tego tytułu przychodów trzeba zatem rozpatrywać na podstawie adekwatnego związku przyczynowego. Przy kwalifikowaniu określonych wydatków poczynionych przez podatnika do kosztów podatkowych należy jednocześnie brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość), jak też potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodów podatnika.

Należy ponadto dodać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostają z mocy samego prawa uznane za koszty podlegające odliczeniu. Innymi słowy – poniesienie wydatku, który nie został wyłączony w art. 23 omawianej ustawy podatkowej, nie oznacza, że wydatek taki automatycznie będzie uznany za koszt uzyskania przychodów. Dokonując powyższej kwalifikacji należy mieć również na uwadze negatywny katalog kosztów zawarty w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak wskazano w wyroku NSA z 16 października 2012 r., sygn. akt II FSK 430/11 oraz wyroku NSA z 17 stycznia 2017 r. sygn. akt II FSK 3813/14, wydatek należy oceniać mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku.

Natomiast w wyroku WSA we Wrocławiu z 17 października 2013 r., sygn. I SA/Wr 1291/13 wyjaśniono, że:

Zauważyć należy, że aby wydatki mogły stanowić koszt uzyskania przychodu prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej, muszą być poniesione wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej. Oznacza to, że wydatki nie mogą mieć charakteru osobistego, bowiem wydatki osobiste nie mają na celu uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, czy też zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodu. W konsekwencji wydatki ponoszone w celach prywatnych (osobistych) nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Wydatki na kształcenie, które pozwolą podatnikowi nabyć umiejętności i wiedzę niezbędną w prowadzeniu działalności, a ich poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła jakim jest działalność gospodarcza należy uznać za uzasadnione racjonalnie i gospodarczo.

Wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (czesne za studia, wpisowe) nie zostały wymienione w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do stwierdzenia zatem, czy wydatki takie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w związku wykonywaną działalnością, istotne jest ustalenie:

-czy związane są z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne do wykonywanej działalności i które mają z nią związek,

-czy służą tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością, a więc co do zasady mają charakter osobisty.

Zatem, uzasadnionymi racjonalnie i gospodarczo kosztami, których poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła, jakim jest wykonywana przez Panią działalność gospodarcza, są takie wydatki, które pozwolą Pani nabyć umiejętności i wiedzę niezbędną w jej prowadzeniu. Istotnym warunkiem zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest istnienie źródła przychodów, do którego dany wydatek można przyporządkować.

Z opisu sprawy wynika, że 15 kwietnia 2023 r. prowadzi Pani działalność gospodarczą. Obecnie wiodąca działalność to PKD 82.11.Z - Działalność usługowa związana z administracyjną obsługą biura oraz 69.20.Z - Działalność rachunkowo-księgowa. Planuje Pani rozszerzyć zakres oferowanych usług o usługi kontrolera finansowego tzn.: kontrole i planowanie finansowe oraz doradztwo strategiczne w listopadzie 2026 r. W związku z tym rozpoczyna Pani podyplomowe studia na kierunku "Kontroler finansowy", aby podnieść kwalifikacje w tym zakresie. Zapłaty za wpisowe 400 zł dokonała Pani 5.02.2026 r., czesne za studia w wysokości 9 200 zł zapłaci 25.02.2026 r. Opłata będzie jednorazowa. Zamierza Pani również zamiar zakupić kurs Excel dla finansistów, potrzebny w aktualnie wykonywanym zakresie działalności gospodarczej.

Na podstawie przedstawionego opisu sprawy oraz przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stwierdzam, że wydatki na czesne za studia i wpisowe – poniesione przez Panią w związku z podjęciem nauki na studiach o kierunku Kontroler Finansowy – będą związane z zakresem prowadzonej przez Panią działalności, a zdobyta na studiach wiedza będzie miała odzwierciedlenie w powstaniu lub wzroście przychodów z tego źródła bądź wpłynie na zachowanie lub zabezpieczenie tego źródła przychodów. Również wydatek na kurs Excel spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podsumowanie: wydatki na opłatę za czesne i wpisowe oraz koszt kursu Excel mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej przez Panią pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pani stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązujące w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.).

Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA).

Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.