tematy:

Interpretacja indywidualna z dnia 20 marca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.38.2026.2.LM

Faktura wystawiona do sprzedaży wcześniej zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej nie zwiększa obrotu ani podatku w ewidencji JPK_VAT; ewidencjonowanie faktury jako "FP" służy wyłącznie celom ewidencyjnym, a nie finansowym.

Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 stycznia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ujęcia od 1 kwietnia 2026 r. faktury ustrukturyzowanej wydanej na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych wystawionej do paragonu w prowadzonej ewidencji na potrzeby podatku VAT. Uzupełnili go Państwo pismami z 9 marca 2026 r. (wpływ 9 i 13 marca 2026 r.) w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka jawna prowadząca działalność gospodarczą pod firmą: (…) spółka jawna z siedzibą w miejscowości (…), (zwana dalej w skrócie Spółką, spółką jawną, stroną, lub wnioskodawcą), prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej paliw płynnych na stacji paliw w miejscowości (…). Spółka jest podatnikiem czynnym VAT, w zakresie podatku od towarów i usług zobowiązanym do składania deklaracji miesięcznych. Spółka w roku 2026 r. jest zobowiązana do prowadzenia ksiąg rachunkowych i zamierza ww. księgi rachunkowe prowadzić także w następnych latach podatkowych.

Strona aktualnie dokonuje także sprzedaży paliw dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, zwanych dalej w skrócie osobami fizycznymi. Przedmiotowa sprzedaż będzie także prowadzona w następnych latach podatkowych. Ww. sprzedaż jest rejestrowana przez Spółkę za pośrednictwem kasy fiskalnej, a następnie na żądanie klienta jest dokumentowana dodatkowo fakturą VAT.

Aktualnie w ewidencjach prowadzonych dla celów podatku od towarów i usług, zestawienie sprzedaży netto towarów i usług oraz podatku należnego, zaewidencjonowanych za pośrednictwem kasy fiskalnej za dany miesiąc rozliczeniowy, w przypadku wystawienia dodatkowo faktury VAT na żądanie osoby fizycznej, strona pomniejsza o kwoty wartości netto sprzedanych paliw oraz o podatek należny wynikający z faktur dodatkowo dokumentujących sprzedaż zaewidencjonowaną za pośrednictwem kasy fiskalnej za dany miesiąc rozliczeniowy.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Stosownie do art. 106b ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, w przypadku sprzedaży od 1 kwietnia 2026 r. przez Spółkę przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym na rzecz podatnika podatku od towarów i usług lub podatku od wartości dodanej, fakturę wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer identyfikacji podatkowej, za pomocą którego nabywca paliwa jest zidentyfikowany na potrzeby ww. podatku.

Stosownie natomiast do art. 106ab ustawy o podatku od towarów i usług gdy faktura będzie wystawiana na rzecz podatnika lub podmiotu nie będącego podatnikiem podatku od towarów i usług lub podatku od wartości dodanej, sprzedawca jest zobowiązany do podania numeru o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt. 5, pkt. 24 lit b, pkt. 26 lub pkt. 27 ustawy o podatku od towarów i usług.

Faktem bezspornym będzie jak to wynika z powyżej opisanych przepisów prawa podatkowego, będzie dochodziło od podwójnego udokumentowania tej sprzedaży paliw, raz paragonem fiskalnym, a dodatkowo na żądanie nabywcy fakturą.

W ustawie o podatku od towarów i usług nie ma na chwilą obecną przepisów na podstawie których Spółka będzie, ww. sprzedaż paliw aż dwukrotnie zaewidencjonowaną w ewidencjach sprzedaży prowadzonych przez stronę dla celów podatku od towarów i usług, pomniejszyć.

Powyższe pomniejszenie będzie wynikało z faktu, iż Spółka zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów dokonując sprzedaży paliwa na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych będzie obowiązana prowadzić ewidencję sprzedaży paliw przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Dlatego z uwagi na fakt, iż będzie dochodziło do podwójnego zarejestrowania sprzedaży paliw (raz paragon fiskalny a następnie dodatkowo faktura) logicznym jest zmniejszenie tej sprzedaży. Gdyby zmniejszenie nie byłoby dokonywanie na Spółce spoczywać będzie obowiązek zapłacenia podatku należnego w podwójnej wysokości.

Spółka prowadzi sprzedaż paliw na terenach rolniczych, gdzie funkcjonują nadal tzw. rolnicy ryczałtowi. Nie są oni podatnikami czynnymi VAT, dlatego proszą o paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż paliw, a następnie żądają wystawienia dodatkowo do tychże paragonów faktur, które to faktury w przyszłości będą zobowiązani do przedłożenia w urzędzie gminy w załączeniu np. do wniosku o zwrot podatku akcyzowego.

Spółka składając wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej pisze o ewidencjach sprzedaży prowadzonych przez stronę dla podatku od towarów i usług. Wskazać należy ponownie, iż ustawa o podatku od towarów i usług na dzień składania ww. wniosku nie zawiera przepisów określających jak należy sporządzić dla celów podatku VAT, zestawienie sprzedaży netto towarów i usług oraz podatku należnego zaewidencjonowanych za pośrednictwem kasy fiskalnej (rejestrującej) za dany miesiąc rozliczeniowy, w przypadku wystawienia do ww. sprzedaży paliw dodatkowo faktury VAT na żądanie osoby fizycznej, o które dane z zestawienia pomniejsza będzie w ewidencji sprzedaży prowadzonej dla celów podatku od towarów i usług za dany miesiąc rozliczeniowy, kwota wartości netto sprzedanych towarów oraz o podatek należny.

Wskazać ponownie należy, iż Spółka zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów dokonując sprzedaży paliw na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych obowiązana jest prowadzić ewidencję sprzedaży paliw przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dlatego z uwagi na fakt, iż będzie dochodziło do podwójnego zarejestrowania sprzedaży paliw (raz paragon fiskalny a następnie dodatkowo fakturą) logicznym jest zmniejszenie tej sprzedaży o opisane powyżej dane dotyczące sprzedaży netto i podatku należnego.

Wnioskodawca wyjaśnił, iż od 1 kwietnia 2026 r. Spółka dokumentując dodatkowo fakturą sprzedaż paliw zarejestrowaną za pośrednictwem kasy rejestrującej, na podstawie art. 106ga ust. 1 - 4 ustawy o podatku od towarów i usług , będzie wystawiać powyżej opisane faktury wyłącznie jako faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur, tzw. KSeF. Spółka wyjaśnia, iż nie będzie wystawiała na żądanie klienta faktur nieustrukturyzowanych dokumentujących dodatkowo sprzedaż paliw zarejestrowaną za pośrednictwem kas rejestrujących.

Pytanie ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku

Czy Spółka od miesiąca kwietnia 2026 r., w przypadku wystawienia w trakcie danego miesiąca rozliczeniowego faktur ustrukturyzowanych, (dalej faktur), na żądanie osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego, dodatkowo dokumentujących sprzedaż paliw zarejestrowaną przez stronę za pośrednictwem kasy fiskalnej oraz zaewidencjonowaną w danym miesiącu rozliczeniowym w ewidencji sprzedaży prowadzonej dla celów podatku od towarów i usług, dalej w skrócie ewidencji sprzedaży, będzie miała prawo w ewidencji sprzedaży za dany miesiąc rozliczeniowy, na podstawie sporządzonego zestawienia na podstawie powyżej opisanych faktur, w pomniejszyć za dany miesiąc rozliczeniowy wartość sprzedanych towarów netto oraz kwotę podatku VAT należnego?

Państwa stanowisko w sprawie ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu do wniosku

Od 1 kwietnia 2026 r. strona jako podatnik VAT czynny stosowanie do art. 106a ustawy o podatku od towarów i usług będzie zobowiązana do dokumentowania sprzedaży towarów usług wyłącznie za pośrednictwem faktur ustrukturyzowanych.

Ponieważ nabywcy będą żądać wystawienia faktur także do sprzedaży paliw zarejestrowanej za pośrednictwem kas rejestrujących, może dochodzić do sytuacji że Spółka po zarejestrowaniu ww. sprzedaży ww. faktur dodatkowo za dany miesiąc rozliczeniowy, będzie zobowiązana do opłacenia od powyżej opisanej sprzedaży paliw podatku należnego w podwójnej wysokości (raz zarejestrowanego na paragonie fiskalnym drugi raz wyszczególnionego na fakturze ustrukturyzowanej).

Dlatego też reasumując powyższe należy uznać, że Spółka od miesiąca kwietnia 2026 r., w przypadku wystawienia w trakcie danego miesiąca rozliczeniowego faktur ustrukturyzowanych na żądanie osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego, dodatkowo dokumentujących sprzedaż paliw zarejestrowaną przez stronę za pośrednictwem kasy fiskalnej oraz zaewidencjonowaną w danym miesiącu rozliczeniowym w ewidencji sprzedaży prowadzonej dla celów podatku od towarów i usług, będzie miała prawo w ww. ewidencji sprzedaży za dany miesiąc rozliczeniowy, na podstawie sporządzonego zestawienia na podstawie powyżej opisanych faktur, pomniejszyć za dany miesiąc rozliczeniowy w ewidencjach sprzedaży, wartość sprzedanych towarów netto oraz kwotę podatku VAT, należnego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą, zgodnie z którym:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Natomiast obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz innych niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych podmiotów, tj. firm, przedsiębiorstw, organizacji, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, bowiem sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność należy udokumentować fakturą.

W myśl art. 111 ust. 1b ustawy:

W ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845 ze zm.), zwanym dalej „rozporządzeniem w sprawie kas”.

Zgodnie z § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży.

W myśl § 2 pkt 29 rozporządzenia w sprawie kas:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o raporcie fiskalnym dobowym, raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, raporcie fiskalnym rozliczeniowym, łącznym raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, i łącznym raporcie fiskalnym rozliczeniowym - rozumie się przez to odpowiednio pełny lub skrócony (łączny) raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku należnego w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.

Stosownie do § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas:

Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny).

Obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturami wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, zgodnie z którym:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Art. 106b ust. 3 ustawy stanowi, że:

Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,

b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,

1a) otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4,

b) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

2) sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118

- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Generalnie ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie przepisów ustawy lub rozporządzeń wykonawczych do niej oraz sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Jednakże obowiązek wystawienia faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powstanie również gdy, podmiot ten w odpowiednim czasie wystąpi do sprzedawcy z żądaniem wystawienia takiej faktury.

Stosownie do treści art. 106h ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:

1) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub

2) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.

W myśl art. 106ba ustawy:

W przypadku gdy faktura jest wystawiana na rzecz podatnika albo osoby prawnej niebędącej podatnikiem, podmioty te są obowiązane do podania numeru, o którym mowa odpowiednio w art. 106e ust. 1 pkt 5, pkt 24 lit. b, pkt 26 albo 27, jeżeli posługują się tym numerem na potrzeby danej czynności.

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy:

Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Stosownie do treści art. 106ga ust. 2 ustawy:

Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej paliw płynnych na stacji paliw. Spółka jest podatnikiem czynnym VAT i jest zobowiązana do składania deklaracji miesięcznych. Strona aktualnie dokonuje sprzedaży paliw dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Przedmiotowa sprzedaż będzie także prowadzona w następnych latach podatkowych. Ww. sprzedaż jest rejestrowana przez Spółkę za pośrednictwem kasy fiskalnej, a następnie na żądanie klienta jest dokumentowana dodatkowo fakturą VAT.

Od 1 kwietnia 2026 r. Spółka dokumentując dodatkowo fakturą sprzedaż paliw zarejestrowaną za pośrednictwem kasy rejestrującej, na podstawie art. 106ga ust. 1-4 ustawy o podatku od towarów i usług , będzie wystawiać powyżej opisane faktury wyłącznie jako faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur. Zatem sprzedaż paliw będzie podwójnie udokumentowana, raz paragonem fiskalnym, a dodatkowo na żądanie nabywcy fakturą.

Wątpliwości Państwa dotyczą tego czy Spółka od miesiąca kwietnia 2026 r., w przypadku wystawienia w trakcie danego miesiąca rozliczeniowego faktur ustrukturyzowanych, na żądanie osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego, dodatkowo dokumentujących sprzedaż paliw zarejestrowaną przez stronę za pośrednictwem kasy fiskalnej oraz zaewidencjonowaną w danym miesiącu rozliczeniowym w ewidencji sprzedaży prowadzonej dla celów podatku od towarów i usług, będzie miała prawo w ewidencji sprzedaży za dany miesiąc rozliczeniowy, na podstawie sporządzonego zestawienia na podstawie powyżej opisanych faktur, pomniejszyć za dany miesiąc rozliczeniowy wartość sprzedanych towarów netto oraz kwotę podatku VAT należnego.

Odpowiadając na Państwa pytanie wskazać należy, że zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy:

Podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, z zastrzeżeniem ust. 2-10, art. 130c, art. 133 i art. 138g ust. 2.

Art. 99 ust. 11 ustawy wskazuje, że:

Deklaracje, o których mowa w ust. 1-3, 3c-6, 8-9 i 11a, składa się wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Według art. 99 ust. 11c ustawy:

Deklaracje podatkowe, o których mowa w ust. 1-3, są składane zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, który obejmuje deklarację i ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3. Dokument elektroniczny, o którym mowa w zdaniu pierwszym, jest przesyłany w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej i zgodnie z wymaganiami określonymi w tych przepisach.

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy:

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1) rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;

2) kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;

3) kontrahentów;

4) dowodów sprzedaży i zakupów.

Zgodnie z art. 109 ust. 3b ustawy:

Podatnicy, o których mowa w art. 99 ust. 1, są obowiązani przesyłać, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c, za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji.

Stosownie do treści art. 109 ust. 3d ustawy:

Faktury, o których mowa w art. 106h ust. 1, ujmuje się w ewidencji, o której mowa w ust. 3, w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.

Zgodnie z art. 109 ust. 14 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy zakres danych, o których mowa w ust. 3, oraz sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z ust. 3b i 3c, uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatników oraz kontroli obowiązków podatników przez organ podatkowy, identyfikowania obszarów, w których występują nadużycia w podatku lub narażonych na te nadużycia, oraz możliwości techniczno-organizacyjne prowadzenia przez podatników ewidencji.

Podatnicy VAT czynni są zobowiązani przesyłać za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję prowadzoną na potrzeby podatku od towarów i usług, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji.

Na mocy rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 1998 ze zm.), został wprowadzony obowiązek wykazywania w ewidencji m.in. odpowiedniego symbolu oznaczającego określoną procedurę podatkową.

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r.:

1. Rozporządzenie określa:

1) szczegółowy zakres danych zawartych w:

a) deklaracjach podatkowych, o których mowa w art. 99 ust. 1-3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”,

b) ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy, zwanej dalej „ewidencją”;

2) objaśnienia co do sposobu wypełniania i miejsca składania deklaracji podatkowych, o których mowa w art. 99 ust. 1-3 ustawy, zwanych dalej „deklaracjami”, oraz niezbędne pouczenia, a także sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z art. 109 ust. 3b i 3c ustawy.

2. Objaśnienia co do sposobu wypełniania i miejsca składania deklaracji oraz sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z art. 109 ust. 3b i 3c ustawy określa załącznik do rozporządzenia.

Zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia:

1. Ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego:

1) wysokość podstawy opodatkowania wynikającą z następujących czynności podlegających opodatkowaniu, w odniesieniu do których istnieje obowiązek wystawienia przez podatnika faktury na podstawie przepisów ustawy, z wyłączeniem faktur ujętych w ewidencji zgodnie z pkt 8 i pkt 9 lit. a:

a) dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, zwolnionych od podatku,

b) dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, opodatkowanych stawką 0%, w tym odrębnie z tytułu dostawy towarów, o której mowa w art. 129 ustawy,

c) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, o której mowa w art. 13 ust. 1 ustawy,

d) eksportu towarów;

Zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 8 ww. rozporządzenia:

Ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego, w tym wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego, w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, wynikające ze zbiorczych dowodów sprzedaży z kas rejestrujących;

W myśl § 10 ust. 5 ww. rozporządzenia:

Ewidencja zawiera następujące oznaczenia dla:

1) faktur:

a) „OFF” – faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,

b) „BFK” – faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,

c) „FP” – faktura, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy;

2) innych dowodów sprzedaży:

a) „DI” – dowód inny niż faktura,

b) „RO” – zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących,

c) „WEW” – dowód wewnętrzny.”,

W niniejszej sprawie Spółka ewidencjonuje sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych na kasie fiskalnej. Dodatkowo na żądanie tych osób do paragonów wystawia faktury. Od 1 kwietnia 2026 r. faktury będą wystawiane w KSeF.

Tym samym wystawiane, w opisanych okolicznościach, faktury będą fakturami, o których mowa w art. 106h ust. 1 ustawy.

Przechodząc do ewidencji VAT (JPK_VAT z deklaracją) wskazać należy, że Spółka będzie zobowiązana do uwzględnienia w ewidencji VAT podstawy opodatkowania i podatku należnego na podstawie zbiorczych dowodów sprzedaży z kasy rejestrującej (miesięcznego raportu fiskalnego). Raport taki oznaczany jest w rejestrze sprzedaży jako zbiorczy dowód „RO”. Podkreślić należy, że ujmowanie raportu fiskalnego „RO” jest obligatoryjne bez względu na to, czy podatnik rejestruje sprzedaż na kasie rejestrującej działając w ramach obowiązku wynikającego z przepisów, czy też jest to efektem decyzji podatnika.

Natomiast faktury do transakcji zaewidencjonowanej na kasie fiskalnej, które Spółka wystawia na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna w sporządzonej ewidencji oznaczać symbolem „FP”. Zgodnie z art. 109 ust. 3d ustawy, ujęcie faktury wystawionej do paragonu strukturze JPK_VAT z deklaracją ma jedynie charakter ewidencyjny, faktura nie jest uwzględniana w strukturze wartościowo (nie zwiększa przychodu oraz podatku należnego wykazywanego w deklaracji), ponieważ obrót z tytułu tej transakcji jest wykazany na podstawie okresowego raportu z kasy rejestrującej oznaczonego symbolem RO. Takie oznaczenie faktur, w opisanych okolicznościach, nie spowoduje, że Spółka zapłaci od tej samej transakcji podatku należnego w podwójnej wysokości.

Tym samym, Państwa stanowisko uznaję za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Zobacz także