Zmniejszenie wysokości odpisu na ZFŚS w trakcie roku - o czym powinien pamiętać pracodawca
Obowiązujące regulacje pozwalają pracodawcy na zmniejszenie wysokości dokonywanego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS). Jest to możliwe po uzgodnieniu z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Jednostronna decyzja pracodawcy o obniżeniu odpisu na fundusz nie będzie skuteczna.
Wyższy odpis na ZFŚS i świadczenie urlopowe w 2026 r. »
Obniżenie odpisu na zfśs u pracodawcy zobowiązanego do jego utworzenia, u którego obowiązuje regulamin wynagradzania, nieobjętego działaniem organizacji związkowej, wymaga uzgodnienia z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. W tym celu pracodawca powinien:
Krok 1. Przedłożyć przedstawicielom pracowników, z uzasadnieniem, propozycję nowej wysokości odpisu na zfśs.
Krok 2. W przypadku zgody przedstawicieli pracowników na zmianę zawrzeć z nimi porozumienie w tej kwestii (należy przejść do kroku 3). W przypadku braku zgody pracodawca nie może samodzielnie obniżyć wysokości odpisu na zfśs (procedura kończy się na tym etapie). Jeżeli podejmie taką decyzję, będzie ona nielegalna, zagrożona karą grzywny.
Krok 3. Wprowadzić zmianę do regulaminu wynagradzania. Zmiana wejdzie w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy.
Krok 4. Od dnia wejścia w życie zmiany przeliczyć wysokość odpisu na zfśs według nowej kwoty.
Pracodawca prywatny obowiązkowo utworzył zfśs w 2026 r. Nie zatrudnia pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych. Odpis został ustalony w wysokości ustawowej, tj. 2943,23 zł na pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. Z powodu pogarszającej się sytuacji finansowej pracodawca ustalił z przedstawicielami pracowników odpis w niższej wysokości – wynoszącej 1000 zł na każdy pełny etat. Zmiana wejdzie w życie 1 maja 2026 r. Przy przeciętnym planowanym zatrudnieniu, wynoszącym na 1 stycznia 2026 r. 51 etatów, odpis wyniesie:
• za okres od 1 stycznia do 30 kwietnia 2026 r.: 150 104,73 zł (51 etatów × 2943,23 zł) : 12 miesięcy × 4 miesiące = 50 034,91 zł,
• za okres od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r.: (51 etatów × 1000 zł) : 12 miesięcy × 8 miesięcy = 34 000 zł.
Odpis w 2026 r. wyniesie 84 034,91 zł (50 034,91 zł + 34 000 zł) i będzie podlegał korekcie w stosunku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników.
Pracodawcy spoza sektora finansów publicznych tworzą zfśs w danym roku, jeżeli na 1 stycznia danego roku zatrudniają:
• co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub
• co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i z wnioskiem o utworzenie zfśs wystąpi organizacja związkowa.
Pracodawcy prywatni przez postanowienia w regulaminie wynagradzania (jeżeli nie są objęci układem zbiorowym pracy) uzgodnione z organizacją związkową, a w przypadku jej braku – z przedstawicielami pracowników, mogą:
• dowolnie kształtować wysokość odpisu na zfśs lub
• zrezygnować z tworzenia zfśs (art. 4 ust. 3 ustawy o zfśs).
Przepisy ustawy o zfśs nie zastrzegają, aby decyzja o wysokości odpisu na fundusz, innej niż ustawowa, czy rezygnacja z funduszu musiały nastąpić w określonym czasie. Zatem należy przyjąć, że pracodawca wraz z przedstawicielstwem pracowników może o tym postanowić w każdej chwili, czyli również w trakcie roku.
Ustawa o zfśs nie określa minimalnej wysokości odpisu na fundusz ani sposobu jego ustalania. Jest to wyłącznie kwestia porozumienia z osobami reprezentującymi zatrudnionych. Przepisy ustawy o zfśs określają maksymalną wysokość odpisu na fundusz, ale tylko dla jednostek sfery budżetowej. Ograniczenie to nie dotyczy podmiotów prywatnych. Jednak podmioty te do kosztów uzyskania przychodów mogą zaliczyć odpisy w wysokości ustawowej (nieprzekraczającej 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą).
Ustalenie wysokości odpisu na zfśs na poziomie innym niż ustawowy wymaga zmiany regulaminu wynagradzania. Zmiany te wejdą w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania ich do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 772 § 6 Kodeksu pracy).
Autor: Alicja Kozłowska
POTRZEBUJESZ POMOCY?