Ściąga kierownika jednostki: Zakładanie kont w Centralnym Rejestrze Umów JSFP
Warunkiem realizacji nowego obowiązku raportowania informacji o umowach w systemie teleinformatycznym Centralnego Rejestru Umów (CRU JSFP) jest uzyskanie dostępu do tego systemu. Składanie wniosków o założenie kont w systemie CRU JSFP jest możliwe od 1 kwietnia 2026 r. Proces ten wymaga zgromadzenia odpowiednich danych oraz dokumentów w formie elektronicznej. Wszystkie czynności odbywają się w systemie.
System CRU JSFP jest dostępny pod adresem: jsfp.rejestrumow.gov.pl. Logowanie może nastąpić wyłącznie przez Węzeł Krajowy (zalecana aplikacja mObywatel jako najszybszy sposób logowania lub Profil Zaufany). System wymaga interakcji z konkretną osobą fizyczną, aby jednoznacznie zidentyfikować ją w bazie danych.
Z Węzła Krajowego system automatycznie pobiera imię, nazwisko oraz numer PESEL (jest on niezbędny do jednoznacznej identyfikacji użytkownika). Czas bezczynności w systemie wynosi 15 minut, po czym następuje wylogowanie.
System-CRU-JSFP_Rodzaje-zakładanych-kont
System-CRU-JSFP_Rodzaje-zakładanych-kont
Najpierw należy złożyć wniosek o założenie konta jednostki. Dopiero po jego zatwierdzeniu przez Ministerstwo Finansów możliwe będzie utworzenie kont dla pozostałych użytkowników i korzystanie z systemu CRU JSFP.
Wymogi w tym zakresie są określone w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.
Wniosek o założenie konta jednostki
Wniosek może złożyć wyłącznie kierownik jednostki lub jego upoważniony reprezentant.
Przy CRU JSFP nie ma znaczenia, kto komu podlega. W kontekście tego, czy jednostki podległe gminie (np. szkoła, samorządowy zakład budżetowy) składają wniosek o założenie konta jednostki samodzielnie, czy robi to za nich gmina, hierarchia organizacyjna nie ma tu znaczenia. Dla realizacji tego obowiązku rozstrzygające jest jedno kryterium – czy plan finansowy (budżet) danej jednostki jest obciążany zobowiązaniami wynikającymi z zawarcia umowy objętej tym obowiązkiem.
W praktyce powstała także wątpliwość, czy w przypadku CUW obsługującego kilka jednostek oświatowych oraz instytucję kultury kierownicy tych jednostek powinni samodzielnie składać wnioski o utworzenie konta, czy też dyrektor CUW może złożyć jeden wniosek za wszystkie jednostki?
W odpowiedzi Ministerstwo Finansów wskazało, że:
MF
O konto jednostki w systemie CRU JSFP występuje kierownik danej jednostki albo jego reprezentant. Innymi słowy, czynności tej nie wykonuje kierownik innej jednostki.
Powyższe wynika z zakresu obowiązku dotyczącego Centralnego Rejestru Umów JSFP (art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych), który został nałożony na kierownika jednostki, a nie kierownika jednostki realizującej zadania centrum usług wspólnych.
Tabela 1. Zakres danych oraz dokumentów wymaganych we wniosku o założenie konta jednostki
Dane | Objaśnienia |
1. Imię, nazwisko i służbowy adres poczty elektronicznej osoby fizycznej składającej wniosek o założenie konta jednostki. | Po zalogowaniu do systemu należy zadeklarować, czy wniosek składa kierownik jednostki czy jego upoważniony reprezentant. Następnie należy podać służbowy adres e-mail (nie prywatny). System wyśle na niego kod weryfikacyjny ważny tylko przez 5 minut. Kod ten trzeba przepisać do formularza. |
2. Dane dotyczące jednostki sektora finansów publicznych:
| Podstawę identyfikacji jednostki w systemie stanowi numer REGON (składający się z 9 lub 14 cyfr). Decyzja o tym, na który numer REGON należy założyć konto w systemie CRU – gminy czy urzędu gminy – zależy od tego, który z tych podmiotów faktycznie zawiera umowy podlegające obowiązkowi rejestracji. Jeżeli umowy spełniające definicję zamówienia są zawierane zarówno przez gminę, jak i przez urząd gminy (na dwa różne numery REGON), to teoretycznie jednostka jest zobowiązana do założenia dwóch osobnych kont. System CRU jest przygotowany technicznie na każdą z tych opcji i pozwala na założenie konta na każdy odrębny numer REGON.
System automatycznie pobierze oficjalne dane z bazy REGON (nie podlegają ręcznej edycji w formularzu). Jeśli dane są nieaktualne, należy je najpierw zmienić w rejestrze prowadzonym przez GUS (większość jednostek powinna mieć aktualne dane ze względu na niedawne obowiązki związane z wdrażaniem systemu e-Doręczeń). Następnie należy podać:
|
Do wniosku o założenie konta jednostki dołącza się: 1) dokument potwierdzający powołanie na kierownika tej jednostki, a w przypadku wniosku składanego przez osobę przez niego upoważnioną – również upoważnienie do złożenia tego wniosku oraz zarządzania kontem tej jednostki, lub 2) kopie ww. dokumentów podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Załączanie dokumentów – zasady
| |
Na koniec należy zaakceptować oświadczenia o prawdziwości danych i RODO, sprawdzić wizualizację wniosku i wysłać.
Osoba zakładająca konto jednostki otrzymuje automatycznie pełne uprawnienia (administratora, wprowadzającego i publikującego).
Wnioski o założenie konta jednostki w systemie CRU są weryfikowane przez pracowników wyznaczonych przez resort finansów. W strukturze systemu osoby te pełnią rolę administratorów centralnych. W przypadku odrzucenia wniosku należy zapoznać się z otrzymanym uzasadnieniem, poprawić wskazane błędy (np. w danych, podpisie lub pełnomocnictwie), a następnie złożyć wniosek ponownie.
Wniosek o założenie konta użytkownika
Wniosek o konto użytkownika składa się po tym, jak konto jednostki zostanie już pozytywnie zweryfikowane i założone. Może go złożyć każda osoba fizyczna wskazana przez kierownika jednostki do pracy w systemie.
Każdy pracownik musi zalogować się samodzielnie przez Węzeł Krajowy. Należy wybrać opcję „Wniosek o założenie konta użytkownika lub nadanie uprawnień”.
W przypadku gdy osobie fizycznej mają przysługiwać uprawnienia do więcej niż jednego konta jednostki sektora finansów publicznych, osoba ta składa odrębnie wniosek o założenie konta osoby fizycznej w odniesieniu do każdej z tych jednostek.
Tabela 2. Zakres danych oraz dokumentów wymaganych we wniosku o założenie konta użytkownika
Dane | Objaśnienia |
1. Imię, nazwisko i służbowy adres poczty elektronicznej osoby fizycznej składającej wniosek o założenie konta osoby fizycznej. | Imię i nazwisko są pobierane bezpośrednio z Węzła Krajowego podczas uwierzytelniania użytkownika. Zastrzeżony numer PESEL pozwala na logowanie do systemu CRU JSFP oraz składanie w nim wniosków. Każdy pracownik musi złożyć wniosek osobiście – nie ma możliwości zakładania kont przez osoby trzecie ze względu na ochronę numeru PESEL. Należy podać służbowy adres e-mail, na który system prześle kod weryfikacyjny niezbędny do kontynuowania wniosku. |
2. Dane jednostki sektora finansów publicznych, do której konta mają zostać nadane uprawnienia użytkownika tego konta osobie fizycznej składającej wniosek o założenie konta osoby fizycznej:
| Podanie numeru REGON jest istotne, aby system wiedział, do której istniejącej już w systemie jednostki użytkownik chce uzyskać uprawnienia. Po wpisaniu prawidłowego numeru REGON, pozostałe dane (nazwa, NIP, adres, dane kierownika) są automatycznie zaciągane z bazy referencyjnej i nie podlegają edycji przez użytkownika. |
3. Wskazanie rodzaju uprawnień użytkownika konta jednostki sektora finansów publicznych, jakie mają zostać nadane osobie fizycznej składającej wniosek o założenie konta osoby fizycznej. | Użytkownik może wnioskować o jedną, dwie lub wszystkie trzy role jednocześnie: 1) administrator jednostki zarządza innymi użytkownikami i ich wnioskami, 2) wprowadzający wprowadza dane o umowach, ale ich nie publikuje, 3) publikujący zatwierdza i publikuje informacje w rejestrze. |
W przeciwieństwie do wniosku o konto jednostki przy wniosku o konto użytkownika nie dołącza się żadnych dokumentów (skanów powołań, pełnomocnictw itp.). Wniosek pozwala na wpisanie nazwy komórki organizacyjnej, co ułatwia administratorom identyfikację pracowników w dużych organizacjach. Każdy wnioskujący musi złożyć oświadczenie o prawdziwości podanych danych pod rygorem odpowiedzialności, co jest potwierdzane unikalnym numerem PESEL w systemie. | |
Wniosek ten jest rozpatrywany przez administratora danej jednostki, a nie przez Ministerstwo Finansów. Choć użytkownik sam „podpisuje” i wysyła swój wniosek, ostateczną decyzję o jego akceptacji i nadaniu konkretnych uprawnień podejmuje administrator danej jednostki (kierownik lub jego reprezentant). Administrator może ograniczyć uprawnienia zarówno na etapie rozpatrywania wniosku o nowe konto, jak i w trakcie późniejszego zarządzania użytkownikami. Może np. pozostawić rolę wprowadzającego, ale odebrać uprawnienie administratora, jeśli uzna za zbędne dla danego pracownika. System wymaga, aby każde ograniczenie uprawnień zostało opatrzone pisemnym uzasadnieniem. Administrator musi wpisać powód swojej decyzji w dedykowanym polu. Treść wpisanego uzasadnienia jest przesyłana bezpośrednio do użytkownika w automatycznym powiadomieniu e-mail. Pracownik otrzyma informację, która rola nie została mu nadana oraz dlaczego podjęto taką decyzję.
Administrator ma również możliwość odbierania uprawnień już przypisanych użytkownikom w dowolnym momencie. Co istotne, zmniejszenie uprawnień (np. w przypadku odejścia pracownika z pracy) nie wymaga składania nowego wniosku przez tę osobę – administrator może to zrobić jednostronnie w systemie.
Niewykonanie etapu zakładania kont uniemożliwi realizację obowiązku terminowego wprowadzania i publikowania informacji o umowach. Rejestracja samych umów w systemie będzie możliwa od 1 lipca 2026 r. i dotyczy wyłącznie umów zawartych od tego dnia. Funkcjonalność zakładania kont nie zostanie zamknięta po 1 lipca 2026 r. – będzie ona dostępna w sposób ciągły dla wszystkich podmiotów, które w przyszłości będą musiały realizować obowiązki w rejestrze.
art. 34b ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1483; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 426)
§ 5–9 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 440)
Mecenas Ewa Plesnarowicz-Durska
radczyni prawna, właścicielka Kancelarii Radcy Prawnego, członkini Okręgowej Izby Radców Prawnych w Rzeszowie. Autorka komentarzy: „Prawo o ustroju sądów administracyjnych” oraz „Ustawa o pracownikach urzędów państwowych”. Świadczy doradztwo prawne dla podmiotów publicznych, w tym dla jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych, a także dla spółek prawa handlowego, fundacji rodzinnych i stowarzyszeń. Posiada kilkunastoletnie doświadczenie jako trener i wykładowca.
POTRZEBUJESZ POMOCY?