Interpretacja indywidualna z dnia 9 kwietnia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.85.2026.1.PK

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

10 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 3 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczy ustalenia, czy w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółka jest uprawniona do zaliczenia stwierdzonych niedoborów magazynowych do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu. art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

A. Sp. z o.o. z siedzibą w (…) (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) prowadzi działalność w zakresie produkcji i dystrybucji (…).

Spółka składuje produkty, towary, surowce i opakowania w dwóch magazynach: (…) (magazyn główny przy siedzibie Spółki) oraz (…) (wynajmowany magazyn (…)). Procesy logistyczne i produkcyjne obejmują przyjęcia dostaw, wydania materiałów do produkcji, kontrolę stanów magazynowych oraz rozliczenia inwentaryzacyjne. Teren obu zakładów objęty jest ochroną fizyczną i monitoringiem wizyjnym, a dostęp do magazynów jest kontrolowany i ograniczony wyłącznie do konkretnych uprawnionych osób. Ewidencja magazynowa prowadzona jest w systemie księgowym.

Spółka prowadzi gospodarkę magazynową zgodnie z wewnętrznymi procedurami oraz instrukcjami inwentaryzacyjnymi. Procesy magazynowe i produkcyjne związane z przyjęciem, wydaniem i kontrolą stanów są dokumentowane w systemie oraz w formie korespondencji mailowej i potwierdzeń dostaw.

Spółka stosuje procedury inwentaryzacyjne zgodne z ustawą o rachunkowości, określone w wewnętrznych instrukcjach:

• Instrukcja inwentaryzacyjna – reguluje zasady przygotowania, przebiegu, wyceny i rozliczenia inwentaryzacji składników aktywów i pasywów, w tym obowiązki komisji inwentaryzacyjnych, metody spisu z natury, zasady kontroli poprawności oraz rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych zgodnie z zakładowym planem kont.

• Instrukcja dotycząca przeprowadzenia fizycznej inwentaryzacji – określa sposób sporządzania arkuszy spisowych, obowiązki przewodniczących i członków komisji, formę spisu (elektroniczną lub papierową), zasady oznaczania policzonych pozycji, przenoszenia danych do arkuszy rozliczeniowych oraz przekazywania dokumentacji do działu finansowego. Instrukcja wskazuje również na konieczność weryfikacji rozbieżności i sporządzania wyjaśnień przyczyn powstania różnic.
• Zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątku – zatwierdza powyższe instrukcje, określa terminy inwentaryzacji, powołanie komisji inwentaryzacyjnych oraz odpowiedzialność przewodniczących komisji za prawidłowe przeprowadzenie spisu z natury.

Produkcja przebiega w następujących etapach: najpierw surowiec jest ważony, a następnie przekazywany na linię produkcyjną, gdzie następuje wytworzenie produktu. Do każdego zlecenia sporządzana jest karta obiegowa, która po zakończeniu produkcji trafia do planistów. Planista weryfikuje dane w systemie i w przypadku stwierdzenia braków lub niedoborów w ewidencji magazynowej, zwraca się do działu księgowości o uzupełnienie stanu magazynowego w systemie.

Mechanizm powstawania niedoborów inwentaryzacyjnych polega na porównaniu stanu rzeczywistego składników majątku, ustalonego w drodze fizycznego spisu z natury, ze stanem wynikającym z ewidencji prowadzonej w systemie księgowym. W trakcie inwentaryzacji dokonywane jest faktyczne przeliczenie, zważenie lub zmierzenie zapasów znajdujących się w magazynach, a następnie zestawienie tych danych z zapisami systemowymi; różnice pojawiają się, gdy stan fizyczny nie odpowiada stanowi ewidencyjnemu. Przyczyny powstawania ww. rozbieżności obejmują:

• rozkurz surowców wsypywanych do lejów,

• błędy w rejestracji materiałów (omyłki we wprowadzaniu danych do systemu księgowego), oraz
• niezawinione ubytki, np. rozsypania w trakcie procesu produkcyjnego.

Spółka, dochowując należytej staranności, wdrożyła rozwiązania minimalizujące ryzyko niedoborów, w tym regularne kontrole stanów magazynowych oraz audyty z udziałem podmiotów zewnętrznych. Spółka na bieżąco przeprowadza inwentaryzacje materiałów i surowców na podstawie szczegółowych instrukcji wewnętrznych. W przypadku ujawnienia rozbieżności między stanem magazynowym w systemie księgowym, a stanem rzeczywistym (magazynowym), osoby odpowiedzialne za proces produkcyjny przekazują odpowiednią dokumentację inwentaryzacyjną do działu finansowego i działu logistyki w celu aktualizacji stanów w systemach księgowych. Dodatkowo, na koniec roku finansowego salda są weryfikowane i uzgadniane.

Protokół sporządzany w przypadku stwierdzenia straty podczas inwentaryzacji ma na celu formalne udokumentowanie wyników spisu z natury oraz rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym a ewidencją księgową. Dokument zawiera dane identyfikujące jednostkę oraz okres i zakres przeprowadzonej inwentaryzacji, obejmujący zazwyczaj określone grupy składników majątku (np. surowce, towary czy produkty gotowe). W protokole ujmuje się ustalenia komisji inwentaryzacyjnej dotyczące stwierdzonych niedoborów, wskazuje się ich charakter (np. niezawiniony) oraz opisuje możliwe przyczyny powstania różnic, takie jak błędy w obrocie magazynowym czy rozbieżności między rzeczywistym zużyciem a danymi systemowymi. Dokument określa również sposób rozliczenia strat zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce oraz jest podpisywany przez osobę odpowiedzialną za sporządzenie protokołu i kierownika jednostki.

Pomimo zachowania standardów organizacyjnych i kontrolnych, występowanie określonych, niezawinionych różnic w stanach magazynowych jest typowe i naturalne dla działalności opartej na procesach produkcyjnych oraz intensywnym obrocie materiałowym, co znajduje potwierdzenie również w samym przebiegu i wynikach spisów z natury.

Pytanie

Czy w opisanym stanie faktycznym Spółka jest uprawniona do zaliczenia stwierdzonych niedoborów magazynowych do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu. art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”)?

Państwa stanowisko w sprawie

W ocenie Wnioskodawcy, Spółka jest uprawniona do zaliczenia wartości niedoborów magazynowych ujawnionych w wyniku inwentaryzacji do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Polski ustawodawca nie wyłączył co do zasady niedoborów inwentaryzacyjnych z kosztów podatkowych – w katalogu wyłączeń w art. 16 ust. 1 brak jest pozycji dotyczącej typowych niedoborów (z wyjątkiem szczególnych ubytków akcyzowych). Oznacza to, że straty w środkach obrotowych ujawnione w toku inwentaryzacji mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, o ile spełnione są ustawowe i praktyczne warunki kwalifikacji kosztowej.

W świetle utrwalonej linii interpretacyjnej oraz orzeczniczej, do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczane także straty w środkach obrotowych - w tym niedobory towarowe - pod warunkiem, że:

• mają charakter niezawiniony,

• są udokumentowane w sposób niebudzący wątpliwości,
• wynikają z normalnego ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością,
• powstały pomimo zachowania należytej staranności przez podatnika.

Powyższe warunki są ogólnie przyjęte w praktyce organów podatkowych, np.:

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 września 2025 r. o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.394.2025.2.KM;
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 lutego 2023 r. 0111-KDIB1-1.4010.809.2022.3.AW;
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 września 2022 r. o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.442.2022.1.AP;
• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 grudnia 2022 r. 0111-KDIB1-2.4010.717.2022.2.DP.

Niezawiniony charakter

Niedobór musi powstać wskutek zdarzeń niezależnych od woli podatnika, tj. straty powstałe mimo prawidłowego działania i zabezpieczenia zapasów mogą zostać zaliczone jako koszty uzyskania przychodów – co potwierdza przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 24 września 2025 r. o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.394.2025.2.KM.

W praktyce, zdaniem Wnioskodawcy, oznacza to, że za koszt podatkowy mogą zostać uznane niedobory powstałe w wyniku naturalnych ubytków (np. rozkurz surowców), niezawinionych rozsypań, błędów systemowych czy innych zdarzeń losowych, które są nieuniknione w toku prawidłowo prowadzonej działalności gospodarczej. Powyższe ma uzasadnienie w praktyce organów podatkowych, przykładowo: Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 lutego 2023 r. 0111-KDIB1-1.4010.809.2022.3.AW:

„Podkreślenia wymaga przy tym fakt, że strata powinna być zdarzeniem losowym, niezależnym od woli podatnika powstałym zarówno w wyniku działań sił przyrody, jak i działań innego człowieka, powodującym ubytek i szkodę pod warunkiem, że podatnik nie przyczynia się w jakiś sposób do powstania tej szkody lub nie ułatwia jej powstania. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi stratę o charakterze losowym.”

Należy podkreślić, że w działalności produkcyjnej Spółki wykorzystywane są w dużej mierze surowce sypkie (np. granulaty, proszki), których specyfika powoduje, że pewien poziom niedoborów jest nieunikniony nawet przy zachowaniu najwyższych standardów organizacyjnych i technicznych. W przypadku takich materiałów naturalne ubytki mogą wynikać m.in. z pylenia, rozkurzu podczas przesypywania, drobnych rozsypań czy trudności w precyzyjnym odmierzaniu i ważeniu. Są to zjawiska typowe i powszechnie akceptowane w praktyce gospodarczej, a ich występowanie jest normalnym, choć niepożądanym, skutkiem prawidłowo prowadzonej działalności produkcyjnej i magazynowej.

Wszystkie powyższe działania potwierdzają, że Spółka dokłada należytej staranności w zabezpieczeniu majątku obrotowego, a ewentualne niedobory mają charakter losowy i niezawiniony, wynikający z obiektywnych uwarunkowań technologicznych i organizacyjnych branży. Tym samym, w ocenie Wnioskodawcy, spełniony jest warunek niezawinionego poniesienia opisywanych strat inwentaryzacyjnych.

Właściwe udokumentowanie i wyjaśnienie przyczyn

Konieczne jest rzetelne udokumentowanie faktu niedoboru oraz ustalenie jego okoliczności i przyczyn. Ustawa o CIT nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT), co oznacza m.in. konieczność przeprowadzania inwentaryzacji i rozliczania jej wyników.

W praktyce, dokumentacja może obejmować nie tylko protokoły, ale również inne dowody, takie jak: raporty z systemu księgowego, korespondencję mailową, potwierdzenia przyjęcia dostaw, notatki służbowe czy zestawienia operacyjne. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 września 2022 r. o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.442.2022.1.AP wskazany został wymóg odpowiedniego udokumentowania powstałej straty, aby móc zaliczyć poniesioną przez podatnika stratę do kosztów uzyskania przychodów; natomiast katalog dokumentów na okoliczność powstałe straty nie jest katalogiem zamkniętym, a dokumentacja wewnętrzna nie została uznana za niewystarczającą. Ordynacja podatkowa (art. 180 § 1) dopuszcza wszelkie środki dowodowe, o ile pozwalają one jednoznacznie ustalić fakt, skalę i okoliczności powstania niedoboru. Takie podejście potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 lutego 2023 r. o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.809.2022.3.AW.

W swojej działalności Spółka wykorzystuje wszelkie dostępne środki dowodowe dopuszczone przez art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, w tym raporty z systemu księgowego, korespondencję mailową, potwierdzenia dostaw oraz zestawienia operacyjne – pozwala to na jak dokładniejsze ustalenie okoliczności i szerokie udokumentowanie okoliczności wystąpienia niedoborów.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy spełniony jest warunek właściwego udokumentowania poniesienia kosztu na gruncie przepisów o CIT.

Związek z działalnością gospodarczą

W orzecznictwie oraz wydawanych interpretacjach indywidualnych przyjmuje się, że strata inwentaryzacyjna musi być rzeczywistym ubytkiem związanym z prowadzoną działalnością, będącym niechcianym, lecz normalnie możliwym do wystąpienia efektem ubocznym tej działalności. Koszt podatkowy musi pozostawać w związku przyczynowym z osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT) – w przypadku niedoborów oznacza to, że powstają one w toku zwykłych procesów biznesowych (np. magazynowania, transportu, produkcji) i są wpisane w ryzyko prowadzenia działalności. Jeśli niedobór wynika z działań niezgodnych z celem uzyskania przychodu (np. rozmyślne marnotrawstwo), nie spełni tej przesłanki. Powyższe potwierdza zarówno praktyka gospodarcza, jak i orzecznictwo sądów administracyjnych, np. Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 grudnia 2022 r. 0111-KDIB1-2.4010.717.2022.2.DP: „Dla celów podatkowych przyjmuje się, że tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Należy też podkreślić, że jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu.”

Na gruncie analizowanego stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) straty dotyczące surowców sypkich, wykorzystywanych w podstawowej działalności gospodarczej Spółki, są rzeczywistym ubytkiem związanym z prowadzoną działalnością, będącym niechcianym, lecz normalnie możliwym do wystąpienia efektem ubocznym tej działalności. Koszt podatkowy pozostaje w związku przyczynowym z osiąganiem przychodów lub zabezpieczeniem źródła przychodów, tj. powstają one w toku zwykłych procesów biznesowych (np. magazynowania, transportu, produkcji) i są wpisane w ryzyko prowadzenia działalności. Niedobory te nie wynikają z działań niezgodnych z celem uzyskania przychodu, lecz są naturalnym skutkiem procesów technologicznych i logistycznych.

Tym samym, w ocenie Wnioskodawcy spełniony jest warunek związku poniesionych strat inwentaryzacyjnych z działalnością gospodarczą Spółki.

Dochowanie należytej staranności i działania zabezpieczające

W ramach dochowania należytej staranności należy wykazać, że podatnik wdrożył odpowiednie procedury i zabezpieczenia chroniące majątek obrotowy, a mimo to doszło do straty oraz jakie działania prewencyjne obowiązywały (np. nadzór magazynowy, monitoring, system kontroli wydań, zabezpieczenia antykradzieżowe) oraz że niedobór miał charakter nieunikniony w danych okolicznościach. Takie podejście potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 grudnia 2022 r. o sygn. 0111-KDIB1-2.4010.717.2022.2.DP.

W przypadku Spółki wdrożono szereg rozwiązań organizacyjnych i technicznych mających na celu minimalizację ryzyka powstawania niedoborów, w tym: procedury inwentaryzacyjne, kontrolowany dostęp do magazynów, ochronę fizyczną i monitoring wizyjny, regularne kontrole stanów magazynowych, audyty z udziałem podmiotów zewnętrznych. Dlatego też, w ocenie Wnioskodawcy, Spółka dochowuje należytej staranności i podejmuje wystarczające działania zabezpieczające powstaniu niedoborów, spełniając ww. warunek.

Tym samym, w ocenie Wnioskodawcy należy uznać, że w powyższym stanie faktycznym występujące lub mogące wystąpić w przyszłości niedobory inwentaryzacyjne opisane w analizowanym stanie faktycznym oraz zdarzeniu przyszłym, mogą zostać przez Spółkę zaliczone do kosztów uzyskania przychodu na gruncie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W świetle powyższego Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowisk zaprezentowanych w niniejszym wniosku.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

O możliwości zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych decydują przepisy art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy:

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem, to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów,
• został właściwie udokumentowany.

Zauważyć należy, że zdefiniowanie celu osiągnięcia przychodu nie może być traktowane jedynie w kategoriach formalnych, ponieważ ww. ustawa w przywołanym art. 15 ust. 1 ustawy o CIT nie wymaga wykazania, że konkretny przychód jest skutkiem poniesienia określonego kosztu. Jako koszty uzyskania przychodów mogą być rozpatrywane zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami. Te pierwsze dają się powiązać z konkretnie określonym przychodem, jaki osiągnął podatnik, natomiast te drugie wiążą się z całokształtem działalności prowadzonej przez podatnika i ogólnie określonymi przychodami osiąganymi z tytułu prowadzenia tej działalności.

Wśród kosztów wymienionych w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty podatkowe, nie wyszczególniono niedoborów inwentaryzacyjnych. Niemniej każdy przypadek oraz każde tego rodzaju zdarzenie należy rozpatrywać i oceniać indywidualnie, jako konkretny przypadek z uwzględnieniem okoliczności faktycznych badanej sprawy. Dlatego też zaliczenie niedoborów inwentaryzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów powinno być każdorazowo oceniane w aspekcie:

1.całokształtu prowadzonej przez podatnika działalności,

2.okoliczności, które spowodowały powstanie tych nadwyżek lub niedoboru,

3.ich udokumentowania,

4.podjętych przez podatnika działań zabezpieczających.

Jednocześnie wśród wymienionych w tzw. „negatywnym katalogu” kosztów ujętym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Jedynie w art. 16 ust. 1 pkt 47 ustawodawca zastrzegł, że:

Brak wyłączenia strat w środkach obrotowych z kosztów podatkowych oznacza, że – co do zasady – straty te, jako związane z prowadzoną działalnością, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Podkreślenia wymaga przy tym fakt, że strata powinna być zdarzeniem losowym, niezależnym od woli podatnika powstałym zarówno w wyniku działań sił przyrody, jak i działań innego człowieka, powodującym ubytek i szkodę pod warunkiem, że podatnik nie przyczynia się w jakiś sposób do powstania tej szkody lub nie ułatwia jej powstania. Jakiekolwiek zawinienie ze strony podatnika poprzez niezachowanie staranności wymaganej w danych warunkach, niedopełnienie obowiązków ciążących na podatniku w celu uniknięcia szkody, uniemożliwia przyjęcie, że powstała szkoda stanowi stratę o charakterze losowym.

Dla celów podatkowych przyjmuje się, że tylko stratę powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot można uznać za zdarzenie, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów.

Należy też podkreślić, że jedynie straty w środkach obrotowych powstałe w trakcie normalnego, racjonalnego działania podatnika, ze szczególnym uwzględnieniem dochowania należytej staranności w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Każdy przypadek straty w środkach obrotowych, należy rozpatrywać indywidualnie, z uwzględnieniem okoliczności faktycznych towarzyszących sprawie i oceniać pod kątem całokształtu prowadzonej działalności.

Kosztem uzyskania przychodów mogą być tylko niedobory inwentaryzacyjne, w tej części, w jakiej zostały uznane za niezawinione i są normalnym, chociaż niezamierzonym następstwem działania w prowadzonej działalności gospodarczej, a ich wystąpienie, pomimo dołożenia należytej staranności, było nieuniknione. Podkreślić należy, że okoliczności powstania oraz przyczyny muszą zostać wyczerpująco udokumentowane. Natomiast, nie jest możliwe uznanie niedoborów za koszty uzyskania przychodów, jeżeli istniały przesłanki świadczące o braku odpowiednich zabezpieczeń. Nie stanowią bowiem kosztu uzyskania przychodów niedobory inwentaryzacyjne będące wynikiem braku staranności bądź nieracjonalnego działania podatnika, nawet jeśli mieszczą się w normach ustalonych przez daną jednostkę gospodarczą.

Jednoznaczne przesądzenie o charakterze tych kosztów wymagałoby jednak przeprowadzenia postępowania dowodowego. Organ nie jest jednakże uprawniony do dokonania takich ustaleń w ramach postępowania w przedmiocie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Organ interpretacyjny jest bowiem związany z przedstawionym przez Państwa opisem stanu faktycznego i nie przeprowadza postępowania dowodowego.

Możliwość uznania strat w środkach obrotowych za koszty uzyskania przychodów wymaga także odpowiedniego ich udokumentowania w sposób nie budzący wątpliwości. W ustawie o CIT brak jest postanowień odnoszących się szczegółowo do sposobu dokumentowania zdarzeń, w wyniku których powstały straty w środkach obrotowych.

Należy jednak zwrócić uwagę na przepis art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym:

Przepis ten nawiązuje w swej treści do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Wprawdzie przepisy ustawy o rachunkowości nie wymieniają wprost dokumentacji niezbędnej do udokumentowania strat powstałych w środkach obrotowych (towarach handlowych), ale stanowią w art. 27, że:

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy w opisanym stanie faktycznym Spółka jest uprawniona do zaliczenia stwierdzonych niedoborów magazynowych do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu. art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Odnosząc się do przedstawionych wątpliwości, zauważyć należy, że jak wskazują Państwo we wniosku, Spółka prowadzi działalność w zakresie produkcji i dystrybucji (…). Spółka składuje produkty, towary, surowce i opakowania w dwóch magazynach: (…) (magazyn główny przy siedzibie Spółki) oraz (…) (wynajmowany magazyn (…)). Procesy logistyczne i produkcyjne obejmują przyjęcia dostaw, wydania materiałów do produkcji, kontrolę stanów magazynowych oraz rozliczenia inwentaryzacyjne. Teren obu zakładów objęty jest ochroną fizyczną i monitoringiem wizyjnym, a dostęp do magazynów jest kontrolowany i ograniczony wyłącznie do konkretnych uprawnionych osób. Ewidencja magazynowa prowadzona jest w systemie księgowym. Spółka prowadzi gospodarkę magazynową zgodnie z wewnętrznymi procedurami oraz instrukcjami inwentaryzacyjnymi. Procesy magazynowe i produkcyjne związane z przyjęciem, wydaniem i kontrolą stanów są dokumentowane w systemie oraz w formie korespondencji mailowej i potwierdzeń dostaw. Spółka stosuje procedury inwentaryzacyjne zgodne z ustawą o rachunkowości, określone w wewnętrznych instrukcjach.

Mechanizm powstawania niedoborów inwentaryzacyjnych polega na porównaniu stanu rzeczywistego składników majątku, ustalonego w drodze fizycznego spisu z natury, ze stanem wynikającym z ewidencji prowadzonej w systemie księgowym. W trakcie inwentaryzacji dokonywane jest faktyczne przeliczenie, zważenie lub zmierzenie zapasów znajdujących się w magazynach, a następnie zestawienie tych danych z zapisami systemowymi; różnice pojawiają się, gdy stan fizyczny nie odpowiada stanowi ewidencyjnemu. Przyczyny powstawania ww. rozbieżności obejmują:

• rozkurz surowców wsypywanych do lejów,

• błędy w rejestracji materiałów (omyłki we wprowadzaniu danych do systemu księgowego), oraz
• niezawinione ubytki, np. rozsypania w trakcie procesu produkcyjnego.

Jak Państwo wskazali Spółka, dochowując należytej staranności, wdrożyła rozwiązania minimalizujące ryzyko niedoborów, w tym regularne kontrole stanów magazynowych oraz audyty z udziałem podmiotów zewnętrznych. Spółka na bieżąco przeprowadza inwentaryzacje materiałów i surowców na podstawie szczegółowych instrukcji wewnętrznych. W przypadku ujawnienia rozbieżności między stanem magazynowym w systemie księgowym, a stanem rzeczywistym (magazynowym), osoby odpowiedzialne za proces produkcyjny przekazują odpowiednią dokumentację inwentaryzacyjną do działu finansowego i działu logistyki w celu aktualizacji stanów w systemach księgowych. Dodatkowo, na koniec roku finansowego salda są weryfikowane i uzgadniane. Protokół sporządzany w przypadku stwierdzenia straty podczas inwentaryzacji ma na celu formalne udokumentowanie wyników spisu z natury oraz rozbieżności pomiędzy stanem rzeczywistym a ewidencją księgową. Dokument zawiera dane identyfikujące jednostkę oraz okres i zakres przeprowadzonej inwentaryzacji, obejmujący zazwyczaj określone grupy składników majątku (np. surowce, towary czy produkty gotowe). W protokole ujmuje się ustalenia komisji inwentaryzacyjnej dotyczące stwierdzonych niedoborów, wskazuje się ich charakter (np. niezawiniony) oraz opisuje możliwe przyczyny powstania różnic, takie jak błędy w obrocie magazynowym czy rozbieżności między rzeczywistym zużyciem a danymi systemowymi. Dokument określa również sposób rozliczenia strat zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce oraz jest podpisywany przez osobę odpowiedzialną za sporządzenie protokołu i kierownika jednostki. Pomimo zachowania standardów organizacyjnych i kontrolnych, występowanie określonych, niezawinionych różnic w stanach magazynowych jest typowe i naturalne dla działalności opartej na procesach produkcyjnych oraz intensywnym obrocie materiałowym, co znajduje potwierdzenie również w samym przebiegu i wynikach spisów z natury.

Spółka dokłada należytej staranności w zabezpieczeniu majątku obrotowego, a ewentualne niedobory mają charakter losowy i niezawiniony, wynikający z obiektywnych uwarunkowań technologicznych i organizacyjnych branży. Tym samym, w ocenie Wnioskodawcy, spełniony jest warunek niezawinionego poniesienia opisywanych strat inwentaryzacyjnych.

Biorąc pod uwagę powyższe, stwierdzić należy, że ujawnione w wyniku inwentaryzacji niedobory magazynowe Spółka może zaliczyć, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, do kosztów uzyskania przychodów, ale jedynie w tej wysokości, w jakiej niedobory (straty) uznane zostały za niezawinione i są normalnym, choć niezamierzonym następstwem prowadzonej działalności, a ich wystąpienie pomimo dołożenia należytej staranności było nieuniknione.

Zatem, Państwa stanowisko wskazujące, że ujawnione w toku inwentaryzacji niedobory mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych, o ile mają charakter niezawiniony oraz są właściwie udokumentowane – jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
• zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym i zdarzeniem przyszłym podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Końcowo odnosząc się do powołanych przez Państwo interpretacji indywidualnych, wskazać należy, że dotyczą one konkretnych, indywidualnych spraw podatnika. Zostały wydane określonym stanie faktycznym lub zdarzeniu przyszłym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi(t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.