Interpretacja indywidualna z dnia 22 kwietnia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP4-2.4012.227.2026.2.AA

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wnioskuowydanieinterpretacjiindywidualnej

18 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 4 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 17 kwietnia 2026 r. (wpływ 20 kwietnia 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanufaktycznegoorazzdarzeniaprzyszłego

Wnioskodawca jest spółką kapitałową posiadającą siedzibę oraz zarząd na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych oraz jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług telekomunikacyjnych oraz innych usług o charakterze nietelekomunikacyjnym. Niniejszy wniosek dotyczy wyłącznie faktur korygujących in minus nietelekomunikacyjnych, wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej posiadających miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Faktury nietelekomunikacyjne oznaczają w tym wypadku faktury wystawiane z tytułu realizacji przez Wnioskodawcę usług innych aniżeli usługi telekomunikacyjne, które przy zmniejszeniu podstawy opodatkowania są wyłączone z obowiązku pozyskania potwierdzenia odbioru (art. 29a ust. 15 pkt 3 Ustawy o podatku od towarów i usług).

Wniosek nie obejmuje faktur korygujących wystawianych na rzecz podatników prowadzących działalność gospodarczą ani na rzecz podmiotów zagranicznych.

Sprzedaż na rzecz konsumentów, co do zasady dokumentowana jest fakturami wystawianymi w systemie finansowo księgowym klasy ERP zintegrowanym z systemami bilingowymi obsługującymi masową sprzedaż usług. System ten generuje faktury pierwotne oraz faktury korygujące i rejestruje datę ich wystawienia oraz datę ich udostępnienia klientowi. Incydentalnie, gdy nastąpi wystawienie faktury poza systemem FK, następuje jej doręczenie mailem lub pocztą.

Od 1 lutego 2026 roku Spółka wystawia i będzie wystawiała faktury ustrukturyzowane zgodnie z przepisami dotyczącymi Krajowego Systemu e-Faktur, w zakresie w jakim jest do tego zobowiązana przepisami ustawy o podatku od towarów i usług.

Faktury korygujące in minus wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie są i nie będą przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur w sytuacjach, w których przepisy nie nakładają takiego obowiązku. Faktury te są i będą udostępniane nabywcom poza Krajowym Systemem e-Faktur.

W toku działalności występują zdarzenia skutkujące obniżeniem podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego w szczególności:

• w przypadku udzielania rabatów po sprzedaży;
• uznania reklamacji, zwrotu części należności;
• rozwiązania umowy przed końcem terminu obowiązywania lub
• stwierdzenia błędów w kwotach wykazanych na fakturze pierwotnej.

W takich przypadkach Spółka wystawia faktury korygujące in minus do faktur pierwotnych. Wystawienie faktury korygującej poprzedzone jest zaistnieniem przyczyny obniżenia wynagrodzenia, wynikającej z relacji umownej z klientem. W relacjach z konsumentami Spółka stosuje model elektronicznej komunikacji dokumentów. Zawarcie umowy o świadczenie usług wiąże się z akceptacją regulaminu przewidującego udostępnianie faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej za pośrednictwem indywidualnego konta klienta w systemie teleinformatycznym Spółki. Każdemu klientowi przypisane jest indywidualne konto zabezpieczone procesem autoryzacji. Dostęp do konta następuje po zalogowaniu przy użyciu indywidualnego identyfikatora oraz hasła ustanowionego przez klienta. W ramach konta klient ma możliwość przeglądania oraz pobierania wystawionych na jego rzecz faktur w tym faktur korygujących in minus. Umieszczenie faktury korygującej na indywidualnym koncie klienta jest rejestrowane w systemach informatycznych Spółki wraz z oznaczeniem daty jej udostępnienia.

Dodatkowo Spółka informuje klienta o wystawieniu faktury korygującej poprzez wiadomość e-mail kierowaną na adres wskazany przez klienta w umowie lub w toku rejestracji usług. System informatyczny Spółki umożliwia generowanie raportów potwierdzających wysłanie wiadomości na określony adres poczty elektronicznej. Spółka nie uzyskuje w każdym przypadku potwierdzenia odczytu wiadomości przez klienta. W przypadkach, w których faktura korygująca in minus wystawiona na rzecz konsumenta nie ma postaci faktury ustrukturyzowanej i jest udostępniana poza Krajowym Systemem e-Faktur, Spółka gromadzi dokumentację potwierdzającą podjęcie próby doręczenia faktury korygującej. Dokumentacja ta obejmuje w szczególności:

• dane systemowe potwierdzające umieszczenie faktury korygującej na indywidualnym koncie klienta wraz z datą jej udostępnienia oraz
• elektroniczne raporty wysyłki wiadomości e-mail informującej o wystawieniu i udostępnieniu dokumentu.

Spółka zamierza ujmować faktury korygujące in minus w ewidencji VAT zgodnie z zasadami wynikającymi z art. 29a Ustawy o podatku od towarów i usług w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku w zależności od spełnienia przesłanek określonych w tych przepisach.

Uzupełnienie idoprecyzowanieopisustanufaktycznegoorazzdarzeniaprzyszłego

Na pytanie: Jakie warunki w zakresie doręczania oraz potwierdzania odbioru faktur/faktur korygujących wystawionych na rzecz klientów wynikają z zapisów regulaminu?

Odpowiedzieli Państwo:

Zgodnie z § 22 Regulaminu świadczenia usług komunikacji elektronicznej przez A. S.A. dla Abonentów (dalej: Regulamin), A. S.A. udostępnia faktury elektroniczne (eRachunki) Abonentom za pośrednictwem serwisu samoobsługi (...) przez okres nie krótszy niż 12 miesięcy od daty wystawienia i nie dłuższy niż do dnia zamknięcia konta w serwisie (...) (§ 22 ust. 1 Regulaminu).

Za dzień doręczenia eRachunku Abonentowi uważa się dzień jego udostępnienia przez Operatora w serwisie (...) (§ 22 ust. 2 Regulaminu). Operator ma ponadto prawo wysłania na wskazany przez Abonenta adres poczty elektronicznej informacji o wystawieniu faktury elektronicznej. W przypadku wystawiania rachunku za pośrednictwem KSeF data doręczenia faktury wynika z obowiązujących przepisów prawa.

eRachunek może być wysłany dodatkowo na wskazany (i zweryfikowany) adres poczty elektronicznej Abonenta (§ 22 ust. 3 Regulaminu).

Abonent ma prawo cofnięcia zgody na udostępnianie eRachunku w każdym czasie bez podawania przyczyny, w szczególności za pośrednictwem serwisu (...) (§ 22 ust. 4 Regulaminu). W przypadku wycofania zgody Operator zaprzestaje wystawiania i udostępniania eRachunku w formie elektronicznej nie później niż po upływie 30 dni od daty wpływu cofnięcia zgody (§ 22 ust. 5 Regulaminu). W uzasadnionych przypadkach Operator ma prawo wystawiania Rachunku w formie papierowej (§ 22 ust. 7 Regulaminu).

Na pytanie: Czy z treści regulaminu wynika jednoznacznie, że udostępnienie faktury korygującej w systemie teleinformatycznym jest równoważne z jej otrzymaniem przez klienta?

Odpowiedzieli Państwo:

Tak. Z treści Regulaminu wynika jednoznacznie, że udostępnienie faktury (eRachunku) w systemie teleinformatycznym jest równoważne z jej doręczeniem (otrzymaniem) przez Abonenta. Potwierdza to wprost § 22 ust. 2 Regulaminu, który stanowi, że za dzień doręczenia Abonentowi eRachunku uważa się dzień jego udostępnienia przez Operatora w serwisie (...). Przepis ten ustanawia wyraźne zrównanie momentu udostępnienia dokumentu w systemie z momentem jego skutecznego doręczenia, bez konieczności dodatkowego potwierdzenia ze strony Abonenta.

Regulamin posługuje się tym samym mechanizmem doręczenia zarówno do faktur, jak i do faktur korygujących - brak jest w Regulaminie odrębnych zasad dla faktur korygujących, co oznacza, że zasada z § 22 ust. 2 stosuje się do nich w pełnym zakresie.

Abonent zawierając Umowę akceptuje Regulamin. Warunki doręczania faktur opisane w § 22 Regulaminu stanowią integralną część stosunku umownego między Operatorem a Abonentem, zatem Abonent jest świadomy, że moment udostępnienia dokumentu w serwisie (...) jest traktowany jako moment jego doręczenia.

Na pytanie: Z czego wynika, że nie uzyskują Państwo w każdym przypadku potwierdzenia odczytu wiadomości przez klienta? Czy Państwa system teleinformatyczny do elektronicznej komunikacji umożliwia otrzymywanie potwierdzenie odczytu? Jeśli tak, to na jakiej podstawie uznają Państwo dokument za doręczony, w przypadku braku otrzymania takiego potwierdzenia?

Odpowiedzieli Państwo:

Brak potwierdzenia odczytu wiadomości przez Abonenta w każdym przypadku wynika z przyjętego przez Regulamin modelu doręczenia opartego na udostępnieniu dokumentu w serwisie (...), a nie na faktycznym zalogowaniu się Abonenta do serwisu lub potwierdzeniu przez niego odczytu.

Serwis (...) stanowi platformę samoobsługową, do której Abonent ma dostęp w dowolnym czasie. System teleinformatyczny Operatora rejestruje moment udostępnienia dokumentu w serwisie, jednak potwierdzenie odczytu uzależnione jest od aktywności Abonenta. Nie w każdym przypadku Operator uzyskuje takie potwierdzenie aktywności Abonenta, gdyż:

1.Abonent może zalogować się do serwisu w dowolnym momencie po udostępnieniu dokumentu - system nie wymaga od Abonenta natychmiastowego zapoznania się z dokumentem;

2.Regulamin nie nakłada na Abonenta obowiązku potwierdzenia zapoznania się z treścią eRachunku - Abonent zobowiązany jest jedynie do zapłaty należności w terminie 14 dni od daty wystawienia Rachunku (§ 21 ust. 3);

3.wysyłka informacyjnego e-maila o wystawieniu eRachunku (§ 22 ust. 2 i 3 Regulaminu) służy jedynie powiadomieniu Abonenta o dostępności dokumentu w serwisie - nie jest odrębnym kanałem doręczenia wymagającym potwierdzenia odczytu.

Na podstawie § 22 ust. 2 Regulaminu, dokument uznaje się za doręczony z chwilą jego udostępnienia w serwisie (...), niezależnie od tego, czy i kiedy Abonent faktycznie się z nim zapoznał. Podstawą prawną takiego rozwiązania jest autonomia stron umowy w zakresie ustalenia warunków doręczania dokumentów - Abonent akceptując Regulamin wyraża zgodę na opisany tryb doręczania eRachunków.

Na pytanie: Czy system informatyczny pozwala weryfikować dane identyfikujące czas pobrania dokumentów przez klienta?

Odpowiedzieli Państwo:

System teleinformatyczny Operatora (...) rejestruje datę i czas udostępnienia (wystawienia) eRachunku w serwisie - ta data jest równoznaczna z datą doręczenia w rozumieniu § 22 ust. 2 Regulaminu i jest weryfikowalna po stronie Operatora.

W zakresie pobrania dokumentu przez klienta - system może rejestrować zdarzenia logowania Abonenta do serwisu oraz aktywność w serwisie (w tym otwarcie lub pobranie dokumentu), jednak Regulamin nie uzależnia skuteczności doręczenia od zarejestrowania takiego zdarzenia. Skuteczność doręczenia następuje z chwilą udostępnienia dokumentu w systemie, niezależnie od aktywności Abonenta.

Mając powyższe na uwadze, Wnioskodawca wskazuje, że przyjęty w Regulaminie mechanizm doręczania faktur (w tym faktur korygujących) jest oparty na modelu udostępnienia dokumentu w serwisie (...), który zrównuje udostępnienie z doręczeniem (§ 22 ust. 2 Regulaminu). Model ten jest wiążący dla Abonentów jako integralna część stosunku umownego.

Pytanie

Czy w sytuacji gdy Spółka wystawia na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej faktury korygujące in minus nietelekomunikacyjne, inne niż faktury ustrukturyzowane i udostępnia je poza Krajowym Systemem e-Faktur, wyłącznie poprzez umieszczenie ich na indywidualnym koncie klienta, zgodnie z postanowieniami umownymi oraz rejestruje datę ich udostępnienia w systemie informatycznym - to czy samo udostępnienie faktury w tym trybie stanowi udokumentowaną próbę doręczenia w rozumieniu art. 29a ust. 15 pkt 6 ustawy o podatku od towarów i usług umożliwiającą obniżenie podstawy opodatkowania bez uzyskania potwierdzenia odbioru przez nabywcę?

Państwa stanowiskowsprawie

W ocenie Wnioskodawcy w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Spółka jest uprawniona do obniżenia podstawy opodatkowania oraz podatku należnego na podstawie art. 29a ust. 13a w zw. z art. 29a ust. 15 pkt 6 oraz ust. 15b ustawy o podatku od towarów i usług w odniesieniu do faktur korygujących in minus nietelekomunikacyjnych, innych niż ustrukturyzowane udostępnianych nabywcom indywidualnym poza Krajowym Systemem e-Faktur bez konieczności posiadania formalnego potwierdzenia odbioru przez nabywcę.

Na podstawie art. 29a ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług, podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Podatnik może w myśl art. 29a ust. 10 Ustawy o podatku od towarów i usług obniżyć podstawę opodatkowania o:

1)kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

2)wartość zwróconych towarów i opakowań;

3)zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło.

Zgodnie z brzmieniem art. 29a ust. 13a Ustawy o podatku od towarów i usług, w przypadku faktur innych niż ustrukturyzowane obniżenie podstawy opodatkowania następuje w okresie otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej.

Z mocy przepisów, a dokładnie art. 29a ust. 15 ustawy wynika, że warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, o którym mowa w ust. 13a, nie stosuje się w przypadku:

• pkt 3) sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy;
• pkt 6) gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej.

Regulacja wyżej cytowanego art. 29a ust. 15 pkt 6 ustawy nie zawiera wymogu określonej formy potwierdzenia ani szczególnego sposobu dokumentowania próby doręczenia. Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna sygn. 0114-KDIP1-3.4012.352.2024.1.LM z 5 sierpnia 2024 r. z której wynika, że ustawodawca nie sprecyzował w jakiej formie nabywca ma dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej, a żaden przepis nie określa szczególnej formy takiego potwierdzenia. Istotne jest, aby sprzedawca posiadał informację z której jednoznacznie wynika, że nabywca otrzymał fakturę korygującą albo aby wykazał dochowanie należytej staranności oraz posiadanie dokumentacji potwierdzającej próbę doręczenia.

W analizowanym modelu podkreślenia wymaga, że Spółka posiada dane systemowe potwierdzające umieszczenie faktury korygującej na indywidualnym koncie klienta wraz z datą jej udostępnienia oraz raporty wysyłki wiadomości e-mail. Dokumentacja ta spełnia językowo rozumiany wymóg udokumentowanej próby doręczenia. Dodatkowo należy zwrócić uwagę na istotną kwestię, a mianowicie udostępnianie faktur poprzez indywidualne konto klienta wynika z zaakceptowanego regulaminu co pozwala uznać, że forma elektroniczna jest skuteczna i zgodna z systemem prawnym.

Ponadto interpretacja 0114-KDIP4-1.4012.508.2024.2.RMA z 19 grudnia 2024 r. potwierdza, że prawo do obniżenia podstawy opodatkowania przysługuje przy łącznym spełnieniu warunków uzgodnienia korekty spełnienia jej warunków oraz posiadania dokumentacji potwierdzającej te okoliczności. W sytuacji gdy korekta wynika z uprzednich uzgodnień z klientem, a Spółka posiada dokumentację systemową oraz umowną potwierdzającą realizację tych uzgodnień, przesłanki systemowe są spełnione.

Z kolei interpretacja 0111-KDIB3-1.4012.650.2022.2.KO z 16 marca 2023 r. wskazuje, że wiedza nabywcy o korekcie może być wykazana poprzez dokumentację dostępną na platformie elektronicznej przez którą strony się porozumiewają albo poprzez raporty systemowe czy korespondencję mailową. Udostępnienie faktury korygującej na indywidualnym koncie klienta stanowiącym stały kanał komunikacji mieści się w tej konstrukcji.

Dodatkowo interpretacja 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.1.JM z 11 lutego 2026 r. potwierdza, że w przypadku faktur innych niż ustrukturyzowane zasadą jest potwierdzenie odbioru jednak ustawodawca wprost przewidział wyjątek w art. 29a ust. 15 pkt 6. Oznacza to, że systemowo ustawodawca dopuścił elastyczne rozwiązanie w sytuacjach, gdy formalne potwierdzenie nie zostało uzyskane mimo dochowania należytej staranności.

Celem regulacji art. 29a Ustawy o podatku od towarów i usług VAT jest zapewnienie aby podatek należny odpowiadał rzeczywistemu wynagrodzeniu po dokonaniu korekty oraz aby nabywca był świadomy zmiany warunków rozliczenia. Odczytując intencje ustawodawcy, przepis nie zmierza do wprowadzenia nadmiernego formalizmu lecz do zagwarantowania, że korekta jest rzeczywista i uzgodniona.

Model przyjęty przez Spółkę zapewnia realną możliwość zapoznania się z fakturą korygującą poprzez stały kanał komunikacji elektronicznej oraz dodatkowe powiadomienie mailowe. System rejestruje datę udostępnienia dokumentu co pozwala w sposób obiektywny wykazać moment podjęcia próby doręczenia. Taki model jest zgodny z funkcją przepisu oraz z aktualnymi standardami obrotu elektronicznego.

Zasada pewności prawa wymaga, aby podatnik mógł w oparciu o jasne kryteria ustawowe ustalić moment i warunki dokonania korekty. Literalne brzmienie wyżej cytowanego art. 29a ust. 15 pkt 6 nie wprowadza wymogu formalnego potwierdzenia odbioru lecz wymaga udokumentowanej próby doręczenia oraz wykazania wiedzy nabywcy.

Zasada zaufania do organów podatkowych uzasadnia stosowanie wykładni uwzględniającej utrwaloną linię interpretacyjną Dyrektora KIS, która dopuszcza wykorzystywanie dokumentacji elektronicznej raportów systemowych oraz komunikacji mailowej jako dowodu spełnienia przesłanek ustawowych.

W świetle wykładni językowej systemowej i funkcjonalnej oraz przy uwzględnieniu utrwalonych interpretacji indywidualnych uznać należy, że w przedstawionym modelu Spółka spełnia przesłanki określone w art. 29a ust. 15 pkt 6 ustawy o VAT.

Reasumując, posiadanie dokumentacji obejmującej rejestr udostępnienia faktur korygujących in minus - w tym nietelekomunikacyjnych - na indywidualnym koncie klienta, raport wysyłki wiadomości e-mail oraz dokumenty potwierdzające uzgodnienie warunków korekty, uprawnia Spółkę do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego mimo braku formalnego potwierdzenia odczytu wiadomości przez nabywcę przy zachowaniu momentu rozliczenia określonego w art. 29a ust. 15b ustawy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacjiindywidualnej

Jak stanowi art. 29a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Podstawą opodatkowania, z zastrzeżeniem ust. 2, 3 i 5, art. 30a-30c, art. 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5, jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.

Stosownie natomiast do art. 29a ust. 7 ustawy:

Podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:

1)stanowiących obniżkę cen w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;

2)udzielonych nabywcy lub usługobiorcy opustów i obniżek cen, uwzględnionych w momencie sprzedaży;

3)otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji na potrzeby podatku.

Zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy:

Podstawę opodatkowania obniża się o:

1)kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

2)wartość zwróconych towarów i opakowań;

3)zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;

4)wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

Na mocy art. 29a ust. 13 ustawy:

W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej, z zastrzeżeniem ust. 13a-13c.

Zgodnie z art. 29a ust. 13a ustawy:

W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, z zastrzeżeniem ust. 13b i 13c.

Według art. 29a ust. 14 ustawy:

Przepisy ust. 13-13c stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Z treści art. 29a ust. 15 ustawy wynika, że:

Warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, o którym mowa w ust. 13a, nie stosuje się w przypadku:

1)eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

2)dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;

3)sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy;

4)(uchylony)

5)(uchylony)

6)gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w sytuacji gdy wystawiają Państwo na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej faktury korygujące in minus nietelekomunikacyjne, inne niż faktury ustrukturyzowane i udostępniają je poza Krajowym Systemem e-Faktur, wyłącznie poprzez umieszczenie ich na indywidualnym koncie klienta, zgodnie z postanowieniami umownymi oraz rejestrują datę ich udostępnienia w systemie informatycznym - to czy samo udostępnienie faktury w tym trybie stanowi udokumentowaną próbę doręczenia w rozumieniu art. 29a ust. 15 pkt 6 ustawy o podatku od towarów i usług, umożliwiającą obniżenie podstawy opodatkowania bez uzyskania potwierdzenia odbioru przez nabywcę.

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego dotyczy faktur korygujących udostępnianych nabywcom poza Krajowym Systemem e-Faktur w sytuacjach, w których przepisy nie nakładają na Państwa takiego obowiązku. Zatem zastosowanie znajdą tu przepisy art. 29a ust. 13a ustawy.

W treści art. 29a ust. 13a ustawy o VAT została ustanowiona zasada, zgodnie z którą jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, korekty dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi.

Zatem jak wynika z literalnej wykładni cytowanego wyżej art. 29a ust. 13a ustawy, warunkiem obniżenia przez sprzedawcę kwoty podstawy opodatkowania oraz podatku należnego na podstawie wystawionej faktury korygującej jest posiadanie potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi (z wyjątkiem przypadków wymienionych w art. 29a ust. 15 ustawy).

Należy mieć na uwadze brzmienie art. 29a ust. 15 pkt 6 ustawy o VAT, zgodnie z którym warunku posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, o którym mowa w ust. 13a, nie stosuje się w przypadku, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze korygującej

W tym miejscu należy podkreślić, że potwierdzenie odbioru faktury korygującej pełni istotną rolę w systemie podatku od towarów i usług opartym na metodzie fakturowej, gdyż zapobiega nieuzasadnionym obniżkom podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku u dostawcy.

Oznacza to, że faktura korygująca musi dotrzeć do nabywcy, a nabywca musi potwierdzić ten fakt, by wystawca miał możliwość obniżenia podatku należnego w związku z wystawieniem tej faktury. Dopiero posiadanie takiego potwierdzenia uprawnia sprzedawcę do stosownego obniżenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego w rozliczeniu za dany okres rozliczeniowy, w którym otrzyma potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę.

Konieczność posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej potwierdził Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 26 stycznia 2012 r., w sprawie C-588/10 Kraft Foods Polska S.A. W wyroku tym TSUE wskazał, że:

(...) posiadanie przez dostawcę towarów lub usług potwierdzenia otrzymania korekty faktury doręczonego przez nabywcę towarów lub usług nadaje się do tego, by wykazać, że ów nabywca został poinformowany o fakcie, że powinien on obliczyć zakres swego ewentualnego prawa do odliczenia podatku VAT na podstawie wskazanej korekty faktury. (...) Ponadto, mając na uwadze, że posiadanie omawianego potwierdzenia odbioru umożliwia dostawcom towarów i usług obliczenie należnego podatku VAT na podstawie kwot wskazanych na korekcie faktury lub uzyskanie zwrotu całości nadwyżki podatku VAT uiszczonej na rzecz organów podatkowych, wymóg ów co do zasady nie podważa neutralności podatku VAT. (...) Jeżeli uzyskanie - w rozsądnym terminie - przez dostawcę towarów lub usług zwrotu nadwyżki podatku VAT uiszczonej na rzecz organów podatkowych na podstawie pierwotnej faktury jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione ze względu na warunek sporny w postępowaniu krajowym, to zasady neutralności podatku VAT i proporcjonalności wymagają, by dane państwo członkowskie umożliwiło podatnikowi wykazanie przed organami podatkowymi przy użyciu innych środków, po pierwsze, że dochował on należytej staranności w okolicznościach danej sprawy celem upewnienia się, że nabywca towarów lub usług jest w posiadaniu korekty faktury i że zapoznał się z nią oraz, po drugie, że dana transakcja została w rzeczywistości zrealizowana na warunkach określonych w owej korekcie faktury. W tym celu mogą posłużyć kopie korekty faktury i pisma z przypomnieniem skierowane do nabywcy towarów lub usług celem wysłania potwierdzenia; odbioru oraz, jak podniosła KFP na rozprawie - co nie zostało w tym aspekcie zakwestionowane - dowody zapłaty lub przedłożenie dokumentów księgowych umożliwiających określenie kwoty rzeczywiście zapłaconej na rzecz podatnika z tytułu danej transakcji przez nabywcę towarów lub usług.

Podsumowując powyższe rozważania TSUE stwierdził, że:

Wymóg polegający na uzależnieniu obniżenia podstawy opodatkowania wynikającej z pierwotnej faktury od posiadania i przez podatnika potwierdzenia otrzymania korekty faktury doręczonego przez nabywcę towarów i lub usług mieści się w pojęciu warunków, o których mowa w art. 90 ust. 1 dyrektywy VAT. Zasady neutralności podatku VAT oraz proporcjonalności co do zasady nie sprzeciwiają się takiemu wymogowi. Jednakże, jeżeli uzyskanie przez podatnika, będącego dostawcą towarów lub usług, tego rodzaju potwierdzenia jest w rozsądnym terminie niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, to nie można mu odmówić wykazania przed krajowymi organami podatkowymi przy użyciu innych środków, po pierwsze, że dochował on należytej staranności w okolicznościach danej sprawy celem upewnienia się, że nabywca towarów lub usług jest w posiadaniu korekty i faktury i że zapoznał się z nią oraz, po drugie, że dana transakcja została w rzeczywistości zrealizowana na warunkach określonych w owej korekcie faktury.

Z wniosków płynących z przytoczonego orzeczenia wyraźnie wynika, że podatnik powinien podejmować działania mające na celu uzyskanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Obniżenie podatku należnego bez posiadania stosownego potwierdzenia jest bowiem możliwe jedynie w przypadku, gdy uzyskanie takiego potwierdzenia w rozsądnym terminie jest niemożliwe lub nadmiernie utrudnione. W takiej sytuacji podatnik musi posiadać dokumentację potwierdzającą próbę doręczenia faktury korygującej oraz wykazać, że rzeczywiście doszło do obniżenia podstawy opodatkowania oraz że dochował należytej staranności celem upewnienia się, że nabywca jest w posiadaniu korekty faktury i że się z nią zapoznał.

Ustawodawca nie sprecyzował w jakiej formie nabywca ma dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Udokumentowanie faktu otrzymania przez nabywcę faktury korygującej może być dokonane w dowolnej formie, np. poprzez zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanej pocztą, w formie listu poleconego, przesyłki zawierającej fakturę korygującą, może to być odrębne pisemne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, również w formie elektronicznej lub przesłana zwrotnie kopia podpisanej faktury korygującej. Zatem, żaden przepis nie określa specjalnej formy, w jakiej potwierdzenie odbioru faktury korygującej byłoby wymagane. Istotne jest, aby sprzedawca towarów lub usług, dla celów rozliczenia podatku należnego od sprzedaży, posiadał informację, z której jednoznacznie by wynikało, że nabywca otrzymał fakturę korygującą sprzedaż.

Momentem otrzymania elektronicznej faktury korygującej przez nabywcę jest moment, gdy faktura ta staje się w jakikolwiek sposób dla niego dostępna, w rezultacie czego uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią. Zatem, uzyskanie przez nabywcę wiedzy na temat tej okoliczności (w jakiejkolwiek formie) należy uznać za posiadanie przez niego potwierdzenia, o którym mowa w art. 29a ust. 13a ustawy.

W opisie sprawy podali Państwo informacje, z których wynika, że:

• wniosek dotyczy wyłącznie faktur korygujących in minus nietelekomunikacyjnych, wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej posiadających miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• faktury korygujące in minus wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie są i nie będą przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur w sytuacjach, w których przepisy nie nakładają takiego obowiązku. Faktury te są i będą udostępniane nabywcom poza Krajowym Systemem e-Faktur;
• wystawiają Państwo faktury korygujące in minus do faktur pierwotnych w następujących przypadkach:

- w przypadku udzielania rabatów po sprzedaży;

- uznania reklamacji, zwrotu części należności;

- rozwiązania umowy przed końcem terminu obowiązywania lub

- stwierdzenia błędów w kwotach wykazanych na fakturze pierwotnej;

• w relacjach z konsumentami stosują Państwo model elektronicznej komunikacji dokumentów. Zawarcie umowy o świadczenie usług wiąże się z akceptacją Regulaminu przewidującego udostępnianie faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej za pośrednictwem indywidualnego konta klienta w Państwa systemie teleinformatycznym. Każdemu klientowi przypisane jest indywidualne konto zabezpieczone procesem autoryzacji. Dostęp do konta następuje po zalogowaniu przy użyciu indywidualnego identyfikatora oraz hasła ustanowionego przez klienta. W ramach konta klient ma możliwość przeglądania oraz pobierania wystawionych na jego rzecz faktur w tym faktur korygujących in minus;
• z treści Regulaminu wynika jednoznacznie, że udostępnienie faktury (eRachunku) w systemie teleinformatycznym jest równoważne z jej doręczeniem (otrzymaniem) przez Abonenta. Potwierdza to wprost § 22 ust. 2 Regulaminu, który stanowi, że za dzień doręczenia Abonentowi eRachunku uważa się dzień jego udostępnienia przez Operatora w serwisie (...). Przepis ten ustanawia wyraźne zrównanie momentu udostępnienia dokumentu w systemie z momentem jego skutecznego doręczenia, bez konieczności dodatkowego potwierdzenia ze strony Abonenta;
• system teleinformatyczny Operatora (...) rejestruje datę i czas udostępnienia (wystawienia) eRachunku w serwisie - ta data jest równoznaczna z datą doręczenia w rozumieniu § 22 ust. 2 Regulaminu i jest weryfikowalna po stronie Operatora;
• przyjęty w Regulaminie mechanizm doręczania faktur (w tym faktur korygujących) jest oparty na modelu udostępnienia dokumentu w serwisie (...), który zrównuje udostępnienie z doręczeniem (§ 22 ust. 2 Regulaminu). Model ten jest wiążący dla Abonentów jako integralna część stosunku umownego;
• Abonent zawierając Umowę akceptuje Regulamin. Warunki doręczania faktur opisane w § 22 Regulaminu stanowią integralną część stosunku umownego między Operatorem a Abonentem, zatem Abonent jest świadomy, że moment udostępnienia dokumentu w serwisie (...) jest traktowany jako moment jego doręczenia;
• umieszczenie faktury korygującej na indywidualnym koncie klienta jest rejestrowane w Państwa systemach informatycznych wraz z oznaczeniem daty jej udostępnienia;
• dodatkowo informują Państwo klienta o wystawieniu faktury korygującej poprzez wiadomość e-mail kierowaną na adres wskazany przez klienta w umowie lub w toku rejestracji usług;
• nie uzyskują Państwo w każdym przypadku potwierdzenia odczytu wiadomości przez klienta;
• w przypadkach, w których faktura korygująca in minus wystawiona na rzecz konsumenta nie ma postaci faktury ustrukturyzowanej i jest udostępniana poza Krajowym Systemem e-Faktur gromadzą Państwo dokumentację potwierdzającą podjęcie próby doręczenia faktury korygującej;
• dokumentacja ta obejmuje w szczególności :

- dane systemowe potwierdzające umieszczenie faktury korygującej na indywidualnym koncie klienta wraz z datą jej udostępnienia oraz

- elektroniczne raporty wysyłki wiadomości e-mail informującej o wystawieniu i udostępnieniu dokumentu.

W odniesieniu do opisanych faktur korygujących, należy zaznaczyć, że w opisie sprawy wskazali Państwo, że zawarcie umowy o świadczenie usług wiąże się z akceptacją regulaminu przewidującego udostępnianie faktur oraz faktur korygujących w formie elektronicznej za pośrednictwem indywidualnego konta klienta w Państwa systemie teleinformatycznym. Umieszczenie faktury korygującej na indywidualnym koncie klienta jest rejestrowane w Państwa systemach informatycznych wraz z oznaczeniem daty jej udostępnienia. Dodatkowo informują Państwo klienta o wystawieniu faktury korygującej poprzez wiadomość e-mail kierowaną na adres wskazany przez klienta w umowie lub w toku rejestracji usług.

Analiza okoliczności przedstawionych we wniosku oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa wskazuje, że momentem otrzymania elektronicznej faktury korygującej przez klienta jest moment, w którym faktura ta staje się w jakikolwiek sposób dla niego dostępna, w rezultacie czego, uzyskuje on możliwość zapoznania się z jej treścią. Jak wynika z opisu sprawy, faktury korygujące umieszczane są na indywidualnym koncie danego klienta, dodatkowo klient jednocześnie otrzymuje wiadomość e-mail informującą o wystawieniu i udostępnieniu dokumentu. Wskazali Państwo, że z treści Regulaminu wynika jednoznacznie, że udostępnienie faktury w systemie teleinformatycznym jest równoważne z jej doręczeniem (otrzymaniem) przez Abonenta. Potwierdza to wprost § 22 ust. 2 Regulaminu, który stanowi, że za dzień doręczenia Abonentowi eRachunku uważa się dzień jego udostępnienia przez Operatora w serwisie (...). Przepis ten ustanawia wyraźne zrównanie momentu udostępnienia dokumentu w systemie z momentem jego skutecznego doręczenia, bez konieczności dodatkowego potwierdzenia ze strony Abonenta. Przyjęty w Regulaminie mechanizm doręczania faktur (w tym faktur korygujących) jest wiążący dla Abonentów jako integralna część stosunku umownego. Zatem uzyskanie przez Państwa wiedzy (w jakiejkolwiek formie) o otrzymaniu przez klienta faktury korygującej uznać należy za posiadanie przez Państwa potwierdzenia, o którym mowa w art. 29a ust. 13a ustawy.

Mając zatem na uwadze opis sprawy oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że momentem doręczenia danemu klientowi faktury korygującej jest moment umieszczenia faktury korygującej w formie elektronicznej na indywidualnym koncie klienta w Państwa systemie teleinformatycznym, który jednocześnie otrzymuje informację o wystawieniu i udostępnieniu tego dokumentu. W związku z tym spełniony jest warunek posiadania przez Państwa potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez danego klienta.

W związku z powyższym, w opisanym przypadku, w zakresie faktur korygujących udostępnianych nabywcom poza Krajowym Systemem e-Faktur, mają Państwo prawo do pomniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego o wartość wykazaną na fakturze korygującej za okres rozliczeniowy, w którym umieszczają Państwo fakturę korygującą na indywidualnym koncie klienta, zgodnie z art. 29a ust. 13a ustawy.

Wobec uznania, że spełniają Państwo warunek posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez danego klienta, wskazane przez Państwa przepisy art. 29a ust. 15 pkt 6 ustawy nie znajdują zastosowania. W konsekwencji Państwa stanowisko należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja ozakresierozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Ponadto, interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie ofunkcjiochronnejinterpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie oprawiedowniesieniaskarginainterpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawnadlawydaniainterpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.