Interpretacja indywidualna z dnia 30 kwietnia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB3-1.4012.160.2026.4.ICZ

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 30 marca 2026 r.

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

X Spółka Akcyjna (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”), jest spółką kapitałową prawa polskiego, która jest zarejestrowana w Polsce jako podatnik VAT czynny.

Spółka jest podmiotem prowadzącym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działalność gospodarczą polegającą w szczególności na świadczeniu (…).

Zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym (dalej: „KRS”), przedmiotem działalności Spółki jest w szczególności (…).

W dniu 25 stycznia 2026 r., na Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy Spółki, podjęta została uchwała w sprawie zmiany statutu Spółki w zakresie zmiany nazwy firmy. Nowa nazwa Spółki brzmi: X1 S.A.

Pozostałe dane identyfikacyjne Spółki, w tym w szczególności numer identyfikacji podatkowej (NIP), numer REGON, numer KRS, adres siedziby oraz inne dane rejestrowe, nie ulegną zmianie.

Zgodnie z art. 430 § 1 w zw. z art. 255 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 18 z późn. zm., dalej: „KSH”), zmiana statutu spółki akcyjnej wymaga uchwały walnego zgromadzenia oraz wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS. Wpis ten ma charakter konstytutywny, co oznacza, że zmiana firmy Spółki staje się skuteczna z chwilą jej zarejestrowania w KRS.

W związku z planowaną zmianą firmy Spółki, Wnioskodawca przewiduje, że po zarejestrowaniu zmiany w KRS (a więc również po skutecznej zmianie nazwy) mogą występować sytuacje, w których kontrahenci będą nadal wystawiać na rzecz Spółki faktury (dalej: “Faktury Zakupowe”) z nieaktualną nazwą (tj. X S.A. zamiast X1 S.A.), przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu numeru NIP Spółki oraz innych danych identyfikacyjnych (gdyż te nie uległy zmianie).

Możliwość występowania takich sytuacji wynika w szczególności z:

-dużej liczby kontrahentów współpracujących ze Spółką,

-zautomatyzowanych systemów księgowych stosowanych przez kontrahentów,

-okresu przejściowego bezpośrednio po rejestracji zmiany w KRS,

-opóźnień w aktualizacji danych w systemach finansowo-księgowych kontrahentów.

Spółka nie może jednocześnie wykluczyć, że w praktyce zdarzać się mogą również sytuacje, w których Spółka będzie otrzymywać od kontrahentów Faktury Zakupowe również z innymi błędnymi danymi – błędami formalnymi, takimi jak np. błędny adres Spółki, nieprawidłowa forma prawna (które przed 1 lutego 2026 roku mogły być korygowane notami korygującymi przez samą Spółkę, analogicznie jak nieaktualna nazwa firmy), pomimo że pozostałe dane wartościowe na fakturze będą merytorycznie prawidłowe.

Wnioskodawca każdorazowo, po otrzymaniu Faktury Zakupowej zawierającej takie błędy o charakterze formalnym w nazwie czy danych teleadresowych, będzie podejmował działania mające na celu uzyskanie od kontrahenta faktury korygującej z poprawnymi danymi Spółki. Jednakże ze względu na skalę prowadzonej działalności, liczbę transakcji oraz praktyczne ograniczenia organizacyjne i systemowe po stronie kontrahentów, nie można wykluczyć sytuacji, w których uzyskanie faktury korygującej będzie utrudnione, opóźnione albo w praktyce niemożliwe.

Skorygowanie tych danych leży bowiem w gestii kontrahentów a Spółka nie będzie miała na nie wpływu.

Jednocześnie w każdym przypadku takich sytuacji:

-transakcja będzie rzeczywiście dokonana (rzeczywista dostawa towarów, czy świadczenie usług),

-Spółka będzie faktycznym nabywcą towarów lub usług dokumentowanych fakturą wystawioną na jej rzecz,

-wydatek będzie poniesiony przez Spółkę w sposób definitywny i w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (nie będzie jej w żaden sposób zwrócony), wydatek będzie służył uzyskaniu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów Spółki,

-numer NIP Spółki wskazany na fakturze będzie prawidłowy i pozwalający na jednoznaczną identyfikację Spółki jako podatnika VAT – jako nabywcę towarów czy usług.

Pismem z 30 marca 2026 r. uzupełnili Państwo opis sprawy w następujący sposób:

1) Czy w ramach prowadzonej działalności Spółka wykonuje czynności opodatkowane, nieopodatkowane czy zwolnione?

Spółka w ramach prowadzonej działalności wykonuje zarówno czynności opodatkowane, nieopodatkowane jak i zwolnione z VAT.

2) Czy nabycie towarów i usług na podstawie faktur zawierających błędy formalne (np. błędna nazwa, błędny adres itp.) będzie miało związek wyłącznie z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi? Jeżeli nie, to proszę wskazać z jakimi.

Nabywane przez Spółkę towary i usługi na podstawie faktur opisanych we wniosku zawierających błędy formalne będą miały związek wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi VAT, polegającymi w szczególności na świadczeniu usług (…).

3) W sytuacji, gdy w ramach działalności gospodarczej nabywane przez Spółkę towary i usługi, wykorzystywane będą zarówno do czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz czynności zwolnionych od podatku VAT, to czy Spółka ma obiektywną możliwość odrębnego przyporządkowania kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT i z czynnościami zwolnionymi od podatku VAT?

Ze względu na odpowiedź udzieloną w punkcie 2, niniejsze pytanie staje się bezprzedmiotowe.

4) Czy nie wystąpią przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT (zawierających błędy formalne) dokumentujących nabycie towarów i usług, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT?

Jak wskazano we wniosku o wydanie interpretacji podatkowej, nie wystąpią przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT, o których mowa w art. 88 ust 3a ustawy o VAT.

Jednocześnie potwierdzamy, że nie wystąpią inne przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT dokumentujących nabycie towarów i usług, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług oznaczone jak we wniosku

1. Czy Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Wnioskodawcy przez kontrahentów, w przypadku, gdy na Fakturach Zakupowych będą znajdowały nieprawidłowe dane dotyczące nazwy Spółki lub np. jej adresu (tj. drobne błędy formalne umożliwiające jednak prawidłową identyfikację Spółki jako odbiorcy Faktury zakupowej)?

Państwa stanowisko w zakresie podatku od towarów i usług

W przedstawionym stanie faktycznym / zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych z nieprawidłowymi danymi Spółki dotyczącymi jej nazwy Spółki lub np. jej adresu pod warunkiem spełnienia przesłanek określonych w art. 86 Ustawy VAT.

Ad. 1

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.; dalej: „Ustawa VAT”), opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów oraz odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Stosownie natomiast do art. 86 ust. 1 Ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Prawo do odliczenia VAT stanowi fundamentalny element konstrukcji podatku od towarów i usług i realizuje zasadę jego neutralności. Ograniczenie tego prawa może nastąpić wyłącznie w przypadkach wyraźnie wskazanych w przepisach Ustawy VAT. Art. 88 ust. 3a Ustawy VAT określa zamknięty katalog przypadków, w których podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT. Obejmuje on w przykładowo sytuacje, gdy faktury stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane, w części dotyczącej tych czynności lub podają kwoty niezgodne z rzeczywistością.

W analizowanym przypadku Faktury zakupowe dokumentują jednak rzeczywiście dokonane transakcje gospodarcze, wskazany na nich numer NIP Spółki będzie prawidłowy (Spółka będzie bowiem otrzymywać faktury, co do zasady przez KSeF a więc NIP wskazany na fakturze, musi być prawidłowy, żeby Faktura zakupowa trafiła do Spółki w ramach KSeF), a pozostałe dane identyfikacyjne, w tym numer KRS i REGON pozwalają na jednoznaczną identyfikację nabywcy. Nie występują zatem jakiekolwiek wątpliwości co do tożsamości podmiotu będącego stroną transakcji tj. Spółki.

W konsekwencji wskazanie przez Sprzedawcę omyłkowo na Fakturze zakupowej nieaktualnej nazwy Spółki lub jej błędnego adresu, przy jednoczesnym prawidłowym numerze NIP oraz pozostałych danych identyfikacyjnych, stanowi uchybienie o charakterze tylko formalnym (technicznym). Nie wpływa ono na zakres ani podstawę opodatkowania, nie skutkuje zawyżeniem podatku naliczonego, nie podważa rzeczywistego przebiegu transakcji oraz nie uniemożliwia identyfikacji Spółki jako nabywcy towarów lub usług wykazanych na Fakturze zakupowej.

W orzecznictwie sądów administracyjnych oraz w utrwalonej praktyce interpretacyjnej organów podatkowych przyjmuje się, że błędy formalne w zakresie danych identyfikacyjnych nabywcy o ile nie uniemożliwiają jego jednoznacznej identyfikacji i nie budzą wątpliwości co do rzeczywistego przebiegu transakcji nie pozbawiają podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego. A o takich właśnie nieprawidłowościach Spółka mówi w tym wniosku, zakłada bowiem, że każdorazowo NIP wskazany na Fakturze zakupowej będzie prawidłowy.

Co ważne powyższy tok rozumowania został również potwierdzony praktyce interpretacyjnej. W szczególności w interpretacji indywidualnej z dnia 22 października 2013 r. sygn. IBPP1/443-656/13/KJ organ wskazał, że: “Co do zasady błędne oznaczenie nabywcy na fakturze dokumentującej dokonanie zakupu winno być skorygowane. Brak jednak takiej korekty w momencie dokonywania odliczenia nie uniemożliwia dokonania odliczenia podatku naliczonego na zasadach i w terminach wskazanych przepisami prawa. W przepisie art. 88 nie wskazano bowiem, że takie nieprawidłowości stanowią o braku prawa do odliczenia.”

Dodatkowo należy wskazać, że w związku z wejściem w życie obligatoryjnego KSeF uchylenie art. 106k Ustawy VAT, regulującego instytucję not korygujących, nie wpływa na materialnoprawne prawo do odliczenia podatku naliczonego. Zasady odliczenia VAT nie uległy bowiem zmianie. Natomiast przepisy regulujące sposób korygowania danych formalnych mają charakter techniczny i proceduralny, natomiast samo prawo do odliczenia wynika bezpośrednio z art. 86 ust. 1 Ustawy VAT i uzależnione jest wyłącznie od spełnienia przesłanek materialnych, co znajduje swoje ugruntowane podejście w orzecznictwie na poziomie Trybunału, sądów administracyjnych oraz organów podatkowych.

W konsekwencji Spółka jako nabywca towarów lub usług, nie będzie uprawniona do wystawiania not korygujących w celu poprawienia danych formalnych zawartych na otrzymanych fakturach, w szczególności w zakresie oznaczenia firmy (nazwy) nabywcy lub adresu, a ewentualna korekta będzie mogła nastąpić wyłącznie poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Okoliczność ta pozostaje jednak bez wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego przez Spółkę.

Mając powyższe na uwadze, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur Zakupowych zawierających nieprawidłowe dane Spółki, nawet w sytuacji, gdy sprzedawca nie dokona odpowiednich zmian fakturą korygującą, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ust 3a Ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Jak wynika z powołanych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ponadto, ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

W myśl art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Na zakres prawa do odliczenia w sposób bezpośredni wpływa również pojmowanie statusu danego podmiotu jako podatnika podatku od towarów i usług, wykonującego czynności opodatkowane. Tylko podatnik, w rozumieniu art. 15 ustawy, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady status podatnika związany jest z prowadzeniem przez dany podmiot działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Wobec tego należy stwierdzić, że za podatnika VAT będzie uznany tylko taki podmiot, który dokonuje czynności zmierzających do wykorzystania nabytych towarów i usług do celów opodatkowanej działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy. Za działalność gospodarczą uznaje się w szczególności wykorzystywanie, w sposób ciągły, majątku rzeczowego lub wartości niematerialnych w celu uzyskania z tego tytułu dochodu.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowani w Polsce jako podatnik VAT czynny. W dniu 25 stycznia 2026 r., na Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy Spółki, podjęta została uchwała w sprawie zmiany statutu Spółki w zakresie zmiany nazwy firmy. Pozostałe dane identyfikacyjne Spółki, w tym w szczególności numer identyfikacji podatkowej (NIP), numer REGON, numer KRS, adres siedziby oraz inne dane rejestrowe, nie ulegną zmianie.

W związku z planowaną zmianą firmy Spółki, przewidują Państwo, że po zarejestrowaniu zmiany w KRS (a więc również po skutecznej zmianie nazwy) mogą występować sytuacje, w których kontrahenci będą nadal wystawiać na Państwa rzecz faktury z nieaktualną nazwą, przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu numeru NIP Spółki oraz innych danych identyfikacyjnych (gdyż te nie uległy zmianie).

Możliwość występowania takich sytuacji wynika w szczególności z:

-dużej liczby kontrahentów współpracujących ze Spółką,

-zautomatyzowanych systemów księgowych stosowanych przez kontrahentów,

-okresu przejściowego bezpośrednio po rejestracji zmiany w KRS,

-opóźnień w aktualizacji danych w systemach finansowo-księgowych kontrahentów.

Spółka nie może jednocześnie wykluczyć, że w praktyce zdarzać się mogą również sytuacje, w których Spółka będzie otrzymywać od kontrahentów Faktury Zakupowe również z innymi błędnymi danymi – błędami formalnymi, takimi jak np. błędny adres Spółki, nieprawidłowa forma prawna (które przed 1 lutego 2026 roku mogły być korygowane notami korygującymi przez samą Spółkę, analogicznie jak nieaktualna nazwa firmy), pomimo że pozostałe dane wartościowe na fakturze będą merytorycznie prawidłowe.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez kontrahentów, w przypadku, gdy na Fakturach Zakupowych będą znajdowały nieprawidłowe dane dotyczące Państwa nazwy lub np. jej adresu (tj. drobne błędy formalne umożliwiające jednak prawidłową identyfikację Państwa jako odbiorcy Faktury zakupowej).

Odnosząc się do powyższego problemu należy wyjaśnić, że uregulowania dotyczące szczegółowych zasad wystawiania faktur oraz danych, które powinny zawierać zawarte są w art. 106a-106e ustawy.

W świetle art. 2 pkt 31 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106e ust. 1 ustawy:

Faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) 51) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem;

16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:

a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub

b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty

- wyrazy „metoda kasowa”;

17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 - wyraz „samofakturowanie”;

18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy „odwrotne obciążenie”;

18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy - wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;

19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 - wskazanie:

a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub

c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;

20) w przypadku, o którym mowa w art. 106c - nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika - imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres;

21) w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego - nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku;

22) w przypadku, gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu - datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:

a) przebieg pojazdu - w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,

b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu - w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;

23) w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) - dane określone w art. 136;

24) w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3:

a) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, poprzedzony kodem PL,

b) numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego;

25) w przypadku podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 - indywidualny numer identyfikacyjny, o którym mowa w art. 113a ust. 2 pkt 2.

Z ww. uregulowań wynika, że faktura powinna m.in. jednoznacznie określać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (sprzedawcy) i nabywcy oraz ich adresy. Faktura powinna zawierać dane nabywcy towaru lub usługi i tym samym dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, a jako wystawca i nabywca powinni widnieć faktyczni uczestnicy transakcji. Każdorazowo należy ustalić więc nabywcę towaru lub usługi, który powinien wynikać z zawartej umowy.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.

Faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym. Zatem, co do zasady, faktury muszą być wystawione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Oznacza to, że nie można uznać za prawidłową fakturę, gdy sprzecznie z jej treścią wskazuje ona zdarzenie gospodarcze, które w ogóle nie zaistniało. Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.

Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. Zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie z powodu braków mających charakter tzw. wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda, powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania.

Należy zauważyć, że chociaż faktura powinna zawierać dane dotyczące nabywcy wymienione w art. 106e ustawy, to jednak niewskazanie niektórych z tych informacji nie wyklucza możliwość jego identyfikacji na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze.

Wskazanie przez Państwa kontrahenta nieaktualnej nazwy (tj. X S.A. zamiast X1 S.A.) formy prawnej lub adresu, przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu numeru NIP Spółki oraz innych danych identyfikacyjnych – jest/będzie wadą techniczną, niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego.

Wyjaśnili Państwo, że uwagi na fakt, iż w związku z planowaną zmianą firmy Spółki, przewidują Państwo, że po zmianie w KRS mogą występować sytuacje, w których kontrahenci będą nadal wystawiać na Państwa rzecz faktury zakupowe z nieaktualną nazwą (tj. X S.A. zamiast X1 S.A.) formy prawnej lub adresu, przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu numeru NIP Spółki oraz innych danych identyfikacyjnych (gdyż te nie uległy zmianie).

Państwa zdaniem - powstające błędy mogą wynikać w szczególności z:

-dużej liczby kontrahentów współpracujących ze Spółką,

-zautomatyzowanych systemów księgowych stosowanych przez kontrahentów,

-okresu przejściowego bezpośrednio po rejestracji zmiany w KRS,

-opóźnień w aktualizacji danych w systemach finansowo-księgowych kontrahentów.

Jak wyżej wskazano, prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, jednakże nie wymienia opisanej we wniosku nieprawidłowości (nieaktualna nazwa nabywcy, forma prawna lub adres) jako przesłanki negatywnej powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze). Zatem wskazanie na fakturze nieaktualnej nazwy Państwa spółki, formy prawnej lub adresu, przy jednoczesnym podaniu innych prawidłowych danych na fakturze (np. prawidłowy NIP, nr REGON), nie przesądza o braku prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury.

Bowiem jak Państwo wyjaśnili w każdym przypadku takiej sytuacji:

-transakcja będzie rzeczywiście dokonana (rzeczywista dostawa towarów, czy świadczenie usług),

-Państwo będą faktycznym nabywcą towarów lub usług dokumentowanych fakturą wystawioną na Państwa rzecz,

-wydatek będzie poniesiony przez Państwa w sposób definitywny i w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (nie będzie jej w żaden sposób zwrócony), wydatek będzie służył uzyskaniu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów Spółki,

-numer NIP Spółki wskazany na fakturze będzie prawidłowy i pozwalający na jednoznaczną identyfikację Państwa jako podatnika VAT – jako nabywcę towarów czy usług,

-nabywane przez Państwa towary i usługi na podstawie faktur opisanych we wniosku zawierających błędy formalne będą miały związek wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi VAT, polegającymi w szczególności na świadczeniu (…),

-nie wystąpią przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT, o których mowa w art. 88 ust 3a ustawy o VAT,

-nie wystąpią inne przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT dokumentujących nabycie towarów i usług, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Mając zatem na uwadze przedstawione okoliczności sprawy i powołane regulacje prawne stwierdzić należy, że skoro nabywane przez Państwa od dostawców towary wykorzystywane są na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej – jak Państwo wskazali – towary i usługi nabywane od Sprzedawców służą Państwu wyłącznie do dokonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, to – przy założeniu, że nie wystąpią okoliczności wymienione w art. 88 ustawy – przysługuje Państwu prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych przez dostawców dokumentujących nabycie towarów i usług (pomimo, że na fakturach znajdzie się nieprawidłowa nazwa Państwa Spółki, forma prawna lub adres Spółki, tj. drobne błędy formalne umożliwiające jednak prawidłową identyfikację Spółki jako odbiorcy faktury zakupowej).

Oceniając Państwa stanowisko w zakresie podatku od towarów i usług, w kwestii objętej pytaniem nr 1, uznaję je za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

-stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia;

-zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Ocena Państwa stanowiska w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, kwestia objęta pytaniem nr 2, jest przedmiotem odrębnego rozstrzygnięcia.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym albo opisem zdarzenia przyszłego. Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

-Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.