Interpretacja indywidualna z dnia 30 kwietnia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.236.2026.1.PR
Koszty wyżywienia pracownika, ponoszone przez pracodawcę ponad określoną ustawą wysokość diet, stanowią przychód podatkowy pracownika, co obliguje pracodawcę do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, jako element wynagrodzenia ze stosunku pracy.
Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
2 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
… S.A. (dalej: Wnioskodawca, Spółka lub Pracodawca) prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której pracownicy okresowo wykonują obowiązki służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki lub poza ich stałym miejscem pracy. W związku z tym, Spółka deleguje pracowników w krajowe oraz zagraniczne podróże służbowe, m.in. w celu udziału w targach branżowych, konferencjach, spotkaniach biznesowych oraz negocjacjach z kontrahentami.
W związku z odbywaniem podróży służbowych Spółka – zgodnie z obowiązującymi przepisami – pokrywa koszty przejazdów, noclegów, wyżywienia oraz inne niezbędne wydatki, a także wypłaca należne diety.
Niniejszy wniosek dotyczy rozliczenia dodatkowych kosztów powstających w związku ze spotkaniami służbowymi odbywającymi się w trakcie wyżej wymienionych podróży służbowych. Podczas tych podróży pracownicy uczestniczą (lub będą uczestniczyć) w spotkaniach służbowych:
•wewnętrznych – z innymi pracownikami Spółki,
•zewnętrznych – z obecnymi lub potencjalnymi kontrahentami.
Spotkania te mają charakter biznesowy i służą realizacji obowiązków służbowych pracowników.
W ramach spotkań wewnętrznych omawiane są m.in.: przebieg i rezultaty udziału w targach lub konferencjach (na które pracownicy zostali wysłani w podróż służbową), przygotowanie do negocjacji z kontrahentami, ustalanie strategii działań na dalszą część podróży służbowej (np. co akcentować w trakcie prezentacji i rozmów dla potencjalnych klientów), a także podsumowanie zakończonych wydarzeń i wyciągnięcie wniosków pomocnych w dalszej pracy.
Z kolei spotkania z kontrahentami, obejmują w szczególności negocjacje warunków handlowych, prezentację oferty Spółki i jej produktów, podsumowanie dotychczasowej współpracy oraz rozmowy dotyczące nawiązania lub rozszerzenia relacji biznesowych. Spotkania te nie mają charakteru wystawnego ani reprezentacyjnego – ich celem nie jest budowanie wizerunku Spółki w sensie reprezentacyjnym, lecz prowadzenie merytorycznych rozmów handlowych i operacyjnych wpływających na działalność gospodarczą i przychody Spółki.
Przedmiotem zapytania są skutki zapewnienia posiłków podczas powyższych spotkań służbowych. Koszt tych posiłków ponosi (lub będzie ponosić) Spółka, gdyż organizacja i finansowanie poczęstunku leżą w interesie Spółki – są zasadne dla prawidłowego i efektywnego przebiegu spotkań oraz wykonania zadań służbowych przez pracowników.
Wydatki te dokumentowane są fakturami, rachunkami wystawionymi na Spółkę lub ew. paragonami, gdzie najczęściej płatności realizowane są za pomocą karty służbowej; przy czym sposób dokumentowania i rozliczenia powyższego kosztu, ostatecznie finansowego przez Pracodawcę, w ocenie Wnioskodawcy, pozostaje bez wpływu na ocenę skutków podatkowych po stronie pracownika (tj. nie zmienia charakteru świadczenia).
Niniejszy wniosek dotyczy dwóch rodzajów sytuacji, w której Pracodawca finansuje koszty posiłków, tj. sytuacja:
a)kosztów takich posiłków, które są wymieniane w rozporządzeniach wykonawczych wydanych do Kodeksu Pracy regulujących rozliczenia z tytułu podróży służbowych i które wywołują obowiązek rozliczenia wobec pracownika diety z tytułu zapewnienia bezpłatnego posiłku należnego w trakcie podróży służbowych (jak śniadanie, obiad, kolacja). Fakt sfinansowania ww. kosztów jest uwzględniany przy rozliczaniu diety pracownika należnej za dany dzień podroży służbowej na podstawie ww. odrębnych przepisów; wówczas dieta jest odpowiednio pomniejszana;
b)kosztów innych pomniejszych posiłków, które nie kwalifikują się zgodnie z wewnętrznymi regulaminami jako posiłki, które Pracodawca ma obowiązek zapewnić na podstawie odrębnych przepisów, np. lunche, drobne przekąski, kawa z ciastkiem. Fakt sfinansowania takich posiłków pozostaje bez wpływu na rozliczenie z pracownikiem z tytułu podróży służbowych.
Niemniej, wpływ sfinansowania wydatków na rzecz pracownika na rozliczenia z tytułu diet należnych na podstawie odrębnych przepisów, nie stanowi przedmiotu zapytania.
Pytania
1.Czy sfinansowanie przez Pracodawcę kosztów posiłków spożywanych w trakcie podróży służbowej – z których korzystają pracownicy w ramach spotkania biznesowego z kontrahentem lub spotkania wewnętrznego skutkuje powstaniem po stronie pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu (tj. od kwoty przekraczającej limit diety w sytuacji a) lub – w sytuacji b) – od pełnej wartości posiłków)?
2.W konsekwencji, czy Spółka jako płatnik będzie zobowiązana do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wartości tych posiłków (tj. od kwoty przekraczającej limit diety w sytuacji a) lub – w sytuacji b) – od pełnej wartości posiłków)?
Państwa stanowisko w sprawie
Ad 1
Zdaniem Wnioskodawcy, sfinansowanie przez Pracodawcę kosztów posiłków, z których pracownicy korzystają w ramach opisanych wyżej spotkań zewnętrznych z kontrahentami, jak również spotkań wewnętrznych, odbywających się podczas wyjazdów służbowych – nie powoduje powstania po stronie tych pracowników przychodu podatkowego podlegającego opodatkowaniu, który wywoływałby obowiązek poboru zaliczki na podatek PIT przez Pracodawcę, co w szczególności oznacza, iż nie podlega opodatkowaniu nadwyżka ponad odpowiednią kwotę diety, o której mowa w odrębnych przepisach (jeśli na ich podstawie zachodzi obowiązek rozliczenia diety z tytułu zapewniania bezpłatnego posiłku).
Ad 2
W konsekwencji, Spółka jako płatnik nie będzie zobowiązana do poboru zaliczki na podatek PIT od wartości sfinansowanych kosztów posiłków (sytuacja b), ani nie będzie zobowiązana do poboru zaliczki od wartości kosztów przekraczających limit diety, jeśli obowiązek jej rozliczenia wynika z odrębnych przepisów dotyczących podróży służbowych (sytuacja a).
Poniżej Wnioskodawca przedstawia szczegółowe uzasadnienie swojego stanowiska.
1. Pojęcie przychodu ze stosunku pracy
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) w art. 11 ust. 1 definiuje ogólne pojęcie przychodu podatkowego.
Zgodnie z tym przepisem przychodami – z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych m.in. w art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10, art. 19, art. 25b, art. 30ca, 30da i 30f ustawy – są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Natomiast art. 12 ust. 1 ustawy o PIT precyzuje, że za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalentów, bez względu na źródło ich finansowania. W szczególności za przychód pracownika uważa się m.in. wynagrodzenia, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.
Dla celów podatkowych przyjmuje się, że nieodpłatne świadczenie to każde zdarzenie prawne lub gospodarcze, którego skutkiem jest nieodpłatne (tj. niewiążące się z kosztami lub inną formą ekwiwalentu) przysporzenie w majątku podatnika, mające konkretny wymiar finansowy. Pomimo bardzo szerokiego ujęcia w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT kategorii przychodów ze stosunku pracy, należy podkreślić, że nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika stanowi przychód podatkowy pracownika – w konsekwencji nie każde świadczenie otrzymane od pracodawcy podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Innymi słowy, aby dane świadczenie mogło zostać uznane za przychód pracownika, musi ono spełniać określone kryteria, w szczególności prowadzić do powstania realnej korzyści majątkowej (przysporzenia) po stronie pracownika.
W orzecznictwie podkreśla się, że przychodem pracownika mogą być wyłącznie takie świadczenia, które skutkują realnym przysporzeniem majątkowym po jego stronie, tj. prowadzą do:
1)powiększenia jego aktywów albo
2)zaoszczędzenia wydatku, który musiałby on ponieść we własnym interesie.
Jeżeli zatem dane świadczenie nie skutkuje takim powiększeniem aktywów bądź uniknięciem wydatku po stronie pracownika, wówczas nie można mówić o powstaniu u niego przychodu podatkowego wywołującego obowiązek pobrania zaliczki przez pracodawcę (sytuacja b), w szczególności nie można mówić o tym, iż powstaje przychód do opodatkowania przekraczający limit diety, jeśli obowiązek jej rozliczenia wynika z odrębnych przepisów dotyczących podróży służbowych (sytuacja a).
2. Brak realnego przysporzenia po stronie pracownika (analiza w świetle wyroku TK z 8 lipca 2014 r.)
Mając na uwadze powyższe kryteria, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w opisanej sytuacji nie dochodzi do powstania po stronie pracownika jakiegokolwiek realnego przysporzenia majątkowego.
Pracownik – gdyby nie oddelegowanie służbowe i związane z nim polecenie uczestnictwa w spotkaniu służbowym – w ogóle nie brałby udziału w takim spotkaniu (wewnętrznym czy zewnętrznym). Jego udział w spotkaniu służbowym nie ma zatem charakteru dobrowolnego ani niezależnego – pracownik realizuje obowiązki służbowe powierzone mu przez Pracodawcę (wynikające z zadań na danym stanowisku). Gdyby nie te zadania służbowe (realizowane w interesie pracodawcy), w ogóle nie powstałyby dodatkowe koszty związane z posiłkami podczas opisanych spotkań. Innymi słowy, pracownik nie zaoszczędza własnego wydatku, ponieważ w sytuacji braku podróży służbowej i spotkania służbowego nie ponosiłby takiego kosztu w swoim prywatnym interesie (nie organizowałby we własnym zakresie analogicznych spotkań po godzinach pracy).
Co więcej, wartość zapewnionego posiłku nie powiększa majątku pracownika – nie otrzymuje on wypłaty ani indywidualnego bonusu, a jedynie uczestniczy w poczęstunku zorganizowanym na potrzeby spotkania służbowego (bonus taki nie powstaje w ogóle w sytuacji b, ani w odniesieniu do nadwyżki ponad limit diety wynikającej z odrębnych przepisów – w sytuacji a). W efekcie brak jest po jego stronie wymiernej korzyści majątkowej, którą można by uznać za przychód wywołujący obowiązek pobrania zaliczki przez pracodawcę (sytuacja b), w szczególności nie można mówić o tym, iż powstaje przychód do opodatkowania przekraczający limit diety, jeśli obowiązek jej rozliczenia wynika z odrębnych przepisów dotyczących podróży służbowych (sytuacja a).
Powyższe stanowisko znajduje oparcie w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. Trybunał – dokonując wykładni pojęcia nieodpłatnych świadczeń na gruncie podatku dochodowego – wskazał, że za przychód pracownika mogą zostać uznane wyłącznie te nieodpłatne świadczenia, które spełniają łącznie następujące warunki:
1)zostały spełnione za zgodą pracownika, czyli skorzystał on z nich w pełni dobrowolnie;
2)zostały spełnione w interesie pracownika, a nie pracodawcy – i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub zaoszczędzenia wydatku, który musiałby ponieść we własnym zakresie;
3)korzyść z tytułu świadczenia jest wymierna i przypisana indywidualnie konkretnemu pracownikowi (świadczenie nie jest dostępne w sposób ogólny dla wszystkich, lecz skierowane do określonej osoby).
W przedstawionym stanie faktycznym, żaden z powyższych warunków nie zostaje spełniony. W szczególności:
•udział pracownika w opisanym spotkaniu służbowym nie ma charakteru dobrowolnego (jest wynikiem obowiązków służbowych i polecenia pracodawcy),
•świadczenie w postaci posiłku zapewniane jest wyłącznie w interesie pracodawcy (nie służy zaspokojeniu osobistych potrzeb pracownika),
•po stronie pracownika brak jest realnej i indywidualnej korzyści majątkowej wynikającej z otrzymania tego świadczenia.
Skoro zatem świadczenie to nie spełnia przesłanek uznania go za przychód pracownika (sformułowanych przez Trybunał Konstytucyjny w wyroku K 7/13), to nie można mówić o powstaniu po stronie pracownika przychodu podatkowego, który wywoływał obowiązek pobrania zaliczki przez pracodawcę (sytuacja b), w szczególności nie można mówić o tym, iż powstaje przychód do opodatkowania przekraczający limit diety, jeśli obowiązek jej rozliczenia wynika z odrębnych przepisów dotyczących podróży służbowych (sytuacja a).
Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacjach organów podatkowych wydanych już po ww. wyroku TK. Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 13 października 2021 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.679.2021.1.AK) uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym posiłki spożywane przez pracowników podczas spotkań z klientami nie stanowią dla nich przychodu ze stosunku pracy. W uzasadnieniu organ wskazał, że takie świadczenie nie spełnia przesłanek przychodu, ponieważ: (a) nie jest spełniane w interesie pracownika, lecz pracodawcy; (b) nie przynosi pracownikowi wymiernej korzyści majątkowej; (c) nie ma charakteru dobrowolnego świadczenia na rzecz pracownika. Podobnie w tej interpretacji podkreślono, że podstawowym kryterium przy ocenie, czy dane nieodpłatne świadczenie stanowi przychód ze stosunku pracy, jest stwierdzenie przysporzenia po stronie pracownika – czy to w postaci nabycia wymiernej korzyści, czy też zaoszczędzenia wydatku. W konsekwencji organ podatkowy jednoznacznie stwierdził, iż brak podstaw do uznania, że finansowane przez pracodawcę posiłki w celu efektywnego przeprowadzenia spotkania stanowią dla pracownika jakiekolwiek przysporzenie.
Podsumowując powyższe rozważania: skoro po stronie pracownika brak jest przysporzenia majątkowego, to wartość przedmiotowych posiłków nie może zostać zakwalifikowana jako jego przychód podatkowy wywołujący obowiązek pobrania zaliczki przez pracodawcę (sytuacja b), a także nie można mówić o tym, iż powstaje przychód do opodatkowania przekraczający limit diety, jeśli obowiązek jej rozliczenia wynika z odrębnych przepisów dotyczących podróży służbowych (sytuacja a).
Wnioskodawca podkreśla, iż na gruncie prawa pracy ugruntowało się podejście, iż możliwość uczestnictwa w obiedzie lub kolacji z kontrahentem czy w obiedzie lub kolacji związanymi ze spotkaniem wewnętrznym na koszt pracodawcy należy traktować jako zapewnienie pracownikowi bezpłatnego posiłku. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik z takiej możliwości skorzystał (jeśli tak, to w jakim zakresie), czy nie, a jedynie do stworzenia pracownikowi możliwości spożycia posiłku w podróży służbowej. W efekcie zapewnienie pracownikowi podczas spotkania wewnętrznego lub zewnętrznego obiadu lub kolacji na koszt pracodawcy rodzi konieczność obniżenia diety. Takie zasady zostały także odzwierciedlone w regulaminach obowiązujących w Spółce. Konsekwentnie, fakt uczestnictwa pracowników podczas podroży służbowych w spotkaniach służbowych (czy wewnętrznych, czy zewnętrznych), podczas których zapewniono posiłek, o którym mowa w sytuacji a) skutkuje obniżeniem diety, niezależnie czy pracownik z takiego posiłku skorzystał czy nie (i w jakim zakresie).
W ocenie Wnioskodawcy, powyższe nie przesądza jeszcze o charakterze świadczenia (służbowym lub prywatnym). Wpływ sfinansowania wydatków na rzecz pracownika na rozliczenia z tytułu diet należnych na podstawie odrębnych przepisów nie stanowi przedmiotu zapytania i jednocześnie, w ocenie Wnioskodawcy, okoliczność ta powinna pozostać bez wpływu na rozstrzygnięcie niniejszego wniosku, tj. nie powinna determinować rozważań dotyczących powstania przychodu podatkowego (w odniesieniu do całości przychodu czy ew. nadwyżki ponad limit diety, jeśli jej naliczenie jest zasadne).
3. Charakter służbowy świadczeń
Jak już Wnioskodawca wskazał, udział pracownika w służbowym spotkaniu – zarówno wewnętrznym (z innymi pracownikami Spółki), jak i zewnętrznym (z kontrahentami) – podczas którego zapewniono posiłek, służy prawidłowej realizacji powierzonych pracownikowi zadań w ramach stosunku pracy.
Realizacja tych zadań leży w interesie pracodawcy. Zapewnienie poczęstunku podczas spotkania ma na celu m.in. zagwarantowanie odpowiednich warunków do efektywnego omówienia spraw biznesowych, wynegocjowania jak najlepszych warunków współpracy z kontrahentami, właściwego przedstawienia oferty i produktów Spółki (np. podczas targów) oraz ustalenia optymalnej strategii działania w odniesieniu do działań konkurencji. Pracownik wprawdzie korzysta z zapewnionego posiłku, jednak korzyść ta pozostaje w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych – nie wykracza poza ramy stosunku pracy (nie ma charakteru prywatnego konsumpcyjnego bonusu). Świadczenie to jest spełniane w interesie Wnioskodawcy jako pracodawcy i wynika z jego obowiązku zapewnienia prawidłowej organizacji procesu pracy (zapewnienia warunków do efektywnego wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników).
Zdaniem Wnioskodawcy, trudno dopatrywać się po stronie pracownika wymiernej korzyści w fakcie, iż Spółka finansuje posiłek podczas spotkań służbowych w trakcie delegacji – pracownik nie poniósłby takiego wydatku, gdyby nie wykonywał pracy na rzecz Pracodawcy. Gdyby bowiem Spółka nie wysłała pracownika w podróż służbową (w ramach której pracownik uczestniczy w spotkaniu z kontrahentem, targach, konferencji czy innym spotkaniu biznesowym), to pracownik nie miałby powodu ani możliwości uczestniczyć w tego typu spotkaniu poza miejscem swojego zamieszkania lub pracy.
Z racji tego, iż udział pracowników w opisanych spotkaniach zw. jest z realizacją zadań służbowych i determinowane interesem Pracodawca, Pracodawca pokrywa także koszt tych posiłków. Wydatki poniesione przez Spółkę na te wydarzenia są należycie udokumentowane (np. fakturami lub rachunkami wystawionymi na Wnioskodawcę, ew. paragonami itp.).
Reasumując, finansowane przez Spółkę posiłki dla pracownika:
•umożliwiają prawidłowe wykonywanie obowiązków pracowniczych (są elementem zapewnienia efektywnej pracy podczas delegacji),
•stanowią element organizacji procesu pracy, a nie odrębne świadczenie o charakterze osobistym,
•nie mają charakteru konsumpcyjnego ani prywatnego – nie służą zaspokojeniu prywatnych potrzeb pracownika, lecz realizacji jego zadań służbowych.
Pracownik nie dysponuje tym świadczeniem w sposób swobodny – korzysta z niego wyłącznie w związku z wykonywaniem poleceń służbowych i jedynie w czasie pracy (na potrzeby spotkania służbowego).
Innymi słowy, zapewnienie posiłku stanowi element organizacyjny spotkania służbowego (wewnętrznego lub zewnętrznego), a nie odrębne świadczenie na rzecz pracownika. Korzyść z zapewnienia takiego posiłku odnosi przede wszystkim pracodawca – dzięki temu spotkanie przebiega sprawniej i efektywniej – natomiast po stronie pracownika nie powstaje przychód podatkowy, który wywoływałby obowiązek pobrania przez pracodawcę zaliczki na podatek PIT (sytuacja b), a także nie można mówić także o tym, iż powstaje przychód do opodatkowania przekraczający limit diety, jeśli obowiązek jej rozliczenia wynika z odrębnych przepisów dotyczących rozliczeń z tytułu podróży służbowych (sytuacja a).
4. Poparcie w stanowiskach organów podatkowych w wydawanych interpretacjach
Na poparcie stanowiska zaprezentowanego w ramach niniejszego wniosku można powołać się na rozstrzygnięcia prezentowane w interpretacjach indywidualnych, spośród jedynie dla przykładu, Spółka wymienia poniższe:
•interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 13 października 2021 r. sygn. 0114-KDIP3-1.4011.679.2021.1.AK,
•interpretacje indywidualną Dyrektora KIS z 10 lutego 2014 r. sygn. IPTPB1/415-710/13-4/MD,
•interpretacje indywidualną Dyrektora KIS z 12 września 2013 r. sygn. ILPB1/415-680/13-2/IM.
W powyższych interpretacjach organ potwierdził, że finansowanie kosztów posiłków w trakcie realizacji zadań służbowych, zasadniczo dotyczących organizacji spotkań z klientami/dostawcami, nie prowadzą do powstania dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem PIT.
Podsumowanie
Reasumując, finansowanie przez Spółkę posiłków dla pracowników podczas podróży służbowych, spożywanych w ramach opisanych spotkań zewnętrznych oraz wewnętrznych, nie powoduje powstania po stronie tych pracowników przychodu podatkowego, który wywoływałby obowiązek pobrania przez Pracodawcę zaliczki na podatek PIT (sytuacja b), a także nie można mówić o tym, iż powstaje przychód do opodatkowania wywołujący pobrania zaliczki na podatek PIT w kwocie przekraczającej limit diety, jeśli obowiązek jej rozliczenia wynika z odrębnych przepisów dotyczących podróży służbowych (sytuacja a).
Powyższe ma miejsce, ponieważ:
•świadczenia te są realizowane w interesie Pracodawcy, nie pracownika,
•nie prowadzą do powstania jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego po stronie pracowników,
•są ściśle związane z wykonywaniem obowiązków służbowych (a nie z celami osobistymi pracowników).
W konsekwencji na Wnioskodawcy nie ciążą obowiązki płatnika podatku PIT w odniesieniu do przedstawionych sytuacji (nie powstaje przychód podatkowy, który wywoływałby obowiązek pobrania przez Pracodawcę zaliczki na podatek PIT (sytuacja b), a także nie można mówić o tym, iż powstaje przychód do opodatkowania wywołujący taki obowiązek przekraczający limit diety, jeśli obowiązek jej rozliczenia wynika z odrębnych przepisów dotyczących podróży służbowych (sytuacja a).
Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości powyższego stanowiska.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
W świetle powyższego przepisu podatkiem dochodowym nie są objęte wyłącznie dochody wymienione w art. 21, 52, 52a i 52c ww. ustawy oraz dochody, od których zaniechano poboru podatku. Zatem wszelkie dochody podatnika nie wymienione enumeratywnie w katalogu zwolnień przedmiotowych podlegają opodatkowaniu.
W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.
Wobec niezdefiniowania w ustawie podatkowej pojęcia „nieodpłatnego świadczenia” zasadne jest odwołanie się do znaczenia tego pojęcia ukształtowanego w orzecznictwie sądowym, zgodnie z którym nieodpłatnym świadczeniem w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym – co do zasady – jest każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków).
Z powodu niejednolitości stanowisk sądowych dotyczących kwestii „nieodpłatnego świadczenia” zasadniczego znaczenia nabrał wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13, w którym Trybunał Konstytucyjny dokonał ustalenia, jakie kryteria statuują nieodpłatne świadczenie do zakwalifikowania go jako przychodu pracownika z tytułu stosunku pracy. Podstawowym kryterium, które powinno być stosowane przy ustalaniu, czy dane świadczenie nieodpłatne pracodawcy stanowi przychód ze stosunku pracy, jest wystąpienie po stronie pracownika przysporzenia, czy to w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej, czy to w postaci również wymiernego zaoszczędzenia wydatku. Należy też pokreślić, że ustawowe pojęcie nieodpłatnych świadczeń musi być zawsze interpretowane w konkretnym kontekście, a nie w oderwaniu od niego z pominięciem okoliczności realizacji pewnych uprawnień, zjawisk gospodarczych i zdarzeń prawnych.
W konsekwencji Trybunał Konstytucyjny uznał, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:
1)zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
2)zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
3)korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
Na tym tle należy wskazać, że nieodpłatne świadczenie jest przychodem pracownika ze stosunku pracy – gdy świadczenie to powoduje wystąpienie po stronie pracownika przysporzenia w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej lub w postaci również wymiernego zaoszczędzenia wydatku.
Nieodpłatne świadczenie jest przychodem pracownika, gdy zostało spełnione za zgodą pracownika, tj. gdy pracownik skorzystał z niego w pełni dobrowolnie. Zatem pracodawca spełnił określone świadczenie na rzecz pracownika, gdy dysponował uprzednią zgodą pracownika na jego przyjęcie.
Przychód pracownika będzie obejmował nieodpłatne świadczenie, gdy świadczenie to zostanie spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy) i przynosi pracownikowi korzyść w postaci powiększenia jego aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. W zakresie tego kryterium należy wskazać, że chodzi o realny charakter przysporzenia jako warunku objęcia nieodpłatnego świadczenia podatkiem dochodowym.
Nieodpłatne świadczenie jest przychodem pracownika, gdy korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi, tj. nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów. Wartość takiego świadczenia ustala się według cen zakupu. Cena zakupu stanowi w regulacji art. 11 ust. 2a pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych punkt odniesienia do ustalenia wartości nieodpłatnego świadczenia.
Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że … (dalej: Wnioskodawca, Spółka lub Pracodawca) prowadzi działalność gospodarczą, w ramach której pracownicy okresowo wykonują obowiązki służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki lub poza ich stałym miejscem pracy. W związku z tym, Spółka deleguje pracowników w krajowe oraz zagraniczne podróże służbowe, m.in. w celu udziału w targach branżowych, konferencjach, spotkaniach biznesowych oraz negocjacjach z kontrahentami. Podczas tych podróży pracownicy uczestniczą (lub będą uczestniczyć) w spotkaniach służbowych:
•wewnętrznych – z innymi pracownikami Spółki,
•zewnętrznych – z obecnymi lub potencjalnymi kontrahentami.
Spotkania te mają charakter biznesowy i służą realizacji obowiązków służbowych pracowników. W ramach spotkań wewnętrznych omawiane są m.in.: przebieg i rezultaty udziału w targach lub konferencjach (na które pracownicy zostali wysłani w podróż służbową), przygotowanie do negocjacji z kontrahentami, ustalanie strategii działań na dalszą część podróży służbowej (np. co akcentować w trakcie prezentacji i rozmów dla potencjalnych klientów), a także podsumowanie zakończonych wydarzeń i wyciągnięcie wniosków pomocnych w dalszej pracy. Z kolei spotkania z kontrahentami, obejmują w szczególności negocjacje warunków handlowych, prezentację oferty Spółki i jej produktów, podsumowanie dotychczasowej współpracy oraz rozmowy dotyczące nawiązania lub rozszerzenia relacji biznesowych. Spotkania te nie mają charakteru wystawnego ani reprezentacyjnego – ich celem nie jest budowanie wizerunku Spółki w sensie reprezentacyjnym, lecz prowadzenie merytorycznych rozmów handlowych i operacyjnych wpływających na działalność gospodarczą i przychody Spółki. Przedmiotem zapytania są skutki zapewnienia posiłków podczas powyższych spotkań służbowych. Koszt tych posiłków ponosi (lub będzie ponosić) Spółka, gdyż organizacja i finansowanie poczęstunku leżą w interesie Spółki – są zasadne dla prawidłowego i efektywnego przebiegu spotkań oraz wykonania zadań służbowych przez pracowników. Wydatki te dokumentowane są fakturami, rachunkami wystawionymi na Spółkę lub ew. paragonami, gdzie najczęściej płatności realizowane są za pomocą karty służbowej; przy czym sposób dokumentowania i rozliczenia powyższego kosztu, ostatecznie finansowego przez pracodawcę, w ocenie Wnioskodawcy, pozostaje bez wpływu na ocenę skutków podatkowych po stronie pracownika (tj. nie zmienia charakteru świadczenia).
Niniejszy wniosek dotyczy dwóch rodzajów sytuacji, w której pracodawca finansuje koszty posiłków, tj. sytuacja:
a)kosztów takich posiłków, które są wymieniane w rozporządzeniach wykonawczych wydanych do Kodeksu Pracy regulujących rozliczenia z tytułu podróży służbowych i które wywołują obowiązek rozliczenia wobec pracownika diety z tytułu zapewnienia bezpłatnego posiłku należnego w trakcie podróży służbowych (jak śniadanie, obiad, kolacja). Fakt sfinansowania ww. kosztów jest uwzględniany przy rozliczaniu diety pracownika należnej za dany dzień podroży służbowej na podstawie ww. odrębnych przepisów; wówczas dieta jest odpowiednio pomniejszana.
b)kosztów innych pomniejszych posiłków, które nie kwalifikują się zgodnie z wewnętrznymi regulaminami jako posiłki, które Pracodawca ma obowiązek zapewnić na podstawie odrębnych przepisów, np. lunche, drobne przekąski, kawa z ciastkiem. Fakt sfinansowania takich posiłków pozostaje bez wpływu na rozliczenie z pracownikiem z tytułu podróży służbowych.
Jak wskazano powyżej, zasadą jest, że wszelkie świadczenia pozostające w związku ze stosunkiem pracy powinny być traktowane jako element wynagrodzenia za pracę i w ten sam sposób opodatkowywane, tj. wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym zostały pracownikowi przekazane, chyba że korzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W katalogu zwolnień ustawodawca jednoznacznie określił, które dochody (m.in. uzyskiwane przez pracownika) korzystają ze zwolnienia. Zatem, skoro umieścił w nich również te świadczenia, które pracownik uzyskuje w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, to należy uznać, że wszelkiego rodzaju świadczenia uzyskane w ramach stosunku pracy stanowią przychód pracownika – opodatkowany lub korzystający ze zwolnienia. Zaznaczyć bowiem należy, że gdyby ustawodawca zamierzał nie zaliczać do przychodu pracownika świadczeń uzyskiwanych w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, to dałby temu jednoznaczny wyraz w przepisach. Skoro tak nie jest, to brak jest podstaw, aby twierdzić przeciwnie.
Jak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a)podróży służbowej pracownika,
b)podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.
Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Zgodnie z treścią § 2 tego rozporządzenia:
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1)diety;
2)zwrot kosztów:
a)przejazdów,
b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c)noclegów,
d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Stosownie do § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia:
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.
Z kolei jak stanowi § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia:
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1)jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a)mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
b)od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
c)ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2)jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a)do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
b)ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Natomiast z przepisu § 7 ust. 3 ww. rozporządzenia wynika, że:
Dieta nie przysługuje:
1)za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;
2)jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
W myśl § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia:
Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
śniadanie – 25% diety;obiad – 50% diety;kolacja – 25% diety.
Zgodnie z treścią § 7 ust. 5 wyżej cytowanego rozporządzenia:
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.
Wysokość diet, w odniesieniu do podróży zagranicznych, prezentuje załącznik do ww. rozporządzenia. Dla podróży zagranicznych nie ma jednej dobowej stawki, lecz zależy ona od kraju docelowego, co wynika z różnic w kosztach życia w poszczególnych państwach. W odróżnieniu do służbowych wyjazdów krajowych, część diety zawsze przysługuje, niezależnie od tego, czy podróż przekracza dobę, czy też nie. Jeżeli wyjazd trwa do 8 godzin – przysługuje 1/3 jej wartości, od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety. Powyżej 12 godzin, nawet jeżeli podróż nie zabierze całej doby, przysługuje pełna stawka.
Odnosząc się do powołanych wyżej przepisów stwierdzić należy, że podstawowym warunkiem zwolnienia z opodatkowania ww. świadczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest niewątpliwie odbycie przez pracownika podróży służbowej. Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego, do wyjaśnienia tej kwestii należy odwołać się do przepisów prawa pracy.
Definicja podróży służbowej została zawarta w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), który stanowi, że:
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy.
Należy zauważyć również, że w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych o braku powstania przysporzenia majątkowego nie decyduje okoliczność, że faktura wystawiona jest na pracodawcę. Niezależnie bowiem od formy, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas kilkudniowych spotkań biznesowych stanowiących podróż służbową, czy to przez bezpośrednie pokrywanie kosztów przez pracodawcę (faktura wystawiona na pracodawcę stanowi jedynie dokument potwierdzający poniesienie określonego wydatku), czy też zwrot pracownikowi poniesionych przez niego wydatków, adresatem świadczenia, którym bez względu na wybraną przez pracodawcę formę zapewnienia wyżywienia podczas podróży służbowej, jest pracownik. Ze zwolnienia od podatku korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanych na obszarze kraju.
W konsekwencji, nadwyżka kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej w przepisach ww. rozporządzenia podlega opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zauważyć jednocześnie należy, że zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.
Na podstawie art. 32 ust. 2 ww. ustawy:
Zaliczki za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą:
1)za miesiące, w których dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika nie przekroczył kwoty 120 000 zł – 12% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;
2)za miesiąc, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku od danego płatnika przekroczył kwotę 120 000 zł – 12% od tej części dochodu uzyskanego w tym miesiącu, która nie przekroczyła tej kwoty, i 32% od nadwyżki ponad kwotę 120 000 zł;
3)za miesiące następujące po miesiącu, o którym mowa w pkt 2 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu od danego płatnika.
Stosownie do treści art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Płatnicy, o których mowa w art. 32-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a.
Wskazać również należy, że uwzględniając powyższe ustalenia Trybunału Konstytucyjnego, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 19 września 2014 r. sygn. akt II FSK 2280/12 wyraził pogląd, że jakkolwiek skorzystanie ze świadczenia w postaci noclegu wykupionego przez pracodawcę niewątpliwie następuje za zgodą pracownika, niemniej świadczenie to nie jest spełnione w jego interesie, ale w interesie pracodawcy obowiązanego do właściwego organizowania pracy. Inaczej jest w przypadku pokrywania pracownikowi pełnych lub częściowych kosztów wyżywienia. Tego rodzaju wydatek ponoszony jest w interesie pracownika i to jemu przynosi wymierną korzyść, zważywszy, że koszty wyżywienia pracownik musi ponosić niezależnie od wykonywania (bądź nie) obowiązków służbowych. Dotyczy to zarówno finansowania wyżywienia w ramach podróży służbowej (na co zwrócił uwagę Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11 września 2015 r. sygn. akt II FSK 1516/13), jak i wyjazdów służbowych niebędących podróżą służbową. Zatem, sytuacja, w której pracodawca finansuje koszty wyżywienia pracownikowi będącemu w podróży służbowej powoduje – co do zasady – powstanie przychodu u tej osoby.
Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego w świetle powołanych przepisów prawa oraz wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. stwierdzam, że koszty wyżywienia pracownik musi ponosić niezależnie od tego, czy jest w podróży służbowej, w pracy, czy w domu. Zatem, pełne wyżywienie zapewnione podczas spotkania służbowego (biznesowego), jest wydatkiem ponoszonym przez pracodawcę w interesie pracownika i w ten sposób stanowi dla pracownika korzyść, ponieważ nie musi on w czasie podróży służbowych ponosić żadnych wydatków na wyżywienie. Ponadto pracownik odbywający podróżą służbową w celach biznesowych w pełni dobrowolnie korzysta z wyżywienia zapewnionego i sfinansowanego przez pracodawcę. Państwo jako pracodawca delegować pracowników na spotkania biznesowe, będące podróżą służbową, posiadając informację, którzy pracownicy i na jaki okres wyjeżdżają, w związku z czym mogą Pastwo przypisać poniesione koszty wyżywienia konkretnemu pracownikowi co stanowi, że świadczenie na rzecz pracownika ma charakter indywidualny. Finansowanie przez Państwa jako pracodawcę wyżywienia ma zatem charakter wymierny i zindywidualizowany, co stanowi okoliczność umożliwiającą przypisanie przychodu z tego tytułu konkretnemu pracownikowi. Uznać zatem należy, że warunki określone przez Trybunał Konstytucyjny zostały spełnione. Ten fakt przesądza o tym, że opłacenie przez Państwa pracownikowi będącemu w podróży służbowej wydatków na wyżywienie ponad limit diety z tytułu podróży służbowej, a także wydatków na posiłki, które nie kwalifikują się zgodnie z wewnętrznymi regulacjami jako posiłki, które pracodawca ma obowiązek zapewnić na podstawie odrębnych przepisów, tj. lunche, drobne przekąski, kawa z ciastkiem stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W związku z tym, Państwo jako płatnik jesteście obowiązani do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy, zgodnie z przepisami art. 32 i 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od kwoty nadwyżki kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, a także kosztów innych posiłków, które nie kwalifikują się zgodnie z wewnętrznymi regulacjami jako posiłki, które pracodawca ma obowiązek zapewnić na podstawie odrębnych przepisów, tj. np. lunche, drobne przekąski, kawa z ciastkiem, które stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Nie można zatem podzielić Państwa stanowiska, zgodnie z którym, sfinansowanie przez Państwa kosztów posiłków, z których pracownicy korzystają w ramach opisanych spotkań zewnętrznych z kontrahentami, jak również spotkań wewnętrznych z innym pracownikiem, odbywających się podczas wyjazdów służbowych – nie powoduje powstania po stronie tych pracowników przychodu podatkowego podlegającego opodatkowaniu, który wywoływałby obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych przez Państwa jako pracodawcę, co w szczególności oznacza, iż nie podlega opodatkowaniu nadwyżka ponad odpowiednią kwotę diety, o której mowa w odrębnych przepisach (jeśli na ich podstawie zachodzi obowiązek rozliczenia diety z tytułu zapewniania bezpłatnego posiłku), a w konsekwencji, Państwo jako płatnik nie będą zobowiązani do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości sfinansowanych kosztów posiłków (sytuacja b), ani nie będą zobowiązani do poboru zaliczki od wartości kosztów przekraczających limit diety, jeśli obowiązek jej rozliczenia wynika z odrębnych przepisów dotyczących podróży służbowych (sytuacja a).
Wobec powyższego Państwa stanowisko należało uznać za nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku, czyli postawionych przez Państwa pytań. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy, bądź we własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniami nie mogą być, zgodnie z art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.), rozpatrzone.
Odnosząc się do wskazanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazuje, że zostały one wydane w indywidualnej sprawie i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.
Ponadto, odnosząc się do powołanej we wniosku interpretacji z 13 października 2021 r. nr 0114-KDIP3-1.4011.679.2021.1.AK wyjaśniam, że fakt, iż organ upoważniony wydał odmienne interpretacje jest niewątpliwie niepożądany z punktu widzenia zasady zaufania do organów, o której mowa w art. 121 § 1 Ordynacji podatkowej. Niemniej jednak, trudno wymagać, aby organ, stosując przepisy Ordynacji podatkowej, powielał błędne stanowisko, tym bardziej, gdy uznał okoliczność istnienia przeszkód dla wydania tożsamej interpretacji na podstawie złożonego wniosku. Odmienne zatem rozstrzygnięcia, dokonane nawet w analogicznych zagadnieniach, nie mogą stanowić podstawy do żądania analogicznego rozstrzygnięcia sprawy, jeśli stoi temu na przeszkodzie treść przepisów prawa. Powołana przez Państwa ww. interpretacja została przekazana do Ministerstwa Finansów celem jej weryfikacji, na podstawie art. 14e § 1 Ordynacji podatkowej, Szefowi Krajowej Informacji Skarbowej przysługuje prawo zmiany z urzędu wydanej interpretacji, jeżeli stwierdzi jej nieprawidłowość, uwzględniając w szczególności orzecznictwo sądów, Trybunału Konstytucyjnego lub Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa ( t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako: „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

