Interpretacja indywidualna z dnia 5 maja 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-2.4010.54.2026.1.EWJ

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest Spółką prawa handlowego (kapitałową), mającą siedzibę zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Spółka jest polskim rezydentem podatkowym i podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Rok podatkowy Spółki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym.

Spółka należy do (…), działającej globalnie w branży (…). (…), w szczególności: (…)

Wnioskodawca pełni funkcję (…) dystrybutora produktów (…) na rynek polski. Działalność Spółki obejmuje import i sprzedaż towarów handlowych oraz kompleksową obsługę dystrybucyjną, w tym obsługę serwisową i logistyczną (…) na terenie Polski.

Wnioskodawca, zatrudnia personel – w oparciu o umowę o pracę („Pracownicy”). W związku z ich zatrudnieniem jest zobowiązany do ponoszenia nie tylko kosztów wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych pracowników, ale także innych, przewidzianych przepisami prawa, świadczeń. Niektóre stanowiska w Spółce wiążą się z pracą przy monitorach ekranowych, w czasie przekraczającym połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

W związku z tym, zgodnie z właściwymi przepisami prawa pracy oraz przepisami wykonawczymi, Spółka zapewnia Pracownikom profilaktyczną opiekę zdrowotną.

Pracownicy na stanowiskach, które wiążą się z pracą przy monitorze ekranowym, w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej mogą zostać skierowani na badania okulistyczne.

Zgodnie z § 8 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. z 2025 r. poz. 58), na podstawie wyników badań oraz zgodnie z zaleceniem lekarza, Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary korekcyjne lub szkła kontaktowe.

W związku z tym Spółka posiada regulamin refundacji okularów korekcyjnych oraz soczewek kontaktowych, zgodnie z którym, w przypadku, gdy w konsekwencji przeprowadzonego badania profilaktycznego, lekarz okulista wystawi zaświadczenie potwierdzające konieczność stosowania przez Pracownika okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych, Pracownik taki będzie upoważniony do refundacji kosztów poniesionych na ich zakup.

Spółka będzie wymagała od Pracowników, aby do wniosku o refundację dołączyć potwierdzenie zakupu udokumentowane fakturą imienną, wystawioną na Pracownika oraz przekazać taki dowód zakupu do działu księgowości Spółki.

Spółka będzie przeprowadzała kontrolę formalną i merytoryczną wydatku. W wypadku jej pozytywnego przejścia, Spółka będzie kwalifikowała wydatek jako koszt uzyskania przychodu - na podstawie tak wystawionych faktur.

Zatrudniani przez Spółkę Pracownicy, w związku z wykonywanymi przez nich zadaniami służbowymi, bywają również delegowani do odbycia podroży służbowych (poza miejscowość stałego miejsca pracy/siedziby pracodawcy – tu: Spółki).

Oznacza to konieczność poniesienia wydatków, związanych z tymi podróżami służbowymi (zwanymi również dalej delegacjami służbowymi), w szczególności:

• wydatki związane z zakwaterowaniem;

• wydatki związane z wyżywieniem;

• wydatki związane z transportem

• wydatki związane z celem wyjazdu służbowego – np. koszty obsługi kontrahentów biznesowych spółki (niebędące reprezentacją – poprawność kwalifikacji tego kosztu nie jest przedmiotem tego wniosku) lub też koszty realizacji czynności będących przedmiotem delegacji – np. zakup materiałów eksploatacyjnych związanych z uczestnictwem w targach, etc.

Wszelkie delegacje służbowe spełniają definicję podroży służbowych - w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 2025, poz. 277, ze zm., „Kodeks Pracy”) oraz stosownych przepisów wykonawczych. W efekcie, Spółka – jako pracodawca – jest obowiązana do pokrycia tych wydatków. Ponadto, pozostają one w związku z działalnością gospodarczą Spółki.

Podczas delegacji służbowych Pracownicy regulują ponoszone przez siebie wydatki ze środków prywatnych lub też z zaliczki otrzymanej od Spółki na poczet pokrycia wydatków służbowych.

Dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskiwać będą faktury imienne („Faktury Pracownicze”). Po odbytej delegacji służbowej, Faktury Pracownicze przekazywane będą do działu księgowości Spółki, w celu uzyskania zwrotu kosztów, zaś zaliczka podlega rozliczeniu poprzez zwrot niewykorzystanej kwoty – lub też wypłatę przez Spółkę wartości udokumentowanych wydatków przekraczających wartość wypłaconej zaliczki.

Analogicznie jak powyżej, Spółka będzie przeprowadzała kontrolę formalną i merytoryczną wydatku. W wypadku jej pozytywnego przejścia, Spółka będzie kwalifikowała wydatek jako koszt uzyskania przychodu - na podstawie Faktur Pracowniczych.

Dodatkowo, Spółka może polecić Pracownikowi dokonanie zakupu materiałów lub usług – w szczególności w sytuacjach awaryjnych, np. wystąpienie awarii na terenie Spółki, której rozwiązanie wymaga natychmiastowego działania – np. zakup materiałów do (…). W sytuacji, gdy zakup z odroczonym terminem płatności nie jest możliwy, zakupy te opłacane są przez Pracowników ze środków prywatnych i podlegają rozliczeniu na zasadach analogicznych do rozliczenia delegacji. Wydatki takie będą dalej zwane „Wydatkami szczególnymi”). Tu także Spółka przeprowadza kontrolę formalną i merytoryczną wydatku. W wypadku jej pozytywnego przejścia, Spółka będzie kwalifikowała wydatek jako koszt uzyskania przychodu - na podstawie faktury imiennej, wystawionej na Pracownika.

Wnioskodawca podkreśla, że celem wniosku nie jest kwestia możliwości samego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu ww. wydatków, tj. wydatków poniesionych przez niego w związku z refundacją okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych, w związku ze zwrotem kosztów Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach delegacji służbowych lub Wydatków szczególnych.

Przedmiotem wątpliwości Spółki jest jedynie możliwość dokumentowania tych wydatków w opisany sposób – dla celów zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu Spółki w CIT.

Pytania

1. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że dopuszczalne jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu Spółki zakupu okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych, udokumentowanego fakturą imienną wystawioną na Pracownika?

2. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że dopuszczalne jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu Spółki wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach delegacji służbowych, udokumentowanych Fakturami Pracowniczymi?

3. Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że dopuszczalne jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu Spółki Wydatków szczególnych, udokumentowanych fakturą imienną wystawioną na Pracownika?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki:

1.prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że dopuszczalne jest zaliczenie, jako koszty uzyskania przychodu Spółki zakupu okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych, udokumentowanego fakturą imienną wystawioną na Pracownika.

2.prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że dopuszczalne jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu Spółki wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach delegacji służbowych, udokumentowanych Fakturami Pracowniczymi.

3.prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że dopuszczalne jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu Spółki Wydatków szczególnych, udokumentowanych fakturą imienną wystawioną na Pracownika.

UZASADNIENIE

1.

Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi przepis art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zgodnie z utrwaloną linia orzeczniczą, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

• jest definitywny (rzeczywisty);

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

• został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła;

• został właściwie udokumentowany;

• nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Odnosząc się do kwestii dokumentowania ponoszonych wydatków - przepisy ustawy o CIT nie zawierają przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Jedynie zgodnie z art. 9 ust. Ustawy CIT podatnicy mają obowiązek prowadzić ewidencję rachunkową, w szczególności z uwzględnieniem zasad wyznaczonych przez ustawę o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r., poz.120, ze zm., dalej: „ustawa o rachunkowości”) oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie. Ustawa ta reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 tego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Idąc dalej, zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, warunkami zakwalifikowania dokumentu jako dowodu księgowego, są:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zatem należy uznać, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć, co do zasady, wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów oraz zostały one prawidłowo udokumentowane.

Spółka pragnie podkreślić, że warunki te są w niniejszym wypadku spełnione.

2.

Zgodnie z art. 237⁶ § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek: „dostarczyć Pracownikom nieodpłatne środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami”. Ponadto zgodnie z § 3 Pracodawca jest obowiązany dostarczyć Pracownikowi te środki.

W myśl § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe z dnia 1 grudnia 1998 r. (Dz. U. z 2025 r., poz., ze zm.), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

Idąc dalej, zgodnie z § 8 ust. 2 ww. rozporządzenia pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korekcyjne lub soczewki kontaktowe, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Obowiązek ten ma zastosowanie wobec konkretnych pracowników, § 2 ust. 4 rozporządzenia określa, że to dotyczy pracowników używających w czasie pracy monitora ekranowego co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym Spółka posiada wewnątrzzakładowe regulacje dotyczące refundacji okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych.

W określonych sytuacjach Pracownicy będą pokrywali wstępnie te wydatki ze środków prywatnych i pozyskiwali fakturę imienną. Po przekazaniu do działu księgowości Spółki oryginału faktury oraz wniosku o refundację, Spółka będzie dokonywała refundacji (jak wskazano, po uprzednim przejściu kontroli formalnej i merytorycznej).

Na podstawie takiej procedury Spółka będzie zaliczała wydatek do kosztów uzyskania przychodu.

Jak wskazano, wydatki te spełniają przesłanki do zaliczenia ich w poczet kosztów podatkowych w CIT - jako tzw. koszty pracownicze, do których można zaliczyć refundację okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych. Potwierdza to przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 kwietnia 2017 r. (sygn. 2461-IBPB-1-2.4510.33.2017.2.MS):

„Pracodawca określa formę zapewnienia okularów korygujących wzrok. Kwestią zasadniczą jest, aby pracownik został zaopatrzony w okulary korekcyjne lub soczewki kontaktowe, które spełniają ten sam cel co okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza. Z uwagi na nałożony przez ustawodawcę obowiązek dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej zabezpieczającej przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz obowiązek zapewnienia przez pracodawcę pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych w razie zaleceń lekarskich wydawanych przez Poradnię Medycyny Pracy w związku z badaniami okulistycznymi, należy stwierdzić, że wydatki te mają charakter „kosztów pracowniczych” i mogą stanowić dla Spółki podatkowe koszty uzyskania przychodów.”

Przepisy Ustawy CIT nie regulują przy tym kwestii na który podmiot powinna być wystawiona faktura – czy na pracodawcę, czy pracownika. W takiej sytuacji należy zatem uznać, że oba rozwiązania będą niesprzeczne z przepisami Ustawy CIT.

Indyferentność przepisów podatkowych na kwestię dokumentowania zakupu okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych potwierdzają interpretacje organów podatkowych m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 2 kwietnia 2015 r. (sygn. IPPB5/4510-45/15-2/KS):

„Jednocześnie wskazać należy, że przepisy prawa podatkowego nie określają sposobu udokumentowania zakupu okularów korekcyjnych, tj. nie określają na kogo powinna być wystawiona faktura za okulary - na pracodawcę czy powinna być to faktura imienna wystawiona na nazwisko pracownika. Zdaniem tutejszego organu podatkowego dopuszczalna jest możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z zakupem ww. okularów na podstawie faktury zakupu wystawionej zarówno na Spółkę, jak i na pracownika.”

Podobnie również w następujących interpretacjach indywidualnych:

• Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 21 lipca 2008 r. (sygn. IBPB3/423-242/08/MS).

• Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 11 sierpnia 2009 r. (sygn. ILPB3/423-362/09-3/JG).

• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 10 listopada 2011 r. (sygn. IPPB5/423-975/11-4/RS).

Podsumowując powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko, że można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane z zakupem ww. okularów na podstawie dowodu zakupu w postaci faktury imiennej, wystawionej na Pracownika.

3.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu Pracy, pracodawca, który wydaje Pracownikowi polecenie wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podrożą służbową. Jednocześnie § 3 tego przepisu określa, że: „warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania”. Zgodnie z powyższym, zdaniem Wnioskodawcy, to właśnie na Spółce spoczywa określenie sposobu wypłacania należności z tytułu delegacji, w tym również formy dokumentowania poniesionych przez Pracowników wydatków.

Zgodnie z przedstawionymi elementami stanu faktycznego, zatrudniani przez Spółkę Pracownicy, w związku z wykonywanymi przez nich zadaniami służbowymi, odbywają delegacje służbowe. Pracownicy ponoszą różne koszty związane z delegacjami, należą do nich m.in.: wydatki związane z zakwaterowaniem, wydatki związane z wyżywieniem czy transportem.

Podczas delegacji służbowych Pracownicy regulują ponoszone przez siebie wydatki ze środków prywatnych. Dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskują faktury imienne (Faktur Pracownicze). Po odbytej delegacji, faktury te przekazywane są do działu księgowości Spółki, w celu uzyskania zwrotu kosztów.

Mając na uwadze powyższe wydatki ponoszone są efektywnie ze środków Spółki, zatem stanowią one wydatek rzeczywiście poniesiony przez podatnika, który dodatkowo nie zostanie mu w żaden sposób zwrócony, a zatem jest definitywny. Wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami wynikającym ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. W związku z tym, o ile są udokumentowane zgodnie z przepisami o rachunkowości, spełniają one przesłanki zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu.

Wnioskodawca pragnie podkreślić ponownie, że przepisy podatkowe nie nakazują szczególnego rodzaju dokumentacji wydatków na tzw. koszty pracownicze, także w odniesieniu do delegacji służbowych. Organy podatkowe wskazują na stosowanie przepisów ustawy o rachunkowości dotyczących właściwego dokumentowania zdarzeń gospodarczych- Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 23 września 2024 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS):

„W opisie sprawy wskazali Państwo, że zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport w przeznaczonym do tego systemie finansowo księgowym Spółki, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu źródłowego/dokument elektroniczny wystawiony na Pracownika. Zatem zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych”.

Podobnie również w następujących interpretacjach indywidualnych:

• Interpretacja Indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 stycznia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.644.2024.1.PK).

• Interpretacja Indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 maja 2010 r. (sygn. IPPB3/423-222/10-2/GJ).

• Interpretacja Indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 13 stycznia 2009 r. (sygn. IPPB3/423-1509/08-2/GJ).

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że dopuszczalne jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu Spółki wydatków zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach delegacji służbowych, udokumentowanych Fakturami Pracowniczymi.

Zdaniem Spółki, analogiczne wnioski należy przyjąć także dla Wydatków szczególnych. W praktyce, konieczność poniesienia takich wydatków i udokumentowania ich w takiej formie wynika – jak wskazano – z sytuacji konieczności poniesienia takiego wydatku bezpośrednio przez Pracownika. Wskazać tu należy, że zgodnie z art. 100 § 1 i 2 pkt 4 Kodeksu pracy pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę, a także dbać o dobro zakładu pracy, czy chronić jego mienie.

Podsumowując, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że dopuszczalne jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu Spółki Wydatków szczególnych, udokumentowanych fakturą imienną wystawioną na Pracownika.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytania przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznaczają zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytań).

Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniami, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554., dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

·został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·został właściwie udokumentowany,

·nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wskazanych we wniosku wydatków, udokumentowanych fakturą imienną wystawioną na Pracownika.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 522).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1)zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2)zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3)wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1)zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2)korygujące poprzednie zapisy;

3)zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4)rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1)określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2)określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3)opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4)datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5)podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6)stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1)w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2)w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Z opisu sprawy wynika, że ponoszą Państwo wydatki na refundacje kosztów poniesionych na zakup okularów korekcyjnych oraz soczewek kontaktowych dla pracowników. Do wniosku o refundację wymagają Państwo od Pracowników dołączenia potwierdzenie zakupu udokumentowanego fakturą imienną, wystawioną na Pracownika oraz przekazania takiego dowód zakupu do działu księgowości Państwa Spółki.

Ponadto w związku z wykonywanymi przez pracowników zadaniami służbowymi, ponoszą Państwo wydatki związane z ich podróżami służbowymi. Dla celów udokumentowania powyższych wydatków, Pracownicy pozyskiwać będą faktury imienne „Faktury Pracownicze”. Po odbytej delegacji służbowej, Faktury Pracownicze przekazywane będą do działu księgowości Spółki, w celu uzyskania zwrotu kosztów, zaś zaliczka podlega rozliczeniu poprzez zwrot niewykorzystanej kwoty – lub też wypłatę przez Spółkę wartości udokumentowanych wydatków przekraczających wartość wypłaconej zaliczki.

Dodatkowo, Państwa Spółka może polecić pracownikowi (w szczególności w sytuacjach awaryjnych) dokonanie zakupu materiałów lub usług np. zakup materiałów do naprawy (…). W sytuacji, gdy zakup z odroczonym terminem płatności nie jest możliwy, zakupy te opłacane są przez Pracowników ze środków prywatnych i podlegają rozliczeniu na zasadach analogicznych do rozliczenia delegacji.

Jak Państwo wskazali, Spółka będzie przeprowadzała kontrolę formalną i merytoryczną każdego z opisanego we wniosku wydatku. W wypadku pozytywnej weryfikacji, Spółka będzie kwalifikowała wydatek jako koszt uzyskania przychodu – na podstawie tak wystawionych faktur imiennych.

Odnosząc cytowane powyżej przepisy do przedstawionego we wniosku opisu, wskazać należy, że zwrócone pracownikom wydatki związane z :

- zakupem okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych dla Pracowników do których ponoszenia zobowiązany jest Pracodawca na podstawie prawa pracy oraz regulaminu refundacji Pracodawcy;

- podróżami służbowymi Pracowników (np. zakwaterowanie, wyżywienie i transport);

- z wydatkami szczególnymi np. zakup materiałów do naprawy (…)

udokumentowane poprzez faktury wystawione na dane imienne Pracownika, spełniające wymagania wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, poniesione przez Pracowników w stosunku do których przeprowadzono kontrolę formalną i merytoryczną, mogą stanowić dla Państwa koszty uzyskania przychodów.

Wobec powyższego Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się natomiast do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych, wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Zostały wydane w określonym stanie faktycznym/zdarzenie przyszłym i w tych sprawach rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-  Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.