Interpretacja indywidualna z dnia 29 kwietnia 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-2.4012.81.2026.3.AP
Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych bez użycia KSeF pod warunkiem dokumentacji rzeczywistych transakcji gospodarczych, pomimo formalnych niedociągnięć związanych z obowiązkiem scentralizowanego fakturowania.
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
10 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 10 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur papierowych lub elektronicznych, wystawionych przez dostawców Spółki, którzy wbrew obowiązkowi nie udokumentują zrealizowanych dostaw fakturą ustrukturyzowaną wystawioną przy użyciu KSeF. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 30 marca 2026 r. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego
A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka”, „A.”) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością i działa na podstawie Kodeksu Spółek Handlowych, umowy spółki, a także innych odpowiednich przepisów prawa.
Spółka jest podatnikiem, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa CIT”), podlegającym obowiązkowi podatkowemu w Polsce od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania oraz jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa VAT”).
Przedmiotem działalności A., zgodnie z umową spółki, jest rozbudowa, modernizacja i eksploatacja (…) oraz podejmowanie wszelkich działań związanych z obsługą (…) (w tym (…)) w celu promocji (…) i regionu, usprawnienia ruchu turystycznego, a w sposób bardziej ogólny wykonywanie zadań o charakterze użyteczności publicznej. Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 216/2008, aktualny certyfikat (…) posiada nr (…). Spółka posiada także zezwolenie (…) (dalej: (…)) uprawniające do zarządzania (…) obejmującego świadczenie usług (…) związanych ze (...), na rzecz przewoźników (…) oraz innych użytkowników eksploatujących (...) (zezwolenie (…) na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie (…) z dnia (…) r.). Spółka posiada również zezwolenie na świadczenie usług (…) wydane przez (…) w dniu (…) roku ((…)).
Na działalność operacyjną Spółki składają się dwa podstawowe obszary: działalność (…) oraz (…).
Działalność (…) generuje przychody z tytułu użytkowania infrastruktury (…) przez (…). Wśród przychodów należy wymienić opłaty z tytułu (…). Działalność (…) ze względu na swoją specyfikę angażuje przeważającą część majątku spółki oraz kosztów. Wśród istotnych pozycji należy wymienić koszty utrzymania (…) wraz z (…) oraz koszty utrzymania części terminalu (…) wraz z niezbędną infrastrukturą dedykowaną (…). Działalność (…) spółki obejmuje przede wszystkim utrzymanie oraz udostępnienie kontrahentom zewnętrznych elementów infrastruktury takich jak: powierzchnie handlowe, gastronomiczne i usługowe wraz z mediami, (…) – elementy tej infrastruktury wykorzystywane są przez (…) podczas bezpośredniej obsługi (…). Spółka, ze względu na zakres prowadzonej działalności, nabywa różne towary i usługi. Gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, a dostawcy towarów lub usług są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT i są zobowiązani do rozliczenia VAT należnego z tytułu dokonanych transakcji, Spółka otrzymuje od nich faktury zawierające kwoty podatku VAT wyrażone w złotych. W takich przypadkach nabyte przez Spółkę towary i usługi nie korzystają ze zwolnienia z VAT i są wykorzystywane przez spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego (mają związek z działalnością opodatkowaną Spółki). Nie wystąpią przy tym negatywne przesłanki do odliczenia, o których mowa w art. 88 ustawy VAT.
Od 1 lutego 2026 r., zgodnie z nałożonym na większość krajowych podatników VAT obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) oraz przy uwzględnieniu okresów przejściowych we wdrożeniu KSeF dla wybranych podmiotów, faktury zakupu od dostawców powinny być wystawiane przez nich, co do zasady, tylko w formie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Jednak Spółka nie wyklucza, że niektóre faktury mogą być wystawiane poza KSeF, pomimo ciążącego na dostawcach obowiązku wynikającego z ustawy VAT, np. w formie pliku elektronicznego w postaci .pdf lub papierowej (i tym samym dostarczone Spółce poza KSeF) i na dzień ich otrzymania Spółka nie będzie w posiadaniu danej faktury zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej wysłanej przez KSeF.
Nie można też wykluczyć sytuacji, że dostawca nie użyje KSeF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca, albo nie udostępni faktur wystawianych trybem awaryjnym.
W uzupełnieniu do wniosku Spółka wyjaśniła, że nabywane przez nią towary i/lub usługi służą/będą służyć do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług lub podatkiem od wartości dodanej.
Przede wszystkim towary i/lub usługi objęte wnioskiem służą/będą służyć do wykonywania czynności opodatkowanych na terytorium kraju. Jednocześnie, z uwagi na charakter prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej, nie można wykluczyć, że w określonych przypadkach nabywane przez Spółkę towary i/lub usługi służą/będą służyć do wykonywania czynności , których miejscem opodatkowania jest/będzie terytorium innego kraju niż Polska.
Intencją Spółki w ramach złożonego wniosku było objęcie obu powyższych sytuacji, tj. zarówno przypadków, w których prawo do odliczenia podatku naliczonego wynika z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak i przypadków, w których prawo to wynika z art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT, o ile spełnione są ustawowe warunki zastosowania tych przepisów. Niezależnie od powyższego, we wszystkich przypadkach objętych wnioskiem wydatki dotyczące nabywanych towarów i usług są/będą związane z czynnościami opodatkowanymi Spółki dającymi prawo do odliczenia podatku naliczonego oraz spełniają/będą spełniały ogólne kryteria uznania za koszt podatkowy, w tym przede wszystkim związek przyczynowo-skutkowy ze źródłem przychodów, a faktury zakupowe, których dotyczy wniosek, dokumentują/będą dokumentować rzeczywiste transakcje.
Pytanie
Czy w ramach przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez dostawców Spółki, którzy wbrew obowiązkowi nie udokumentują zrealizowanych na rzecz Spółki transakcji fakturą ustrukturyzowaną wystawioną przy użyciu KSeF, zgodnie z art. 106ga ustawy VAT wchodzącym w życie z dniem 1 lutego 2026 r., niezależnie od tego czy faktura zostanie wystawiona w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, pod warunkiem spełnienia warunków odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie przepisów ustawy VAT?
Państwa stanowisko w sprawie
W ocenie Spółki, w ramach przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przed dostawców Spółki, którzy wbrew obowiązkowi nie udokumentują zrealizowanych na rzecz Spółki transakcji fakturą ustrukturyzowaną wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT wchodzącym w życie z dniem 1 lutego 2026 r.
Od 1 stycznia 2022 r., zgodnie z ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076) KSeF został wdrożony jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu podatnicy mieli możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach tego systemu. Zgodnie z ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 1598) KSeF miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 r., a dla podatników zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r. Następnie, zgodnie z ustawą z dnia 9 maja 2024 r. zmieniającą ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF został przesunięty na 1 lutego 2026 r. Na podstawie opublikowanej w dniu 1 września 2025 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2025 r. poz. 1203) wprowadzono m.in. fazowanie terminów wejścia w życie obowiązkowego e-fakturowania w KSeF:
-od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
-od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Reguły dot. wystawiania faktur VAT oraz faktur ustrukturyzowanych uregulowane zostały w art. 106a i następnych ustawy VAT (Dział XI Rozdział 1).
I tak, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy VAT, który wejdzie w życie z dniem 1 lutego 2026 r. podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Wyjątki od obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych z użyciem KSeF przewidziano z kolei w art. 106ga ust. 2 ustawy VAT według którego obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy VAT;
6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Zgodnie z ust. 3 i 4, w przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Jak stanowi art. 2 pkt. 32a ustawy VAT, przez fakturę ustrukturyzowaną należy rozumieć fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Faktura zaś, wg art. 2 pkt. 31 ustawy VAT jest rozumiana jako dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Z kolei w świetle art. 106na ust. 1 ustawy VAT, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r., fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, natomiast za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, jak stanowi ust. 3, w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
W świetle art. 106na ust. 4 ustawy VAT, który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r., w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Zatem, mając na uwadze wyżej wskazane przepisy dot. wejścia w życie obowiązkowego KSeF, jak i reguły odnoszące się do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, od 1 lutego 2026 r. lub od 1 kwietnia 2026 r. podstawową zasadą w zakresie wystawiania faktur będzie obowiązek ich wystawiania w formie e-faktury przy użyciu KSeF.
O ile obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie stopniowo obejmował wystawców faktury (sprzedawców) to od strony nabywcy przepisy ustawy VAT nie przewidują takiego stopniowego stosowania KSeF, a tym samym od 1 lutego 2026 r. nabywcy (w tym Spółka) będą zasadniczo otrzymywać faktury przy użyciu KSeF.
Powyższe oznacza, że to na podatniku (sprzedawcy) będzie ciążył obowiązek wystawienia faktury w postaci e-faktury i to jego będą dotykać konsekwencje niewysłania faktury do KSeF. Natomiast żaden z przepisów nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności lub prawidłowości wystawiania przez podatnika faktury w określonej postaci (a w szczególności badania czy faktura powinna być wystawiona w KSeF czy poza KSeF), a tym samym egzekwowania dokumentu faktury w postaci e-faktury wysłanej do KSeF.
Jak stanowi art. 86 ust. 1 ustawy VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a)nabycia towarów i usług,
b)dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Z powyższych regulacji wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione łącznie dwa warunki, tj.:
1.odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz
2.towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Zatem, warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi. Powyższa zasada oznacza jednocześnie, że podatnik nie ma możliwości dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Jednocześnie w myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy VAT, podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.
Natomiast według art. 86 ust. 10 ustawy VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.
Należy podkreślić, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy VAT.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy VAT, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
-sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi, wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
-transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku,
-wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne: stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności, podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością, potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności,
-faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego,
-wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 (art. 88 ust. 4 ustawy VAT).
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy VAT, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Działalność gospodarczą definiuje z kolei art. 15 ust. 2 ustawy VAT, zgodnie z którym obejmuje ona wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Biorąc powyższe regulacje po uwagę, w ocenie Spółki warunki, uprawniające ją do odliczenia podatku VAT naliczonego, zawartego w fakturach zakupowych, wystawionych poza systemem KSeF zostają spełnione.
Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka jest czynnym podatnikiem VAT a to oznacza, że pierwszą z przesłanek pozytywnych, które należy spełnić dla możliwości odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych nie w formie e-faktur przy użyciu KSeF należy uznać za spełnioną.
Ponadto, biorąc pod uwagę, że nabywane przez Spółkę towary lub usługi od dostawców, które zostaną udokumentowane fakturami zakupowymi nawet z pominięciem KSeF są/będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT - to drugą z przesłanek pozytywnych w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych nie w formie e-faktur przy użyciu KSeF, należy uznać również za spełnioną.
Przy czym, jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, przesłanki wymienione w art. 88 ustawy VAT, stanowiące zamknięty katalog przesłanek negatywnych, tzn. takich, których zaistnienie uniemożliwia nabywcy obniżenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, nie znajdą zastosowania.
Należy podkreślić, że z przywołanego art. 88 ustawy VAT nie wynika, aby jedną z przesłanek negatywnych tj. wyłączających prawo nabywcy (będącego czynnym podatnikiem VAT) do odliczenia podatku naliczonego, był przypadek, gdy podatek naliczony wynika z faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług, która zostałaby wystawiona wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Należy również podkreślić, że w odniesieniu do wskazanych przez Spółkę faktur zakupowych - wystawione dokumenty, pomimo że nie będą mieć prawidłowej formy (tj. formy faktury ustrukturowanej), to będą dokumentować rzeczywiste transakcje dotyczące zakupów A.
W orzecznictwie sądowo-administracyjnym podkreśla się, że puste faktury, to takie które nie dokumentują rzeczywistej transakcji, zdarzenia gospodarczego.
Przykładowo, w wyroku z dnia 21 sierpnia 2025 r. sygn. I FSK 1081/22 Naczelny Sąd Administracyjny orzekł, że „Podatnik nabywa prawo do odliczenia podatku naliczonego zasadniczo wówczas, gdy faktura odzwierciedla rzeczywistość, tj. dostawę towaru lub świadczenie usługi przez podmioty ujawnione w jej treści.”
Podobnie orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z dnia 31 lipca 2025 r. sygn. I SA/Go 161/25, w którym Sąd stwierdził, że „Dysponowanie fakturą, na której wykazana jest kwota VAT, nie oznacza automatycznie uprawnienia do obniżenia podatku. Istotnym jest bowiem, by przyjęta do rozliczenia faktura VAT dokumentowała rzeczywisty obrót. Warunek taki zachodzi wtedy, gdy dana faktura odzwierciedla zdarzenie gospodarcze dokonane między podmiotami wymienionymi na fakturze, której przedmiotem jest towar bądź usługa opisana w tym dokumencie pod względem ilościowym, jakościowym, wartościowym, itp. między rzeczywistą sprzedażą, a jej opisem w fakturze istnieć musi pełna zgodność pod względem podmiotowym, jak i przedmiotowym.”
Należy również podkreślić, że orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wskazuje na konieczność odróżnienia przesłanek materialnych od przesłanek czysto formalnych warunkujących prawo do odliczenia podatku naliczonego. Braki czy uchybienia w zakresie formy faktury stanowią jedynie niedoskonałości techniczne, które nie mogą same w sobie niweczyć uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego.
W związku z tym, że faktury zakupowe będą odzwierciedlać rzeczywiste transakcje, a tylko technicznie zostaną wystawione poza systemem KSeF, tym samym, brak jest podstaw do uznania tych dokumentów jako nierodzących prawa do odliczenia VAT po stronie Spółki.
Stanowisko Spółki potwierdzają wydane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacje podatkowe.
Przykładowo, w interpretacji z dnia 18 listopada 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.815.2025.1.PRM Dyrektor KIS stwierdził, że „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.”
Podobnie wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 20 października 2025 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA. W interpretacji tej Dyrektor KIS stwierdził, że „Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy. Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Ponadto, prawo do odliczenia przysługuje również, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego. Tym samym, w analizowanej sprawie należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców i odebranych przez Państwa - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.”
Stanowisko powyższe potwierdzają ponadto interpretacje podatkowe: z dnia 19 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.902.2025.1.MSO, z dnia 19 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.898.2025.2.AB, z dnia 16 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.904.2025.2.MSO, z dnia 31 października 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-2.4012.599.2025.1.AP, z dnia 12 sierpnia 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG, z dnia 21 marca 2024 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK, z dnia 19 marca 2024 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.596.2023.3.KK, z dnia 4 marca 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA.
Spółka pragnie zauważyć, że przedstawione powyżej stanowiska interpretacyjne mają istotne znaczenie dla zobrazowania utrwalonej linii interpretacyjnej oraz kierunku wykładni przepisów prawa podatkowego dokonywanej przez organy Krajowej Administracji Skarbowej. Wypracowany przez organy podatkowe kierunek interpretacyjny powinien być brany pod uwagę podczas rozpoznawania niniejszego Wniosku, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie nastąpiła zmiana przepisów prawa ani nie wystąpiły inne przesłanki, które mogłyby uzasadniać odejście od dotychczasowego stanowiska. Powołane rozstrzygnięcia, choć nie mają formalnej mocy wiążącej, stanowią bowiem przejaw jednolitej praktyki interpretacyjnej organów podatkowych, której respektowanie służy realizacji zasady zaufania obywateli do organów władzy publicznej oraz zasadzie pewności i przewidywalności prawa.
Tym samym, zdaniem Spółki, żadna z przesłanek negatywnych uniemożliwiających jej odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie będzie spełniona.
Podsumowując, w związku z tym, że:
-przesłanki pozytywne odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych poza KSeF wbrew istnieniu tego obowiązku będą spełnione oraz
-fakt, że z przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF jak również z przepisów ustawy VAT nie wynika, aby nabywca towarów i usług miał obowiązek weryfikowania czy faktura nie została wystawiona w formie e-faktury przy użyciu KSeF wbrew istnieniu takiego obowiązku, co oznacza, że nie stanowi to przesłanki negatywnej ograniczającej prawo odliczenia podatku naliczonego,
to zdaniem Spółki będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, które Spółka otrzyma poza KSeF.
Innymi słowy, wystawienie faktur zakupowych przez dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy VAT.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
W myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:
Podatnik ma również prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, o której mowa w ust. 2, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie, o którym mowa w art. 113b ust. 1, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.
Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;
b) (uchylona)
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) (uchylony)
4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;
5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
6) (uchylony)
7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.
W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:
1.Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
2.Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2)przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3)przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4)na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5)w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6)przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
3.W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
4.W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Z opisu sprawy wynika, że są Państwo zarejestrowani jako czynny podatnik podatku VAT. Przedmiotem Państwa działalności jest rozbudowa, modernizacja i eksploatacja (…) oraz podejmowanie wszelkich działań związanych z obsługą (…). Na działalność operacyjną Spółki składają się dwa podstawowe obszary: działalność (…) oraz (…). Działalność (…) generuje przychody z tytułu użytkowania infrastruktury (…) przez (…). Działalność (…) spółki obejmuje przede wszystkim utrzymanie oraz udostępnienie kontrahentom zewnętrznych elementów infrastruktury takich jak: powierzchnie handlowe, gastronomiczne i usługowe wraz z mediami, (…). Ze względu na zakres prowadzonej działalności, nabywacie Państwo różne towary i usługi. Gdy nabywane towary lub usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, otrzymujecie Państwo od dostawców faktury zawierające kwoty podatku VAT. W takich przypadkach nabyte przez Państwa towary i usługi nie korzystają ze zwolnienia z VAT i są wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności, w odniesieniu do których Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego (mają związek z działalnością opodatkowaną Spółki). Przede wszystkim towary i/lub usługi objęte wnioskiem służą/będą służyć do wykonywania czynności opodatkowanych na terytorium kraju. Jednocześnie, z uwagi na charakter prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej, nie można wykluczyć, że w określonych przypadkach nabywane przez Spółkę towary i/lub usługi służą/będą służyć do wykonywania czynności , których miejscem opodatkowania jest/będzie terytorium innego kraju niż Polska. Nie wystąpią przy tym negatywne przesłanki do odliczenia, o których mowa w art. 88 ustawy VAT.
Od 1 lutego 2026 r., zgodnie z nałożonym na większość krajowych podatników VAT obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-faktur (KSeF) oraz przy uwzględnieniu okresów przejściowych we wdrożeniu KSeF dla wybranych podmiotów, faktury zakupu od dostawców powinny być wystawiane przez nich, co do zasady, tylko w formie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Jednak nie wykluczacie Państwo, że niektóre faktury mogą być wystawiane poza KSeF, pomimo ciążącego na dostawcach obowiązku wynikającego z ustawy VAT, np. w formie pliku elektronicznego w postaci .pdf lub papierowej (i tym samym dostarczone Spółce poza KSeF) i na dzień ich otrzymania nie będziecie Państwo w posiadaniu danej faktury zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej wysłanej przez KSeF. Nie wykluczacie też Państwo sytuacji, że dostawca nie użyje KSeF powołując się na awarię systemu lub inne przyczyny, które jednak nie miały miejsca, albo nie udostępni faktur wystawianych trybem awaryjnym.
Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur, które wbrew obowiązkowi zostaną wystawione przez dostawców bez użycia KSeF i przekazane Państwu w formie papierowej lub elektronicznej.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok podstawowych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.
Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że przysługuje i będzie Państwu, jako czynnemu podatnikowi podatku VAT, przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego, wynikającego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych, wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, o ile faktury te będą dokumentować nabycie usług lub towarów związanych z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz nie wystąpią negatywne przesłanki uniemożliwiające odliczenie podatku VAT naliczonego określone w ustawie o VAT. Wystawienie faktur, wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.
W konsekwencji, przysługuje i będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych na Państwa rzecz przez dostawców, wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.
Tym samym Państwa stanowisko należy uznać za prawidłowe.
Należy podkreślić, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.
Dodatkowe informacje
Niniejsze rozstrzygnięcie dotyczy podatku od towarów i usług (pytanie oznaczone we wniosku nr 1). Jednocześnie Organ wskazuje, że w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Interpretacja indywidualne wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/ zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje, jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i/lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

