Czy faktury wystawiane w ramach samofakturowania przez zagranicznego nabywcę bez NIP muszą być przesyłane przez KSeF

PROBLEM

Polska firma transportowa (P) świadczy usługi transportu międzynarodowego na rzecz firmy niemieckiej (D). Firma D wystawia faktury sprzedaży w trybie samofakturowania — w imieniu i na rzecz polskiego usługodawcy — w euro, z własną numeracją, przesyłając je emailem. Faktury nie są wystawiane ani przesyłane przez KSeF. Klient biura rachunkowego uzyskał w urzędzie skarbowym informację, że faktury dokumentujące jego sprzedaż, nawet w trybie samofakturowania przez kontrahenta zagranicznego, muszą być wystawiane przez KSeF, a on powinien do każdej takiej faktury wystawić dodatkowo własną fakturę polską za pośrednictwem KSeF. Do tej pory uważaliśmy, że jedyną i prawidłową fakturą sprzedaży jest faktura wystawiona przez kontrahenta niemieckiego — wykazywana w JPK_VAT i VAT-UE z datą faktury, datą obowiązku podatkowego i numerem faktury niemieckiej. Czy nasze stanowisko jest prawidłowe?

RADA

Stanowisko biura rachunkowego jest prawidłowe. Faktury wystawiane przez firmę D w ramach samofakturowania nie muszą — ani technicznie nie mogą — być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane w KSeF. Polska firma P nie ma obowiązku wystawiania żadnych dodatkowych faktur przez KSeF.

UZASADNIENIE

Z dniem 1 lutego 2026 r. weszły w życie przepisy nakładające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, wynikający z art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Na podstawie przepisów przejściowych większość podatników objęto tym obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r.

Obowiązek ten nie ma jednak charakteru bezwzględnego. W art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT wymieniono przypadki, w których nie stosuje się go, w tym — na podstawie pkt 5 — faktury w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT. Przepisem wykonawczym jest rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740). Rozporządzenie to wyłącza m.in. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w przypadku dostawy towarów i świadczenia usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (tj. w ramach samofakturowania), jeżeli nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą NIP (§ 2 pkt 5 rozporządzenia).

W przedstawionej sytuacji firma D nie posiada polskiego numeru NIP. W konsekwencji wystawiane przez nią faktury w ramach samofakturowania nie muszą — ani faktycznie nie mogą — być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane w KSeF ani przesyłane do KSeF przez firmę P. Faktury te powinny być wystawiane na dotychczasowych zasadach, tj. w postaci papierowej lub elektronicznej. Nie istnieje żaden przepis nakładający na firmę P obowiązek wystawiania przy użyciu KSeF dodatkowych faktur dokumentujących te same transakcje. Wystawienie takich faktur skutkowałoby niedopuszczalnym podwójnym udokumentowaniem tej samej sprzedaży.

Tomasz Krywan

prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, autor wielu publikacji z zakresu podatków