Artykuł aktualny

na dzień 28.05.2026

tematy:

Data publikacji: 27.05.2026

Zagraniczne podróże służbowe – zasady rozliczania

1. Czas trwania podróży służbowej

Tabela 1. Czas trwania podróży zagranicznej

Środek komunikacji	Czas trwania podróży
lądowy	od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę	do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju
lotniczy	od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju	do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju
morski	od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego	do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego

2. Zwrot kosztów przejazdu w podróży zagranicznej

Tabela 2. Koszty przejazdu w podróży zagranicznej

Lp.

Rodzaj środka transportu

Zwrot kosztów przejazdu w wysokości:

samochód osobowy, motocykl lub motorower niebędący własnością pracodawcy

stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu

inne środki transportu

udokumentowanej:

- biletami,

- fakturami obejmującymi cenę biletu wraz z opłatami dodatkowymi (np. miejscówka)

3. Dieta za zagraniczną podróż służbową

Dieta w czasie podróży zagranicznej:

jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki;
przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. W takim przypadku diety mogą przysługiwać pracownikowi w różnych walutach czy wysokościach (wysokość diet podajemy w tabeli w pkt 7 Instrukcji).

Tabela 3. Obliczanie należności z tytułu diet w podróży zagranicznej

Długość podróży	Wysokość diety	Zmniejszenie należnej diety o koszt zapewnionego posiłku*	Pobyt w szpitalu lub w innym zakładzie leczniczym
za każdą dobę podróży	pełna	śniadanie – 15% należnej diety obiad – 30% należnej diety kolacja – 30% należnej diety	25% należnej diety za każdy dzień (dobę) pobytu
za niepełną dobę podróży zagranicznej:
do 8 godzin	1/3
ponad 8 do 12 godzin	1/2
ponad 12 godzin	pełna

* W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, dietę należy obniżyć o ww. zmniejszenie. Jeżeli pracownik otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. W przypadku gdy należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Przykład

PRZYKŁAD

Pracownik otrzymał 10 euro na śniadania podczas pobytu w Niemczech w dniach 1 i 2 kwietnia 2026 r. Pracownikowi przysługiwała dieta w wysokości 98 euro (za dwie doby). Należną dietę należy zmniejszyć o 10 euro a nie o 15% (14,70 euro). Jeżeli pracodawca zmniejszy dietę o 14,70 euro, pracownik ma roszczenie o wypłatę różnicy, tj. 4,70 euro (14,70 euro – 10 euro).

4. Inne koszty podróży służbowej

Tabela 4. Inne koszty podróży

Lp.	Rodzaj kosztu	Zwrot kosztów	Zwrot przysługuje:
1	2	3	4
1.	nocleg	następuje pod warunkiem, że pracodawca lub strona zagraniczna nie zapewniają pracownikowi bezpłatnego noclegu	w wysokości stwierdzonej fakturą/rachunkiem: - w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach, w których pracownik przebywa służbowo, lub - w wysokości przekraczającej ww. limit – w uzasadnionych przypadkach; ryczałtowo w wysokości 25% limitu określonego dla danego państwa z wyłączeniem czasu przejazdu – w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg
2.	dojazdy	przysługuje na pokrycie kosztów: dojazdu z i do: - dworca kolejowego, - dworca autobusowego, - portu lotniczego, - portu morskiego; dojazdów środkami komunikacji miejscowej	ryczałtowo w wysokości: 1 diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu; 1/2 diety, w przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę; 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej UWAGA! Ryczałt na dojazdy nie przysługuje, jeżeli pracownik: odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem; ma zapewnione bezpłatne dojazdy
3.	przewóz bagażu	przysługuje (za zgodą pracodawcy) na pokrycie kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, w przypadku gdy: podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie	w udokumentowanej wysokości. Zalecaną praktyką jest żądanie od pracownika okazania dokumentu, np. faktury, rachunku, paragonu, pokwitowania potwierdzającego koszty przewozu bagażu, chyba że taka informacja wynika z biletu
4.	leczenie lub zgon za granicą	przysługuje w przypadku: choroby powstałej podczas podróży zagranicznej; zgonu pracownika za granicą	w wysokości udokumentowanych, niezbędnych kosztów leczenia za granicą (np. fakturą, rachunkiem, paragonem lub pokwitowaniem); w przypadku śmierci pracownika – zwrot obejmuje także koszty transportu zwłok do kraju; UWAGA! Nie podlegają zwrotowi: koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych, koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów
5.	opłaty	przysługuje w związku z poniesieniem opłat za: - bagaż, - przejazd drogami płatnymi i autostradami, - postój w strefie płatnego parkowania, - miejsca parkingowe	w udokumentowanej wysokości (np. fakturą, paragonem, paragonem lub pokwitowaniem)
6.	inne zaakceptowane wydatki	przysługuje na inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży, np. koszty naprawy samochodu prywatnego, którym pracownik za zgodą pracodawcy odbywa podróż	w udokumentowanej wysokości (np. fakturą, rachunkiem, paragonem lub pokwitowaniem)

UWAGA!

Wysokość limitu na nocleg podajemy w tabeli w pkt 7 Instrukcji.

5. Zaliczka i rozliczenie kosztów podroży służbowej

Rodzaj zdarzenia	Działania podjęte przez pracownika lub pracodawcę	Wysokość/zasady obliczania
1	2	3
Ustalenie wysokości zaliczki	Wstępna kalkulacja kosztów podróży sporządzona przez pracownika i przedłożona pracodawcy	Kalkulacja kosztów wynika z długości planowanej podróży służbowej, określonej przez pracodawcę, i najczęściej dotyczy diet, wydatków na nocleg czy spotkania biznesowe
Ustalenie waluty, w której należy wypłacić zaliczkę	Wypłata zaliczki przez pracodawcę jest możliwa w walucie: obcej (lub kilku takich walutach – jeżeli istnieje taka potrzeba); polskiej – za zgodą pracownika, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej zaliczki w walucie obcej; w części w walucie polskiej i obcej (gdy z polecenia wyjazdu wynika, iż pracodawca wskazał więcej niż jedno państwo docelowe i w każdym w tych państw obowiązuje inna waluta)	Wypłata zaliczki: w walucie obcej nie wymaga przeliczania, w walucie polskiej jest przeliczana według średniego kursu NBP danej waluty obcej z dnia wypłaty zaliczki
Rozliczenie z pracownikiem kosztów podróży służbowej	Formalnego rozliczenia kosztów podróży pracownik dokonuje: nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży; załączając: - dowody poniesienia wydatków (w szczególności rachunki, faktury lub bilety) lub - pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania UWAGA! Pracownik nie dokumentuje diet oraz wydatków objętych ryczałtami, ale w uzasadnionych przypadkach składa pracodawcy pisemne oświadczenie o nieplanowanych okolicznościach, które miały wpływ na liczbę i wysokość diet i ryczałtów.	1. Pracodawca rozlicza koszty podróży zazwyczaj w walucie, w której wypłacił pracownikowi zaliczkę, tj.: w walucie obcej (lub kilku walutach, gdy pracownik otrzymał zaliczkę w więcej niż jednej walucie obcej) albo w walucie polskiej, przeliczonej według średniego kursu danej waluty z dnia wypłacenia zaliczki. 2. Rozliczenie kosztów podróży następuje według ww. zasad, zarówno w przypadku gdy: pracownik musi zwrócić pracodawcy niewykorzystane środki (zaliczka przewyższyła poniesione koszty), pracodawca musi dokonać takiego zwrotu na rzecz pracownika (jeżeli poniesione koszty przewyższyły wysokość otrzymanej zaliczki). 3. Nie ma przeszkód, aby rozliczenia kosztów podróży dokonać: w walucie obcej – mimo iż zaliczka została wypłacona w walucie polskiej, w walucie polskiej – mimo iż zaliczka została wypłacona w walucie obcej
PRZYKŁAD 7 kwietnia 2026 r. pracownik pobrał zaliczkę w wysokości 1000 euro na podróż służbową do Niemiec w okresie od 8 do 10 kwietnia 2026 r. Załóżmy, że średni kurs euro z dnia wypłacenia zaliczki wynosił 4,1790 zł. 14 kwietnia 2026 r. pracownik dokonał rozliczenia zaliczki, przedstawiając pracodawcy fakturę za zakup publikacji naukowych na kwotę 170 euro z 9 kwietnia 2026 r. i fakturę za usługę hotelarską z 10 kwietnia 2026 r. na kwotę 320 euro. Diety wyniosły 147 euro. Rozliczenia z pracownikiem pracodawca dokona według kursu euro z 7 kwietnia 2026 r. (tj. z dnia wypłaty zaliczki). Strony umówiły się, że zwrot na rzecz pracodawcy nastąpi w walucie polskiej. Pracownik wpłacił na konto firmowe 1516,98 zł (1000 euro – 170 euro – 320 euro – 147 euro = 363 euro; 363 euro × 4,1790 zł = 1516,98 zł).
Rozliczenie kosztów podróży poniesionych w walucie obcej na polską do celów podatkowych i ujęcia w księgach rachunkowych	Rozliczenia należy dokonać na podstawie polecenia wyjazdu i załączonych przez pracownika dokumentów (w postaci np. faktur, rachunków, paragonów, pokwitowań) potwierdzających poniesione koszty podczas podróży, inne niż diety i ryczałty	Przeliczenie jest dokonywane według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, czyli z dnia poprzedzającego: - dzień wystawienia faktury lub rachunku albo - dzień przedstawienia rozliczenia kosztów podróży przez pracownika – w przypadku diet, ryczałtów oraz innych kosztów niż dokumentowane fakturą lub rachunkiem. Ze względu na różny kurs stosowany do rozliczenia podatkowego i bilansowego kosztów podroży służbowej wyrażonych w walucie obcej po przeliczeniu na walutę polską, mogą powstać różnice kursowe.
PRZYKŁAD 7 kwietnia 2026r. pracownik pobrał zaliczkę w wysokości 1000 euro na podróż służbową do Niemiec w okresie od 8 do 10kwietnia 2026 r. Załóżmy, że kurs euro z dnia wypłacenia zaliczki (7 kwietnia 2026 r.) wynosił 4,1790 zł. 14 kwietnia 2026 r. pracownik dokonał rozliczenia zaliczki, przedstawiając pracodawcy fakturę za zakup publikacji naukowych na kwotę 170 euro z 8 kwietnia 2026 r. i fakturę za usługę hotelarską z 10 kwietnia 2026 r. na kwotę 320 euro. Diety wyniosły 147 euro. Rozliczenia z pracownikiem pracodawca dokonał po kursie z dnia wypłacenia zaliczki, tj. 4,1790 zł. Natomiast do celów podatkowych rozliczenia podróży służbowej należy dokonać w następujący sposób: faktura za publikacje naukowe: 170 euro × 4,1810 zł (kurs euro z 8 kwietnia 2026r.), faktura za usługę hotelarską: 320 euro × 4,1783 zł (kurs euro z 10 kwietnia 2026 r.), diety: 147 euro × 4,1710 zł (kurs euro z dnia roboczego poprzedzającego rozliczenie zaliczki, tj. z 13 kwietnia 2026 r.). W związku z przyjmowaniem do rozliczenia delegacji różnych kursów walutowych powstaną różnice kursowe. Wyniosą one: a) z tytułu faktury za publikacje naukowe: 170 euro × (4,1790 zł – 4,1810 zł) = – 0,34 zł (ujemna różnica kursowa), b) z tytułu faktury za usługę hotelarską: 320 euro × (4,1790 zł – 4,1783 zł) = 0,22 zł (dodatnia różnica kursowa), c) z tytułu diety: 147 euro × (4,1790 zł – 4,1710 zł) = 1,18 zł (dodatnia różnica kursowa).

6. Opodatkowanie i oskładkowanie diet i innych należności za czas podróży służbowej

Diety i inne koszty podróży służbowej pracownika i podroży osoby niebędącej pracownikiem	stanowią przychód
	zwolniony z opodatkowania PIT	zwolniony ze składek ZUS

UWAGA!

Zwolnienie z PIT i ZUS przysługuje do wysokości określonej w rozporządzeniu MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).

Wypłata wyższych kwot niż przewidziane w ww. rozporządzeniu powoduje obowiązek opodatkowania i oskładkowania nadwyżki.

7. Wysokość diet za dobę podróży zagranicznej oraz limitów na nocleg w poszczególnych państwach – obowiązujące od 29 listopada 2022 r.1

Lp.	Państwo	Waluta	Kwota diety	Kwota limitu na nocleg
1	2	3	4	5
1.	Afganistan	EUR	47	140
2.	Albania	EUR	41	120
3.	Algieria	EUR	50	200
4.	Andora²	EUR	50	200
5.	Angola	USD	61	180
6.	Arabia Saudyjska	EUR	50	200)
7.	Argentyna	USD	50	150
8.	Armenia	EUR	42	145
9.	Australia	AUD	95	270
10.	Austria	EUR	57	150
11.	Azerbejdżan	EUR	43	150
12.	Bangladesz	USD	50	120
13.	Belgia	EUR	55	200
14.	Białoruś	EUR	42	130
15.	Bośnia i Hercegowina	EUR	41	100
16.	Brazylia	EUR	43	120
17.	Bułgaria	EUR	40	120
18.	Chile	USD	60	120
19.	Chiny	EUR	55	170
20.	Chorwacja	EUR	42	125
21.	Cypr	EUR	43	160
22.	Czarnogóra³	EUR	40	110
23.	Czechy	EUR	41	120
24.	Dania	DKK	446	1430
25.	Demokratyczna Republika Konga⁴	USD	66	220
26.	Egipt	USD	55	150
27.	Ekwador	USD	44	110
28.	Estonia	EUR	45	110
29.	Etiopia	USD	55	300
30.	Finlandia	EUR	53	180
31.	Francja	EUR	55	200
32.	Grecja	EUR	50	160)
33.	Gruzja	EUR	48	160
34.	Hiszpania	EUR	50	200
35.	Holandia5	EUR	50
36.	Indie	EUR	42	210
37.	Indonezja	EUR	41	110
38.	Irak	USD	60	120
39.	Iran	EUR	41	95
40.	Irlandia	EUR	52	160
41.	Islandia	EUR	56	160
42.	Izrael	EUR	70	200
43.	Japonia	JPY	7532	22 000
44.	Jemen	USD	48	160
45.	Jordania	EUR	50	130
46.	Kambodża	USD	45	100
47.	Kanada	CAD	71	190
48.	Katar	EUR	41	200
49.	Kazachstan	EUR	45	155
50.	Kenia	EUR	41	150
51.	Kirgistan	USD	41	150
52.	Kolumbia	USD	49	120
53.	Kongo⁶	USD	66	220
54.	Korea Południowa	EUR	46	170
55.	Korea Północna⁷	EUR	48	170
56.	Kostaryka	USD	50	140
57.	Kuba	EUR	50)	140
58.	Kuwejt	EUR	39	200
59.	Laos	USD	54	100
60.	Liban	USD	57	150
61.	Libia	EUR	52	100
62.	Liechtenstein⁸	CHF	88	220
63.	Litwa	EUR	45	150
64.	Luksemburg⁹	EUR	55	200
65.	Łotwa	EUR	57	132
66.	Macedonia Północna¹⁰	EUR	43	138
67.	Malezja	EUR	41	140
68.	Malta	EUR	43	180
69.	Maroko	EUR	41	130
70.	Meksyk	USD	58	154
71.	Mołdawia¹¹	EUR	45	94
72.	Monako¹²	EUR	55	200
73.	Mongolia	EUR	45	154
74.	Niemcy	EUR	49
75.	Nigeria	EUR	46	240
76.	Norwegia	NOK	496	1650
77.	Nowa Zelandia	USD	58	180
78.	Oman	EUR	40	240
79.	Pakistan	EUR	38	200
80.	Palestyna¹³	EUR	70	200
81.	Panama	USD	52	140
82.	Peru	USD	50	150
83.	Południowa Afryka¹⁴	USD	52	275
84.	Portugalia	EUR	49	150
85.	Rosja	EUR	48	200
86.	Rumunia	EUR	42	110
87.	San Marino¹⁵	EUR	53	192
88.	Senegal	EUR	44	120
89.	Serbia¹⁶	EUR	40	110
90.	Singapur	USD	56	230
91.	Słowacja	EUR	47	132
92.	Słowenia	EUR	45	143
93.	Stany Zjednoczone Ameryki (USA), w tym:	USD	59	200
	– Nowy Jork			350
	– Waszyngton			300
94.	Syria	USD	50	150
95.	Szwajcaria	CHF	88	220
96.	Szwecja	SEK	510	2000
97.	Tadżykistan	EUR	41	140
98.	Tajlandia	USD	42	110
99.	Tanzania	USD	53	150
100.	Tunezja	EUR	37	100
101.	Turcja	USD	53	185
102.	Turkmenistan	EUR	47	90
103.	Ukraina	EUR	41	180
104.	Urugwaj	USD	50	80
105.	Uzbekistan	EUR	41	140
106.	Watykan¹⁷	EUR	53	192
107.	Wenezuela	USD	60	220
108.	Węgry	EUR	44	143
109.	Wielka Brytania	GBP	45	220
110.	Wietnam	USD	53	160
111.	Włochy	EUR	53	192
112.	Wybrzeże Kości Słoniowej	EUR	33	100
113.	Zimbabwe	EUR	39	90
114.	Zjednoczone Emiraty Arabskie	EUR	43 (było 39)	220 (było 200)
115.	Państwa inne niż wymienione w lp. 1–114	EUR	41	140

1 Zmiany zaznaczono w tabeli pogrubioną czcionką.

2 W poprzednim zestawieniu było „jak w Hiszpanii”.

3 W poprzednim zestawieniu nie występowała w osobnej pozycji.

4 Nie była ujęta w poprzednim zestawieniu, była jako „Kongo”.

5 Poprzednio jako „Niderlandy”.

6 W poprzednim zestawieniu także „Demokratyczna Republika Konga”.

7 W poprzednim zestawieniu „Koreańska Republika Ludowo-Demokratyczna”.

8 W poprzednim zestawieniu „jak w Szwajcarii”.

9 W poprzednim zestawieniu „jak w Belgii”.

10 W poprzednim zestawieniu „Macedonia”.

11 W poprzednim zestawieniu „Mołdowa”.

12 W poprzednim zestawieniu „jak we Francji”.

13 W poprzednim zestawieniu „Palestyńska Władza Narodowa – jak w Izraelu”.

14 W poprzednim zestawieniu „Republika Południowej Afryki”.

15 W poprzednim zestawieniu „jak we Włoszech”.

16 W poprzednim zestawieniu „Republika Serbii i Republika Czarnogóry”.

17 W poprzednim zestawieniu nie był wymieniony w osobnej pozycji.

Przy podróżach do:

- Gibraltaru – dieta i kwota limitu na nocleg wynoszą tyle samo co przy podróżach do Wielkiej Brytanii,

- Hongkongu – dieta wynosi 55 dol., a kwota limitu na nocleg – 250 dol.,

- Tajwanu – dieta wynosi 40 euro, a kwota limitu na nocleg – 142 euro.

Podstawa prawna

Podstawa prawna:

§ 12–21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190

art. 11a ust. 1–2, art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 592

art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2026 r. poz. 522; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 640

§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 316

Pozostało 86% treści

Chcesz uzyskać dostęp? Skorzystaj z bezpłatnego abonamentu

TESTUJ INFORLEX przez 5 dni za darmo!

Zyskasz:

aktualności i zmiany przepisów z zakresu, m.in. podatków, rachunkowości, kadr, płac i ZUS
Dziennik Gazetę Prawną, szkolenia, książki i komentarze ekspertów
czasopisma INFOR m.in. Monitor księgowego, Biuletyn VAT oraz MONITOR prawa pracy i ubezpieczeń