Interpretacja indywidualna z dnia 26 maja 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-1.4012.150.2026.5.IZ/AWY

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących nabycie usług cateringowych, tj. zakup obiadów osobom osadzonym pracującym w Państwa Spółce.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwania - pismem z 25 marca 2026 r. i pismem z 22 maja 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Są Państwo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzącą działalność pod nazwą A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w (...). Podlegają Państwo obowiązkowi podatkowemu w Polsce. Są Państwo czynnym podatnikiem VAT posiadającym nr NIP: (…). Zajmują się Państwo branżą budowlaną, głównie budową dróg, chodników, parkingów.

Oprócz pracowników zatrudnionych na umowę o pracę pracują u Państwa również osoby odbywające karę pozbawienia wolności. W tym celu zawarli Państwo umowę z zakładem karnym o zatrudnieniu skazanych na podstawie skierowania do pracy (art. 121 § 2 Kkw). Było to spowodowane przede wszystkim brakiem możliwości pozyskania pracowników nadających się do ciężkiej pracy fizycznej, którzy będą systematycznie (w dni robocze) stawiać się do pracy. Więźniowie wykonują pracę, za którą otrzymują wynagrodzenie w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia w danym miesiącu, określonego wg rozporządzenia Ministra właściwego dla Pracy i Polityki Socjalnej. Wynagrodzenie jest wypłacane do 7-ego następnego miesiąca na rachunek bankowy Aresztu Śledczego. Pracujący więźniowie nie otrzymują zatem gotówki czy przelewu na swoje konto. Większa część tegoż wynagrodzenia jest „blokowana” przez Zakład Karny, aby zapewnić mu środki finansowe po wyjściu na wolność, są dokonywane potrącenia komornicze. Z przysługującego skazanemu wynagrodzenia za pracę potrąca się również 10% na cele Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej oraz 25% na cele Funduszu Aktywizacji Zawodowej Skazanych oraz Rozwoju Przywięziennych Zakładów Pracy. Z wynagrodzenia są potrącane składki ZUS, nie jest pobierana zaliczka na podatek dochodowy.

W umowie z Zakładem Karnym nie ma żadnego zapisu, że podmiot zatrudniający jest zobowiązany zapewnić posiłki. Jednak ze względu na charakter pracy (ciężka praca na budowie wymagająca siły przy układaniu krawężników, kostki brukowej, co wiąże się z dźwiganiem ciężarów) Spółka chciałaby dokonywać zakupu obiadów zatrudnionym osadzonym. Gotowe posiłki będą zamawiane w formie cateringu i dostarczane bezpośrednio na budowę. Spółka będzie otrzymywała fakturę VAT za zakupione usługi cateringowe.

W stosunku do skazanych zatrudnionych na podstawie skierowania do pracy nie stosuje się przepisów prawa pracy, z wyjątkiem przepisów dotyczących czasu pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Takie posiłki chcieliby Państwo jednak kupować skazanym przez cały rok, a nie tylko w okresie zimowym tj. 01.11-31.03.

Nie są Państwo zobowiązani i nie prowadzą Państwo Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a środki na nabycie obiadów będą pochodziły z bieżących środków obrotowych.

Uzupełnienie opisu zdarzenia przyszłego

Środki za catering nie będą Spółce w żaden sposób zwracane.

Spółka zawiera umowę z Aresztem Śledczym na 1 rok. Taka umowa jest zawierana od 2021 roku. Obecna umowa o zatrudnieniu skazanych na podstawie skierowania do pracy (art. 121 § 2 Kkw) jest zawarta z dniem 22 grudnia 2025 r. na okres od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.

Posiłki zatrudnionym osadzonym będą przekazywane nieodpłatnie.

Dokumentowanie przekazania posiłków będzie się odbywać w następujący sposób: kierownicy budów, gdzie pracują zatrudnieni osadzeni będą informowali, które osoby w danym dniu pracują. Osoba zamawiająca obiady będzie prowadziła tabelę wydanych w danym dniu obiadów.

Spółka jako pracodawca w okresie zimowym zapewnia nieodpłatnie gorący posiłek wszystkim pracownikom wykonującym prace szczególnie uciążliwe (wysoki wydatek energetyczny, niska temperatura, praca na otwartej przestrzeni). Wydatki na zakup obiadów poza sezonem zimowym pracodawca chce zapewniać tylko zatrudnionym osadzonym.

Posiłki wydawane jedynie osobom osadzonym wynikają z faktu, że więźniowie nie otrzymują „na bieżąco” swojego wynagrodzenia za pracę. Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę dostają miesięczne wynagrodzenie i mogą sobie taki posiłek kupić. Wynagrodzenia więźniów są natomiast przekazywane na rachunek bankowy Aresztu i nie mają oni dostępu do swoich środków finansowych, aby zakupić sobie posiłek podczas przerwy.

Poniesienie wydatku na zakup obiadów w formie usługi cateringowej nie wynika z wewnętrznych przepisów Spółki.

Istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem, bądź zabezpieczeniem źródła tego przychodu. Budownictwo to ciężka praca fizyczna, często w trybie 6 dni w tygodniu po 10 godzin dziennie. Brak taniej siły roboczej to jeden z głównych problemów polskiej branży budowlanej. Młode pokolenie rzadko wybiera zawody budowlane. Ograniczona dostępność kadry prowadziłaby do opóźnień w realizacji projektów budowlanych i mniejszej rentowności inwestycji. W obliczu niedoborów Spółka postawiła na zatrudnienie osób odbywających kary pozbawienia wolności, które będą systematycznie, codziennie stawiać się do pracy. Pozwoli to na planowanie pracy, koordynację robót w celu terminowej i efektywnej realizacji inwestycji oraz redukuje przestoje, zmniejsza koszty i podnosi poziom bezpieczeństwa (BHP) na placu budowy.

Wydatki związane z zakupem usług cateringowych są ponoszone przez Spółkę wyłącznie w związku z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT. Catering zamawiany będzie wyłącznie w celu zapewnienia posiłku osobom osadzonym, którzy wykonują ciężką pracę fizyczną na budowie (układanie krawężników, kostki brukowej, dźwiganie ciężarów). Koszty te nie mają charakteru reprezentacyjnego, a jedynie „techniczne” wsparcie na budowie. Zapewnienie posiłku bezpośrednio przekłada się na efektywność świadczenia usług przez Państwa firmę, które są opodatkowane VAT.

A. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jako pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia posiłków zatrudnionym osadzonym na podstawie art. 232 Kodeksu Pracy, który brzmi:

„Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych”

oraz na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów:

„§ 3.1. Pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:

3)związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca”.

Jednak jak pisali Państwo we wniosku, praca robotnika drogowego jest to duży wysiłek fizyczny, często po 6 dni w tygodniu po 9-10 godzin dziennie. Zapewnienie takiego posiłku przez cały rok osobom pracującym na budowie zwiększy efektywność, redukuje przestoje i podnosi poziom bezpieczeństwa na placu budowy.

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług (oznaczone we wniosku nr 2)

Czy Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących nabycie tych usług cateringowych, tj. zakupu obiadów zatrudnionym osobom osadzonym?

Państwa stanowisko w sprawie

W Państwa ocenie Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących nabycie tych usług cateringowych tj. zakupu obiadów zatrudnionym osobom osadzonym.

Stanowi o tym artykuł 86 ust. 1 ustawy o VAT umożliwiając podatnikom VAT obniżenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Warunkiem jest, aby nabyte towary i usługi były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. Nabyte usługi cateringowe (udokumentowane fakturą) będą wykorzystywane przez Spółkę do bieżącej działalności gospodarczej, która podlega opodatkowaniu podatkiem VAT tj. sprzedaż usług budowlanych. Szeroko zostało to opisane w pkt 1, w jaki sposób zakup tych usług jest powiązany z prowadzoną działalnością opodatkowaną. U sprzedawcy usługi cateringowej powstanie natomiast obowiązek podatkowy. Nabyte usługi nie należą do kategorii wydatków, w stosunku do których prawo do odliczenia jest wyłączone na podstawie art. 88 ustawy o VAT (np. wydatki na cele prywatne, usługi noclegowe/gastronomiczne).

Usługa cateringowa w formie zakupu ciepłego posiłku nie ma charakteru reprezentacyjnego, nie ma na celu poprawy wizerunku firmy. Gotowe dania będą przywożone w wyznaczone miejsce poza lokalem sprzedawcy. Zakup takiej usługi będzie zapewniał ciągłość pracy, co przyczyni się do prawidłowej i terminowej działalności Spółki.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”.

W myśl art. 86 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy:

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego, jako integralna część systemu VAT, w zasadzie nie może być ograniczane ani pod względem czasu, ani też pod względem zakresu przedmiotowego. Nie jest to bowiem wyjątkowy przywilej podatnika, lecz jego fundamentalne prawo. Możność wykonania tego prawa powinna być zapewniona niezwłocznie i względem wszystkich kwot podatku, które zostały pobrane (naliczone) od transakcji związanych z zakupami.

Ustawa o podatku od towarów i usług ustanawia zasadę tzw. niezwłocznego odliczenia podatku naliczonego. Zasada ta wyraża się tym, że podatnik, aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego nie musi czekać aż nabyty towar lub usługa zostaną odsprzedane lub efektywnie wykorzystane na potrzeby działalności opodatkowanej.

Istotna jest intencja nabycia - jeśli dany towar (usługa) ma służyć wykonywaniu czynności opodatkowanych wówczas, po spełnieniu wymienionych w art. 86 ustawy wymogów formalnych, odliczenie jest prawnie dozwolone, oczywiście jeżeli nie wyłączają go inne przepisy ustawy lub aktów wykonawczych.

Wystarczającym zatem jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towaru lub usługi, przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej oraz planowanej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakup ten dokonany został w celu jego wykorzystania w ramach działalności opodatkowanej. Ta warunkowość realizacji określonego w art. 86 ust. 1 ustawy prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony powoduje, że nieziszczenie się warunku pozytywnego jakim jest wykorzystanie towaru lub usługi do realizacji czynności opodatkowanej podatnika, np. gdy okaże się, że zmieniono przeznaczenie towaru (usługi) i został on ostatecznie wykorzystany do czynności zwolnionych od VAT lub niepodlegających VAT - spowoduje konieczność weryfikacji uprzedniego odliczenia podatku naliczonego.

Biorąc pod uwagę, że prawo do odliczenia powinno być realizowane natychmiast po powstaniu podatku naliczonego, decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.

O związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą np. dalszej odsprzedaży (towary handlowe) lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług będących przedmiotem dostawy. Bezpośrednio wiążą się więc z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Natomiast o pośrednim związku nabywanych towarów i usług z działalnością przedsiębiorcy można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa - mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganym przez podatnika obrotem opodatkowanym. Aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, przyczynia się do generowania przez podmiot obrotu. Najczęściej do wydatków mających pośredni wpływ na wykonywanie czynności opodatkowanych zalicza się koszty reprezentacji i reklamy, wydatki związane z udziałem w targach, konferencjach, koszty doradztwa podatkowego itp.

Podkreślić należy, iż ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Zgodnie z art. 88 ustawy:

Reguła powyższa wyłącza możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w odniesieniu do wszystkich wydatków ponoszonych w związku z nabyciem usług noclegowych oraz gastronomicznych, za wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Stosownie do przepisu art. 5a ustawy:

Należy wskazać, że ustawa o podatku od towarów i usług nie definiuje ani pojęcia usług gastronomicznych, ani pojęcia usług cateringowych. Posiłkując się zatem definicją zawartą w Słowniku Języka Polskiego PWN przyjąć należy, że usługa gastronomiczna polega na przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym jest on przyrządzany, tj. w restauracji czy innym lokalu. Catering oznacza natomiast dostarczenie przygotowanych posiłków w miejsce wskazane przez zamawiającego, np. do siedziby spółki. W świetle powyższego uznać należy, że catering różni się od usług gastronomicznych.

Pojęcie „usług gastronomicznych” rozumiane jest wąsko. Jego zakres znaczeniowy pokrywa się z tym określonym w art. 6 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiające środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112 (Dz. Urz. UE L 77 z 23 marca 2011 r. str. 1 ze zm.) dla „usług restauracyjnych”, które zdefiniowane zostały jako świadczone w lokalu należącym do usługodawcy usługi polegające na dostarczaniu gotowej lub niegotowej żywności i napojów, przeznaczonych do spożycia przez ludzi, wraz z odpowiednimi usługami wspomagającymi pozwalającymi na ich natychmiastowe spożycie. Dostarczanie żywności lub napojów albo też żywności i napojów stanowić ma przy tym jedynie element większej całości, w której przeważać powinny usługi.

Podobnie wypowiedział się również Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku w sprawie C-231/94 Faalborg-Gelting. W powyższym orzeczeniu TSUE udzielił odpowiedzi na pytanie, kiedy mamy do czynienia z usługą restauracyjną, a kiedy ze sprzedażą żywności „na wynos”, tj. de facto z dostawą towarów. Jak zauważył TSUE, usługa restauracyjna jest rezultatem szeregu czynności, począwszy od gotowania potrawy do jej serwowania, przy czym jednocześnie do dyspozycji klienta pozostaje infrastruktura, w tym jadalnia z pomieszczeniami sąsiadującymi (np. szatnia), umeblowanie i zastawa stołowa. Osoby, które w ramach wykonywania swojego zawodu pracują w restauracjach, wykonują na rzecz nabywcy posiłków wiele czynności, takich jak nakrywanie do stołu, doradzanie klientowi i objaśnianie szczegółów dotyczących posiłków w menu, podawanie do stołu i sprzątanie po zakończeniu konsumpcji. Usługi restauracyjne charakteryzuje zatem cały zespół cech i czynności, przy czym dostawa posiłku jest jedynie częścią usługi, choć stanowi dominujący element. Zatem należy je klasyfikować dla celów VAT jako świadczenie usług. Jednocześnie TSUE podkreślił, że sytuacja wygląda odmiennie, jeśli transakcja dotyczy posiłków „na wynos” i nie obejmuje usługi mającej na celu uzyskanie wzrostu konsumpcji na miejscu przy odpowiednim podaniu potrawy. Wtedy mamy do czynienia z dostawą towarów (tj. żywności).

Wprawdzie powyższy wyrok dotyczył rozstrzygnięcia kwestii miejsca opodatkowania określonych czynności, jednak zaprezentowany przez TSUE podział na usługi restauracyjne oraz dostarczanie żywności „na wynos” może być pomocny przy ustaleniu rzeczywistego charakteru cateringu. Wyrok ten w pośredni sposób pomaga odróżniać klasyczne usługi gastronomiczne od cateringu, rozumianego jako przygotowanie i dostarczenie żywności we wskazane miejsce.

Usługi restauracyjne i cateringowe, choć bardzo podobne, nie są tożsame. Ich różnice są bardzo istotne z punktu widzenia podatku VAT.

W świetle powyższego przyjąć należy, że wyłączenie, o którym mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy o VAT dotyczy tylko usług gastronomicznych rozumianych jako usługi restauracyjne. Nie obejmuje ono natomiast usług cateringowych.

Należy w tym miejscu wskazać, że w myśl art. 121 § 1-3 i 9 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny wykonawczy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 911 ze zm.):

Oznacza to, że jeśli dyrektor zakładu karnego wyrazi zgodę na zatrudnienie skazanego, pracodawca musi przygotować odpowiednią umowę. Jej stronami nie będą jednak skazany i zatrudniający, lecz zakład karny i pracodawca. Możemy w tym zakresie porównać tę sytuację do „wypożyczania" skazanego na rzecz oznaczonej firmy przez zakład karny. Osadzony ma prawo jednak do pobierania wynagrodzenia, które będzie wpływało na jego konto, nie zaś na konto zakładu pracy. Pracodawca ma także możliwość zatrudnienia skazanego za darmo. Taka sytuacja pojawia się najczęściej wtedy, gdy osoba pozbawiona wolności musi zapłacić pokrzywdzonemu określoną ilość pieniędzy jako formę odszkodowania lub zadośćuczynienia. Wynagrodzenie skazanego jest wówczas przekazywane na rzecz innej uprawnionej osoby. W przypadku zatrudnienia skazanego z prawem do wynagrodzenia pensja musi odpowiadać co najmniej wartości aktualnego minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ponadto, wynagrodzenie skazanego jest przekazywane zawsze na konto bankowe zakładu karnego, w którym jest on osadzony. Z wypłacanego wynagrodzenia potrąca się 7% na cele Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Penitencjarnej, a także 45% na cele Funduszu Aktywizacji Zawodowej Skazanych oraz Rozwoju Przywięziennych Zakładów Pracy utworzonego na podstawie art. 6a Ustawy z dnia 28 sierpnia 1997 r. o zatrudnianiu osób pozbawionych wolności.

Na podstawie art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.):

Zgodnie z art. 237¹⁵ § 1 i § 2 Kodeksu Pracy:

Przepisy wykonawcze regulujące powyższe obowiązki to:

• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. Nr 60 poz. 279 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t. j. Dz. U. z 2003 r. Nr 169 poz. 1650 ze zm.).

Zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy:

Stosownie do art. 207 § 1 i § 2 Kodeksu pracy:

Z art. 304 § 1 i § 3 Kodeksu pracy wynika, że:

Z wniosku wynika, że zajmują się Państwo branżą budowlaną, głównie budową dróg, chodników, parkingów. W Państwa firmie oprócz pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, pracują również osoby odbywające karę pozbawienia wolności. W tym celu zawarli Państwo umowę z zakładem karnym o zatrudnieniu skazanych na podstawie skierowania do pracy (art. 121 § 2 Kkw). Było to spowodowane przede wszystkim brakiem możliwości pozyskania pracowników nadających się do ciężkiej pracy fizycznej, którzy będą systematycznie (w dni robocze) stawiać się do pracy.

Więźniowie wykonują pracę, za którą otrzymują wynagrodzenie w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia w danym miesiącu, określonego wg rozporządzenia Ministra właściwego dla Pracy i Polityki Socjalnej. Wynagrodzenie jest wypłacane do 7-tego następnego miesiąca na rachunek bankowy Aresztu Śledczego. Pracujący więźniowie nie otrzymują zatem gotówki czy przelewu na swoje konto. W umowie z Zakładem Karnym nie ma żadnego zapisu, że podmiot zatrudniający jest zobowiązany zapewnić posiłki. Jednak ze względu na charakter pracy (ciężka praca na budowie wymagająca siły przy układaniu krawężników, kostki brukowej, co wiąże się z dźwiganiem ciężarów) chcieliby Państwo dokonywać zakupu obiadów zatrudnionym osadzonym, które będą im przekazywane nieodpłatnie. Poniesienie wydatku na zakup obiadów w formie usługi cateringowej nie wynika z Państwa wewnętrznych przepisów.

Gotowe posiłki będą zamawiane w formie cateringu i dostarczane bezpośrednio na budowę. Będą Państwo otrzymywać fakturę za zakupione usługi cateringowe. Nie są Państwo zobowiązani i nie prowadzą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a środki na nabycie obiadów będą pochodziły z bieżących środków obrotowych. Środki za catering nie będą Państwu w żaden sposób zwracane. Dokumentowanie przekazania posiłków będzie się odbywać w ten sposób, że kierownicy budów, gdzie pracują zatrudnieni osadzeni będą informowali, które osoby w danym dniu pracują. Osoba zamawiająca obiady będzie prowadziła tabelę wydanych w danym dniu obiadów.

Zawierają Państwo umowę z Aresztem Śledczym na 1 rok. Taka umowa jest zawierana od 2021 roku. Obecna umowa o zatrudnieniu skazanych na podstawie skierowania do pracy (art. 121 § 2 Kkw) jest zawarta 22 grudnia 2025 r. na okres od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r.

Jak Państwo wskazali, jako pracodawca są Państwo zobowiązani do zapewnienia posiłków osadzonym w okresie od 1 listopada do 31 marca na podstawie art. 232 Kodeksu pracy oraz na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. W okresie zimowym zapewniają Państwo nieodpłatnie gorący posiłek wszystkim pracownikom wykonującym prace szczególnie uciążliwe (wysoki wydatek energetyczny, niska temperatura, praca na otwartej przestrzeni). Natomiast obiady poza sezonem zimowym jako pracodawca chcą Państwo zapewniać tylko zatrudnionym osadzonym.

Wydatki związane z zakupem usług cateringowych są ponoszone zgodnie z Państwa wskazaniem, wyłącznie w związku z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT. Catering zamawiany będzie wyłącznie w celu zapewnienia posiłku osobom osadzonym, którzy wykonują ciężką pracę fizyczną na budowie (układanie krawężników, kostki brukowej, dźwiganie ciężarów). Koszty te nie mają charakteru reprezentacyjnego, a jedynie „techniczne” wsparcie na budowie. Zapewnienie posiłku bezpośrednio przekłada się na efektywność świadczenia przez Państwa usług, które są opodatkowane VAT.

Wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących nabycie usług cateringowych, tj. zakup obiadów osobom osadzonym pracującym w Państwa Spółce .

Decydujące znaczenie dla oceny istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego ma zamierzony (deklarowany) związek podatku naliczonego z czynnościami opodatkowanymi. Przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. Jak już wcześniej wskazano, aby jednak można było wskazać, że określone zakupy mają chociażby pośredni związek z działalnością podmiotu, istnieć musi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu.

W tym miejscu należy zauważyć, że przepisy ustawy nie definiują pojęcia „potrzeb osobistych”. Za Słownikiem Języka Polskiego uznać należy, że potrzebami „osobistymi” są takie potrzeby, które „dotyczą danej osoby” i które są jej potrzebami „prywatnymi”, tj. potrzebami niezwiązanymi z prowadzoną przez tą osobę działalnością gospodarczą, statusem pracownika, czy pełnioną funkcją.

Zatem można przyjąć, że potrzebami osobistymi są te, których realizacja nie jest związana ze stosunkiem pracy, a więc potrzeby osobiste to te, których zaspokojenie wynika z dobrej woli pracodawcy. Natomiast potrzeby pracownicze to te, których spełnienie nie wynika z autonomii woli stron, ale do zaspokajania których pracodawca jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa, np.: przepisów Kodeksu pracy, przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy itp.

Jak wynika z opisu sprawy, osoby osadzone pracują u Państwa na podstawie umowy zawartej z Zakładem Karnym o zatrudnieniu skazanych na podstawie skierowania do pracy. Wskazali Państwo również, że w stosunku do skazanych zatrudnionych na podstawie skierowania do pracy nie stosuje się przepisów prawa pracy, z wyjątkiem przepisów dotyczących czasu pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.

Należy w tym miejscu zauważyć, że - jak wynika z powołanego wcześniej art. 2 Kodeksu pracy - osoba wykonująca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. osadzony) nie jest, w sensie prawnym, pracownikiem. Jeżeli pracodawca korzysta również z pracy takich osób i praca ta jest wykonywana w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez tego pracodawcę, to przepisem art. 304 § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje się go do zapewnienia tym osobom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, o których mowa w art. 207 § 2 Kodeksu pracy.

Zapewnienie nieodpłatnie posiłków profilaktycznych nie mieści się w powyższym zakresie obowiązków pracodawcy (zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy określonych w art. 207 § 2 Kodeksu pracy), o czym świadczy również to, że obowiązek zapewnienia pracownikom nieodpłatnie posiłków profilaktycznych wynika z odrębnego przepisu (konkretnie z art. 232 Kodeksu pracy).

Zatem zapewnienie przez Państwa posiłków dla osób osadzonych świadczących pracę w Państwa Spółce nie wynika z żadnych przepisów, jak również nie jest niezbędne dla celów prowadzonej działalności gospodarczej.

W konsekwencji, zakup obiadów osobom osadzonym służy zaspokajaniu osobistych, prywatnych potrzeb ww. osób i odbywa się bez związku z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą.

Należy zatem stwierdzić, że finansowanie posiłków osobom osadzonym świadczącym pracę w Państwa Spółce stanowi działanie dobrowolne, podyktowane chęcią zwiększenia efektywności pracy, czy podniesienia poziomu bezpieczeństwa na placu budowy.

W tym miejscu należy zauważyć, że w wyroku z 11 grudnia 2008 r. w sprawie C-371/07 Danfoss i AstraZeneca przeciwko Skatteministeriet Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej zaznaczył, że:

Stanowisko to zostało zaakceptowane przez krajowe sądy administracyjne.

Przykładowo w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 7 grudnia 2022 r. sygn. akt I FSK 2134/19 Sąd stwierdził, że dostarczenie posiłku służy zaspokojeniu osobistych potrzeb pracownika, którego prywatna korzyść (w relacji do potrzeb przedsiębiorstwa) ma charakter dominujący.

Analogiczny pogląd został również zawarty w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 23 listopada 2018 r. sygn. akt I SA/Op 189/18 (orzeczenie prawomocne), w którym Sąd potwierdził, że wydawanie posiłków pracownikom ma co do zasady na celu zaspokojenie potrzeb prywatnych i należy do sfery wyboru pracownika, w której pracodawca nie interweniuje. W rezultacie co do zasady brak jest możliwości skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z faktur dokumentujących nabycie posiłków na potrzeby osobiste pracowników.

Podnoszone przez Państwa argumenty, że zakup usług cateringowych dla zatrudnionych osób osadzonych zwiększa efektywność, redukuje przestoje i podnosi poziom bezpieczeństwa na placu budowy są zbyt daleko idące. Zapewnienie osadzonym obiadów stanowi prywatną korzyść dla zatrudnionych, natomiast korzyści przedsiębiorcy (Państwa) mają tu znaczenie drugorzędne. Wskazać należy, że nie są to usługi konieczne i niezbędne dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Spółki, a Państwo nie mają obowiązku prawnego zabezpieczenia osadzonym takich usług. W związku z powyższym nie można przyjąć, by mogli Państwo traktować takie usługi jako element kalkulacyjny swojej działalności.

Należy również zauważyć, że osoby osadzone są obowiązane świadczyć pracę w Państwa Spółce bez względu na to, czy umożliwią im Państwo korzystanie z obiadów, czy też nie. Zatem poniesione przez Państwa wydatki na usługi cateringowe dla osadzonych nie są niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania Państwa przedsiębiorstwa.

Jak wyżej wskazano, nieodpłatne przekazanie nabytych posiłków osobom osadzonym, w przypadku, gdy konieczność ta nie wynika z przepisów Kodeksu pracy, wiąże się z zaspokojeniem ich potrzeb osobistych. Organ nie neguje, że wydatki związane z zakupem usług cateringowych są ponoszone przez Państwa wyłącznie w związku z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT - zapewnienie posiłków bezpośrednio przekłada się na efektywność pracy, a tym samym jest pośrednio związane z prowadzoną działalnością opodatkowaną podatkiem VAT, lecz w sprawie możliwe jest bezpośrednie przyporządkowanie ich nabycia, a następnie nieodpłatnego przekazania osobom osadzonym z celami osobistymi tych osób. Skoro możliwe jest bezpośrednie przyporządkowanie nabycia usług cateringowych do konkretnych czynności, nie ma znaczenia pośredni wpływ tych wydatków na czynności opodatkowane.

Podsumowując, w analizowanym przypadku wydatki na usługi cateringowe dla osadzonych nie są związane ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług w ramach prowadzonej przez Państwa działalności gospodarczej, lecz służą do zaspokojenia prywatnych potrzeb osób osadzonych.

W konsekwencji, biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy prawa należy stwierdzić, że nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakup usług cateringowych opisanych we wniosku, gdyż jak wskazano powyżej, służą one do zaspokojenia potrzeb prywatnych zatrudnionych osób osadzonych.

Tym samym Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja rozstrzyga wyłącznie w zakresie pytania oznaczonego we wniosku nr 2 dotyczącego podatku od towarów i usług. W zakresie pytania nr 1 dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.