Jak rozliczyć w VAT, CIT oraz PIT szkolenie stacjonarne za granicą dla pracownika

Y spółka z o.o. (polski podatnik VAT czynny i VAT UE) zakupiła od czeskiej spółki (osoba prawna i czeski podatnik VAT i VAT UE) usługę szkoleniową z zakresu IT dla menedżera z działu handlowego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Usługa miała charakter stacjonarny i odbyła się w Pradze 11–12 maja 2026 r. Szkolenie świadczone było w formie seminarium i warsztatów. Prawo wstępu na nie mieli wyłącznie uczestnicy, którzy wnieśli jednorazową opłatę za udział w nim. Szkolenie nie było transmitowane lub w inny sposób udostępniane wirtualnie uczestnikom. Za wykonaną usługę czeski kontrahent wystawił fakturę elektroniczną 14 maja 2026 r. na kwotę 2000 zł. Cena za szkolenie obejmowała wyłącznie sam wstęp na nie. Spółka zapłaciła za nabytą usługę 18 maja 2026 r. przelewem na rachunek bankowy kontrahenta. Spółka jest firmą produkcyjną, prowadzi wyłącznie sprzedaż opodatkowaną VAT. Rokiem podatkowym spółki jest rok kalendarzowy, a VAT i zaliczki na CIT rozlicza na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Dla spółki właściwa jest stawka CIT w wysokości 19 proc. Siedzibą jej działalności gospodarczej jest Polska i tylko w Polsce ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Z kolei siedzibą działalności gospodarczej czeskiego kontrahenta są Czechy i tylko w tym państwie ma on stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Pomiędzy spółką a czeskim kontrahentem nie zachodzą powiązania, o których mowa w art. 32 ust. 2 ustawy o VAT. Jak spółka powinna rozliczyć nabytą usługę szkoleniową na gruncie VAT, CIT i PIT? ©℗

VAT

Stosownie do art. 2 pkt 9 ustawy o VAT przez import usług rozumie się świadczenie usług, z tytułu wykonania których podatnikiem jest usługobiorca, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku spełnione są przesłanki wskazane w tym ostatnim przepisie:

• usługodawcą jest bowiem czeski podatnik VAT niemający siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
• nabywcą jest podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, tj. spółka.

Należy wyjaśnić, że w myśl art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT podatnikami są również osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne nabywające usługi, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

a) usługodawcą jest podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, a w przypadku usług, do których stosuje się art. 28e ustawy o VAT, podatnik ten nie jest zarejestrowany zgodnie z art. 96 ust. 4 ustawy o VAT,

b) usługobiorcą jest:

– w przypadku usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT – podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania zgodnie z art. 97 ust. 4 ustawy o VAT,

– w przypadku transferu bonów jednego przeznaczenia, w przypadku których miejscem świadczenia usług, których te bony dotyczą, jest terytorium kraju – podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT,

– w pozostałych przypadkach – podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, mający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub osoba prawna niebędąca podatnikiem, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, posiadająca siedzibę na terytorium kraju i zarejestrowana lub obowiązana do zarejestrowania zgodnie z art. 97 ust. 4 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o VAT w przypadku wymienionym w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT usługodawca nie rozlicza podatku należnego.

Uwaga! W przypadku świadczenia usług bardzo istotne dla prawidłowego rozliczenia VAT – w tym ustalenia, czy dochodzi do importu usług – jest określenie miejsca świadczenia danej usługi. Od poprawności jego określenia zależeć będzie, czy dana usługa podlegać będzie opodatkowaniu VAT w Polsce, czy też nie.

Należy tutaj wskazać, że art. 28a ustawy o VAT wprowadza drugą definicję podatnika VAT. Ma ona zastosowanie tylko w przypadku ustalenia miejsca świadczenia usług. Zgodnie z nią podatnikiem jest m.in. osoba wykonująca samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, a także podmioty wykonujące działalność gospodarczą zgodnie z regulacjami państw członkowskich oraz państw trzecich (por. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 stycznia 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.858.2025.1.AKR). W analizowanej sprawie zarówno spółka, jak i czeski kontrahent spełniają tę definicję podatnika VAT.

Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy o VAT miejscem świadczenia usług w przypadku świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej.

Siedzibą działalności gospodarczej spółki jest Polska i tylko w tym kraju spółka ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Zatem pominę omawianie pozostałych regulacji art. 28b ustawy o VAT.

Jednak należy mieć na uwadze, że w przypadku niektórych usług ustawodawca w sposób szczególny ustala miejsce ich świadczenia. W interesującym nas zakresie należy wskazać, że w myśl art. 28g ust. 1 ustawy o VAT miejscem świadczenia usług wstępu na imprezy kulturalne, artystyczne, sportowe, naukowe, edukacyjne, rozrywkowe lub podobne, takie jak targi i wystawy, oraz usług pomocniczych związanych z usługami wstępu na te imprezy, świadczonych na rzecz podatnika, w przypadku gdy obecność na nich nie jest wirtualna, jest miejsce, w którym te imprezy faktycznie się odbywają.

W interpretacji indywidualnej z 14 marca 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.590.2024.1.AW, dyrektor KIS wskazał, że „(…) świadczone przez Państwa usługi w zakresie planowanych szkoleń, realizowanych na rzecz podatników i na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, które będą odbywały się stacjonarnie na terytorium X i na które wymagana będzie wcześniejsza rejestracja i ich opłacenie, a ich forma będzie seminaryjna i warsztatowa niewątpliwie pozwala na stwierdzenie, że szkolenia te spełniają definicję wydarzeń określonych w art. 28g ust. 1-2 ustawy o VAT. Tym samym miejscem świadczenia, a zarazem opodatkowania tych usług będzie zgodnie z art. 28g ust. 1 i 2 ustawy miejsce, w którym szkolenia te faktycznie będą się odbywały, tj. na terytorium X”.

W analizowanej sprawie nabyta usługa szkoleniowa miała charakter stacjonarny i odbyła się w Czechach (Praga). Szkolenie miało formę seminarium i warsztatów. Prawo wstępu na nie mieli wyłącznie uczestnicy, którzy wnieśli jednorazową opłatę za udział w nim. Szkolenie nie było transmitowane lub w inny sposób udostępniane wirtualnie uczestnikom. Cena za szkolenie obejmowała wyłącznie sam wstęp na szkolenie. Zasadny wydaje się zatem wniosek, że w przypadku tej usługi miejsce jej świadczenia należy ustalić zgodnie z art. 28g ust. 1 ustawy o VAT, tj. na terytorium Czech, gdzie szkolenie się odbyło. Oznacza to, że spółka nie jest zobowiązana do rozliczenia VAT od importu usług z tytułu nabycia tej usługi szkoleniowej.

Ważne: Spółka nie rozlicza nabytej usługi szkoleniowej na gruncie VAT i nie wykazuje jej w JPK_V7M.

Na marginesie należy zauważyć, że w przypadku kompleksowej usługi szkoleniowej (obejmującej obok części edukacyjnej m.in. wyżywienie i zakwaterowanie) organy podatkowe przyjmują, że objęta jest ona art. 28b ustawy o VAT (por. interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 13 stycznia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.629.2024.1.RST; z 27 sierpnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.325.2025.2.JO). W analizowanej sprawie nie można jednak mówić o nabyciu kompleksowej usługi szkoleniowej, lecz o usłudze wstępu na szkolenie stacjonarne. ©℗

CIT

Koszty uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełnić następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Stosownie do art. 17 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ par. 1 kodeksu pracy).

Ważne: Ustawa o CIT nie przewiduje wyłączeń przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy związanych z kształceniem pracowników.

Należy zatem uznać, że wydatki związane z udziałem pracownika w szkoleniu, w tym zagranicznym, mogą stanowić dla spółki koszt uzyskania przychodów (por. interpretacje indywidualne dyrektora KIS z 24 października 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.429.2025.4.PK; z 5 sierpnia 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.232.2024.2.ZK). Trzeba podkreślić, że wynagrodzenie za nabytą usługę szkoleniową w analizowanej sprawie obejmowało wyłącznie usługę wstępu na szkolenie.

Wydatek poniesiony na nabycie usługi szkoleniowej dla pracownika stanowi koszt pośredni, który jest potrącany w dacie jego poniesienia (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 2 czerwca 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.139.2023.3.KW/IN).

Zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy o CIT koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. W myśl art. 15 ust. 4e ustawy o CIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów (z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4a i 4f–4h ustawy o CIT) uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Czeski kontrahent za wykonaną usługę wystawił 14 maja 2026 r. fakturę elektroniczną na kwotę 2000 zł. Spółka może więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę 2000 zł z tytułu nabycia usługi szkoleniowej dla pracownika. Potrącenia tego wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów spółka może dokonać w rozliczeniu za maj 2026 r., kiedy to został poniesiony wydatek, tj. została wystawiona faktura przez czeskiego usługodawcę.

Podatek u źródła

Należy rozważyć, czy zakup usługi szkoleniowej od czeskiej spółki nie wiąże się z koniecznością poboru podatku u źródła. W interesującym nas zakresie ograniczę się do wskazania, że stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT podatek dochodowy z tytułu uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy o CIT (tj. podlegających ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu), przychodów z tytułu świadczeń: doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze – ustala się w wysokości 20 proc. przychodów (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 5 października 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.385.2023.1.AW).

Ważne: Obecnie organy podatkowe przyjmują, że usługi szkoleniowe nie zostały literalnie wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT. Nie są to również usługi zbliżone swym charakterem do świadczeń tam wskazanych.

W interpretacji indywidualnej z 18 marca 2020 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.45.2020.2.BG, dyrektor KIS wskazał, że „(…) działania polegające na szkoleniu nie są zatem usługami doradczymi, których istota sprowadza się do wskazywania możliwych rozwiązań (w tym optymalnych z punktu widzenia Spółki). Usług szkoleniowych nabywanych od podmiotów zagranicznych nie można więc zrównywać z usługami doradczymi. Zgodnie z internetowym słownikiem PWN (https://sjp.pwn.pl) pojęcie «doradztwo» oznacza «udzielanie fachowych porad». Z przedstawionego opisu sprawy nie wynika, by w ramach świadczenia usług szkoleniowych podmioty zagraniczne udzielały Wnioskodawcy porad. Tym samym przychody uzyskane przez podmioty zagraniczne z tytułu tych usług szkoleniowych nie są objęte zakresem przedmiotowym art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT jak również nie mogą być także utożsamiane z pojęciem doradztwa o jakim mowa w tym przepisie. Nie są również podobne do innych, wymienionych w ww. przepisie usług. W świetle powyższego należy stwierdzić, że należności płacone przez Wnioskodawcę z tytułu usług szkoleniowych nie mieszczą się w dyspozycji art. 21 ust. 1 ustawy o CIT i w związku z tym Wnioskodawca jako płatnik nie ma obowiązku pobrania zryczałtowanego podatku dochodowego od wypłacanych należności na rzecz podmiotów zagranicznych (nierezydentów)”.

Ponadto rozumiem, że przedmiotem nabywanych usług szkoleniowych nie są żadne świadczenia wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem jest pobierany 20-proc. podatek dochodowy z tytułu uzyskanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez podatników, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy o CIT, przychodów:

• z odsetek,
• z praw autorskich lub praw pokrewnych,
• z praw do projektów wynalazczych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również ze sprzedaży tych praw,
• z należności za udostępnienie tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego,
• za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, w tym także środka transportu, urządzenia handlowego lub naukowego,
• za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej (know-how).

Wydaje się zatem, że na spółce nie będzie ciążył obowiązek poboru podatku u źródła, w tym sporządzenia informacji IFT-2/IFT-2R oraz deklaracji CIT-10Z (art. 21 i 26 ustawy o CIT). ©℗

PIT

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o PIT opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów zwolnionych z podatku oraz dochodów, od których zaniechano poboru podatku. W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Ustawa o PIT dokonuje specyfikacji źródeł przychodów. W interesującym nas zakresie należy wskazać, że zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT odrębnymi źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Uwaga! Zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy o PIT za pracownika w rozumieniu ustawy o PIT uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody m.in. ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychodami ze stosunku pracy są zatem wszelkie świadczenia otrzymywane przez pracownika w związku z pozostawaniem w stosunku pracy, w tym także świadczenia otrzymywane nieodpłatnie. Jednocześnie ustawa o PIT nie definiuje pojęcia nieodpłatnego świadczenia. W praktyce przyjmuje się, że jest to każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków) – por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 30 czerwca 2022 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.337.2022.2.GG.

Uwaga! Organy podatkowe przyjmują, że co do zasady wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika na dokształcanie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych stanowi przychód ze stosunku pracy (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 6 lipca 2022 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.375.2017.2022.8.S.AC).

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. Użyte w tym przepisie sformułowanie „odrębne przepisy” obejmuje m.in. kodeks pracy (por. interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 22 stycznia 2024 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.874.2023.2.GG).

Kwestie podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników regulują w szczególności art. 17 i 103¹ – art. 103⁶ kodeksu pracy. I tak w myśl art. 17 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹ par. 1 kodeksu pracy).

W analizowanej sprawie to spółka wysłała pracownika na szkolenie. Należy zatem uznać, że jego wartość stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, jednak korzysta on ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT. Oznacza to, że zgodnie z art. 31a–38, 41a ustawy o PIT w przypadku tego świadczenia na spółce (pracodawcy) nie ciążą obowiązki płatnika w zakresie:

• poboru zaliczki na PIT,
• wykazania jej w deklaracji PIT-4R
• ujęcia wartości tego świadczenia w informacji PIT-11. ©℗

Marcin Szymankiewicz

doradca podatkowy