Interpretacja indywidualna z dnia 3 czerwca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.122.2026.2.DK

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 marca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Uzupełnili go Państwo pismem z 7 maja 2026 r. (data wpływu tego samego dnia) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

A. sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest spółką wchodzącą w skład międzynarodowej grupy kapitałowej. Wnioskodawca posiada siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podlega w Polsce opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 z późn. zm., dalej: Ustawa o CIT).

Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT w Polsce.

Wnioskodawca nie posiada zagranicznego zakładu w rozumieniu art. 4a pkt 11ustawy o CIT. Z wyjątkiem Grecji, gdzie Spółka będzie prowadzić działalność poprzez tamtejszy oddział, jednak zakres jego funkcjonowania ma charakter odmienny od działalności opisywanej w niniejszym wniosku i nie wpływa na przedmiot niniejszego zapytania.

Głównym przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest wykonywanie pozostałych robót budowlanych wykończeniowych. Wnioskodawca działa w tym zakresie jako generalny wykonawca.

Prace budowlane i wykończeniowe są fizycznie realizowane najczęściej przez podwykonawcze firmy budowlane (zwykle spółki).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca zawiera także umowy o współpracy z osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobowe działalności gospodarcze (dalej: Współpracownicy). Współpracownicy prowadzą działalność gospodarczą we własnym imieniu i na własny rachunek. Są nimi zasadniczo inżynierowie budownictwa lub mechaniki, architekci lub inny personel techniczny. Zawierane umowy o współpracy ze Współpracownikami dotyczą m.in. świadczenia przez nich usług nadzoru projektów budowlanych Spółki. Współpracownicy są rezydentami różnych krajów.

Spółka nie jest podmiotem powiązanym ze Współpracownikami – zarówno w rozumieniu art. 32 Ustawy o VAT, art. 11 ust. 1 pkt 4 Ustawy o CIT, jak i art. 23m ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.).

Projekty budowlane Spółki realizowane są w różnych krajach UE (w tym w Polsce) i w krajach trzecich. Wszystkie projekty, w tym te realizowane poza krajem siedziby Wnioskodawcy, są podstawowym elementem działalności operacyjnej Wnioskodawcy. W projektach Spółki biorą udział także właśnie Współpracownicy, którzy podczas wyjazdów nadzorują projekty budowlane Spółki i wykonują określone zadania na jej rzecz. Odbywanie takich wyjazdów przez Współpracowników jest niezbędne do prawidłowego świadczenia przez Spółkę usług i wynika z miejsca położenia nieruchomości, będącej obiektem działań Spółki.

Oprócz zapłaty standardowego wynagrodzenia Współpracownikom, Spółka pokrywa koszty ww. wyjazdów Współpracowników.

Do pokrywanych przez Spółkę kosztów wyjazdów należą w szczególności:

• zakwaterowanie - noclegi lub noclegi ze śniadaniem;
• transport, tj. przejazdy pociągami / autobusami, loty, taxi, wynajem samochodów (w tym też opłaty drogowe np. za przejazd autostradą, parkingi oraz wydatki na paliwo do wynajmowanych samochodów)

- (dalej jako: Koszty 1);

• wyżywienie, artykuły spożywcze;
• Internet mobilny, usługa pralni, usługa ksero;
• zakup materiałów na teren budowy, koszty opłat celnych z tytułu importu towarów potrzebnych na teren budowy

- (dalej jako: Koszty 2)

(Koszty 1 i Koszty 2 dalej łącznie jako: Koszty).

Poniesienie Kosztów jest dokumentowane na różne sposoby, tj. za pomocą:

• paragonów fiskalnych (zwykle bez numeru NIP Spółki) lub
• rachunków / faktur wystawianych na Współpracowników (jako na osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą) lub
• faktur wystawianych na Spółkę (z numerem NIP Spółki – polskim lub zagranicznym – lub bez numeru NIP Spółki) lub
• samych dokumentów bankowych, wyciągów z karty płatniczej lub

Koszty 2 też za pomocą:

• dokumentów celnych (jeśli dotyczy danego zakupu).

Koszty są opłacane za pomocą kart płatniczych należących do Spółki - Spółka posiada rachunki bankowe w różnych krajach UE (w tym w Polsce) oraz poza UE i do tych rachunków bankowych zostały przypisane karty płatnicze, z których korzystają również Współpracownicy do pokrywania Kosztów. Stąd też, Spółka do każdego Kosztu posiada dowód ostatecznego poniesienia ciężaru ekonomicznego tego Kosztu z własnych środków finansowych i rachunków bankowych.

Spółka przechowuje dokumentację Kosztów zgodnie z wymogami Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.) oraz przepisami podatkowymi.

Koszty związane z podróżami służbowymi Współpracowników pozostają w ścisłym związku z działalnością gospodarczą Spółki. Są one niezbędne i ponoszone wyłącznie w związku z realizacją projektów prowadzonych przez Spółkę dla jej klientów, zgodnie z operacyjnymi potrzebami tych projektów. Tym samym są one ponoszone przez Spółkę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, czyli do osiągnięcia przychodu lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodu Spółki w Polsce.

Konieczność odbywania takich wyjazdów przez Współpracowników wynika z miejsca położenia nieruchomości, będącej obiektem działań Spółki. Z uwagi na charakter działalności Spółki, nie ma możliwości, aby nadzorowanie projektów budowlanych Spółki wykonywane przez Współpracowników odbywało się w innym miejscu niż miejsce faktycznego położenia nieruchomości oraz w inny sposób aniżeli poprzez fizyczną obecność Współpracownika na terenie prac budowlanych/nieruchomości.

Koszty nie są do tej pory ujmowane przez Spółkę jako koszty uzyskania przychodów. Koszty nie są też ani nie będą ujęte przez Współpracowników jako koszty uzyskania ich przychodów.

Jak zostało wskazane na wstępie, Wnioskodawca podlega w Polsce opodatkowaniu CIT od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Zatem, Koszty również są rozliczane księgowo w Polsce i zamiarem Spółki jest ich rozliczanie w Polsce także podatkowo. W konsekwencji Wnioskodawca ma interes prawny, aby uzyskać interpretację indywidualną w tym zakresie.

Uzupełnienie opisu sprawy

Współpracownicy Spółki wykonują kluczowe funkcje w zakresie realizacji i nadzoru nad projektami budowlanymi oraz pracami wykończeniowymi prowadzonymi przez Spółkę. Zatem, ze względu na specyfikę tych projektów ich fizyczna obecność na placu budowy jest niezbędna.

W związku z tym wydatki na wyjazdy Współpracowników ponoszone w związku z takimi czynnościami są bezpośrednio powiązane ze zdolnością Spółki do realizacji zobowiązań umownych wobec klientów. Bez ponoszenia wymienionych we wniosku Kosztów, Spółka nie mogłaby prawidłowo wykonywać projektów, a w konsekwencji generować przychodów ani utrzymywać źródła przychodów.

Wymienione wydatki są niezbędne dla celów generowania przychodów oraz utrzymania źródła przychodów Spółki.

Biorąc pod uwagę, że projekty Spółki mają charakter lokalizacyjny, nie jest możliwe wykonywanie wymaganych czynności nadzorczych i technicznych w sposób zdalny (on-line).

Poniesienie Kosztów związanych z wyjazdami Współpracowników stanowi zatem element immanentny i nieunikniony w modelu biznesowym Spółki.

Obowiązek pokrywania Kosztów wyjazdów Współpracowników (inżynierów budownictwa lub mechaniki, architektów lub innego personelu technicznego), wynika przede wszystkim z modelu operacyjnego Spółki oraz charakteru współpracy ze Współpracownikami.

Choć obowiązek ten nie zawsze jest wyraźnie wskazany w każdej pisemnej umowie, wynika on z uzgodnionego zakresu usług oraz konieczności fizycznej obecności Współpracowników w lokalizacjach projektowych w celu wykonywania ich obowiązków.

Wydatki są ponoszone bezpośrednio przez Spółkę z wykorzystaniem jej własnych środków finansowych (obrotowych), w tym rachunków bankowych oraz firmowych kart płatniczych należących do Spółki.

Tym samym, to Spółka ostatecznie ponosi ekonomiczny ciężar tych Kosztów i nie są one w jakikolwiek sposób jej zwracane.

Pokrycie Kosztów w ramach wyjazdów Współpracowników nie stanowi elementu wynagrodzenia Współpracowników.

Współpracownicy otrzymują wynagrodzenie za swoje usługi niezależnie od zwrotu lub bezpośredniego pokrycia Kosztów. Wydatki te nie mają na celu zapewnienia Współpracownikom dodatkowej korzyści ekonomicznej, lecz służą wyłącznie prawidłowej realizacji projektów Spółki.

Spółka stosuje wewnętrzne procedury kontrolne, zgodnie z którymi akceptowane są wyłącznie wydatki bezpośrednio związane z realizacją projektów.

Koszty muszą być uzasadnione celem biznesowym wyjazdu Współpracowników i powiązane z konkretnymi projektami. Koszty niezwiązane z działalnością gospodarczą lub niewłaściwie udokumentowane mogą zostać odrzucone.

Umowy o współpracę z Kontraktorami określają zakres usług oraz wymóg wykonywania czynności w określonych lokalizacjach projektowych.

Choć nie wszystkie umowy pisemnie wprost regulują kwestie pokrywania Kosztów, pokrycie tych Kosztów jest immanentnie związane z realizacją uzgodnionych usług i wynika z operacyjnych zasad współpracy.

Spółka działa na rynkach międzynarodowych i realizuje projekty w różnych jurysdykcjach, co wymaga koordynacji i kontroli nad logistyką projektową.

Finansowanie Kosztów przez Spółkę zapewnia efektywność kosztową (np. z uwagi na koszty przewalutowania ponoszonych wydatków), spójność i prawidłową realizację projektów, a także zgodność z zobowiązaniami umownymi wobec klientów. Pozwala również na centralne zarządzanie Kosztami projektowymi i utrzymanie kontroli operacyjnej.

Spółka stosuje rozsądne i biznesowe podejście do pokrywania Kosztów.

Koszty są oceniane pod kątem ich konieczności, warunków rynkowych oraz związku z danym projektem. Choć formalne limity nie zawsze są określone, wydatki podlegają wewnętrznej weryfikacji i muszą mieścić się w rozsądnych i uzasadnionych granicach. Z oczywistych względów, Spółce zależy na jak najniższym poziomie kosztowym, tak aby realizowana przez nią marża była jak najwyższa.

Wyjazdy, o których mowa we wniosku, podejmowane przez Współpracowników są związane wyłącznie z realizacją i nadzorem nad projektami Spółki.

Wyjazdy te nie są łączone z aktywnościami prywatnymi lub turystycznymi i są ściśle ograniczone do celów biznesowych. To samo dotyczy wyjazdów służbowych osób z administracji i członków zarządu Spółki.

Koszty związane z zakupem materiałów oraz opłatami celnymi dotyczą przedmiotów niezbędnych do realizacji projektów budowlanych Spółki.

Zdarza się, że w niektórych przypadkach Współpracownicy są zaangażowani w transport lub obsługę takich materiałów na miejsce projektu. Koszty te są bezpośrednio związane z realizacją projektów Spółki i nie mają charakteru osobistego.

W niektórych przypadkach, w zależności od lokalizacji projektu, materiały te mogą wymagać transportu przez granice, co może wiązać się właśnie z kosztami celnymi.

Przez „materiały” wskazane w przedmiotowym pytaniu, rozumie się przedmioty bezpośrednio wykorzystywane na placu budowy i niezbędne do realizacji projektów Spółki. Są to zazwyczaj materiały o niskiej wartości lub materiały operacyjne, które mogą być nabywane lokalnie przez Współpracowników w toku realizacji projektu.

Przykłady obejmują w szczególności:

• drobne materiały budowlane (np. śruby, kołki, uszczelniacze, kleje),
• materiały eksploatacyjne używane podczas prac instalacyjnych (np. taśmy, folie, materiały ochronne),
• drobne narzędzia lub sprzęt pomocniczy (np. wiertła, narzędzia ręczne, sprzęt BHP),
• materiały potrzebne do prac wykończeniowych (np. kable, złączki, okucia),
• pilnie potrzebne przedmioty kupowane lokalnie w celu zapewnienia ciągłości prac na budowie.

Wszystkie wskazane przykładowo wydatki są bezpośrednio związane z realizacją projektów budowlanych Spółki i nie mają charakteru osobistego.

Usługi pralni mogą dotyczyć odzieży używanej przez Współpracowników podczas wykonywania obowiązków na placach budowy i przeznaczonej wyłącznie do tego celu (celu służbowego).

Koszty te są związane z utrzymaniem odpowiednich warunków pracy i standardów higieny w kontekście realizacji projektów i nie dotyczą konsumpcji osobistej ani luksusowej.

Pytanie

1. Czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, Koszty 1 związane z wyjazdami Współpracowników stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w Polsce?

2. Czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, Koszty 2 związane z wyjazdami Współpracowników stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w Polsce?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad.1

W ocenie Wnioskodawcy, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, Koszty 1 związane z wyjazdami Współpracowników stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w Polsce.

Ad. 2

W ocenie Wnioskodawcy, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, Koszty 2 związane z wyjazdami Współpracowników stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w Polsce.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy odnosi się do wszystkich Kosztów

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Artykuł 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy o CIT.

Przyjmuje się zatem, że dla możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych na gruncie ustawy o CIT konieczne jest spełnienie następujących przesłanek:

1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały ostatecznie poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4. poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

5. został właściwie udokumentowany,

6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki (po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o CIT) mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

W nawiązaniu do powyższego, Wnioskodawca pragnie wskazać, że Koszty:

1. Zostały poniesione przez Spółkę, tj. w ostatecznym rozrachunku każdy Koszt został pokryty z zasobów majątkowych Spółki.

W każdym z opisanych w stanie faktycznym wariantów, to Spółka ponosi ostateczny Koszt ze swoich środków obrotowych.

2. Będą definitywne (rzeczywiste), tj. wartość poniesionego wydatku nie zostaje zwrócona podatnikowi Wnioskodawcy w jakikolwiek sposób.

Poniesione Koszty są definitywne dla Spółki i skutkują trwałym uszczupleniem majątku Spółki.

3. Pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

W ramach wyjazdów Współpracownicy realizują swoje zadania określone postanowieniami umownymi z Wnioskodawcą. W trakcie wyjazdów, Współpracownicy wykonują określone zadania na rzecz Spółki.

Konieczność odbywania takich wyjazdów przez Współpracowników wynika z miejsca położenia nieruchomości, będącej obiektem działań Spółki. Z uwagi na charakter działalności Spółki, nie ma możliwości, aby nadzorowanie projektów budowlanych Spółki wykonywane przez Współpracowników odbywało się w innym miejscu niż miejsce położenia nieruchomości, np. on-line.

Stąd też wszystkie Koszty mają bardzo ścisły związek z modelem działalności prowadzonym przez Spółkę.

4. Wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów

Współpracownicy podczas wyjazdów nadzorują projekty budowalne Spółki, co z kolei jest niezbędne do prawidłowego świadczenia przez Spółkę usług (wykonania zlecenia na rzecz klienta Spółki) i w konsekwencji do osiągania przez Spółkę przychodów. Jednocześnie, zwrot kosztów podróży, zwłaszcza Kosztów 1, Współpracownikom jest powszechną praktyką rynkową. Sytuacja, w której Wnioskodawca nie zapewniałby Współpracownikom zwrotu Kosztów mogłaby doprowadzić do zerwania Współpracy ze Spółką, co dla Spółki skutkowałoby z kolei utratą potencjalnego przychodu z danego projektu i/lub zwiększeniem potencjalnych kosztów.

5. Koszt został właściwie udokumentowany

Co do zasady, przepisy ustawy o CIT nie wskazują, jakie dokumenty należy pozyskać, aby można było uznać, że dany wydatek (koszt) został właściwie udokumentowany.

W odniesieniu do Kosztów, Spółka dysponuje dowodami płatności za dany Koszt – przelew bankowy potwierdzający ostateczne poniesienie ciężaru Kosztów przez Spółkę. Jest to podstawowy i jednoznaczny dowód poniesienia danego Kosztu przez Spółkę. Jak jednak wskazano w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, w wielu przypadkach Spółka dysponuje także innymi dowodami poniesienia Kosztów, w tym np. paragonami, rachunkami, fakturami, dokumentami celnymi itd.

Skoro zatem nawet samo oświadczenie podatnika może stanowić dowód poniesienia wydatku i umożliwia zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów (potwierdzają to interpretacje podatkowe wydawane na przestrzeni lat), to tym bardziej „zewnętrzne” dowody (w postaci właśnie wyciągów bankowych, czy też dodatkowo innych dokumentów) powinny umożliwić Spółce zaliczenie Kosztów do kosztów uzyskania przychodów.

6. Wydatek nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT

Koszty nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Podsumowując, wszystkie ww. przesłanki (1-6) zostały w przypadku Spółki i jej Kosztów spełnione.

Analogiczne stanowisko co do możliwości zaliczenia wydatków w podobnych okolicznościach do kosztów uzyskania przychodów zostało zaprezentowane między innymi w:

• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 lipca 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.232.2023.2.KM: „Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku z odbywaniem przez Współpracowników podróży, biorąc pod uwagę przytoczone powyżej wyjaśnienia, stwierdzić należy, że wydatki poniesione na podróże Współpracowników stanowić będą koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (…)”;
• interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 września 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.393.2023.2.SH: „W związku z podróżami służbowymi Spółka ponosi wydatki Współpracowników i Pracowników Spółki, takie jak: hotel (nocleg ze śniadaniem), dojazd (zwrot za dojazd własnym samochodem, autobusem, pociągiem lub samolotem), zwrot za koszty taksówki (np. na lotnisko), zwrot za przejazd środkami komunikacji publicznej, koszty ubezpieczenia w podróży, dodatkowe wynagrodzenie Współpracownika za odbytą podróż, wynajem auta. (…) wydatki poniesione na rzecz Współpracowników, którzy wykonują projekty na rzecz klientów Spółki mogą stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodu”;

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

• przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu) oraz
• potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a.„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b.„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c.„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik, uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Zgodnie z utrwalonym poglądem judykatury: „Warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest łączne spełnienie następujących warunków: faktycznego (rzeczywistego) poniesienia wydatku przez podatnika, istnienie związku z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz poniesienie go w celu uzyskania przychodu, jego zwiększenia bądź zachowania źródła przychodu. Nie każdy zatem wydatek, nawet związany z prowadzoną działalnością gospodarczą jest kosztem podatkowym, zmniejszającym podstawę opodatkowania, ale tylko taki, który realizuje cel wskazany w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Cel ten musi być widoczny, a ponoszone koszty winny go realizować bądź co na najmniej zakładać realnie możliwość jego osiągnięcia” (por. wyrok NSA z 2 sierpnia 2012 roku, sygn. akt II FSK 41/11, uchwała NSA z 24 stycznia 2011 r., sygn. akt II FPS 6/10, oraz uchwała z 12 grudnia 2011 roku, sygn. akt II FPS 2/11). Poza tym, „przy ustaleniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego lub pośredniego związku z przychodem i racjonalnością działania dla osiągnięcia tego przychodu. Sytuacje, w których ów związek przyczynowy nie jest jednoznaczny, należy rozwiązywać według zasad racjonalnego rozumowania, odrębnie w odniesieniu do każdego przypadku” (por. wyrok NSA z 9 września 2011 roku, sygn. akt II FSK 1118/10). Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego kosztu (por. wyrok NSA z 1 marca 2016 roku, sygn. akt II FSK 4009/13).

Przedstawione przez Państwa wątpliwości obejmują ustalenie:

• czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, Koszty 1 związane z wyjazdami Współpracowników stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w Polsce
• czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, Koszty 2 związane z wyjazdami Współpracowników stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów w Polsce

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że głównym przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest wykonywanie pozostałych robót budowlanych wykończeniowych. Wnioskodawca działa w tym zakresie jako generalny wykonawca.

Prace budowlane i wykończeniowe są fizycznie realizowane najczęściej przez podwykonawcze firmy budowlane (zwykle spółki).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca zawiera także umowy o współpracy z osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobowe działalności gospodarcze (dalej: Współpracownicy). Współpracownicy prowadzą działalność gospodarczą we własnym imieniu i na własny rachunek. Są nimi zasadniczo inżynierowie budownictwa lub mechaniki, architekci lub inny personel techniczny. Zawierane umowy o współpracy ze Współpracownikami dotyczą m.in. świadczenia przez nich usług nadzoru projektów budowlanych Spółki. Współpracownicy są rezydentami różnych krajów.

Projekty budowlane Spółki realizowane są w różnych krajach UE (w tym w Polsce) i w krajach trzecich. Wszystkie projekty, w tym te realizowane poza krajem siedziby Wnioskodawcy, są podstawowym elementem działalności operacyjnej Wnioskodawcy. W projektach Spółki biorą udział także właśnie Współpracownicy, którzy podczas wyjazdów nadzorują projekty budowlane Spółki i wykonują określone zadania na jej rzecz. Odbywanie takich wyjazdów przez Współpracowników jest niezbędne do prawidłowego świadczenia przez Spółkę usług i wynika z miejsca położenia nieruchomości, będącej obiektem działań Spółki.

Oprócz zapłaty standardowego wynagrodzenia Współpracownikom, Spółka pokrywa koszty ww. wyjazdów Współpracowników.

Do pokrywanych przez Spółkę kosztów wyjazdów należą w szczególności:

• zakwaterowanie - noclegi lub noclegi ze śniadaniem;
• transport, tj. przejazdy pociągami / autobusami, loty, taxi, wynajem samochodów (w tym też opłaty drogowe np. za przejazd autostradą, parkingi oraz wydatki na paliwo do wynajmowanych samochodów)

- (Koszty 1);

• wyżywienie, artykuły spożywcze;
• Internet mobilny, usługa pralni, usługa ksero;
• zakup materiałów na teren budowy, koszty opłat celnych z tytułu importu towarów potrzebnych na teren budowy

- (Koszty 2)

Konieczność odbywania takich wyjazdów przez Współpracowników wynika z miejsca położenia nieruchomości, będącej obiektem działań Spółki. Z uwagi na charakter działalności Spółki, nie ma możliwości, aby nadzorowanie projektów budowlanych Spółki wykonywane przez Współpracowników odbywało się w innym miejscu niż miejsce faktycznego położenia nieruchomości oraz w inny sposób aniżeli poprzez fizyczną obecność Współpracownika na terenie prac budowlanych/nieruchomości.

Obowiązek pokrywania Kosztów wyjazdów Współpracowników (inżynierów budownictwa lub mechaniki, architektów lub innego personelu technicznego), wynika przede wszystkim z modelu operacyjnego Spółki oraz charakteru współpracy ze Współpracownikami.

Pokrycie Kosztów w ramach wyjazdów Współpracowników nie stanowi elementu wynagrodzenia Współpracowników.

Współpracownicy otrzymują wynagrodzenie za swoje usługi niezależnie od zwrotu lub bezpośredniego pokrycia Kosztów. Wydatki te nie mają na celu zapewnienia Współpracownikom dodatkowej korzyści ekonomicznej, lecz służą wyłącznie prawidłowej realizacji projektów Spółki.

Obowiązek pokrywania Kosztów wyjazdów Współpracowników (inżynierów budownictwa lub mechaniki, architektów lub innego personelu technicznego), wynika przede wszystkim z modelu operacyjnego Spółki oraz charakteru współpracy ze Współpracownikami.

Choć obowiązek ten nie zawsze jest wyraźnie wskazany w każdej pisemnej umowie, wynika on z uzgodnionego zakresu usług oraz konieczności fizycznej obecności Współpracowników w lokalizacjach projektowych w celu wykonywania ich obowiązków.

Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego stwierdzić zatem należy, że ww. wydatki ponoszone na rzecz osób przyjmujących zlecenie będą spełniały wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu. Przedstawiony przez Państwa we wniosku i jego uzupełnieniu opis sprawy pozwala na uznanie, że istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ww. wydatkami, a osiągnięciem przez Spółkę przychodów i zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła.

Biorąc pod uwagę powyższe, wydatki związane z:

• zakwaterowaniem - noclegi lub noclegi ze śniadaniem;
• transportem, tj. przejazdy pociągami / autobusami, loty, taxi, wynajem samochodów (w tym też opłaty drogowe np. za przejazd autostradą, parkingi oraz wydatki na paliwo do wynajmowanych samochodów)
• wyżywieniem, artykułami spożywczymi;
• Internetem mobilnym, usługą pralni, usługą ksero;
• zakupem materiałów na teren budowy, koszty opłat celnych z tytułu importu towarów potrzebnych na teren budowy

mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie znajdują się w katalogu wyłączeń zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Wymienione koszty będą miały związek z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą i służą realizacji osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów Spółki, a także do zachowania i zabezpieczenia tego źródła. Jak Państwo wskazali, wydatki na wyjazdy Współpracowników ponoszone w związku z takimi czynnościami są bezpośrednio powiązane ze zdolnością Spółki do realizacji zobowiązań umownych wobec klientów. Bez ponoszenia wymienionych we wniosku Kosztów, Spółka nie mogłaby prawidłowo wykonywać projektów, a w konsekwencji generować przychodów ani utrzymywać źródła przychodów. Koszty związane z podróżami służbowymi Współpracowników pozostają w ścisłym związku z działalnością gospodarczą Spółki. Są one niezbędne i ponoszone wyłącznie w związku z realizacją projektów prowadzonych przez Spółkę dla jej klientów, zgodnie z operacyjnymi potrzebami tych projektów. Tym samym są one ponoszone przez Spółkę w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, czyli w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodu Spółki w Polsce.

Mając powyższe na względzie, Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Należy przy tym podkreślić, że ciężar co do prawidłowego udokumentowania ww. wydatków, jak i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem tych wydatków, a uzyskaniem przychodu spoczywa na Spółce, bowiem musi wykazać, że poniosła koszt zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 146 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.