Jak obliczać i wykazywać wartość umowy w CRU
Wartość umowy jest kluczowym elementem ujawnianym w Centralnym Rejestrze Umów JSFP. Wykazuje się ją w złotych i groszach. Przepisy określają osobne zasady dla umów zawartych na czas nieoznaczony oraz umów „bez wartości” (w tym umów barterowych).
Rozporządzenie regulujące kwestię wartości umowy wykazywanej w CRU zostało wydane na podstawie art. 34d ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
Wartość tylko w złotych
Wartość umowy ujawnionej w Centralnym Rejestrze Umów JSFP wykazuje się w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku – czyli do groszy. Wynika to z przepisów regulujących konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostek sektora finansów publicznych (JSFP) w polskiej walucie. Zgodnie bowiem z art. 9 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej. Przeliczenia wartości walut obcych należy dokonać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami o rachunkowości.
Z UZASADNIENIA
W kontekście wykazywania w wartości umowy całkowitego wynagrodzenia wykonawcy warto podkreślić, że w przypadku umów zawieranych w innych walutach nie należy w tej wartości uwzględniać środków zabezpieczanych przez JSFP na ewentualne różnice kursowe. Wartość takiej umowy należy przeliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi rachunkowości.
W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia znajduje się też wskazówka, co zrobić, jeżeli zachodzi sytuacja szczególna – nie przewidziana przez przepisy.
Z UZASADNIENIA
Natomiast uwzględniając ewentualne sytuacje szczególne, których nie przewidują unormowania rozporządzenia dotyczące określania wartości umowy, użytkownik w polu fakultatywnym będzie mógł wpisać tekst, w którym krótko wyjaśni wpisaną wartość.
Wartość umowy a podatek VAT
Przepisy o CRU odwołują się w wielu miejscach do prawa zamówień publicznych. Przy szacowaniu wartości zamówienia publicznego nie uwzględnia się podatku VAT. Tak samo jest co do wartości umowy wskazywanej w CRU – umowy są ujawniane w wartości netto. W przypadku zawarcia umowy (np. umowy zlecenia) z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, należy wykazać wartość umowy wskazaną w jej treści.
Całkowita wartość umowy
Wartość umowy ujawniana w CRU to całkowita jej wartość określona w umowie, a w przypadku gdy umowa została zawarta na czas nieoznaczony – wartość określona w umowie za okres pierwszych 48 miesięcy wykonywania umowy. Autorzy rozporządzenia zakładają, że umowy zawierane na czas nieoznaczony będą wyjątkiem, gdyż co do zasady prawo zamówień publicznych przewiduje nieliczne przypadki ich występowania. Standardem są umowy na okres do 4 lat, chyba że istnieje przesłanka uzasadniająca zawieranie umów na dłuższe okresy oznaczone. Oczywiście w przypadku umów zawartych na dłuższe niż 4 lata okresy oznaczone, wartość umowy wskazywana będzie dla całego takiego okresu.
Z perspektywy samorządowców występują tu dwie poważne komplikacje. 48 miesięcy to bardzo długi okres obowiązywania umowy. Jego wycena nie zawsze jest prosta. Ma ona zazwyczaj wiele okresów rozliczeniowych. Takim okresem może być np. rok. Przy 48 miesiącach daje nam to cztery okresy rozliczeniowe. W umowie można zapisać waloryzację albo korektę warunków umowy – wynikającą np. z inflacji, poziomu pensji minimalnej, kursu euro, poziomu obrotów wynikających z umowy. Jednak z reguły parametry te nie są znane w momencie, w którym umowę trzeba wycenić na potrzeby ujawnienia w CRU.
Druga komplikacja to przyjęcie (jako początek obowiązywania umowy) nie daty zawarcia, lecz pierwszego dnia rozpoczęcia jej wykonywania. Zazwyczaj dni te się pokrywają, ale są przypadki, gdy będą to różne daty. W uzasadnieniu projektu rozporządzenia mamy przykład umowy na usługi telefonii komórkowej.
Z UZASADNIENIA
(…) w celu zapewnienia ciągłości świadczenia usługi telefonii komórkowej, JSFP zawiera umowę przed rozpoczęciem okresu świadczenia tych usług, aby zapewnić czas na przygotowanie się nowego operatora do przejęcia świadczenia tych usług od dotychczasowego operatora. W tym przypadku okres przygotowywania do realizacji świadczenia nie jest wliczany do okresu świadczenia usług telefonii komórkowej, które zaczną być świadczone niezwłocznie po zakończeniu świadczenia tej usługi na podstawie dotychczasowej umowy, przez dotychczasowego operatora. Co istotne, okres przygotowywania się operatora do świadczenia usług telefonii komórkowej nie jest odpłatny.
A co w przypadku, gdy taki okres przygotowawczy jest odpłatny? Sytuacja staje się skomplikowana.
JSFP zawarła umowę z operatorem w dniu 1 września 2026 r. W umowie wpisano 1 października 2026 r. jako rzeczywisty moment świadczenia usługi dostępu do telefonii komórkowej (poprzedni dostawca usług kończy je świadczyć 30 września 2026 r.). Następnie przyjmijmy, że w umowie widnieje zapis, że za okres od 1 września do 1 października 2026 r. JST zapłaci dostawcy usług 10 000 zł za koszty przygotowania do świadczenia usługi. W tym wariancie umowy nie da się prosto wypełnić wymogów rozporządzenia co do ustalenia wartości umowy na czas nieoznaczony w okresie 48 miesięcy, przyjmując za początkowy dzień dla jej określenia 1 października 2026 r. Przecież JSFP zapłaciła 10 000 zł za okres 1–31 września 2026 r. W uzasadnieniu do projektu podano przykład z zastrzeżeniem, że pierwszy miesiąc obowiązywania umowy jest bezpłatny dla samorządu. Przyjęcie, że pierwszy miesiąc jest jednak płatny powoduje komplikacje i jednostka ma kłopot z realizacją wymogów rozporządzenia. Rozwiązaniem problemu jest sporządzenie pod kątem wymogów CRU dwóch umów:
1) pierwsza umowa (umowa zasadnicza) – wykazywana w CRU według wartości w okresie 48 miesięcy (jako umowy na czas nieoznaczony),
2) druga umowa – jako podstawa do przygotowań do uruchomienia pierwszej umowy (byłaby to umowa na czas określony od 1 września do 30 września 2026 r. o wartości 10 000 zł).
Gdy wartość umowy nie została określona w umowie
To rzadka sytuacja, ale występuje i dotyczy umów zawartych zarówno na czas oznaczony, jak i na czas nieoznaczony. Wtedy wartość tę stanowi łączna wysokość środków, które jednostka zamierza przeznaczyć na realizację umowy, a w przypadku umowy zawartej na czas nieoznaczony – wysokość środków, które zamierza przeznaczyć na realizację umowy przez okres pierwszych 48 miesięcy jej wykonywania.
Wysokość środków faktycznie wydatkowanych na realizację umowy pozostaje bez wpływu na określenie wartości umowy w powyższy sposób.
Przy takich umowach autorzy rozporządzenia odwołali się do art. 46 ustawy o finansach publicznych. Na tej podstawie JSFP mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków lub kosztów jednostki. W kontekście zasad tego przepisu w przypadku, gdy z treści umowy nie wynika bezpośrednio jej wartość, w ramach CRU należy wskazać łączną wysokość środków, którą JSFP zamierza przeznaczyć na realizację danej umowy odpowiednio w całym okresie jej obowiązywania (w przypadku umów zawartych na czas oznaczony) albo przez pierwsze 48 miesięcy wykonywania umowy (w przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony). Warto dodać, że wartość środków, jakie JSFP zamierza przeznaczyć na realizację umowy, musi być znana przed podpisaniem umowy – tj. przed zaciągnięciem zobowiązania. Informacja taka jest konieczna do zabezpieczenia środków na realizację danej umowy na bieżący rok, jak również na kolejne lata – w szczególności te objęte planowaniem wieloletnim.
Rozporządzenie zakłada, że:
1) nawet w przypadku umów wieloletnich da się ustalić wartość umowy,
2) wartość środków, jakie JSFP zamierza przeznaczyć na realizację umowy, musi być znana przed podpisaniem umowy,
3) informacja taka jest konieczna do zabezpieczenia środków na realizację danej umowy na bieżący rok, jak również na kolejne lata, w szczególności te objęte planowaniem wieloletnim.
W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia odwołano się do usług, których łączna wartość nie może być określona ze względu na oparcie płatności za realizację przedmiotu umowy na cenniku wykonawcy realizującego daną umowę. Przykładami tego typu umów są umowy z bankami na obsługę rachunków bankowych jednostki, które są zależne od cennika usług bankowych lub wartości środków zgromadzonych na danych rachunku bankowym.
Umowy barterowe
Kolejnym przykładem umów z nieokreśloną w treści umowy wartością są umowy barterowe. Polegają one na wymianie dóbr lub usług bez udziału pieniądza. Także tu konieczne jest określenie ich wartości. Punktem odniesienia powinna być w takim przypadku wartość świadczeń wykonawcy. W takich przypadkach wartość umowy może być w znacznej mierze ocenna, ale powinna opierać się na wiarygodnej podstawie wyceny świadczeń, które oferuje potencjalny wykonawca. Taka ocena powinna być przeprowadzona przez JSFP na etapie poprzedzającym zawarcie takiej umowy, gdyż jest ona niezbędna m.in. w celu oceny ekwiwalentności oferty danego wykonawcy. Wartość umowy barterowej powinna być zbliżona do wartości rynkowej świadczenia za dany przedmiot umowy.
Można wyróżnić dwie formy umów co do zapłaty. Zapłata wynagrodzenia wykonawcy może mieć postać:
1) rzeczową (barter) lub
2) mieszaną rzeczowo-finansową.
Z UZASADNIENIA
(…) zapłata wynagrodzenia wykonawcy przez JSFP nie zawsze oznacza konieczność wydatkowania środków lub świadczenia korzyści majątkowej w zamian za świadczenie wykonawcy bezpośrednio przez JSFP. W ramach zapłaty wynagrodzenia ze strony JSFP mogą być również ponoszone opłaty przez bezpośrednich użytkowników (np. opłaty za wywóz śmieci, opłaty za dostawę wody i odprowadzanie ścieków, opłaty za przejazd autostradą). Zatem na gruncie art. 34a ust. 1 pkt 1 uofp każda umowa przewidująca odpłatność po stronie JSFP, której przedmiotem są roboty budowlane, dostawy lub usługi, będzie objęta zakresem przedmiotowym obowiązku udostępniania informacji o tej umowie w CRU.
Wartość opcji i wznowień
W wartości umowy wskazywanej w CRU należy uwzględniać wartość opcji i wznowień, jeżeli zostały one przewidziane w treści umowy. Opcja i wznowienie nie wymagają zmiany umowy, która została zawarta, gdyż postanowienia dotyczące tych narzędzi powinny znajdować się w treści umowy. Zasadniczo w umowie powinny być jasno wskazane te części wynagrodzenia wykonawcy, które potencjalnie będą realizowane jako opcja albo wznowienie.
Tomasz Król
art. 34d ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 1483; ost.zm. Dz.U. z 2026 r. poz. 426)
rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 440)
POTRZEBUJESZ POMOCY?