Co trzeba wpisywać do CRU – 20 pytań i odpowiedzi

Od 1 lipca podmioty publiczne muszą wprowadzać do Centralnego Rejestru Umów informacje o zawartych umowach. W praktyce chodzi nie tylko o umowy podpisane w trybie zamówień publicznych, lecz także np. o umowy cywilnoprawne, dotyczce przedmiotów zakupionyvh na portalach aukcyjnych, opłat za przedłużenie licencji na programy komputerowe. Nie trzeba natomiast ujawniać w nowej bazie np. dotacji, porozumień o używaniu prywatnych samochodów do celów służbowych, wydatków na zakupy w sklepach stacjonarnych czy wpływów z wynajmu sali gimnastycznej.

Podczas każdego szkolenia dotyczącego Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (dalej: CRU), który w pełni ruszy już 1 lipca br., wiele pytań dotyczy tego, które umowy trzeba do niego wpisywać. Na pierwszy rzut oka nie powinno to stanowić problemu. Informacje do CRU wpisuje dyrektor jednostki sektora finansów publicznych – o ile umowa spełnia łącznie dwie przesłanki:

► 1. stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 prawa zamówień publicznych;

► 2. została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

Pisaliśmy o tym na łamach DGP. Jednak w praktyce wciąż się pojawia wiele pytań, na które odpowiadamy.

Dotacje

Pytanie 1: Czy umowy dotacji należy wpisywać do CRU?

Odpowiedź: Nie. Aby umowa była zamówieniem publicznym, musi być odpłatna, zostać zawarta między stronami i dotyczyć robót budowlanych, dostaw lub usług. Przyznanie dotacji nie jest zamówieniem publicznym. Dotacje to rodzaj bezzwrotnego i nieodpłatnego wsparcia finansowego, jakie państwo przekazuje podmiotom w celu realizacji ich zadań. Ich przyznanie może być uzależnione od wykonania określonego świadczenia, które jednak co do zasady nie stanowi bezpośredniej korzyści ekonomicznej po stronie zamawiającego.

Ustawowe definicje

Pytanie 2: Jak rozumieć pojęcia: forma dokumentowa i inna forma szczególna, jaką musi mieć umowa, która podlega wpisowi do rejestru?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 772 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”.