Czy faktury za najem lokalu usługowego i mieszkalnego należy wystawiać w KSeF

PROBLEM

Prowadzę działalność gospodarczą (ryczałt i VAT). Posiadam dwa lokale, które nie zostały wprowadzone do działalności gospodarczej (stanowią majątek prywatny). Planuję je wynająć: lokal usługowy - dla przedsiębiorcy, lokal mieszkalny - dla osoby prywatnej. Czy powinienem wysyłać te faktury do KSeF (w firmie faktury mam już obowiązek przesyłać do KSeF)?

RADA

Tak - w zakresie lokalu usługowego wynajmowanego firmie faktura powinna być wystawiona w KSeF, skoro jest Pan objęty obowiązkiem KSeF jako podatnik VAT. Dla lokalu mieszkalnego wynajmowanego osobie prywatnej na cele mieszkaniowe faktura nie jest co do zasady obowiązkowa, a jeżeli zostanie wystawiona na żądanie konsumenta, nie musi być wystawiana w KSeF.

UZASADNIENIE

Dla VAT nie ma znaczenia, że lokale są „prywatne” i nie zostały wprowadzone do działalności gospodarczej. Najem nieruchomości wykonywany odpłatnie i w sposób ciągły jest działalnością gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o VAT. W konsekwencji występuje Pan jako jeden podatnik VAT - z jednym NIP - zarówno przy działalności gospodarczej, jak i przy wynajmie prywatnych lokali.

Przy lokalu usługowym wynajmowanym firmie ma Pan obowiązek wystawić fakturę, ponieważ art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT nakazuje wystawienie faktury dokumentującej sprzedaż dokonywaną na rzecz innego podatnika. Jeżeli jest Pan już objęty obowiązkiem KSeF, to taka faktura powinna być wystawiona jako faktura ustrukturyzowana w KSeF na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten przewiduje obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Stanowisko to potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 4 lutego 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG. Sprawa dotyczyła osoby fizycznej wynajmującej prywatnie lokal użytkowy. Organ wskazał, że najem lokalu użytkowego na rzecz przedsiębiorców stanowi działalność gospodarczą na gruncie VAT, nawet jeżeli podatnik nie prowadzi zarejestrowanej działalności gospodarczej w tym zakresie. Dyrektor KIS uznał, że skoro najem jest wykonywany na rzecz innych podatników, wynajmujący powinien dokumentować takie czynności fakturami, a po wejściu w życie obowiązkowego KSeF faktury te powinny być wystawiane przy użyciu KSeF. Organ podkreślił, że dla VAT istotny jest status podatnika wynikający z art. 15 ustawy o VAT, a nie to, czy lokal jest składnikiem majątku firmowego.

W przypadku lokalu mieszkalnego wynajmowanego osobie prywatnej na cele mieszkaniowe sytuacja jest inna. Taki najem korzysta ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT, jeżeli lokal mieszkalny jest wynajmowany na własny rachunek wyłącznie na cele mieszkaniowe. Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT nie ma Pan obowiązku wystawiania faktury dla sprzedaży zwolnionej z VAT, chyba że nabywca zażąda faktury na podstawie art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są wyłączone z obowiązkowego KSeF na podstawie art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT. Oznacza to, że jeżeli najemca mieszkania jako konsument zażąda faktury, może Pan wystawić ją poza KSeF, np. papierowo albo elektronicznie. Ministerstwo Finansów potwierdza, że faktury objęte wyłączeniem z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT mogą być wystawiane poza KSeF.

Powołana interpretacja:

interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 4 lutego 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG.

Rafał Styczyński

prawnik, doradca podatkowy