Interpretacja indywidualna z dnia 22 czerwca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.224.2026.3.KM

Interpretacja indywidualna - stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 2 kwietnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący m.in. podatku dochodowego od osób prawnych. Uzupełnili go Państwo pismem z 22 maja 2026 r. (data wpływu tego samego dnia) - w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego (ostatecznie sformułowany w uzupełnieniu wniosku z 22 maja 2026 r.)

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług od 2010 roku.

W ramach prowadzonej działalności Spółka wykorzystuje urządzenia produkcyjne, w tym etykieciarkę służącą do etykietowania butelek w procesie produkcyjnym.

W 2024 roku została wykonana usługa remontu etykieciarki, udokumentowana fakturą nr FV (…) wystawioną przez podmiot A, który obecnie nie prowadzi działalności gospodarczej. Usługa została faktycznie wykonana, a wynagrodzenie zostało w całości zapłacone przez Spółkę. Realizacja usługi miała charakter etapowy i była poprzedzona płatnościami zaliczkowymi.

Spółka dokonała dwóch płatności:

- w dniu (…) 2024 r. w kwocie (…) zł brutto (VAT (…) zł), na podstawie proformy, co wynika z tytułu przelewu bankowego,

- w późniejszym terminie w kwocie (…) zł.

W związku z dokonanymi zaliczkami zostały wystawione faktury zaliczkowe dokumentujące otrzymane wpłaty, a po zakończeniu prac została wystawiona faktura końcowa (rozliczeniowa), która uwzględniała otrzymane zaliczki i wykazywała pozostałą do dopłaty kwotę (…) zł.

Faktura zaliczkowa dotycząca pierwszej płatności w kwocie (…) zł brutto (VAT (…) zł) nie została pierwotnie ujęta w ewidencji VAT Spółki z uwagi na brak dokumentu źródłowego w momencie prowadzenia ksiąg, mimo posiadania potwierdzenia dokonania zapłaty.

W trakcie weryfikacji ksiąg rachunkowych w marcu 2026 r. faktura została ujawniona i pozyskana w formie elektronicznej (PDF) od osoby współpracującej ze Spółką (niebędącej pracownikiem etatowym).

Transakcja pozostaje w związku z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT, ponieważ remontowana etykieciarka jest wykorzystywana w procesie produkcyjnym Spółki.

Pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 22 maja 2026 r.)

Czy wydatek udokumentowany fakturą nr FV (…) może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz w którym okresie podatkowym Spółka jest uprawniona do ujęcia tego wydatku w kosztach uzyskania przychodów, jeżeli faktura została ujawniona podczas weryfikacji ksiąg rachunkowych w marcu 2026 r.? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z 22 maja 2026 r.)

Zdaniem Wnioskodawcy, wydatek udokumentowany fakturą nr FV (…) stanowi koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów Spółki. Wydatek pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki, został faktycznie poniesiony oraz właściwie udokumentowany. Spółka posiada potwierdzenie dokonania płatności oraz uzyskaną w marcu 2026 r. fakturę dokumentującą rzeczywisty przebieg transakcji gospodarczej.

W ocenie Wnioskodawcy, wydatek powinien zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów w okresie, w którym Spółka uzyskała fakturę i ujawniła koszt podczas weryfikacji ksiąg rachunkowych, tj. w 2026 roku.

Do wniosku Spółka dołączyła następujące załączniki:

- FV zaliczkowa nr (…)

- FV zaliczkowa nr (…)

- FV Końcowa nr (…)

- Potwierdzenie przelewu z dnia (…) 2024 r.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554; dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

W świetle powyższego przepisu, ocena prawna konkretnego wydatku poniesionego przez podatnika wymaga odniesienia się do kryterium celowości jego poniesienia oraz uwzględnienia wyłączeń z kategorii kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Odnosząc się do przesłanki celowości wydatku należy podkreślić, że kosztem uzyskania przychodów są zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. W każdym przypadku konieczne jest jednak zaistnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem, a uzyskiwaniem, bądź też szansą uzyskiwania przychodów przez podmiot ponoszący ten koszt.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

Jednocześnie, wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych przewiduje dwie kategorie kosztów:

- bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód),

- inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Moment potrącalności kosztów został przez ustawodawcę uregulowany w art. 15 ust. 4-4e ustawy o CIT.

W przepisie art. 15 ust. 4 ustawy o CIT określono, że:

Zasada potrącalności kosztów uzyskania przychodów innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodami zawarta została w art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, który stanowi, że:

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, w myśl art. 15 ust. 4e ustawy o CIT:

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy wydatek udokumentowany fakturą nr FV (…) może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz w którym okresie podatkowym Spółka jest uprawniona do ujęcia tego wydatku w kosztach uzyskania przychodów, jeżeli faktura została ujawniona podczas weryfikacji ksiąg rachunkowych w marcu 2026 r.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że w 2024 roku została wykonana usługa remontu etykieciarki, udokumentowana fakturą nr FV (…) wystawioną przez podmiot A, który obecnie nie prowadzi działalności gospodarczej. Usługa została faktycznie wykonana, a wynagrodzenie zostało w całości zapłacone przez Spółkę. Realizacja usługi miała charakter etapowy i była poprzedzona płatnościami zaliczkowymi, tj:

- FV zaliczkowa nr (…),

- FV zaliczkowa nr (…),

- FV Końcowa nr (…).

W trakcie weryfikacji ksiąg rachunkowych w marcu 2026 r. faktura została ujawniona i pozyskana w formie elektronicznej (PDF) od osoby współpracującej ze Spółką (niebędącej pracownikiem etatowym).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości, w pierwszej kolejności wskazać należy, że aby wydatek poniesionych przez Państwa z tytułu remontu etykieciarki mógł stanowić koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, musi być przede wszystkim definitywny. Zapłata jedynie zaliczki za pierwszy etap usługi remontu etykieciarki, nie świadczy o definitywności wydatku poniesionego na remont etykieciarki. Jak sama nazwa wskazuje jest to tylko zaliczka za rozpoczętą a nie zrealizowaną usługę. Wydatek poniesiony przez Państwa na remont etykieciarki stanie się definitywny dopiero po zrealizowanej usłudze, a więc po zakończeniu remontu etykieciarki i udokumentowaniu tego faktu fakturą końcową.

Ponadto wydatek musi wykazywać związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy jego poniesieniem, a osiągnięciem przychodu ze źródła przychodów bądź z zachowaniem albo z zabezpieczeniem źródła przychodów, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Z wniosku wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności wykorzystuje urządzenia produkcyjne, w tym etykieciarkę służącą do etykietowania butelek w procesie produkcyjnym. Tym samym wydatek z tytułu remontu etykieciarki jest ściśle związany z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą. Przedstawiony we wniosku opis pozwala zatem na uznanie, że istnieje związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ww. wydatkiem, a osiągnięciem przez Spółkę przychodów i zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła. Jednocześnie wskazany wydatek nie został wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Natomiast, odnosząc się do kwestii ustalenia w którym momencie Spółka jest uprawniona do ujęcia tego wydatku w kosztach uzyskania przychodów, jeżeli faktura została ujawniona podczas weryfikacji ksiąg rachunkowych w marcu 2026 r. wskazać należy, że wydatek z tytułu remontu etykieciarki o ile jest to w rzeczywistości wydatek o charakterze remontowym (a więc nie jest to wydatek o charakterze ulepszeniowym środka trwałego) stanowi koszt inny niż bezpośrednio związany z przychodami (tzw. koszt pośredni). W związku z tym, na podstawie art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, potrącalny jest on w dacie jego poniesienia, czyli w dniu, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury.

Koszty pośrednie jak wskazano powyżej potrąca się, co do zasady, w roku poniesienia. W takim przypadku rozliczenie przedmiotowych kosztów powinno następować, na podstawie odpowiednio udokumentowanych wydatków, w dacie poniesienia kosztu, tj. w dacie na który ujęto koszt na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo w dniu, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) w księgach rachunkowych.

Zatem w Państwa sytuacji wydatek z tytułu remontu etykieciarki, powinien zostać ujęty w kosztach podatkowych na podstawie faktury końcowej po zakończonych pracach remontowych, na podstawie art. 15 ust. 4d i 4e ustawy o CIT, a więc na dzień poniesienia kosztu, przez który należy rozumieć dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury końcowej.

Mając powyższe na względzie, nie można zgodzić się z Państwem, że wydatek udokumentowany fakturą nr FV (…), a więc fakturą zaliczkową, powinien zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów w okresie, w którym Spółka uzyskała fakturę i ujawniła koszt podczas weryfikacji ksiąg rachunkowych, tj. w 2026 roku.

Wobec powyższego Państwa stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy wyłącznie oceny stanowiska w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, natomiast w zakresie podatku od towarów i usług wydane zostanie/zostało odrębne rozstrzygnięcie.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Ponadto, do wniosku dołączono dokumenty źródłowe. Należy jednak zauważyć, że Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, nie przeprowadza postępowania dowodowego w związku z czym nie jest obowiązany, ani uprawniony do ich oceny; jest związany wyłącznie opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę we wniosku i jego stanowiskiem.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.