Interpretacja indywidualna z dnia 1 lipca 2026 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-2.4012.305.2026.2.MW

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 maja 2026 r. za pośrednictwem systemu e-Urząd Skarbowy wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku od towarów i usług w zakresie zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na podstawie posiadanych dokumentów wskazanych w Wariancie B. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 10 czerwca 2026 r. (wpływ 12 czerwca 2026 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Głównym przedmiotem działalności Spółki (...) AB. (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”) jest dystrybucja elementów (...) (dalej: wyroby gotowe) dla klientów przemysłu (...) z całego świata. Spółka jest szwedzkim rezydentem podatkowym podlegającym nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Szwecji.

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług w Polsce, zarejestrowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w Polsce (podatnik VAT UE). Wnioskodawca nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, jak też nie posiada zakładu w rozumieniu ustawy CIT w Polsce.

Podatnik korzysta w Polsce z usługi magazynowania wyrobów gotowych bez zaplecza techniczno-personalnego. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka współpracuje z podatnikami posiadającymi siedzibę w innych krajach Unii Europejskiej (dalej: Kontrahenci), jak również poza nią. Spółka dokonuje na ich rzecz wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (dalej: „WDT”), o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o VAT z magazynu w Polsce.

Transakcje dokonywane są wyłącznie z Kontrahentami, którzy posiadają właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W każdym z przypadków będących przedmiotem wniosku miejscem rozpoczęcia transportu towarów jest terytorium Polski, a miejscem ich przeznaczenia tj. zakończenia transportu jest terytorium innego państwa członkowskiego UE.

W ramach opisanych dostaw towary są transportowane przy użyciu zewnętrznych środków transportu podmiotów trzecich. Transport każdorazowo zlecany jest zewnętrznym przewoźnikom, transport organizuje odbiorca. Wszyscy klienci Spółki mają uzgodnione warunki dostawy „FCA”. FCA oznacza, że klient jest odpowiedzialny za transport (rezerwację, koszty oraz rozładunek). Zgodnie z zasadami FCA Wnioskodawca ma bardzo utrudnioną możliwość uzyskania podpisanych dokumentów dostawy od odbiorcy. Zdarzają się sytuacje, że klienci odmawiają przekazywania podpisanych dokumentów dostawy do Spółki, twierdząc, że ich harmonogramy dostaw przekazywane poprzez EDI (Elektroniczna Wymiana Danych) zawierają wszystkie dane niezbędne do potwierdzenia, że towary zostały dostarczone.

W związku z powyższym Wnioskodawca chce potwierdzić, że opisany poniżej wariant obiegu dokumentów jest wystarczający dla zastosowania stawki 0% w transakcjach WDT przez Spółkę bez konieczności kompletowania w sposób ręczny dodatkowych i alternatywnych dokumentów, których uzyskanie często bywa nieskuteczne lub utrudnione z uwagi na warunki Incoterms w transakcjach handlowych w UE. Niniejszy wniosek dotyczy transakcji z Kontrahentami, z którymi dokumenty potwierdzające wywóz kompletowane są wyłącznie w formie komunikatów EDI w systemie ERP z uwagi na trudności w uzyskiwaniu innych tradycyjnych dokumentów, jak: CMR, polisa ubezpieczeniowa w transporcie, oświadczenia o zrealizowanej dostawie z ang. Proof of delivery lub innych.

Wnioskodawca do wszystkich dostaw realizowanych w ramach transakcji WDT bez względu na dokumentację w opisanym wariancie posiada następujące dokumenty na potwierdzenie transakcji WDT:

1) Dokument potwierdzający wydanie towaru z magazynu w Polsce;

2) Specyfikację sztuk towaru do danej faktury sprzedaży objętą dostawą do innego kraju UE;

3) Fakturą sprzedaży z wykazem z pkt 3, jeśli nie ma takiej specyfikacji odrębnie.

Potwierdzenia zapłaty z uwagi na stosowane terminy płatności: 45, 60, 90 dni kompletowane są przez Wnioskodawcę do faktur po ich zapłacie przez Kontrahenta. Z kolei Spółce zależy, aby transakcje WDT objęte niniejszym wnioskiem były wykazywane ze stawką 0% VAT na bieżąco w miesiącu powstania obowiązku podatkowego, a więc w JPK za miesiąc, w którym zostały wystawione faktury WDT (nie ma sytuacji, aby transakcja odbyła się bez wystawienia faktury) z uwagi na poniżej opisane scenariusze dokumentacji potwierdzającej wywóz do innego kraju UE z Polski, jak niżej.

Spółka otrzymuje elektroniczne komunikaty od Kontrahentów po dostarczeniu towaru do innego kraju członkowskiego UE „DELFOR EDI”, jako potwierdzenie dostawy (POD z ang. Proof of delivery). Zgodnie z przepisami UE dokumenty elektroniczne, takie jak DELFOR D04A_v2.2, mogą stanowić ważny dowód dostawy, o ile zawierają:

• jednoznaczną identyfikację sprzedawcy i nabywcy,
• szczegółowe informacje o towarach (numery części, ilości),
• datę wysyłki,
• datę potwierdzenia odbioru,
• unikalne identyfikatory (np. numery dokumentów dostawy).

Komunikaty DELFOR D04A_v2.2, będą wykorzystywane w celu spełnienia wymogów prawnych dotyczących pisemnych oświadczeń dla dostawców w UE. Komunikat EDT DELFOR jest przesyłany w formacie HTML. Transmisja EDI Harmonogramów Dostaw, komunikat DELFOR D04A_v2.2, zawiera następujące informacje pozwalające na identyfikację potwierdzenia dostawy do innego kraju UE z fakturą sprzedaży:

• Ilość towaru dla tych dostaw
• Data wysyłki
• Data odbioru towaru
• Numer dowodu dostawy

Informacje te są widoczne w systemie ERP Infor M3 używanym przez Spółkę. Elektroniczne komunikaty EDI zawierają wszystkie niezbędne informacje pozwalające na identyfikację danej dostawy z fakturą sprzedaży, aby potwierdzić transport towaru z Polski do innego kraju UE w ramach transakcji WDT. System ERP M3 rozkodowuje i odczytuje dane z EDI DELFOR i ładuje do systemu wewnętrznego Wnioskodawcy w postaci harmonogramu dostawy. Te dane są dostępne w ERP na poziomie użytkownika w dedykowanych panelach. Wszystkie dane w wewnętrznym systemie podatnika pochodzą z komunikatów klienta.

Z uwagi na ograniczenia funkcjonalne harmonogramu EDI, polegające na uwzględnianiu wyłącznie numerów ostatnich dokumentów dostawy - co jednocześnie stanowi potwierdzenie ich odbioru przez klienta - Wnioskodawca (Spółka) opracował dedykowany raport QV. Narzędzie to służy do monitorowania oraz analizy danych historycznych pochodzących z systemu EDI, w szczególności na potrzeby potwierdzania realizacji dostaw (POD).

Komunikaty EDI odbierane przez Wnioskodawcę są nadawane przez Odbiorcę towarów w poniższym segmencie kodów poszczególnych etapów w dostawie do kraju UE Odbiorcy:

1.DTM+11 oznaczający wysłanie towaru z Polski (dowód wysyłki),

2.DTM+50 oznaczający datę dostawy do Odbiorcy w UE (dowód odbioru),

3.RFK+AAK oznaczający numer dostawy stanowiący potwierdzenie dostawy do kraju Odbiorcy UE (z ang. Delivery note numer), który generowany jest automatycznie, gdy dostawa jest potwierdzona przez Odbiorcę (dowód odbioru).

Spółka odczytuje powyższe komunikaty uznając, że wygenerowanie ostatniego komunikatu stanowi definitywne potwierdzenie dostawy do innego kraju UE.

EDI to standard elektronicznej wymiany dokumentów między systemami firm (ERP ERP), bez udziału papieru czy ręcznego wprowadzania danych.

Reasumując Spółka wykorzystuje komunikaty EDI w systemie ERP zamiennie względem tradycyjnych papierowych lub elektronicznych potwierdzeń dostaw w formie pisemnych oświadczeń.

Wnioskodawca oświadcza, że system ERP i komunikaty EDI wykorzystywane przez Podatnika do celu dokumentowania transakcji WDT mają zapewnioną autentyczność i integralność danych, a dane w nich zawarte są rzetelne. Dane służące do dokumentowania transakcji WDT są wiarygodne, spójne.

W uzupełnieniu i doprecyzowaniu opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego Spółka wskazała, że transakcje opisane we wniosku miały miejsce w okresie od września 2023 r. do marca 2026 r.

Przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, Spółka posiada i będzie posiadała w swojej dokumentacji dowody, o których mowa we wniosku, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Spółka składała i będzie składać terminowo informacje podsumowujące, dotyczące sprzedaży towarów, zawierające prawidłowe dane, o których mowa w art. 100 ust. 8 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), a w przypadku uchybień Spółka należycie wyjaśni je naczelnikowi urzędu skarbowego.

Pytanie

Czy dostawy udokumentowane przy pomocy dokumentów opisanych w Wariancie B powyżej powinny być, w świetle art. 42 ustawy o VAT, opodatkowane 0% stawką VAT (zaistniały stan faktyczny i zdarzenie przyszłe)?

Państwa stanowisko w sprawie

Uwagi ogólne dla warunków zastosowania stawki 0% VAT w transakcjach WDT:

Spółka pragnie wskazać, iż transakcje WDT zasadniczo podlegają opodatkowaniu według stawki 0% VAT (tzw. zwolnienie z prawem do odliczenia).

Art. 42 ust. 1 ustawy o VAT wskazuje warunki, które muszą zostać spełnione, aby podatnik był uprawniony do zastosowania 0% stawki podatku, tj.: „(...)

1)podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi;

2)podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;

3)podatnik składając deklarację podatkową, w której wykazuje tę dostawę towarów, jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE”.

Należy przy tym zaznaczyć, iż stosowanie 0% stawki VAT z tytułu WDT nie powinno być postrzegane jako wyjątek od reguły, lecz jako reguła, od której wyjątkiem jest stosowanie stawki krajowej. Jak bowiem zauważył Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 16 stycznia 2012 r. (sygn. III SA/Wa 1220/11) „dokonanie dostaw skutkować powinno stawką podatkową 0%, która - wbrew stanowisku Organów - w ramach WDT nie jest żadną stawką preferencyjną, lecz jedyną i podstawową”.

Jak zostało podniesione w opisie sprawy, zarówno warunek wskazany w pkt 1, jak i warunek wskazany w pkt 3 zacytowanego powyżej przepisu, będą przez Wnioskodawcę spełnione. Spółka bowiem dokonuje i zamierza dokonywać dostaw na rzecz Kontrahentów posiadających właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych (nadany przez właściwe państwo członkowskie), którzy podadzą go Spółce, a także jest zarejestrowana jako podatnik VAT UE. Spółka spełnia i będzie spełniać również warunek, o którym mowa w art. 42 ust. 1a ustawy o VAT, tj. składa i będzie składała prawidłowo i terminowo informacje podsumowujące VAT-UE.

Tym samym, kluczowym warunkiem jaki powinien podlegać analizie w celu stwierdzenia, czy Spółce przysługuje/będzie przysługiwać prawo do zastosowania 0% stawki VAT w przypadku realizowanych dostaw, jest posiadanie przez nią dokumentacji potwierdzającej, że towary zostały wywiezione z terytorium Polski i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego (stosownie do art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT).

Dowody dokumentujące wywóz towarów z terytorium kraju i dostarczenie ich na terytorium innego państwa członkowskiego UE

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, wskazanymi powyżej dowodami, są:

• dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju - w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi),
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,

- jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem WDT do nabywcy znajdującego się na terytorium innego państwa członkowskiego.

Spółka zaznacza, że zgodnie z dominującym w praktyce i orzecznictwie podejściem posiadanie specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku w postaci odrębnego od faktury dokumentu nie jest konieczne do zastosowania stawki 0% VAT z tytułu WDT. Jeżeli na fakturze wskazano dane, które powinna zawierać specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (m.in. nazwa i ilość towarów), to faktura taka stanowi w istocie również specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. Przedstawioną tezę potwierdził, przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 9 czerwca 2014 r., sygn. ILPP4/443-117/14-2/BA, w której wskazał, że „w związku z tym, że faktura jaką Spółka posiada w swojej dokumentacji zawiera treść wypełniającą znamiona specyfikacji, to dokument, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 3 ustawy (specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku) nie musi być przez nią sporządzony oddzielnie”.

Ponadto, zgodnie z treścią przepisu art. 42 ust. 11 ustawy o VAT, w przypadku, gdy dokumenty wymienione w ust. 3 nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

• korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,
• dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,
• dokument potwierdzający zapłatę za towar, z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku - inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,
• dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Jednocześnie, Spółka pragnie podkreślić, iż wymieniony powyżej katalog tzw. dokumentów pomocniczych ma charakter otwarty (na co wskazuje zwrot „w szczególności”), co oznacza, iż podatnik ma prawo potwierdzać fakt dokonania dostawy na rzecz podatnika w innym państwie członkowskim również innymi niż wymienione w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT dokumentami.

Nie ulega przy tym wątpliwości, że wyżej wskazany katalog tzw. dokumentów pomocniczych ma charakter otwarty, co oznacza, iż podatnik ma prawo potwierdzać fakt dokonania dostawy na rzecz podatnika w innym państwie członkowskim również innymi dokumentami niż wymienionymi w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT.

Jak wskazują bowiem przedstawiciele doktryny prawa podatkowego, w celu udokumentowania WDT podatnik może posłużyć się w zasadzie zupełnie dowolnymi dokumentami. Takie stanowisko zostało również potwierdzone w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: „NSA”), w uchwale wydanej przez poszerzony skład siedmiu sędziów, z dnia 11 października 2010 r., sygn. I FPS 1/10, stwierdzono m.in., że przepisy wskazane w art. 42 powinny być stosowane z uwzględnieniem normy określonej w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.), w świetle której „jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem”. Co więcej, NSA wskazał wyraźnie, iż dowody określone w art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT nie mają charakteru bezwzględnie obligatoryjnych. Dlatego też w przypadku, gdy podatnik nie dysponuje kompletem dokumentów wskazanych w art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT, bądź posiadane dokumenty zawierają pewne braki formalne, może on posłużyć się innymi dowodami potwierdzającymi dokonanie dostawy wewnątrzwspólnotowej.

W tej samej uchwale stwierdzono także, że „dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, o ile łącznie potwierdzają fakt wywiezienia i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju”.

W konsekwencji, Spółka stoi na stanowisku, że dla zastosowania stawki 0% VAT z tytułu WDT nie jest konieczne posiadanie wszystkich dokumentów wymienionych w art. 42 ust. 3 ustawy o VAT, a jedynie posiadanie jednego z dowodów wskazanych w tym przepisie razem z innymi dokumentami wymienionymi w art. 42 ust. 11 ustawy o VAT (bądź też innymi dowodami, niewymienionymi w tym przepisie), które łącznie, jednoznacznie potwierdzają dostawę towarów do finalnego nabywcy na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego.

Ad. 1

W opinii Spółki, przepisy art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy o VAT nie zawierają wymogu, by dokumentacja potwierdzająca dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów gromadzona była wyłącznie w formie papierowej. Tym samym, zdaniem Spółki dopuszczalne jest, aby niektóre dokumenty dodatkowe przyjęły formę elektroniczną, bądź też były Spółce przesłane w formie elektronicznej. Spółka pragnie zwrócić uwagę, iż do takiego wniosku prowadzi m.in. analiza wyroku WSA w Warszawie z dnia 12 lutego 2009 r. (sygn. akt III SA/Wa 1909/08), w którym Sąd stwierdził, iż: „z przywołanych przepisów nie wynika wymóg, aby dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotowy charakter transakcji miały formę papierową. Biorąc pod uwagę, że nigdzie nie stanowi się o formie dokumentów, zasadniczo dopuszczalna będzie każda forma, byle uprawdopodobniona była autentyczność tych dokumentów. Zgodzić się zatem należy z twierdzeniem, że dowodem może być także dokument w formie elektronicznej lub przesłany faksem”.

Powyżej wskazane podejście jest prezentowane również przez organy podatkowe. Przykładowo:

• Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „Dyrektor KIS”) w interpretacji indywidualnej z dnia 4 stycznia 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.480.2022.2.RST, stwierdził, że „Przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów stawki podatku w wysokości 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. (...) Dokumenty zeskanowane przez Spółkę i przechowywane tylko w postaci elektronicznej nadal będą stanowiły dowody dokonania dostaw wewnątrzwspólnotowych, które zgodnie z art. 43 ust. 3 i ust. 11 ustawy upoważniają Spółkę do zastosowania stawki 0% dla zrealizowanych dostaw. CMR lub inne dokumenty potwierdzające wywóz towarów gromadzone i przechowywane w formie elektronicznej, będą dokumentami, o których mowa w art. 42 ust. 3 i art. 42 ust. 11 ustawy”.
• Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 12 listopada 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.480.2020.1.IZ), podkreślił, iż: „Należy wskazać, że przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, ksero, skan lub faks dokumentu, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy”.
• Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 1 sierpnia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.293.2019.2.PR, stwierdził, że „Przepisy ustawy nie uzależniają zastosowania dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów stawki podatku w wysokości 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. (...) dokumenty przewozowe (listy przewozowe CMR) gromadzone i przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej bez jednoczesnego przechowywania ich w formie papierowej będą miały moc dowodową dokumentów, o których mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy”.
• Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 2 lutego 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.614.2017.3.IT, stwierdził, że „Dla zastosowania stawki w wysokości 0% dla transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie jest konieczne zatem posiadanie oryginałów dokumentów w formie papierowej, wystarczy ich wersja elektroniczna. Jeżeli są to dokumenty przesyłane w formie elektronicznej, niebudzące wątpliwości co do ich autentyczności, mogą one stanowić dowody (dokumenty) potwierdzające, że towary będące przedmiotem danej wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały dostarczone na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju”.

Analogiczne stanowisko zaprezentowane zostało w: interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 7 czerwca 2017 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.117.2017.1.KB, interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 17 lipca 2015 r., sygn. IBPP4/4512-191/15/EK, interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 lipca 2013 r., sygn. IPPP3/443-484/13-4/JK, interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 22 maja 2014 r., sygn. ITPP3/443-98/14/MD, interpretacjach indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 10 marca 2015 r., sygn. IPTPP2/443-929/14-2/DS oraz z dnia 18 lutego 2015 r. (sygn. IPTPP2/443-856/14-4/IR).

Komunikat EDI, o którym mowa w niniejszym wniosku jest elektronicznym oświadczeniem nabywcy, którym dysponuje Spółka że towar wskazany na fakturze został przetransportowany z Polski do innego kraju UE, zatem spełnia wymogi alternatywnego dowodu potwierdzającego prawidłowość stosowanej stawki 0% VAT bez konieczności zbierania innych dowodów w sposób manualny i jest wystarczającym dowodem potwierdzającym wywóz dla celów VAT łącznie z innymi dokumentami i warunkami wymaganymi do zastosowania preferencyjnej stawki VAT w niniejszej sprawie.

Mając na względzie powyższe uwagi, w ocenie Spółki, w przypadku otrzymywania przez nią drogą elektroniczną dokumentów wymienionych w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, stanowią i będą stanowić one dowód, o którym mowa odpowiednio w art. 42 ust. 3 lub ust. 11 ustawy o VAT.

Powyższe oznacza, że gromadzone przez Spółkę dokumenty będą stanowić dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej na rzecz Kontrahentów, którzy - jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego - posiadają właściwy i ważny numer identyfikacji dla transakcji, które zgodnie z art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy o VAT. Dokumenty te będą zatem łącznie potwierdzać dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do Nabywców na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Tym samym, zdaniem Wnioskodawcy, dokumenty wskazane przez Spółkę w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy o VAT, będą upoważniać Spółkę do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (WDT).

1.Autentyczność pochodzenia danych

Systemy EDI funkcjonują w oparciu o zidentyfikowanych partnerów handlowych, którzy wymieniają dane poprzez zabezpieczone kanały komunikacyjne (np. AS2, VAN). Każda wiadomość jest przypisana do konkretnego nadawcy i odbiorcy, a dostęp do systemu jest kontrolowany. W praktyce oznacza to, że możliwe jest jednoznaczne ustalenie, kto wygenerował dany komunikat, co spełnia wymóg autentyczności pochodzenia dokumentu.

2.Integralność treści komunikatów

Komunikaty EDI są przesyłane w ustrukturyzowanych formatach, które uniemożliwiają ich przypadkową lub nieautoryzowaną modyfikację. Dodatkowo stosowane mechanizmy kontroli (sumy kontrolne, podpisy elektroniczne, logi transmisji) zapewniają, że dane zawarte w komunikacie nie zostały zmienione od momentu ich wysłania. Tym samym spełniony jest wymóg integralności treści.

3.Ścieżka audytu (audit trail)

Systemy EDI rejestrują pełną historię wymiany komunikatów - od momentu ich wygenerowania, przez transmisję, aż po odbiór i przetworzenie w systemie odbiorcy. Logi systemowe pozwalają na odtworzenie przebiegu transakcji, w tym:

• daty i godziny wysyłki i odbioru,
• identyfikatorów dokumentów,
• powiązań między komunikatami (np. zamówienie, wysyłka, faktura, potwierdzenie odbioru).

Taka ścieżka audytu jest szczególnie istotna dla organów podatkowych, ponieważ umożliwia weryfikację rzeczywistego przebiegu dostawy.

4.Spójność danych w całym łańcuchu dostawy

Komunikaty EDI są ze sobą logicznie powiązane i zawierają spójne dane dotyczące towarów, ilości, dat oraz stron transakcji. Spójność ta ogranicza ryzyko błędów oraz stanowi dodatkowy element potwierdzający autentyczność transakcji.

5.Zgodność z przepisami VAT UE i krajowymi

Przepisy VAT (w tym dyrektywa 2006/112/WE oraz krajowe regulacje) dopuszczają stosowanie dowodów w formie elektronicznej, o ile zapewniona jest:

• autentyczność pochodzenia,
• integralność treści,
• czytelność dokumentów.

Systemy EDI spełniają te warunki poprzez zastosowanie odpowiednich technologii oraz procedur kontrolnych.

6.Praktyka gospodarcza i akceptacja rynkowa

EDI jest powszechnie stosowane w relacjach B2B w UE, szczególnie w sektorach takich jak handel detaliczny, automotive czy FMCG. Jego szerokie wykorzystanie oraz standaryzacja (np. UN/ EDIFACT) zwiększają jego wiarygodność jako narzędzia dokumentowania transakcji handlowych.

Komunikaty EDI, dzięki zastosowaniu zabezpieczonych kanałów transmisji, mechanizmów kontroli integralności oraz pełnej ścieżki audytu, zapewniają wysoki poziom autentyczności danych. W konsekwencji mogą stanowić istotny element dokumentacji WDT, w celu wykazanie prawa do zastosowania stawki 0% VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą:

Z regulacji tej wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wymienione czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

W myśl definicji zawartej w art. 2 pkt 1 i 4 ustawy:

W myśl art. 2 pkt 22 ustawy:

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 2 pkt 6 ustawy:

Według art. 13 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 13 ust. 2 ustawy:

Na podstawie art. 13 ust. 6 ustawy:

Zatem, co do zasady, przy spełnieniu warunków dotyczących podmiotów biorących udział w transakcji, w przypadku gdy w wykonaniu czynności określonych w art. 7 ustawy następuje wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE występuje wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów w sprzedaży, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy:

Z informacji zawartych we wniosku wynika, że Spółka jest szwedzkim rezydentem podatkowym podlegającym nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Szwecji. Spółka jest czynnym podatnikiem podatku VAT, zarejestrowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w Polsce (podatnik VAT UE). Wnioskodawca nie posiada stałego miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Spółka korzysta w Polsce z usługi magazynowania wyrobów gotowych bez zaplecza techniczno-personalnego. Spółka dokonuje na rzecz Kontrahentów wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, o których mowa w art. 13 ust. 1 ustawy z magazynu w Polsce. Transakcje dokonywane są wyłącznie z Kontrahentami, którzy posiadają właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. W każdym z przypadków będących przedmiotem wniosku miejscem rozpoczęcia transportu towarów jest terytorium Polski, a miejscem ich przeznaczenia tj. zakończenia transportu jest terytorium innego państwa członkowskiego UE. Transport każdorazowo zlecany jest zewnętrznym przewoźnikom, transport organizuje odbiorca. Wszyscy klienci Spółki mają uzgodnione warunki dostawy „FCA” (klient jest odpowiedzialny za transport, rezerwację, koszty oraz rozładunek). Zgodnie z zasadami FCA Spółka ma bardzo utrudnioną możliwość uzyskania podpisanych dokumentów dostawy od odbiorcy. Zdarzają się sytuacje, że klienci odmawiają przekazywania podpisanych dokumentów dostawy do Spółki, twierdząc, że ich harmonogramy dostaw przekazywane poprzez EDI (Elektroniczna Wymiana Danych) zawierają wszystkie dane niezbędne do potwierdzenia, że towary zostały dostarczone. Wniosek dotyczy transakcji z Kontrahentami, z którymi dokumenty potwierdzające wywóz kompletowane są wyłącznie w formie komunikatów EDI w systemie ERP z uwagi na trudności w uzyskiwaniu innych tradycyjnych dokumentów, jak: CMR, polisa ubezpieczeniowa w transporcie, oświadczenia o zrealizowanej dostawie Proof of delivery lub innych. Spółka do wszystkich dostaw realizowanych w ramach transakcji WDT bez względu na dokumentację w opisanym wariancie posiada następujące dokumenty na potwierdzenie transakcji WDT: dokument potwierdzający wydanie towaru z magazynu w Polsce, specyfikację sztuk towaru do danej faktury sprzedaży objętą dostawą do innego kraju UE, fakturę sprzedaży z wykazem, jeśli nie ma takiej specyfikacji odrębnie. Przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, Spółka posiada i będzie posiadała w swojej dokumentacji dowody, o których mowa we wniosku, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. Spółka składała i będzie składać terminowo informacje podsumowujące, dotyczące sprzedaży towarów, zawierające prawidłowe dane, o których mowa w art. 100 ust. 8 ustawy, a w przypadku uchybień Spółka należycie wyjaśni je naczelnikowi urzędu skarbowego. Potwierdzenia zapłaty z uwagi na stosowane terminy płatności: 45, 60, 90 dni kompletowane są przez Spółkę do faktur po ich zapłacie przez Kontrahenta. Spółce zależy, aby transakcje WDT były wykazywane ze stawką 0% VAT na bieżąco w miesiącu powstania obowiązku podatkowego, a więc w JPK za miesiąc, w którym zostały wystawione faktury WDT (nie ma sytuacji, aby transakcja odbyła się bez wystawienia faktury) z uwagi na poniżej opisane scenariusze dokumentacji potwierdzającej wywóz do innego kraju UE z Polski. Spółka otrzymuje elektroniczne komunikaty od Kontrahentów po dostarczeniu towaru do innego kraju członkowskiego UE „DELFOR EDI”, jako potwierdzenie dostawy (Proof of delivery). Komunikaty DELFOR D04A_v2.2, będą wykorzystywane w celu spełnienia wymogów prawnych dotyczących pisemnych oświadczeń dla dostawców w UE. Komunikat EDT DELFOR jest przesyłany w formacie HTML. Transmisja EDI Harmonogramów Dostaw, komunikat DELFOR D04A_v2.2, zawiera następujące informacje pozwalające na identyfikację potwierdzenia dostawy do innego kraju UE z fakturą sprzedaży: ilość towaru dla tych dostaw, data wysyłki, data odbioru towaru, numer dowodu dostawy. Informacje te są widoczne w systemie ERP Infor M3 używanym przez Spółkę. Elektroniczne komunikaty EDI zawierają wszystkie niezbędne informacje pozwalające na identyfikację danej dostawy z fakturą sprzedaży, aby potwierdzić transport towaru z Polski do innego kraju UE w ramach transakcji WDT. System ERP M3 rozkodowuje i odczytuje dane z EDI DELFOR i ładuje do systemu wewnętrznego Spółki w postaci harmonogramu dostawy. Te dane są dostępne w ERP na poziomie użytkownika w dedykowanych panelach. Wszystkie dane w wewnętrznym systemie podatnika pochodzą z komunikatów klienta. Z uwagi na ograniczenia funkcjonalne harmonogramu EDI, polegające na uwzględnianiu wyłącznie numerów ostatnich dokumentów dostawy - co jednocześnie stanowi potwierdzenie ich odbioru przez klienta - Spółka opracowała dedykowany raport QV. Narzędzie to służy do monitorowania oraz analizy danych historycznych pochodzących z systemu EDI, w szczególności na potrzeby potwierdzania realizacji dostaw (POD). Komunikaty EDI odbierane przez Spółkę są nadawane przez Odbiorcę towarów w poniższym segmencie kodów poszczególnych etapów w dostawie do kraju UE Odbiorcy:

1.DTM+11 oznaczający wysłanie towaru z Polski (dowód wysyłki),

2.DTM+50 oznaczający datę dostawy do Odbiorcy w UE (dowód odbioru),

3.RFK+AAK oznaczający numer dostawy stanowiący potwierdzenie dostawy do kraju Odbiorcy UE (Delivery note numer), który generowany jest automatycznie, gdy dostawa jest potwierdzona przez Odbiorcę (dowód odbioru).

Spółka odczytuje powyższe komunikaty uznając, że wygenerowanie ostatniego komunikatu stanowi definitywne potwierdzenie dostawy do innego kraju UE. EDI to standard elektronicznej wymiany dokumentów między systemami firm (ERP ERP), bez udziału papieru czy ręcznego wprowadzania danych. Spółka wykorzystuje komunikaty EDI w systemie ERP zamiennie względem tradycyjnych papierowych lub elektronicznych potwierdzeń dostaw w formie pisemnych oświadczeń. Wskazali Państwo, że system ERP i komunikaty EDI wykorzystywane przez Podatnika do celu dokumentowania transakcji WDT mają zapewnioną autentyczność i integralność danych, a dane w nich zawarte są rzetelne. Dane służące do dokumentowania transakcji WDT są wiarygodne, spójne. Transakcje opisane we wniosku miały miejsce w okresie od września 2023 r. do marca 2026 r.

Państwa wątpliwości w analizowanej sprawie dotyczą ustaleniaczy Spółka jest/będzie uprawniona do zastosowania stawki podatku VAT w wysokości 0% w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów na podstawie dokumentów opisanych w Wariancie B.

Odnosząc się do przedstawionych wątpliwości należy wskazać, że od 1 stycznia 2020 r. w kwestii dokumentacji uprawniającej do zastosowania stawki podatku VAT 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów znajdują zastosowanie przepisy rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) 2018/1912 z 4 grudnia 2018 r. zmieniającego rozporządzenie wykonawcze (UE) nr 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi (Dz. Urz. UE L Nr 311 z 7.12.2018, s. 10), zwanego dalej rozporządzeniem 2018/1912. Rozporządzenie 2018/1912 ma zasięg ogólny, wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich. Rozporządzenie 2018/1912 wprowadza m.in. domniemania wzruszalne odnoszące się do dowodów wymaganych do zastosowania zwolnienia z prawem do odliczenia (stawki 0%) z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Zgodnie z treścią art. 45a wprowadzonego rozporządzeniem 2018/1912:

Jednakże wskazać należy, że niespełnienie warunków wprowadzonych ww. rozporządzeniem nie oznacza, że stawka 0% nie będzie miała zastosowania. W takiej sytuacji dostawca musi udowodnić w inny sposób, zgodnie z dotychczasowymi przepisami ustawy, że warunki zastosowania stawki 0% zostały spełnione.

W myśl art. 41 ust. 3 ustawy:

Stosownie do art. 42 ust. 1 ustawy:

Warunki te muszą być spełnione łącznie. Spełnienie pierwszego z nich ma zagwarantować, że czynność zostanie potraktowana jako wewnątrzwspólnotowe nabycie w kraju odbiorcy i zostanie tam faktycznie opodatkowana, a drugi wskazuje, że istotnie nastąpił wywóz towarów z jednego państwa członkowskiego (z kraju) i jego transport (przemieszczenie) do innego państwa członkowskiego. Istotą transakcji wewnątrzwspólnotowych jest faktyczne opodatkowanie dostawy towaru w państwie przeznaczenia (do którego towar jest docelowo przemieszczany). Dostawa, która następuje na terytorium państwa dostawcy towarów, jest opodatkowana stawką 0%, a w państwie nabywcy następuje opodatkowanie tej dostawy według stawki podatku tam właściwej. Transakcja opodatkowana w ten sposób ma na celu uniknięcie zakłócania konkurencji, powodowanego podwójnym opodatkowaniem lub brakiem opodatkowania. Jednak zastosowanie stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów uzależnione jest także od zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT UE, najpóźniej w momencie składania deklaracji uwzględniającej daną dostawę.

W myśl art. 42 ust. 1a ustawy:

Podstawowe znaczenie dla udokumentowania wywozu towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, realizowanej z udziałem przewoźnika lub spedytora odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, mają dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3 ustawy.

Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy:

Jednak w myśl art. 42 ust. 11 ustawy:

Należy wskazać, że jeżeli wywóz towarów następuje w wyniku dokonania transakcji z ustalonym nabywcą, w celu dostawy, tj. przeniesienia na konkretny podmiot prawa do rozporządzania wywożonym towarem jak właściciel, zachodzi wówczas wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, której po stronie nabywcy odpowiada wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów w zakupie. Podkreślić należy, że zakwalifikowanie danej transakcji jako dostawy wewnątrzwspólnotowej, na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy, wymaga czasowego i materialnego związku pomiędzy dostawą danego towaru i jego transportem.

W związku z tym istotne jest to, aby ww. dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego. Ponadto, dokumenty, o których mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, której wymaga ten przepis.

Brzmienie art. 42 ust. 3 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów, potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Nie oznacza to jednak, że dla potwierdzenia tej okoliczności wymagane jest „łączne” posiadanie wszystkich typów dokumentów wymienionych w powyższych przepisach, o ile posiadane dokumenty jednoznacznie potwierdzają dostarczenie nabywcy towarów na terytorium innego państwa członkowskiego. Przepisy te określają rodzaje dokumentów, których posiadanie gwarantuje podatnikom bezpieczne stosowanie stawki preferencyjnej w dostawach wewnątrzwspólnotowych. Istotne jest aby dokumenty zawierały informacje, z których wynika, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju. Dokumenty mają łącznie potwierdzać określony fakt, co oznacza, że zebrane razem mają dać jednoznaczną informację, że określony towar został faktycznie dostarczony nabywcy do innego państwa członkowskiego niż terytorium kraju.

Powyższe rozważania potwierdza uchwała Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 października 2010 r., sygn. akt I FPS 1/10, w której Sąd podkreślił, że wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów jest przede wszystkim jedną z czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, o czym stanowi art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy. Co do zasady, polega ona na wywozie towarów z terytorium kraju (Polski), w wykonaniu czynności określonych w art. 7, czyli dostawy towarów, na terytorium innego państwa członkowskiego, w określonych w ustawie warunkach. Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, przy spełnieniu określonych w ustawie przesłanek, podlega opodatkowaniu według stawki 0% (tzw. wspólnotowe zwolnienie z prawem do odliczenia), co z jednej strony powoduje, że transakcja wywozu towaru z Polski do innego kraju członkowskiego nie jest obciążana podatkiem, a jednocześnie dostawcy pozwala na odzyskanie podatku uiszczonego przy nabyciu tego towaru, co zapewnia realizację zasady neutralności podatku od towarów i usług. Zasada ta obowiązuje jednak tylko wówczas, gdy w wyniku tej transakcji (wywozu) obowiązek naliczenia podatku ciąży na nabywcy towaru (w innym państwie członkowskim), w wyniku wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru (WNT) na terenie jego kraju (zasada opodatkowania w kraju przeznaczenia, konsumpcji).

Ponadto NSA stwierdził, że samo brzmienie art. 42 ust. 3 i 4 ustawy wskazuje na podstawowy katalog dokumentów potwierdzających dokonanie wywozu towarów i ich dostawę na terytorium innego państwa członkowskiego, który może być uzupełniony dodatkowymi dokumentami określonymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Tym samym, zdaniem Sądu, w świetle art. 42 ust. 1, 3 i 11 ustawy dla zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów wystarczającym jest, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami, wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy lub innymi dowodami w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, o ile łącznie potwierdzają fakt dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Ponadto należy zauważyć, że ustawa nie zawiera definicji „dokumentu przewozowego”. Nawiązując do cyt. art. 42 ust. 1 pkt 2 ustawy, dokument ten powinien być dowodem potwierdzającym, że towar będący przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy został wywieziony z terytorium kraju i dostarczony do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju. List przewozowy opisany w Rozdziale III Konwencji Genewskiej o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) z dnia 19 maja 1956 r. (Dz. U. z 1962 r. Nr 49, poz. 238, z późn. zm.), jest niewątpliwie dowodem zawarcia umowy przewozu. Zgodnie z art. 4 oraz art. 9 Konwencji Genewskiej list przewozowy stanowi dowód zawarcia umowy przewozu, warunków tej umowy oraz przyjęcia towaru przez przewoźnika, o ile nie zostanie przeprowadzony dowód przeciwny.

Brak, nieprawidłowość lub utrata listu przewozowego nie wpływa na istnienie ani na ważność umowy przewozu, która mimo to podlega przepisom Konwencji. Zatem, sama Konwencja również nie ogranicza możliwości przeprowadzania dowodu w zakresie przewozu towarów tylko do listu przewozowego.

Wobec powyższego dokumentem przewozowym, o którym mowa w art. 42 ust. 3 pkt 1 ustawy, może być każdy dokument otrzymany od przewoźnika (spedytora), z którego jednoznacznie wynika, że towary będące przedmiotem dostawy zostały wywiezione i dostarczone nabywcy do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju. Dokumentem tym może być więc zarówno tradycyjny list przewozowy, jak i każdy inny dokument spełniający warunki formalne i potwierdzający dokonanie dostawy towaru do nabywcy.

Zatem mając na uwadze powołane powyżej przepisy oraz uchwałę Naczelnego Sądu Administracyjnego, należy stwierdzić, że dla zastosowania stawki 0% dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów wystarczającym jest na gruncie polskich przepisów, aby podatnik posiadał jedynie niektóre dowody, o jakich mowa w art. 42 ust. 3 ustawy, uzupełnione dokumentami wskazanymi w art. 42 ust. 11 ustawy. Dla udokumentowania takiej dostawy podatnik może także posiadać inne dowody w formie dokumentów, o których mowa w art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622), zgodnie z którym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Podsumowując, dla zastosowania stawki podatku w wysokości 0% podatnik musi posiadać w swojej dokumentacji dowody, które łącznie potwierdzą fakt wywiezienia z terytorium kraju i dostarczenia towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż Polska.

Przy czym przepisy regulujące prawo do zastosowania preferencyjnej stawki podatku nie określają formy dokumentów potwierdzających wywiezienie i dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy. Obowiązujące w tym zakresie przepisy nie uzależniają zastosowania stawki 0% od posiadania oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, lub jako skan dokumentu załączony do wiadomości e-mail otrzymanej od przewoźnika lub kontrahenta, niebudzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy. Należy zatem przyjąć, że każda forma dokumentu jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność i integralność z dokumentami źródłowymi została wystarczająco uprawdopodobniona. Dokumenty powinny jednoznacznie dowodzić dostarczenie towarów do ich odbiorcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Ponadto wskazać należy, że faktura sprzedaży wypełnia znamiona specyfikacji, tj. zawiera dane dotyczące w szczególności nazwy i ilości towarów będącego przedmiotem dostawy, umożliwiając jego identyfikację.

Za możliwością uznania, iż faktura stanowi specyfikację poszczególnych sztuk ładunku, przemawia ugruntowana w tym zakresie praktyka organów podatkowych oraz sądów administracyjnych. Dla przykładu, w wyroku z 9 grudnia 2009 r. o sygn. I FSK 1388/08, Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, iż: „(...) nie wydaje się, by podatnik był zmuszony do posiadania w swej dokumentacji odrębnej specyfikacji dostarczanych w ramach VAT towarów, jeśli specyfikacja taka została zawarta w fakturze VAT. (...). Jeżeli na fakturze wskazano dane, jakie powinna zawierać specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku (tj. m.in. nazwę i ilość towarów), faktura taka w istocie stanowi specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. (...) posiadanie w takim przypadku odrębnej od faktury specyfikacji poszczególnych sztuk ładunku nie jest konieczne do zastosowania 0% VAT w przypadku WDT (...)”.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości należy wskazać, że Spółka do wszystkich dostaw realizowanych w ramach transakcji WDT posiada/będzie posiadała: dokument potwierdzający wydanie towaru z magazynu w Polsce, specyfikację sztuk towaru do danej faktury sprzedaży objętą dostawą do innego kraju UE, fakturę sprzedaży z wykazem, jeśli nie ma takiej specyfikacji odrębnie. Ponadto Spółka otrzymuje elektroniczne komunikaty od Kontrahentów po dostarczeniu towaru do innego kraju członkowskiego UE „DELFOR EDI”, jako potwierdzenie dostawy (Proof of delivery). Transmisja EDI Harmonogramów Dostaw, komunikat DELFOR D04A_v2.2, zawiera następujące informacje pozwalające na identyfikację potwierdzenia dostawy do innego kraju UE z fakturą sprzedaży: ilość towaru dla tych dostaw, data wysyłki, data odbioru towaru, numer dowodu dostawy. Jak wynika z wniosku, elektroniczne komunikaty EDI zawierają wszystkie niezbędne informacje pozwalające na identyfikację danej dostawy z fakturą sprzedaży, aby potwierdzić transport towaru z Polski do innego kraju UE w ramach transakcji WDT. Komunikaty EDI odbierane przez Spółkę są nadawane przez Odbiorcę towarów w poniższym segmencie kodów poszczególnych etapów w dostawie do kraju UE Odbiorcy: (DTM+11 oznaczający wysłanie towaru z Polski (dowód wysyłki)), (DTM+50 oznaczający datę dostawy do Odbiorcy w UE (dowód odbioru)), (RFK+AAK oznaczający numer dostawy stanowiący potwierdzenie dostawy do kraju Odbiorcy UE (Delivery note numer), który generowany jest automatycznie, gdy dostawa jest potwierdzona przez Odbiorcę (dowód odbioru)). Spółka odczytuje powyższe komunikaty uznając, że wygenerowanie ostatniego komunikatu stanowi definitywne potwierdzenie dostawy do innego kraju UE. Spółka wskazała, że system ERP i komunikaty EDI wykorzystywane przez Podatnika do celu dokumentowania transakcji WDT mają zapewnioną autentyczność i integralność danych, a dane w nich zawarte są rzetelne. Dane służące do dokumentowania transakcji WDT są wiarygodne, spójne.

Zatem powyższa dokumentacja Spółki gromadzona w związku z dokonywanymi wewnątrzwspólnotowymi dostawami towarów do Kontrahentów, którzy - jak wynika z treści wniosku - posiadają właściwy i ważny numer identyfikacji dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez właściwe państwo członkowskie, stanowią/będą stanowić dowody dokonania dostawy wewnątrzwspólnotowej, które zgodnie z art. 42 ust. 3 i ust. 11 ustawy i łącznie potwierdzają/będą potwierdzać dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, a w konsekwencji upoważniają/będą upoważniały Spółkę (przy spełnieniu pozostałych warunków z art. 42 ust. 1 ustawy) do zastosowania stawki podatku w wysokości 0% w odniesieniu do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT).

Zatem Państwa stanowisko, należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

• stanu faktycznego, który Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz
• zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawiliście i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Informuję, że wydając interpretację nie przeprowadzam postępowania dowodowego i opieram się wyłącznie na elementach stanu przedstawionych we wniosku. Wszystkie gromadzone dokumenty na okoliczność wywozu towarów z Polski do innego kraju mogą być przedmiotem postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej, przeprowadzanej przez właściwy organ podatkowy.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.