Jak przygotować firmę na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur

Polska uzyskała zgodę Komisji Europejskiej na obowiązkowe fakturowanie elektroniczne i od 1 lipca 2024 r. faktury ustrukturyzowane będą obowiązywać już wszystkich podatników. Jak wynika z projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (nr UD468 w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów), faktury będą wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem ogólnopolskiego programu informatycznego – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i – co ważne – każda będzie wystawiana w ujednoliconym formacie xml. Należy dodać, że obecnie na podstawie ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2707) już funkcjonuje system o takiej samej nazwie, ale korzystanie z niego jest dobrowolne. Jak w praktyce będzie wyglądał proces wysyłki i odbioru faktur ustrukturyzowanych? Zagadnienie to budzi liczne pytania, które dotyczą przygotowania podatników do wdrożenia systemu KSeF. Na część z nich odpowiadają dziś eksperci podatkowi prowadzący na Platformie Wiedzy MDDP szkolenie „Krajowy System e-Faktur – jak przygotować swoją firmę?”.

O co pytają na szkoleniach

Data wystawienia

problem Czy data wystawienia na fakturze ustrukturyzowanej będzie zawsze spójna z datą wystawienia zdefiniowaną w przepisach?

odpowiedź Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest zdefiniowana w przepisach jako moment przesłania faktury do KSeF. Oczywiście chodzi o skuteczne przesłanie, tj. po pozytywnym zweryfikowaniu faktury przez system. W praktyce może się okazać, że faktura przygotowana w systemie firmy w danym dniu nie zostanie przesłana tego samego dnia, lecz w dniu następnym. Taka sytuacja może wystąpić, gdy faktury będą np. przesyłane do KSeF w późnych godzinach wieczornych, a zwłaszcza gdy będą przesyłane w paczkach. Wówczas sesja wysyłki może zostać nawiązana już po północy, choćby z uwagi na przerwę serwisową bądź chwilowy brak połączenia z internetem. Wówczas data wskazana na fakturze przez firmę w polu P_1 będzie różna od daty wystawienia rozumianej jako data przesłania faktury do KSeF. Ważne będzie więc zapewnienie takiej funkcjonalności systemu, aby w ewidencji jako data wystawienia faktury była uwzględniana data przesłania do KSeF. Będzie miało to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy data wystawienia determinuje moment powstania obowiązku podatkowego w rozliczeniach VAT, np. dla usług najmu, dzierżawy, leasingu czy dostawy mediów. Dodatkowy problem będzie dotyczyć faktur wystawianych w walucie obcej, jeśli kurs waluty jest uzależniony od daty wystawienia faktury. Projektowane przepisy pozwalają na pozostawienie kursu według daty z pola P_1 nadanej fakturze przez system firmy, jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF nie później niż następnego dnia.