Przygotowania do KSEF w jednostkach samorządu terytorialnego

Implementacja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w sektorze finansów publicznych oznacza rewolucyjne zmiany, nie mniejsze niż te, które zaszły w związku z centralizacją rozliczeń VAT w 2017 r. Proces ten wymaga kompleksowego podejścia, obejmującego perspektywy różnych jednostek, które mogą być zaangażowane w obieg faktury: sprzedawcy, nabywcy (którym co do zasady jest gmina czy powiat), a także wystawcy i odbiorcy faktury (którymi są jednostki wewnętrzne, np. szkoły, zakłady wodociągowo-kanalizacyjne, domy pomocy społecznej). Co istotne, wdrożenie KSeF nie sprowadza się tylko do kwestii technicznych, takich jak dostosowanie oprogramowania do nowych wymogów fakturowania elektronicznego. Jest to złożony proces organizacyjny, który wymaga ścisłej współpracy wydziałów informatycznych, organizacyjnych i prawnych, a także komórek merytorycznych oraz finansów i księgowości.

Wyzwania te nabierają większego wymiaru szczególnie w przypadku jednostek samorządu terytorialnego w większych miastach, które mają setki jednostek organizacyjnych (jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych), co wynika z wyjątkowej formy rozliczeń jako scentralizowanego podatnika VAT. Mimo że na potrzeby VAT jednostki oraz zakłady budżetowe działają jako jeden podatnik i posługują się wspólnym NIP przypisanym do gminy, to w pozostałym zakresie funkcjonują najczęściej jak odrębne jednostki, a na gruncie np. przepisów ustawy o rachunkowości są zobowiązane do prowadzenia osobnych ksiąg na potrzeby rachunkowe. Większość jednostek ma również swoje NIP nadane na potrzeby rozliczania PIT.