Dokumenty, bazy i ludzie

System zarządzania wiedzą stanowi kompleks zasad, metod, środków, zbiorów informacji, wiedzy posiadanej przez poszczególnych ludzi w organizacji i sieci ich wzajemnych powiązań, który pozwala pożądaną wiedzę posiąść i poprawnie wykorzystać. System zarządzania wiedzą jest wspomagany funkcjonowaniem i sam wspomaga działanie pozostałych systemów - na przykład systemu zarządzania jakością, systemu zarządzania partycypacyjnego, systemu informacyjno-komunikacyjnego, systemu controllingu. System zarządzania wiedzą musi działać w korelacji z systemami zarządzania strategicznego, zarządzania zasobami ludzkimi, zarządzania marketingowego, zarządzania pracami badawczo-rozwojowymi, zarządzania finansami, zarządzania logistyką, zarządzania operacyjnego i innych.

Dobór elementów składowych systemu zarządzania wiedzą i sposób ich połączenia zależy od przyjętej orientacji w zarządzaniu wiedzą. Jeśli w organizacji przyjęto orientację technologiczną, wówczas system zarządzania wiedzą traktuje się jako zbiór odpowiednio dobranych i wykorzystywanych narzędzi techniki komputerowej, usprawniających zdobywanie, przekazywanie i przechowywanie informacji. Tu koncentracja następuje głównie na wiedzy skodyfikowanej, umieszczonej w bazach danych, dokumentach itp.