Umowa uaktywniająca z nianią

Nianią jest pełnoletnia osoba fizyczna sprawująca opiekę nad dziećmi na podstawie umowy uaktywniającej o charakterze cywilnoprawnym, do której stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia. Sprawuje ona opiekę nad dziećmi w wieku od ukończenia 20. tygodnia życia do ukończenia roku szkolnego, w którym dziecko ukończy 3. rok życia lub w przypadku gdy niemożliwe lub utrudnione jest objęcie dziecka wychowaniem przedszkolnym - 4. rok życia.

Zawarcie umowy

Umowa uaktywniająca między nianią a rodzicami (albo rodzicem samotnie wychowującym dziecko) powinna być zawarta w formie pisemnej. Umowa powinna określać w szczególności:

● strony umowy,

● cel i przedmiot umowy,

● czas i miejsce sprawowania opieki,

● liczbę dzieci powierzonych opiece,

● obowiązki niani,

● wysokość wynagrodzenia oraz

● sposób i termin jego wypłaty,

● czas, na jaki umowa została zawarta,

● warunki i sposób zmiany, a także rozwiązania umowy.

ZAPAMIĘTAJ

Rodzice mogą zatrudnić jako nianię również osoby spokrewnione, np. babcię czy dorosłe rodzeństwo dziecka, przy czym umowa musi być faktycznie wykonywana, aby była tytułem do ubezpieczeń.

Umowy nie przedkłada się w ZUS, nie trzeba też załączać żadnych innych dokumentów potwierdzających spełnianie warunków do finansowania składek z budżetu państwa.

Należy jednak pamiętać, że nianią nie może być żadne z rodziców, ponieważ oboje rodzice zatrudniają nianię. Nie istnieją natomiast żadne ograniczenia dotyczące pokrewieństwa między nianią a rodzicami dzieci. Nie ma przeszkód prawnych, aby umowa uaktywniająca została zawarta z babcią czy pełnoletnim rodzeństwem dziecka. Należy jednak pamiętać, że umowa uaktywniająca musi być faktycznie wykonywana, aby była tytułem do ubezpieczeń. Fikcyjne zatrudnienie może być podważane przez ZUS na takich samych zasadach, jak np. bywa kwestionowane zatrudnianie kobiet w ciąży.

Zgłoszenie do ZUS

Aby prawidłowo dopełnić formalności związanych ze zgłoszeniem niani do ubezpieczeń, jedno z rodziców powinno się zgłosić jako płatnik składek na druku ZUS ZFA. Zgłoszenie to jest konieczne, aby możliwe było prawidłowe ewidencjonowanie danych niezbędnych do rozliczenia składek należnych za nianię. Zgłoszenie to należy złożyć tylko w przypadku, gdy rodzic nie jest już zarejestrowany jako płatnik składek, np. ze względu na prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej. Zgłoszenia płatnika składek należy dokonać w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy uaktywniającej.

Niania podlega ubezpieczeniom na takich samych zasadach jak w przypadku zawarcia innych umów o świadczenie usług, do których zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Nianie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu wypadkowemu, jeżeli nie zachodzą okoliczności wyłączające ten obowiązek. Obowiązkowe jest również ubezpieczenie zdrowotne. Ubezpieczenie chorobowe jest dla nich dobrowolne.

Prawidłowo wypełniony dokument zgłoszeniowy

Niania podlega ubezpieczeniom od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy (z uwzględnieniem warunków związanych z wiekiem dziecka, nad którym sprawowana jest opieka). Jeśli niania ma więcej niż jeden tytuł do podlegania ubezpieczeniom społecznym, to stosowane są zasady rozstrzygania obowiązku ubezpieczeń jak w przypadku zleceniobiorców. Wyjątkiem jest zawarcie umowy uaktywniającej z uczniem lub studentem do ukończenia przez niego 26 lat, gdyż z tego tytułu osoba ta podlega obowiązkowi ubezpieczeń społecznych oraz obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego.

Nianię należy zgłosić do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń, odpowiednio:

● na druku ZUS ZUA, jeśli niania podlega ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, lub

● na druku ZUS ZZA, jeśli niania podlega obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

ZAPAMIĘTAJ

Niania podlega ubezpieczeniom na takich samych zasadach jak w przypadku zawarcia umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Właściwym kodem tytułu ubezpieczenia jest 04 30 xx - osoba sprawująca opiekę nad dziećmi na podstawie umowy uaktywniającej w rozumieniu ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz.U. nr 45, poz. 235), dla której podstawę wymiaru składek stanowi kwota nie wyższa niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę. Kod ten stosujemy w zgłoszeniu zawsze, nawet jeśli z umowy wynika, że podstawa wymiaru składek jest wyższa niż minimalne wynagrodzenie.

ZAPAMIĘTAJ

Umowa uaktywniająca zawarta ze studentem powoduje obowiązek ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego.

Finansowanie składek

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu wykonywania umowy uaktywniającej stanowi przychód w myśl przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu wykonywania umowy - jeżeli w umowie uaktywniającej odpłatność za jej wykonanie określono np. kwotowo albo w kwotowej stawce godzinowej. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne niani stanowi przychód pomniejszony o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe (finansowane przez nianie), potrącone przez płatników składek (rodziców) ze środków niani, zgodnie z zasadami finansowania składek na ubezpieczenia społeczne.

ZUS opłaca składki finansowane przez budżet państwa, w przypadku gdy są spełnione łącznie następujące warunki:

● niania została zgłoszona przez rodzica do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego,

● rodzice albo rodzic samotnie wychowujący dziecko są zatrudnieni albo świadczą usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych albo prowadzą pozarolniczą działalność lub (od 13 lipca 2013 r.) prowadzą działalność rolniczą,

● dziecko nie jest umieszczone w żłobku, klubie dziecięcym, nie zostało objęte opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna oraz nie jest objęte wychowaniem przedszkolnym łącznie z okresem adaptacyjnym.

Za nianie nie opłaca się składek na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych ani na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Tabela. Źródła finansowania składek od umowy uaktywniającej

Rozliczanie składek

Płatnik składek zgłaszający do ubezpieczenia tylko nianię jest zwolniony z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów za kolejny miesiąc, jeżeli w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej zadeklarował do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kwotę w wysokości nie wyższej niż minimalne wynagrodzenie. Jeśli rodzic zatrudnia nianię osiągającą wyższe wynagrodzenie, to musi za nią co miesiąc składać dokumenty rozliczeniowe.

W takim przypadku komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz załączonych do niej odpowiednio imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA lub ZUS RZA.

Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za nianie, należy stosować następujące identyfikatory:

● 40 - dla deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego,

● 41-49 włącznie - dla deklaracji rozliczeniowej korygującej i imiennego raportu miesięcznego korygującego.

W przypadku gdy podstawa wymiaru składek niani jest wyższa niż minimalne wynagrodzenie, należy złożyć wraz z deklaracją rozliczeniową odpowiednio dwa raporty ZUS RCA lub ZUS RZA:

● z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 04 30, z rozliczonymi składkami od podstawy wymiaru nieprzekraczającej kwoty minimalnego wynagrodzenia, oraz

● z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 04 31, z rozliczonymi składkami od podstawy wymiaru składek będącej kwotą nadwyżki ponad kwotę minimalnego wynagrodzenia.

PRZYKŁAD

Niania na podstawie umowy uaktywniającej za kwiecień 2014 r. otrzymała 2000 zł brutto. Płatnik (rodzic) powinien złożyć za tę osobę następujące dokumenty rozliczeniowe:

● imienny raport ZUS RCA oznaczony identyfikatorem 40 04 2014 z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 04 30 i z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 1680 zł,

● imienny raport ZUS RCA oznaczony identyfikatorem 40 04 2014 z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 04 31 i podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne 320 zł (2000 zł - 1680 zł),

● deklarację rozliczeniową ZUS DRA z identyfikatorem 40 04 2014, w której rozliczy składki podlegające sfinansowaniu ze środków budżetu państwa oraz podlegające opłaceniu przez płatnika składek.

Opłacanie składek

W przypadku gdy płatnik składek jest zobowiązany do opłacania składek za nianię, powinien dokonywać wpłat na wskazane przez ZUS rachunki bankowe odrębnymi wpłatami, w podziale na:

● ubezpieczenia społeczne (nr konta: 83 1010 1023 0000 2613 9510 0000),

● ubezpieczenie zdrowotne (nr konta: 78 1010 1023 0000 2613 9520 0000).

Składki za dany miesiąc należy opłacać w terminie do 15. dnia następnego miesiąca.

Choroba niani

Niania, która wyraziła chęć podlegania dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu i została zgłoszona do tego ubezpieczenia, może z powodu choroby uzyskać świadczenie z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego. Niania ma prawo do zasiłku chorobowego po upływie 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego. Do okresu tego wlicza się poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego (np. z tytułu stosunku pracy), jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni. Zwolnienie lekarskie niani wraz z wypełnionym formularzem ZUS Z-3a płatnik (rodzic zatrudniający nianię) przekazuje do ZUS.

Zasiłek w większości przypadków będzie wypłacał ZUS, chyba że rodzic jako płatnik składek jest uprawniony do wypłaty zasiłków innym swoim pracownikom.

Natomiast jeśli niania zachoruje, lecz nie podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu, nie otrzyma zasiłku. Kwestia jej nieobecności w pracy w takim przypadku powinna być uregulowana w umowie uaktywniającej.

Prawidłowo wypełnione dokumenty rozliczeniowe

Joanna Goliniewska

specjalista i praktyk, od 20 lat zajmująca się stosowaniem prawa ubezpieczeń społecznych, autorka licznych opracowań i publikacji z zakresu rozliczeń składkowych

PODSTAWA PRAWNA

● art. 50-52 ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1457),

● art. 6 ust. 4-4a, art. 16 ust. 1c-1d, 2, art. 17 ust. 2a, art. 18 ust. 5c, art. 36 ust. 2, art. 47 ust. 2c i 2e ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442, ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 598),

● załączniki nr 1, 3, 7, 12-15 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444, ost. zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 1101).