Rozliczanie kosztów przejazdu w podróżach służbowych

Podróże służbowe: Jeżeli pracodawca nie określił własnych zasad przyznawania świadczeń związanych z podróżami służbowymi pracowników, to ma obowiązek stosować przepisy obowiązujące pracowników sfery budżetowej. Przepisy te określają także limity zwolnień podatkowych dla pracowników otrzymujących świadczenia zarówno w jednostkach sfery budżetowej, jak i u pozostałych pracodawców.

Zasady rozliczania kosztów przejazdów w podróżach służbowych samochodami pracowników reguluje art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ponoszone przez pracodawcę wydatki na rzecz pracowników z tytułu kosztów przejazdów mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu w wysokości faktycznie poniesionej i właściwie udokumentowanej. Dodatkowym warunkiem zaliczenia poniesionych wydatków z tytułu używania samochodów prywatnych do celów służbowych pracodawcy jest - zgodnie z ust. 5 art. 23 updof i art. 16 ust. 5 updop - prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, według wzoru określonego przez pracodawcę.

Prowadzona przez pracownika ewidencja przebiegu pojazdu musi być potwierdzana na koniec każdego miesiąca przez pracodawcę. Brak takiej ewidencji lub brak jej potwierdzenia nie daje pracodawcy, jako podatnikowi, uprawnienia do zaliczenia wypłaconych kwot z tego tytułu w koszty uzyskania przychodu.