Bezpieczeństwo informacji

W zakresie dotyczącym zapewnienia bezpieczeństwa informacji, kluczowym czynnikiem jest rozwój technologii przetwarzania danych i postępowania z dokumentacją. Do niedawna dokument w postaci papierowej był jedyną postacią dokumentu w urzędach. Obecnie coraz częściej pojawiają się dokumenty w postaci elektronicznej. W praktyce dokument papierowy w oczach tradycyjnego urzędnika - jest nadal "ważniejszy", "pewniejszy" czy po prostu łatwiejszy w obsłudze. Podnoszone są argumenty, że na papierze od razu widać, kto go podpisał. Ale czy rzeczywiście tak jest?

Tabela 2. Wybrane przykłady dotyczące odmiennego traktowania dokumentu elektronicznego i papierowego oraz formy pisemnej od formy dokumentu elektronicznego

Dla bezpieczeństwa dokumentów w postaci papierowej i elektronicznej w urzędzie mają znaczenie procedury postępowania z dokumentacją. Dobrze określone, stosowane, kontrolowane i aktualizowane dają możliwość weryfikacji, co działo się z dokumentem w poszczególnych etapach jego tworzenia. Opisywany wcześniej system EZD daje bardzo duże możliwości kontroli nad dokumentem. Naruszenie bezpieczeństwa dokumentu w systemie EZD jest trudne do realizacji, szczególnie gdy w urzędzie wdrożono odpowiedni system bezpieczeństwa informacji.

W urzędach wykorzystuje się powszechnie zarówno dokumenty w postaci papierowej, jak i coraz częściej elektronicznej. Każdy z tych dokumentów jest inaczej definiowany, co jest zrozumiałe z uwagi na ich odrębne cechy. Różnice są również widoczne i, niestety, wpływają na praktykę funkcjonowania urzędów - w zakresie wykorzystania podpisu odręcznego i podpisu elektronicznego. Z uwagi na toczące się dyskusje i rozbieżność stanowisk w doktrynie w tym zakresie, a także nieprecyzyjne przepisy prawa, należy bardzo ostrożnie podchodzić do realizacji zadań, w których pojawiają się obok siebie pojęcia dokumentów w postaci papierowej oraz w postaci elektronicznej, a nawet w formie pisemnej. Może się bowiem okazać, iż w zależności od aktu prawnego ustawodawca różnie będzie traktował współistnienie tych dokumentów.