6. Dowody księgowe w pytaniach i odpowiedziach

Rozdział ten zawiera najczęściej pojawiające się pytania dotyczące dowodów księgowych i odpowiedzi na nie.

6.1. Podstawa zapisów księgowych

Jednostka pomocy społecznej wynajmuje lokal mieszkalny na potrzeby swojej działalności. Opłaca czynsz i pozostałe świadczenia na podstawie otrzymywanych od Miejskiego Zarządu Budynków Mieszkalnych (MZBM) zawiadomień informujących o zmianie opłat. Pisma te to niepodpisany wydruk z komputera. MZBM nie wystawia faktur, a zatem czy można honorować zawiadomienia bez podpisu? Czy jest to wystarczający dokument księgowy, czy powinny być to faktury? Czy MZBM może nie wystawiać faktur, czy na żądanie klienta musi?

Zasady dokonywania zapisów księgowych oraz regulacje mówiące, co może stanowić podstawę tych zapisów zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor). Zapisów księgowych dokonuje się na podstawie dowodów księgowych, czyli dokumentów, które posiadają pewne określone cechy. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

● określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego (np. faktura nr 15, rachunek nr 45/2010),

● określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

● opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną również w jednostkach naturalnych (np. czynsz za sierpień, stawka za m² = 100 zł, 25 m² × 100 zł = 2500 zł),

● datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

● podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów (chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej, a jest tak np. w przypadku faktur VAT).

Tak więc zgodnie z uor, otrzymywane przez jednostkę zawiadomienia o wysokości opłat mają charakter informacyjny, nie są jednak dowodami księgowymi zgodnie z uor. Podstawą ewidencji opłat czynszowych mogą być faktury, ale nie muszą. Mogą być to inne dokumenty spełniające jednak kryteria dowodu księgowego zgodnie z uor, np. rachunek czy nota obciążeniowa. Być może niewystawianie faktur przez MZBM wynika z formy organizacyjno-prawnej tej jednostki lub faktu, że nie jest ona płatnikiem VAT. Jednostka na podstawie którego zaewidencjonuje zobowiązania z tytułu czynszu. Do czasu otrzymania takiego dokumentu podstawą ewidencji może być dokument PK (polecenie księgowania) wystawione na podstawie umowy najmu i zawiadomienia o wysokości opłat.