Nierozliczanie sum depozytowych z tytułu wadiów na sprzedaż nieruchomości

OPIS NIEPRAWIDŁOWOŚCI: W urzędzie miejskim kwoty wpłacone przez nabywców nieruchomości komunalnych na poczet wadiów przetargowych nie były na bieżąco po zawarciu aktów notarialnych sprzedaży przekazywane z rachunku sum depozytowych na rachunek dochodów budżetowych. Nieprawidłowość wynikała z tego, że pracownicy wydziału gospodarki nieruchomościami nie przestrzegali instrukcji obiegu dokumentów księgowych, zgodnie z którą mieli obowiązek przekazać do księgowości najpóźniej w następnym dniu roboczym po zawarciu aktu notarialnego sprzedaży nieruchomości komplet dokumentów zawierających: odpis aktu notarialnego, wniosek o zaliczenie wadium nabywcy na poczet ceny sprzedaży nieruchomości (w przypadku sprzedaży w drodze przetargu) oraz dokumenty LT - "Likwidacja środka trwałego" - dla poszczególnych środków trwałych składających się na sprzedaną nieruchomość. Zamiast tego raz w roku, na 31 grudnia, przekazywali do księgowości dokument "Zbiorcze zestawienie sprzedaży nieruchomości" - w którym były wyszczególnione sprzedane w ciągu roku nieruchomości, z podaniem oznaczenia nieruchomości, daty zawarcia aktu notarialnego sprzedaży oraz uzyskanej ceny sprzedaży. Na podstawie tego dokumentu na kartotekach indywidualnych rozrachunków z tytułu sprzedaży nieruchomości, prowadzonych jako ewidencja pomocnicza do konta 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych", dokonywano przypisu należności, które do tej daty figurowały jako nadpłaty (z powodu braku przypisu), oraz dokonywano zbiorczego przelewu kwot wadiów zaliczonych na poczet ceny sprzedaży nieruchomości z rachunku sum depozytowych na rachunek bieżący dochodów. Burmistrz miasta oraz skarbnik nie widzieli w tym postępowaniu nic złego - ponieważ wadia i tak znajdowały się w jednostce - nie doszło więc w tych przypadkach do naruszenia przepisów o terminowości pobierania należności budżetowych.