Które akta do archiwum

Zgodnie z par. 35 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, w celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych każdy urząd gminy zobowiązany jest do prowadzenia archiwum zakładowego. Akta spraw ostatecznie załatwionych powinny być przekazane do archiwum zakładowego kompletnymi rocznikami po upływie 1 roku. W 2005 r. archiwum zakładowe przejmuje akta wytworzone i zakończone w 2003 r. Dla prawidłowego funkcjonowania urzędu gminy przekazywanie akt do archiwum zakładowego powinno być zaplanowanym procesem przeprowadzanym corocznie w porozumieniu z archiwum zakładowym.

Stosownie do treści par. 13 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, w wydziałach urzędów gmin obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Wykaz ten stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu gminy oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.