Jak wprowadzać zmiany w samorządzie

Początkiem procesu wdrożenia reformy w organizacji jest pokazanie potrzeby i konieczności jej wprowadzenia. Ludzi najlepiej przekonują do zmiany stany wywołujące niezadowolenie, dlatego, wskazując na potrzebę reformy, warto odwołać się do obiektywnych faktów. Mogą to być raporty instytucji kontrolnych, skargi petentów, uwagi pracowników czy krytyka medialna. Odwołanie się do takich zobiektywizowanych przesłanek pozwala ograniczyć ryzyko zarzutu, że planowana zmiana jest efektem kaprysu lub działań na pokaz. Wskazanie przekonujących powodów reformy ułatwia zaangażowanie pracowników w proces, uzyskanie akceptacji mieszkańców, wsparcia politycznego i zasobów na wprowadzenie zmiany. Na tym etapie przydatne może być przygotowanie mapy interesariuszy, czyli grupy podmiotów, dla których zmiana ma znaczenie albo których zaangażowanie lub przychylność mogą być korzystne dla całego procesu.

Stwórz wizję i przedstaw plan rozpisany na role

Wizja to obraz stanu rzeczy po wprowadzeniu zmiany. Pokazuje, jak będzie wyglądał i "smakował" jej rezultat. Ma pomóc przekonać ludzi do reformy, wzbudzić zaangażowanie i utrzymać spójny kierunek działań. O ile potrzeba zmiany wskazywała problem, o tyle wizja ma w syntetyczny sposób uświadomić korzyści, jakie zostaną osiągnięte po wprowadzeniu zmiany. Ma być obrazem, który jest łatwy do zakomunikowania i przywołania w pamięci. Już Charles Talleyrand mówił, że "Nigdy nie jesteś równie daleko od celu jak wtedy, gdy nie wiesz, dokąd zmierzasz". Wizja ma wskazywać kierunek, stan docelowy. Nie może być zbyt abstrakcyjna, żeby nie została uznana za nierealną. Dlatego eksperci sugerują, by posługiwać się pomocami wizualnymi, takimi jak schemat procesu, film pokazujący nowe rozwiązanie ze wskazaniem korzyści albo wizyta w urzędzie, w którym nowe rozwiązanie już z sukcesem działa.