Za jaki okres wystawić świadectwa pracy przejętym pracownikom, jeżeli otrzymali świadectwa od poprzedniego pracodawcy

PROBLEM

RADA

Nie. Wszystkim przejętym pracownikom powinni Państwo jako nowy pracodawca wystawić świadectwa pracy, podając informacje dotyczące okresów zatrudnienia zarówno u siebie, jak i u poprzedniego pracodawcy.

UZASADNIENIE

W przypadku rozwiązania umowy o pracę z przejętymi pracownikami powinni Państwo, niezależnie od świadectw pracy wystawionych przez poprzednią firmę, sporządzić każdemu pracownikowi świadectwo pracy z uwzględnieniem stażu pracy w firmie, którą Państwo przejęli, a także stażu pracy w Państwa firmie. Firma, która została przez Państwa przejęta na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy, nie miała podstaw do wystawienia świadectw pracy pracownikom, którzy przeszli do pracy w Państwa spółce. Nie nastąpiło bowiem rozwiązanie stosunku pracy przejętych pracowników z dotychczasowym pracodawcą.

Pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy niezwłocznie w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). W omawianym przypadku nie zaistniały tego typu okoliczności, ponieważ nie zostały rozwiązane umowy o pracę z poprzednią firmą. Państwo natomiast stali się z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Wstąpili bowiem Państwo w miejsce poprzedniego pracodawcy. Nastąpiła więc jedynie zmiana pracodawcy jako strony stosunku pracy, dlatego jedynie Państwo są uprawnieni do wystawiania świadectw pracy przejętym pracownikom.

W wyroku z 7 czerwca 1994 r. (I PRN 29/94, OSNP 1994/12/189) Sąd Najwyższy orzekł, że:

(...) wydanie świadectwa pracy nie oznacza rozwiązania stosunku pracy w sytuacji gdy nastąpiło przejęcie wszystkich pracowników i majątku przez nowy zakład pracy na podstawie art. 23¹ § 2 Kodeksu pracy.

W związku z tym okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy zostanie udokumentowany w świadectwie pracy dopiero po rozwiązaniu umowy o pracę z nowym pracodawcą. Przejście wszystkich pracowników i majątku do nowego pracodawcy na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy nie oznacza rozwiązania stosunku pracy z tymi pracownikami.

W razie przekazania pracowników w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy dotychczasowy pracodawca jest zobowiązany przekazać ich akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu pracowników (§ 9 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Nowy pracodawca otrzymuje więc akta osobowe wyłącznie przejmowanych pracowników. Na podstawie akt tych pracowników są wystawiane świadectwa pracy.

Przykład

Przed przejęciem pracowników firmy X przez firmę Y w trybie art. 23¹ Kodeksu pracy została rozwiązana, na mocy porozumienia stron, umowa o pracę z Adamem P. z firmy X i zostało mu wydane świadectwo pracy. Po okresie 6 miesięcy od połączenia się firm Adam P. zgłosił się do kadr firmy Y z prośbą o wydanie mu dodatkowo świadectwa pracy w szczególnych warunkach. Firma Y odmówiła wydania świadectwa, ponieważ nie posiadała akt osobowych Adama P. Z firmy X otrzymała akta osobowe tylko przejmowanych pracowników. Natomiast Adam P. został zwolniony w poprzedniej firmie i w konsekwencji nie został przejęty przez nowy zakład pracy. Dlatego firma Y nie może mu wydać świadectwa pracy w szczególnych warunkach. Adam P. powinien wystąpić o to do firmy X. Jeżeli firma już nie istnieje, powinien udać się do archiwum, które przejęło dokumenty po zaświadczenie o zatrudnieniu.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 23¹ § 1, art. 97 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 1053

● § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 2005

Jadwiga Krukowska

 specjalista z zakresu prawa pracy, praktyk z ponad 30-letnim doświadczeniem w działach kadrowo-płacowych