Jak rozliczyć otrzymanie części zamiennej z kraju UE

Firma handlowa oferuje włoskie maszyny do obróbki blachy. Włoski partner jest producentem i gwarantem tych maszyn. W związku z koniecznością dokonania naprawy maszyny, która jest objęta gwarancją, przesłana została część zamienna o wartości 5,00 euro, za fakturą pro forma. W jaki sposób należy tę fakturę pro forma zaewidencjonować? Z wystawieniem jakich dokumentów wiąże się przyjęcie takiej faktury? Czy konieczne jest wystawienie faktury wewnętrznej lub innych niezbędnych dokumentów? Jeśli tak, to jakich?