Inwentaryzacja aktywów i pasywów spółki

Inwentaryzacja to okresowe ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki oraz porównanie go z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych. Innymi słowy, polega ona na sprawdzeniu, czy informacje o majątku i zobowiązaniach wykazywane w ewidencji księgowej pokrywają się z faktycznym stanem. Dzięki temu ujawniane są ewentualne różnice, co zapewnia rzetelność sprawozdań finansowych jednostki.

Do głównych celów inwentaryzacji należą m.in.:

• urealnienie danych księgowych i doprowadzenie zapisów w księgach do zgodności ze stanem rzeczywistym, aby informacje finansowe odzwierciedlały faktyczną sytuację majątkową,
• rozliczenie osób odpowiedzialnych za majątek, weryfikacja, czy osoby materialnie odpowiedzialne prawidłowo gospodarowały powierzonym mieniem, oraz ewentualne wyegzekwowanie odpowiedzialności,
• ocena przydatności ekonomicznej składników majątkowych, ustalenie, czy poszczególne aktywa są nadal przydatne gospodarczo, czy też np. zużyte lub zbędne,
• zapobieganie nieprawidłowościom, wykrycie nieprawidłowości w gospodarce majątkiem (np. kradzieży, nadmiernych zapasów, błędów ewidencyjnych) i podjęcie działań korygujących.

Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja służy zatem zapewnieniu, że bilans przedsiębiorstwa jest wiarygodny oraz że majątek firmy jest należycie chroniony i zarządzany.

Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji

Pierwszym krokiem do przeprowadzenia rzetelnej inwentaryzacji jest wydanie formalnego zarządzenia inwentaryzacyjnego przez kierownika jednostki (np. prezesa, dyrektora) lub osobę przez niego upoważnioną. Jest to wewnętrzny akt pisemny inicjujący proces spisu z natury i innych form inwentaryzacji. Zarządzenie pełni rolę podstawy prawnej do przeprowadzenia inwentaryzacji. Bez niego wyniki spisu mogłyby zostać uznane za nieważne w świetle prawa.

Przepisy nie narzucają urzędowego wzoru takiego dokumentu, jednak w praktyce zarządzenie zawiera kluczowe informacje organizacyjne dotyczące planowanego spisu. Typowo w zarządzeniu określa się m.in.: