Najczęstsze niezgodności między księgą główną a ewidencjami pomocniczymi

W praktyce gospodarczej najwięcej niezgodności pomiędzy księgą główną a ewidencjami pomocniczymi występuje w obszarach środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, środków pieniężnych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków publicznoprawnych, zapasów, kosztów działalności operacyjnej, produkcji w toku, rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów, rezerw oraz przychodów przyszłych okresów. Są to jednocześnie obszary, w których funkcjonują rozbudowane ewidencje szczegółowe, a dane do księgi głównej są przekazywane z wielu modułów systemów finansowo-księgowych.

Z punktu widzenia systemu kontroli wewnętrznej szczególnej uwagi wymagają konta zespołów 0, 1, 2, 3, 5, 6 i 8, a w szczególności konta 01-08, 10-13, 20-24, 30-36, 50-62, 64-65 oraz 83-84. To właśnie na tych kontach najczęściej występują różnice wynikające z błędów ewidencyjnych, niekompletnych zapisów, nieprawidłowego działania interfejsów systemowych lub niewłaściwego przypisania operacji gospodarczych do okresów sprawozdawczych.

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) wymaga, aby dokumentacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości obejmowała m.in. zakładowy plan kont, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych oraz sposób powiązania ich z kontami księgi głównej. Jednocześnie suma sald kont analitycznych powinna pozostawać zgodna z saldem odpowiedniego konta syntetycznego, a zestawienia obrotów i sald księgi głównej powinny być sporządzane nierzadziej niż na koniec każdego miesiąca. Księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco.

Do najczęściej występujących niezgodności należą różnice pomiędzy saldami księgi głównej i ewidencji pomocniczych, brakujące lub zdublowane zapisy, błędy dotyczące okresu ujęcia operacji gospodarczych, nieprawidłowości w wycenie pozycji walutowych, błędne rozliczenia podatku VAT, nieprawidłowe rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów, rozbieżności pomiędzy ewidencją środków trwałych a księgą główną oraz korekty wprowadzane po zakończeniu procesu zamknięcia okresu. W przypadku błędów dotyczących lat ubiegłych kluczowe znaczenie ma ocena ich istotności, ponieważ determinuje ona sposób ujęcia i prezentacji zgodnie z Krajowym Standardem Rachunkowości nr 7.