Mechanizmy defraudacji dokonywanych na etapie wydatkowania środków publicznych

Ze względu na różnorodność zadań wykonywanych przez państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne należące do sektora finansów publicznych - z czym wiążą się ogromne kwoty środków, wydatkowane na realizację tych zadań i funkcjonowanie jednostek je realizujących, sfera ta jest też jedną z najbardziej narażonych na defraudację. Ryzyko defraudacji jest zwiększone nie tylko przez znaczną wysokość kwot przewijających się przez budżety poszczególnych jednostek, ale również przez dużą liczbę nie zawsze jasnych i spójnych przepisów, normujących zasady dokonywania wydatków na poszczególne rodzaje działalności państwa i jednostek samorządu terytorialnego (w jednostkach sektora finansów publicznych przepisy regulują zarówno cele i tryb wydatkowania środków na realizację zadań publicznych, jak i rodzaje oraz wysokość wydatków, jakie mogą być ponoszone w związku z bieżącym utrzymaniem jednostek organizacyjnych różnych typów).

Generalnie defraudacji środków publicznych na etapie dokonywania wydatków powinny zapobiegać proste i znane powszechnie mechanizmy kontroli wstępnej dowodów księgowych, obejmujące:

● sprawdzenie poprawności merytorycznej, formalnej i rachunkowej każdego dokumentu, który jest podstawą zlecenia dokonania wypłaty z rachunków bankowych lub kasy danej jednostki organizacyjnej,

● konieczność autoryzowania każdego zlecenia wypłaty przez co najmniej dwie osoby (kierownika jednostki i głównego księgowego lub inne osoby upoważnione przez kierownika jednostki).

W przypadku własnych wewnętrznych dowodów księgowych jednostek dochodzi do tego jeszcze bieżące monitorowanie ich prawidłowości co najmniej na dwóch poziomach:

● poziom I - samokontrola wykonywana przez pracownika sporządzającego dany dokument,

● poziom II - kontrola wykonywana przez bezpośredniego przełożonego pracownika sporządzającego dokument w ramach bieżącego nadzoru nad jego pracą,

przed przekazaniem go do dalszego obiegu, czyli do sprawdzenia i zatwierdzenia pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz autoryzacji przez kierownictwo jednostki.