Mechanizmy zapobiegania i wykrywania defraudacji środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Defraudacje środków gromadzonych przez jednostki w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS/fundusz), ukrywane pod pozorem legalnych wydatków (rozchodów), przybierają najczęściej postać:

● wypłat dodatkowych świadczeń, "nagród" dla kierownictwa jednostki,

● finansowania wydatków prywatnych i tzw. reprezentacyjnych kierownictwa jednostki,

● pobierania pożyczek na cele mieszkaniowe bez zamiaru ich zwrotu,

● zagarniania różnych przedmiotów zakupywanych i przechowywanych w jednostce przez osoby odpowiedzialne za przyznawanie i rozliczanie pomocy w formie rzeczowej.

1. Nieuzasadnione wypłaty dla kierownictwa jednostki i finansowanie nielegalnych wydatków

Przepisy art. 10 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS), przyznające kierownikowi jednostki prawo do administrowania tym funduszem, bywają podstawą do wykorzystywania zgromadzonych w jego ramach środków przez ścisłe kierownictwo jednostki jako źródła dodatkowych wypłat o charakterze "nagród" czy "dodatków" do wynagrodzeń. Defraudacje tego typu wymagają współpracy dwóch lub więcej pracowników odpowiedzialnych za:

1) sporządzenie (zatwierdzenie) listy wypłat;

2) wystawienie:

● polecenia przelewu - w sytuacji gdy defraudowane środki są wyprowadzane z rachunku bankowego,

● rozchodowego dokumentu kasowego - w przypadku wyprowadzania defraudowanych środków za pośrednictwem kasy jednostki.

Wtedy gdy defraudacje tego typu popełniane są przez kierownika jednostki, jego zastępcę oraz głównego księgowego, stosują oni raczej wariant pierwszy, zachowując w ten sposób nielegalne wypłaty w tajemnicy przed pracownikami jednostki. Natomiast udział kasjera jest konieczny w takich sytuacjach, gdy defraudacji dokonuje sam główny księgowy lub główny księgowy przy udziale pracownika mającego prawo do sporządzania list wypłat z funduszu, ponieważ nie mają oni odpowiednich uprawnień do tego, aby na defraudowane kwoty wystawić polecenie przelewu z rachunku bankowego ZFŚS. Za ukrywanie wszystkich typów defraudacji odpowiada główny księgowy, który zastrzega dla siebie obowiązki w zakresie prowadzenia ewidencji stanu, przychodów, rozchodów i rozrachunków funduszu oraz sporządzania preliminarza wydatków ze środków funduszu i sprawozdań z rozliczenia z jego wykonania.