Zasady postępowania z niedoborami i szkodami zawinionymi i niezawinionymi

Dla prawidłowego rozliczenia wyników spisu z natury znaczenie ma to, czy stwierdzone niedobory i szkody są:

● niezawinione - tzn. takie, do których powstania nie przyczynili się pracownicy jednostki,

● zawinione - takie, które powstały na skutek bezprawnego działania lub zaniechania należytego wykonywania obowiązków w zakresie gospodarowania mieniem przez odpowiedzialnych za to pracowników.

Ustalenie, czy konkretne stwierdzone w czasie spisu niedobory i szkody są zawinione czy nie, należy do członków komisji inwentaryzacyjnej, pod przewodnictwem przewodniczącego tej komisji. W tym celu poszczególni członkowie komisji pobierają na piśmie (lub ustnie do protokołu) wyjaśnienia od osób materialnie odpowiedzialnych, osób, którym powierzono sprawowanie pieczy nad mieniem, a także innych pracowników mających informacje na temat okoliczności powstania niedoborów i szkód. Ostateczne ustalenia w tym zakresie należy zawrzeć w protokole z rozliczenia spisu z natury, sporządzanym przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej wraz z wnioskami w sprawie rozliczenia różnic zawinionych. Protokół ten i prawidłowość przedstawionych w nim propozycji likwidacji niedoborów i szkód powinien zaopiniować główny księgowy jednostki (pod względem zgodności z zasadami rachunkowości) oraz radca prawny jednostki, który ocenia możliwość i zasadność dochodzenia roszczeń z tytułu niedoborów i szkód wyrządzonych przez pracowników w mieniu pracodawcy. Ostateczną decyzję w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych podejmuje kierownik jednostki, zatwierdzając protokół z przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji i podejmując decyzje w sprawie wszczęcia postępowania mającego na celu dochodzenie odszkodowań od pracowników za powstanie niedoborów zawinionych.