Dokonanie rozliczeń, które - zgodnie z przepisami szczególnymi - podlegają wykonaniu na koniec roku budżetowego

Koniec roku obrotowego to m.in. czas podsumowań, przeprowadzania rozliczeń i weryfikacji rozrachunków oraz sporządzania sprawozdań. Sprawozdawczość dotyczy zarówno całej jednostki organizacyjnej, jak i poszczególnych projektów czy też realizowanych zadań. W sposób szczególny należy skoncentrować się m.in. na następujących zagadnieniach:

● rozliczenie udzielonych i otrzymanych dotacji,

● korekta odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych,

● rozliczenie zaliczek udzielonych pracownikom,

● rozliczenie jednostki organizacyjnej z właściwym budżetem.

1. Rozliczenie udzielonych i otrzymanych dotacji

Dotacje podlegają szczególnym zasadom rozliczania (art. 126 uofp). Jednostka udzielająca i przekazująca dotację sprawuje kontrolę nad prawidłowością jej wykorzystania, m.in. pod względem zgodności:

● celu wydatkowania środków z określonym wcześniej przeznaczeniem,

● wysokości wykorzystanej dotacji a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania tą dotacją.

Kontrolę przeprowadza się w trakcie realizacji zadania oraz po jego zakończeniu. Obejmuje ona prawidłowość wykonania zadania na każdym z etapów jego realizacji oraz prawidłowość wydatkowania przekazanych przez dotującego środków finansowych i odbywa się w siedzibie jednostki otrzymującej dotację oraz w miejscu realizacji zadania, a przeprowadzana jest poprzez pobieranie ustnych i pisemnych informacji oraz wyjaśnień dotyczących wykonania zadania, jak też poprzez sprawdzanie dokumentów i innych nośników informacji, które mają znaczenie dla oceny prawidłowości realizacji zadania.

Rozliczenia dotacji dokonuje się na podstawie sprawozdania z wykonania zadania, częściowego i ostatecznego, w terminach określonych w umowie lub wynikających z odrębnych przepisów. W praktyce dosyć często stosuje się zasadę, że przekazanie kolejnej transzy dotacji następuje po rozliczeniu i zatwierdzeniu sprawozdania częściowego. Weryfikację sprawozdania przeprowadza się pod względem formalnym, prawnym i rachunkowym oraz merytorycznym, w tym w zakresie zgodności z celem i terminowości realizacji zadania. To kierownik jednostki odpowiada za całość gospodarki finansowej jednostki, lecz może np. ocenę prawidłowości wykorzystania dotacji powierzyć pracownikom jednostki na podstawie imiennego upoważnienia lub zapisu w regulaminie organizacyjnym jednostki. Przed ostateczną akceptacją przeprowadzonego rozliczenia dotacji przedstawione przez dotowanego dokumenty powinny być również zweryfikowane przez głównego księgowego jednostki lub pracownika przez niego upoważnionego.