Nieprawidłowości z protokołów pokontrolnych

Nieterminowe i nieprawidłowe księgowanie operacji nabycia i zbycia nieruchomości

Nieprawidłowość: W urzędzie miasta operacje nabycia i zbycia nieruchomości były ujmowane w księgach rachunkowych raz w roku, pod datą 31 grudnia, w kwocie będącej różnicą pomiędzy wartością nieruchomości nabytych i zbytych (różnica była księgowana albo po stronie Wn, albo Ma konta 011, w zależności od tego, czy w danym roku większa była wartość nieruchomości kupionych i otrzymanych nieodpłatnie czy sprzedanych). Podstawą księgowania był dokument PK - "Polecenie księgowania", sporządzany na podstawie rocznej informacji z wydziału sprzedaży nieruchomości.

: Podstawą wprowadzania zapisów do ksiąg rachunkowych są dowody księgowe, potwierdzające wykonanie operacji gospodarczych, które muszą być ujęte w księgach w okresie sprawozdawczym, w którym one nastąpiły (art. 20 ust. 1 i 2 uor). W przypadku zbycia środków trwałych stanowiących nieruchomości zwyczajowo stosuje się dowody LT - "Likwidacja środka trwałego". Dokumenty zbiorcze do ujmowania tych operacji na kontach syntetycznych (np. PK - "Polecenie księgowania") mogłyby być stosowane np. w przypadku środków trwałych stanowiących nieruchomości, zbytych tego samego dnia danego miesiąca (który jest dla jednostek budżetowych obowiązującym okresem sprawozdawczym - zgodnie z § 18 ust. 2 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). Jednak nawet wtedy dowody zbiorcze sporządza się w celu łącznego zaksięgowania kilku - kilkunastu dowodów źródłowych, a nie zamiast nich. Ponadto operacje gospodarcze powinny być ewidencjonowane na kontach syntetycznych zgodnie z ich treścią ekonomiczną. W związku z tym niedopuszczalne jest dokonywanie kompensaty kwot przychodów i rozchodów środków trwałych i wprowadzania na konto 011 tylko różnicy pomiędzy tymi kwotami jako przychodu lub rozchodu (w zależności od tego, które operacje przeważały w danym roku). Takie księgowanie zafałszowuje treść operacji ujmowanych na koncie 011, którego obroty strony Wn powinny odzwierciedlać wartość środków trwałych przyjętych do eksploatacji w danym okresie sprawozdawczym/roku obrotowym, a obroty strony Ma - wartość środków trwałych zlikwidowanych przez jednostkę w tych okresach.