Poradnik Rachunkowości Budżetowej 12/2023 z 05.12.2023 [dodatek: Poradnik Rachunkowości Budżetowej]

Artykuł aktualny

do 05.08.2025

Termin wystawiania faktur elektronicznych w KSeF był ustalony na 1 lipca 2024 r. ale w związku ze zdiagnozowanymi problemami w zakresie wydajności systemu termin obowiązkowego KSeF odroczono do 1 lutego 2026 r. Nowy termin wynika z ustawy z 9 maja 2024 r. zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 852). A zatem do 31 stycznia 2026 r. zasady wystawiania faktur pozostają bez zmian, a wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne. Jednocześnie trwają prace nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (projekt z 5 listopada 2024 r.). Zakłada się, że obowiązek elektronicznego fakturowania dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT) ma być wprowadzony etapami (1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców). Wartość tej sprzedaży ma zastosowanie do wszystkich podatników, w tym również do jednostek sektora finansów publicznych. Publikacja zawiera aktualne informacje w zakresie dobrowolnego KSeF.

KSeF w sektorze publicznym – jak się przygotować

Wstęp

Od 1 lipca 2024 r. jednostki czeka rewolucja w fakturowaniu. Obowiązkowo trzeba będzie wystawiać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane (inaczej e-faktury) oraz ich korekty za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), tj. specjalnego, centralnego systemu teleinformatycznego. Więcej czasu na wdrożenie KSeF, tj. od 1 stycznia 2025 r., będą miały jedynie jednostki korzystające ze zwolnienia podmiotowego (z obrotami rocznymi poniżej 200 000 zł) oraz wykonujące wyłącznie czynności zwolnione z VAT. Z pewnością specyficznymi podatnikami VAT są jednostki samorządu terytorialnego. Zmiany w tych jednostkach będą co najmniej tak poważne jak te, które były wdrażane w 2017 r. w związku z obowiązkową centralizacją rozliczeń VAT.

Obecnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne. Termin obowiązkowego stosowania KSeF przekładano kilkukrotnie. Wprawdzie obecnie znowu pojawiają się postulaty, aby termin ten został przesunięty, jednak w tym momencie trudno przewidzieć, jaka jest szansa, że zostaną uwzględnione przez nowy rząd. Choć KSeF funkcjonuje w formule fakultatywnej już od 1 stycznia 2022 r., to mimo wprowadzonych zachęt niewielu podatników zdecydowało się dotychczas na korzystanie z systemu dobrowolnie. Wraz z wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF faktury papierowe i obecne „zwykłe” faktury elektroniczne (PDF, XML z podpisem elektronicznym), w relacjach między podatnikami VAT, będą zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi, wystawianymi i odbieranymi w KSeF.

Wyłączone z KSeF będą faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C), dlatego duże znaczenie będzie miała każdorazowa identyfikacja statusu nabywcy. Ponadto w jednostce trzeba będzie ustalić odrębne zasady fakturowania dla tej grupy odbiorców, ponieważ faktur dla nich nie będzie można wystawiać w KSeF nawet opcjonalnie.

Obowiązek e-fakturowania co do zasady wejdzie w życie 1 lipca 2024 r., przy tym w niektórych sytuacjach przewidziany jest