Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych

Rozdział II

Tadeusz Naumiuk

Biegły rewident

1. Zakres i rodzaje dokumentacji inwentaryzacyjnej

Dokumentacja inwentaryzacyjna obejmuje różnego rodzaju dokumenty, począwszy od wewnętrznych uregulowań zasad organizacji przygotowania, przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji, przez liczne zestawy wzorów formularzy ułatwiających inwentaryzację, skończywszy na protokole weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, decyzji kierownika jednostki o sposobie ich rozliczenia oraz wystawionego przez komórkę księgowości polecenia księgowania tych różnic i ujęcia ich w księgach roku obrotowego.

Znaczenie oraz wielkość poszczególnych rodzajów dokumentów związanych z inwentaryzacją zależy od rozmiarów jednostki, wielkości i liczebności przedmiotu inwentaryzacji, jego podatności na różnice inwentaryzacyjne itp.

Uwaga!

Sposób dokumentowania inwentaryzacji jest regulowany przez kierownika jednostki, ponieważ w tej kwestii ustawa o rachunkowości nie zawiera żadnych szczegółów, poprzestając na następującym stwierdzeniu zamieszczonym w art. 27 ust. 1: "Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych".

Dokumenty inwentaryzacyjne można podzielić na dotyczące:

l  przygotowania inwentaryzacji, do których należą dokumenty regulujące całokształt zasad inwentaryzacji w dłuższym okresie (np. instrukcja inwentaryzacyjna, zarządzenie wewnętrzne powołujące wieloletnią komisję inwentaryzacyjną itp.), a także regulacje incydentalne (np. zarządzenie wewnętrzne w sprawie inwentaryzacji rocznej lub zdawczo-odbiorczej, z załącznikami dotyczącymi powołania jednorazowej komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, harmonogramu inwentaryzacji itp.), jak również dokumenty przygotowawcze mające charakter techniczny, np. notatka z przeprowadzonego szkolenia przedinwentaryzacyjnego, przygotowanie arkuszy spisowych, przygotowanie pól spisowych (porządkowanie dokumentacji, wyprowadzenie i uzgodnienie ewidencji, uporządkowanie składników w składowiskach, na regałach itp., oraz oznaczenie nazwami i symbolami, spryzmowanie artykułów zwałowych, masowych, sypkich, zesztaplowanie tarcicy itp., przygotowanie urządzeń i przyrządów pomiarowych oraz wykonanie innych tego typu czynności przygotowawczych ułatwiających przeprowadzenie inwentaryzacji; warto zauważyć, że nie wszystkie te czynności są dokumentowane);

l  przebiegu spisów z natury oraz czynności inwentaryzacyjnych dokonywanych w drodze potwierdzeń sald, jak również porównania stanów ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami i ich weryfikacji; może to dotyczyć m.in.:

- oświadczeń wstępnych i końcowych osób odpowiedzialnych materialnie,

- różnego typu arkuszy (kart) spisów z natury oraz protokołów inwentaryzacyjnych (np. protokół kontroli kasy),

- protokołów (sprawozdań) z inwentaryzacji składników objętych:

a) potwierdzeniami (uzgodnieniami) sald,

b) porównaniem danych ewidencji z posiadaną dokumentacją oraz ich weryfikacji,

- załączników do arkuszy spisowych (rysunków, obmiarów, obliczeń pomocniczych itp.),

- protokołów wyceny zapasów niepełnowartościowych,

- sprawozdań zespołów spisowych z przebiegu i wyników inwentaryzacji,

- sprawozdań lub protokołów kontroli inwentaryzacji,

l  ustalenia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych; przykładami tego typu dokumentów mogą być:

- zestawienia zbiorcze spisów z natury (czasami stosuje się formularz zmniejszający pracochłonność rozliczenia inwentaryzacji stanowiący połączenie arkusza spisowego oraz zestawienia zbiorczego),

- zestawienia różnic inwentaryzacyjnych (powyższe dwa dokumenty bywają stosowane równolegle - co na ogół nie jest uzasadnione, gdyż różnice inwentaryzacyjne wynikają również z zestawienia zbiorczego spisów z natury - lub alternatywnie, według wyboru jednostki),

- zestawienia kompensat niedoborów i nadwyżek na podobnych artykułach,

- wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie,

- wyjaśnienia innych osób,

- opinie rzeczoznawców, ekspertów, zeznania świadków itp.,

- decyzje kierownika jednostki,

- polecenia księgowania dotyczące ujęcia w ewidencji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.

Przykładowe rodzaje dokumentów dotyczących inwentaryzacji i wzory większości z nich zostały przedstawione poniżej.

2. Dokumentacja przygotowania inwentaryzacji - uregulowania wewnętrzne

 

 

Wzór nr 2

Wzór nr 3

Wzór nr 4

Wzór nr 5

Wzór nr 6

Wzór nr 7

3. Dokumentacja przebiegu inwentaryzacji

Wzór nr 8

Wzór nr 9

 

 

Wzór 10

Wzór nr 11

Wzór nr 12

Wzór nr 13

Wzór nr 14

Wzór nr 15

 

 

Wzór nr 16

Wzór nr 17

4. Dokumentacja rozliczenia inwentaryzacji

Wzór nr 18

Wzór nr 19

 

 

 

Wzór nr 20

Wzór nr 21

 

*⁾ Formularz ten stanowi alternatywę do protokołu przedstawionego wcześniej z przykładem liczbowym (patrz część I - w pkt zatytułowanym Protokół posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej).

Wzór nr 22

5. Materiały pomocnicze, wykorzystywane przy wypełnianiu wzorów arkuszy

5.1. Tablica przybliżonych ciężarów właściwych 1 m³ niektórych materiałów zwałowych, sypkich i kawałkowych

Z uwagi na nieporównywalne struktury i konsystencje powyższych materiałów najlepiej ustalać własne tabele ciężarów właściwych, zaś z publikowanych korzystać z rezerwą.

5.2. Wzory podstawowych brył geometrycznych

Poniżej podajemy kilka przykładów najczęściej występujących brył geometrycznych oraz formuły obliczenia ich pojemności: