Interpretacja indywidualna z dnia 05.09.2018, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.349.2018.2.MK, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.349.2018.2.MK

Prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 4 czerwca 2018 r. (data wpływu 28 czerwca 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 26 lipca 2018 r. (data wpływu 6 sierpnia 2018 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 19 lipca 2018 r. (doręczone w dniu 23 lipca 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 28 czerwca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Wniosek uzupełniono w dniu 26 lipca 2018 r. (data wpływu 6 sierpnia 2018 r.) w odpowiedzi na wezwanie Organu z dnia 19 lipca 2018 r. (doręczone w dniu 23 lipca 2018 r.)

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca, jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce. Spółka prowadzi działalność i jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny.

Wnioskodawca oraz 6 spółek z grupy kapitałowej tj. Spółka A, Spółka B, Spółka C, Spółka D, Spółka E, Spółka F zawarły w dniu 23 sierpnia 2016 r., w formie aktu notarialnego na okres 5 lat podatkowych (od 1 grudnia 2016 roku do 30 listopada 2021 roku), umowę o utworzeniu podatkowej grupy kapitałowej w rozumieniu art. 1a ustawy o CIT, pod nazwą Spółka X. Umowa o utworzeniu X została zarejestrowana decyzją Naczelnika Urzędu Skarbowego.

Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. Oprócz faktur otrzymywanych od dostawców w postaci elektronicznej, Spółka otrzymuje również faktury w formie papierowej, które przechowywane i archiwizowane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Ponadto, Spółka przechowuje w formie papierowej również bilety kolejowe, bilety za przejazd autostradą, które de facto dokumentują wydatki poniesione przez pracowników Spółki m.in. podczas podróży służbowych, zapłaconych przy pomocy służbowych kart lub gotówką. Spółka stosuje zasady zwrotu faktycznie poniesionych wydatków pracownikom przebywającym w podróży służbowej. W związku z powyższym do rozliczenia podróży służbowej pracownik załącza faktury, rachunki, bilety m.in. kolejowe lub za przejazd autostradą. Wydatki poniesione przez pracowników w czasie podróży służbowych podlegają kontroli pod względem ich zasadności i właściwego udokumentowania przez pracowników Spółki, odpowiedzialnych za akceptację wydatków.

Jak wspomniano powyżej, niektóre dokumenty przechowywane są przez Spółkę, w formie papierowej. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur oraz innych podobnych dokumentów (np. biletów kolejowych oraz biletów na przejazd autostradą) otrzymywanych w formie papierowej. Planowane jest przechowywanie tych dokumentów w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów, lub poprzez zarchiwizowanie dokumentów elektronicznych w tym faktur. Spółka zamierza również dopuścić możliwość dokumentowania przez pracowników w ten sposób wydatków ponoszonych w ich imieniu, w szczególności w trakcie podróży służbowych za pomocą dokumentów otrzymywanych przez pracowników w formie elektronicznej, tj. elektronicznych: faktur, biletów oraz innych dokumentów elektronicznych udostępnianych przez dostawców.