Od 25 grudnia 2024 r. sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń zewnętrznych

Przepisy dotyczące zewnętrznych zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów weszły w życie 25 grudnia 2024 r. Od tego dnia Rzecznik Praw Obywatelskich oraz inne organy publiczne właściwe dla zgłaszanych naruszeń prawa mają obowiązek obsługi tego rodzaju zgłoszeń. Zgłoszenie zewnętrzne przez sygnalistę nie musi być poprzedzone zgłoszeniem wewnętrznym. 

sygnalista ustawa o ochronie sygnalisty ochrona regulamin wejście w życie

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów obowiązujące od 25 września 2024 r. dają osobom fizycznym możliwość zgłoszenia wewnętrznego w organizacji naruszenia prawa, co do którego wiedzę osoby te uzyskały w kontekście związanym z pracą. Ten kanał zgłaszania naruszeń prawa obowiązuje podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób, a także podmioty z branż podlegających regulacjom prawnym z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska, niezależnie od liczby osób zatrudnionych. Natomiast od 25 grudnia 2024 r. sygnaliści mogą korzystać także z trybu zewnętrznego zgłoszenia naruszeń prawa. Co istotne, sygnalista może dokonać od razu zgłoszenia zewnętrznego, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnątrz organizacji (art. 30 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów).

Rola RPO w obsłudze zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów

Instytucją zajmującą się obsługą zgłoszeń zewnętrznych w Polsce jest Rzecznik Praw Obywatelskich (dalej: RPO) albo inny organ publiczny właściwy do obsługi zgłoszenia z zakresu jego kompetencji (art. 30 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów). Jednak z uwagi na zasadniczą rolę RPO w procesie obsługi zgłoszeń zewnętrznych ustawa wyraźnie nakłada na niego konkretne obowiązki w tym zakresie.

Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na RPO obowiązek: 

• ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych (ma ona określać tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo);

• przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa w dziedzinach wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów, a także dokonania ich wstępnej weryfikacji i przekazania organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych;

• przyjmowania i rozpatrzenia zgłoszeń zewnętrznych w zakresie naruszeń prawa z dziedziny konstytucyjnych wolności i praw człowieka oraz obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi powyżej – jednak tylko w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, co do którego żaden inny organ publiczny nie jest właściwy do podjęcia działań następczych;

• zapewnienia powszechnego dostępu do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia i powiązanych z sygnalistą przed działaniami odwetowymi, a także praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne (w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej);

• udzielania sygnalistom, osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanym z sygnalistą, a także osobom, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, porad m.in. w zakresie ochrony przed działaniami odwetowymi;

• udzielania sygnalistom oraz osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia i powiązanym z sygnalistą informacji o organach, które w zakresie realizowanych zadań mogą podjąć działania służące ochronie sygnalistów przed działaniami odwetowymi, a także wsparcia w kontaktach z takimi organami.

Rzecznik Praw Obywatelskich dodatkowo także:

• prowadzi rejestr zgłoszeń zewnętrznych;

• jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, które są przechowywane przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych (art. 45 ust. 1 i 4 ustawy o ochronie sygnalistów).

O każdej z podjętych w sprawie czynności RPO ma obowiązek zawiadomić sygnalistę oraz osobę, której sprawa dotyczy (art. 11 ust. 1 ustawy o Rzeczniku Praw Obywatelskich).

RPO w przypadku samodzielnego prowadzenia postępowanie ma prawo w jego ramach:

• zbadać, nawet bez uprzedzenia, każdą sprawę na miejscu;

• żądać złożenia wyjaśnień, przedstawienia akt każdej sprawy prowadzonej przez naczelne i centralne organy administracji państwowej, organy administracji rządowej, organy organizacji spółdzielczych, społecznych, zawodowych i społeczno-zawodowych oraz organy jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną, a także organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych;

• żądać przedłożenia informacji o stanie sprawy prowadzonej przez sądy, a także prokuraturę i inne organy ścigania oraz żądać do wglądu w Biurze RPO akt sądowych i prokuratorskich, jak również akt innych organów ścigania po zakończeniu postępowania i zapadnięciu rozstrzygnięcia;

• zlecać sporządzanie ekspertyz i opinii (art. 15 ust. 1 ustawy o Rzeczniku Praw Obywatelskich).

W ramach swoich działań RPO musi także dbać o ochronę wolności, praw i interesów jednostki. Jeśli więc RPO uzna to za konieczne, może w toku postępowania zdecydować o odmowie ujawnienia nazwiska i innych danych osobowych skarżącego, w tym także wobec organów władzy publicznej (art. 13 ust. 3 ustawy o Rzeczniku Praw Obywatelskich).

Działanie RPO po otrzymaniu zgłoszenia

Jeśli Rzecznik Praw Obywatelskich otrzyma od sygnalisty zgłoszenie naruszenia prawa, powinien podjąć następujące działania: 

Krok 1. Powiadomić sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia

Krok 2. Dokonać wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego 

Krok 3. Przekazać zgłoszenie do właściwego organu publicznego

Krok 4. Poinformować sygnalistę o przekazaniu lub odstąpieniu od przekazania zgłoszenia do właściwego organu

Rola organów publicznych w rozpatrywaniu zgłoszeń zewnętrznych

Analogicznie jak w przypadku RPO także inne organy publiczne mają obowiązek ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych. Ma ona w szczególności wskazywać tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.

Organy publiczne, podobnie jak RPO, muszą zadbać o zachowanie poufności i bezpieczeństwa danych w całym procesie zgłaszania nieprawidłowości i toczących się na ich postawie postępowań.

W przypadku zgłoszenia zewnętrznego skierowanego przez sygnalistę bezpośrednio do innego organu publicznego, z pominięciem RPO, organ ten ma obowiązek:

• przyjąć zgłoszenie zewnętrzne;
• potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia;
• na żądanie sygnalisty wystawić zaświadczenie o objęciu go ochroną;

• dokonać wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

• rozpatrzyć zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku gdy dotyczy ono naruszeń prawa w dziedzinie należącej do jego zakresu działania;

• w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu przekazać zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie (nie później niż 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni) do organu publicznego właściwego do podjęcia działań oraz poinformować o tym sygnalistę;

• podjąć działania następcze z zachowaniem należytej staranności – organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym; wówczas informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty (art. 40 ust 2 ustawy o ochronie sygnalistów);

• przekazać sygnaliście informację zwrotną (w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, jednak wówczas przed upływem 3 miesięcy ma obowiązek powiadomić sygnalistę, że informacja zwrotna zostanie przekazana w 6-miesięcznym terminie);

• po zakończeniu postępowania przekazać sygnaliście informację o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek jego zgłoszenia zewnętrznego.

Ponadto organ publiczny, analogicznie jak RPO, ma obowiązek umieścić na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji informację dla sygnalistów.

Rola sygnalisty w postępowaniu

Zarówno RPO, jak i organ publiczny mogą zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Wówczas sygnalista dla dobra postępowania powinien ich udzielić. Jednak to od samego sygnalisty będzie zależeć, czy podejmie on współpracę z RPO lub organem publicznym w tej formie. Przepisy pozwalają bowiem sygnaliście sprzeciwić się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji. W takiej sytuacji RPO lub organ publiczny odstąpią od swojego żądania. Tak też się stanie w sytuacji, gdy przesłanie dodatkowych wyjaśnień lub informacji może zagrozić ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

Magdalena Sybilska-Bonicka

ekspert z zakresu prawa pracy, prawnik, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, wieloletni praktyk, trener biznesu i były wykładowca akademicki z zakresu prawa pracy