Książka obiektu budowlanego – zmiany od 2023 r. Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego
Nowelizacja Prawa budowlanego z 7 lipca 2022 r. zawiera przepisy umożliwiające zakładanie i prowadzenie od 2023 r. książki obiektu budowlanego w formie elektronicznej w systemie c-KOB (Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego). System c-KOB jest prowadzony przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego. Książki obiektu budowlanego mogą być prowadzone w formie papierowej nie dłużej niż do końca 2026 r. Nową książkę obiektu budowlanego w formie papierowej można założyć tylko do końca 2023 r. Od 2027 r. mogą funkcjonować wyłącznie książki obiektów budowlanych w formie elektronicznej w systemie c-KOB.
Do końca 2022 r. książka obiektu budowlanego tylko w formie papierowej
Obowiązujące do końca 2022 r. przepisy nie przewidywały możliwości prowadzenia książki obiektu budowlanego w formie elektronicznej. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz.U. z 2003 r. poz. 1134) wyraźnie określało, że książka obiektu budowlanego jest dokumentem papierowym w formacie A-4.
Książka obiektu budowlanego - zmiana przepisów od 1 stycznia 2023 r.
Od 1 stycznia 2023 r. w Prawie budowlanym obowiązują przepisy nowego Rozdziału 5d zatytułowanego „Książka obiektu budowlanego”. Część tych przepisów powtarza treść obowiązujących do końca 2022 r. przepisów art. 64 ust. 1, 2 i 4 Prawa budowlanego. Jednak większość nowych przepisów dotyczy nowych kwestii, a mianowicie:
- prowadzenia książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej,
- funkcjonowania, dostępu i korzystania z systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (c-KOB),
- doprecyzowania i rozwinięcia przepisów dotyczących książki obiektu budowlanego.
Czym jest książka obiektu budowlanego. Zakres tematyki wpisów
Nowy art. 60a Prawa budowlanego precyzuje, że książka obiektu budowlanego jest dokumentem przeznaczonym do dokonywania wpisów w zakresie:
1) informacji o obiekcie budowlanym;
2) imienia i nazwiska albo nazwy, adresu zamieszkania lub siedziby oraz e-maila właściciela lub zarządcy;
3) kontroli, o których mowa w art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego - chodzi tu o kontrolę stanu technicznego elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne, instalacji gazowych oraz przewodów kominowych, a także instalacji elektrycznej i piorunochronnej;
4) ekspertyz i opinii technicznych dotyczących obiektu budowlanego oraz imion i nazwisk osób, przez które zostały sporządzone;
5) przeglądów technicznych, konserwacji oraz napraw urządzeń przeciwpożarowych, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy z 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej, oraz imion i nazwisk osób, które dokonały tych czynności;
6) robót budowlanych związanych z obiektem budowlanym, a wykonywanych po oddaniu do użytkowania;
7) katastrof budowlanych dotyczących obiektu budowlanego;
8) decyzji, postanowień, zaświadczeń i innych dokumentów wydanych przez organy administracji publicznej, dotyczących obiektu budowlanego.
Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego ma obowiązek:
- założenia książki obiektu budowlanego;
- wskazania w książce obiektu budowlanego osoby fizycznej upoważnionej do prowadzenia tej książki i jednocześnie odpowiedzialnej za prowadzenie tej książki.
Kiedy trzeba prowadzić książkę obiektu budowanego?
W art. 60b Prawa budowlanego powtórzono przepisy obowiązującego do końca 2022 r. art. 64 ust. 1-2 Prawa budowlanego. Zatem tak jak dotąd, książkę obiektu budowlanego trzeba prowadzić na bieżąco dla każdego:
1) budynku oraz
2) obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia, o którym mowa w art. 20 ust. 2 Prawa budowlanego (chodzi o sprawdzenie projektu architektoniczno-budowlanego oraz technicznego pod względem zgodności z przepisami, w tym techniczno-budowlanymi, przez osobę posiadającą uprawnienia budowlane do projektowania bez ograniczeń w odpowiedniej specjalności - co ma zapewnić projektant).
Natomiast obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego nie obejmuje:
1) budynków:
a) mieszkalnych jednorodzinnych,
b) garażowych i gospodarczych w zabudowie jednorodzinnej;
2) obiektów budowlanych:
a) budownictwa zagrodowego i letniskowego,
b) wymienionych w art. 29 ust. 1 i 2 Prawa budowlanego (tj. obiektów budowlanych, których budowa nie wymaga decyzji o pozwoleniu na budowę, ale wymaga zgłoszenia), z wyłączeniem sieci gazowych;
3) dróg lub obiektów mostowych, dla których jest prowadzona książka drogi lub książka obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych.
Termin założenia książki obiektu budowlanego
Obowiązek założenia książki obiektu budowlanego spoczywa na właścicielu lub zarządcy obiektu budowlanego w terminie 30 dni od dnia:
1) doręczenia decyzji o pozwoleniu na użytkowanie - w przypadku obiektu budowlanego, do którego użytkowania jest wymagana decyzja o pozwoleniu na użytkowanie;
2) upływu terminu na zgłoszenie, w drodze decyzji, przez organ nadzoru budowlanego sprzeciwu do zawiadomienia o zakończeniu budowy albo doręczenia zaświadczenia organu nadzoru budowlanego o braku podstaw do wniesienia sprzeciwu - w przypadku obiektu budowlanego, do użytkowania którego jest wymagane zawiadomienie o zakończeniu budowy;
3) dokonania zmiany sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części - jeżeli w wyniku tej zmiany obiekt budowlany niewymagający wcześniej założenia książki obiektu budowlanego stał się obiektem budowlanym, dla którego należy prowadzić książkę obiektu budowlanego.
Prowadzenie książki obiektu budowlanego. Kto i kiedy może dokonywać wpisów
Obowiązkiem właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego jest wskazanie w książce obiektu budowlanego osoby fizycznej do prowadzenia tej książki. Ta wskazana osoba fizyczna jest odpowiedzialna za prowadzenie książki obiektu budowlanego. (zob. art. 60d Prawa budowlanego).
Osobami uprawnionymi do dokonywania wpisów w książce obiektu budowlanego są:
1) właściciel lub zarządca obiektu budowlanego w zakresie niezbędnym do założenia książki obiektu budowlanego oraz jej zamknięcia;
2) osoba wskazana w książce obiektu budowlanego do jej prowadzenia;
3) osoby przeprowadzające kontrole, o których mowa w art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego - osoby te są uprawnione do wpisów wyłącznie dotyczących tych kontroli.
(zob. art. 60e Prawa budowlanego).
Wpisu w książce obiektu budowlanego trzeba dokonać niezwłocznie - ale nie później niż w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności, której wpis dotyczy. W sytuacji awarii lub przerwy w działaniu systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego (c-KOB), uniemożliwiającej dokonanie wpisu - w książce obiektu budowlanego prowadzonej w postaci elektronicznej, wpisu dokonuje się niezwłocznie po ustaniu tej awarii lub tej przerwy.
Zamknięcie książki obiektu budowlanego
Obowiązkiem właściciela lub zarządcy jest też zamknięcie prowadzonej w systemie c-KOB książki obiektu budowlanego - w terminie miesiąca od dnia zakończenia rozbiórki obiektu budowlanego. Warto wskazać, że obowiązujące przed 2023 r. przepisy nie określały terminu zamknięcia papierowej książki obiektu budowlanego.
Ponadto, na podstawie art. 6. omawianej nowelizacji Prawa budowlanego, do 31 grudnia 2026 r. wszystkie wcześniej założone w formie papierowej książki obiektu budowlanego muszą być założone w formie elektronicznej w systemie Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego. Odpowiada za to właściciel lub zarządca obiektu budowlanego. W takiej sytuacji dotychczasową papierową książkę obiektu budowlanego właściciel lub zarządca ma obowiązek zamknąć wpisem i przechowywać zgodnie z art. 63 Prawa budowlanego - czyli do końca istnienia tego obiektu budowlanego.
Założenie i prowadzenie książki obiektu budowlanego w formie elektronicznej. Funkcjonalności systemu c-KOB
Od 2023 r. książkę obiektu budowlanego można założyć i prowadzić w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym c-KOB. Wyjątkiem są obiekty budowlane usytuowane w całości lub w części na terenach zamkniętych, dla których książkę obiektu budowlanego prowadzić można tylko w postaci papierowej.
Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego jest administratorem danych przetwarzanych w systemie c-KOB oraz odpowiada za jego utrzymanie i rozwój.
GINB ma obowiązek udostępniać (w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego) adres strony internetowej, na której jest udostępniony system c-KOB. Jak zapowiedział GUNB - c-KOB zostanie publicznie uruchomiony 2 stycznia 2023 r.
Każdej książce obiektu budowlanego prowadzonej elektronicznie system c-KOB nadaje indywidualny numer. Oczywiście system c-KOB zawiera zabezpieczenia uniemożliwiające usunięcie oraz zmianę wprowadzonych danych.
Aktualizacji danych lub korekt wprowadzonych wpisów w c-KOB mogą dokonywać osoby uprawnione wymienione w art. 60e ust. 1 Prawa budowlanego (czyli właściciel lub zarządca obiektu budowlanego, osoba wskazana jako prowadząca książkę obiektu budowlanego i osoby przeprowadzające kontrole) - w zakresie dokonanych przez siebie wpisów.
Podczas zakładania książki obiektu budowlanego w systemie c-KOB system ten weryfikuje, czy istnieje w nim książka obiektu budowlanego dla obiektu budowlanego o wskazanej lokalizacji.
Przy zakładaniu książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej wprowadza się do systemu c-KOB:
1) dane dotyczące właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego:
a) imię i nazwisko lub nazwę,
b) adres zamieszkania lub siedziby,
c) e-mail;
2) dane dotyczące osoby fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, jeżeli występuje:
a) imię i nazwisko,
b) adres zamieszkania,
c) e-mail,
d) tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy;
3) dane dotyczące obiektu budowlanego, w szczególności adres i lokalizację obiektu na mapie w systemie c-KOB;
4) dokument, z którego wynika tytuł prawny właściciela lub zarządcy do obiektu budowlanego.
Ponadto osoba wskazana w książce obiektu budowlanego do jej prowadzenia ma obowiązek zapewnić dołączenie do książki obiektu budowlanego planu sytuacyjnego, który powinien zawierać:
1) zaznaczone granice nieruchomości, na której jest usytuowany obiekt budowlany, a w przypadku sieci - oznaczenie jej lokalizacji w terenie;
2) określenie istniejących miejsc przyłączenia obiektu budowlanego do sieci uzbrojenia terenu;
3) określenie istniejących miejsc usytuowania urządzeń przeznaczonych do odcinania instalacji od przyłączy oraz przyłączy od sieci;
4) określenie przebiegu istniejących dróg pożarowych;
5) określenie miejsc usytuowania istniejących hydrantów zewnętrznych lub innych punktów poboru wody do celów przeciwpożarowych oraz stanowisk czerpania wody.
Natomiast w przypadku usytuowania urządzeń przeznaczonych do odcinania instalacji od przyłączy wewnątrz obiektu budowlanego - istnieje obowiązek dołączenia do książki obiektu budowlanego opisu pozwalającego na zlokalizowanie tych urządzeń.
Podstawową funkcjonalnością systemu c-KOB jest zapewnienie przechowywania książki obiektu budowlanego przez okres istnienia tego obiektu. Natomiast po upływie 10 lat od dnia zamknięcia książki obiektu budowlanego dane zgromadzone w systemie c-KOB dotyczące tej książki będą automatycznie usuwane.
Założenie konta w systemie c-KOB
Aby móc założyć książkę obiektu budowlanego w postaci elektronicznej oraz dokonywać w niej wpisów - ww. osoby uprawnione do tych czynności muszą najpierw posiadać swoje konto w systemie c-KOB. Dostęp do systemu c-KOB następuje przez uwierzytelnienie i autoryzację osoby w tym systemie za pośrednictwem konta.
W trakcie zakładania konta w systemie c-KOB wpisuje się do tego systemu następujące dane:
1) imię i nazwisko lub nazwę;
2) adres zamieszkania lub siedziby;
3) e-mail;
4) tytuł prawny, z którego wynika uprawnienie do reprezentowania właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego - w przypadku osoby fizycznej działającej w imieniu właściciela lub zarządcy;
5) rodzaj i zakres posiadanych uprawnień budowlanych albo innych uprawnień dających podstawę do dokonywania kontroli - w przypadku osoby przeprowadzającej kontrolę.
Dostęp do c-KOB uprawnionych organów, służb i kontrolujących
Przepis art. 60l Prawa budowlanego określa zasady zapewnienia dostępu (stałego lub czasowego) do systemu c-KOB organom nadzoru budowlanego oraz innym organom lub służbom uprawnionym do kontroli przestrzegania przepisów w zakresie utrzymania obiektów budowlanych lub do prowadzenia działań ratowniczych (np. Państwowej Straży Pożarnej).
Natomiast na podstawie art. 60m Prawa budowlanego właściciel lub zarządca obiektu budowlanego oraz osoba wskazana jako prowadząca książkę obiektu budowlanego mają obowiązek zapewnić dostęp do książki obiektu budowlanego prowadzonej w systemie c-KOB osobie przeprowadzającej kontrolę, o której mowa w art. 62 ust. 1 tej ustawy (w tym do dokonania wpisów).
Warto jednocześnie wskazać, że zgodnie z nowym art. 62b Prawa budowlanego - w terminie 7 dni od dnia zakończenia kontroli obiektu budowlanego (dla którego istnieje obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego) osoba przeprowadzająca kontrolę, o której mowa w art. 62 ust. 1, ma obowiązek dokonać wpisu o kontroli w książce obiektu budowlanego prowadzonej w postaci:
1) elektronicznej w systemie c-KOB albo
2) papierowej.
Natomiast w terminie 7 dni od dnia zakończenia kontroli obiektu budowlanego osoba przeprowadzająca kontrolę, o której mowa w art. 62 ust. 1 pkt 3 Prawa budowlanego ma obowiązek zawiadomić o kontroli organ nadzoru budowlanego:
1) za pomocą systemu c-KOB albo
2) na piśmie - jeżeli kontrola dotyczyła obiektu budowlanego, dla którego nie prowadzi się książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej.
System c-KOB pozwala także osobom uprawnionym na pozbawienie dostępu do książki obiektu budowlanego prowadzonej w tym systemie, na zasadach określonych w art. 60n Prawa budowlanego.
Rozporządzenie w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu c-KOB
Szczegółowe zasady:
a) prowadzenia książki obiektu budowlanego w postaci papierowej i elektronicznej i dokonywania wpisów oraz
b) uwierzytelniania i autoryzacji w systemie c-KOB
- mają być, zgodnie z art. 60r Prawa budowlanego, określone w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw budownictwa (aktualnie Minister Rozwoju i Technologii).
W czasie pisania niniejszego artykułu kończyły się prace legislacyjne nad projektem rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego, dostępnym na stronach Rządowego Centrum Legislacji. Rozporządzenie to ma wejść w życie 1 stycznia 2023 r., tak jak omawiana nowelizacja Prawa budowlanego.
Zasady prowadzenia książki obiektu budowlanego i dokonywania wpisów
Zgodnie z tym projektem książka obiektu budowlanego oraz kolejne jej tomy składają się ze strony tytułowej i 8 różnych tablic zawierających informacje, o których mowa w art. 60a Prawa budowlanego.
Rozporządzenie dokładnie określi w szczególności:
- jakie elementy zawiera strona tytułowa książki obiektu budowlanego i kolejnych tomów tej książki,
- jakie informacje będą wpisywane do poszczególnych tablic,
- sposób prowadzenia książki obiektu budowlanego w postaci papierowej i elektronicznej,
- zasady dokonywania wpisów.
Wpisy w książce obiektu budowlanego powinny być (zgodnie z ww. projektem) dokonywane w sposób trwały i czytelny.
Każdy wpis musi być opatrzony:
1) datą;
2) imieniem i nazwiskiem osoby dokonującej wpisu;
3) czytelnym podpisem osoby dokonującej wpisu w książce obiektu budowlanego w postaci papierowej lub systemowym potwierdzeniem tożsamości w książce obiektu budowlanego w postaci elektronicznej.
Zasadą jest (zgodnie z ww. projektem rozporządzenia), że wpisy w książce obiektu budowlanego w poszczególnych tablicach trzeba zamieszczać w porządku chronologicznym, w sposób uniemożliwiający dokonanie uzupełnień.
Jeżeli wystąpi konieczność wprowadzenia poprawek do dokonanych już wpisów, to można to zrobić poprzez dokonanie kolejnego wpisu, w którym nastąpi wprowadzenie właściwej treści z uzasadnieniem wprowadzonej zmiany.
W przypadku konieczności wprowadzenia poprawek do dokonanych już wpisów w książce obiektu budowlanego w postaci papierowej dopuszcza się skreślenie niewłaściwego tekstu w sposób umożliwiający jego odczytanie i wprowadzenie właściwej treści, z uzasadnieniem wprowadzonej zmiany. Osoba dokonująca poprawki zamieszcza także swoje imię i nazwisko oraz datę dokonania tej czynności i czytelny podpis.
Warto też wskazać, że do książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej mogą być załączane dokumenty w postaci elektronicznej.
Uwierzytelnianie i autoryzacja w systemie c-KOB
Dostęp do systemu c-KOB wymaga przeprowadzenia procesu uwierzytelnienia użytkownika konta po dokonaniu identyfikacji oraz procesu autoryzacji użytkownika.
Uwierzytelnienie polegać ma na potwierdzeniu deklarowanej tożsamości użytkownika konta w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej (system login.gov.pl) albo w systemie c-KOB.
Natomiast autoryzacja następować ma po poprawnym uwierzytelnieniu użytkownika i polegać będzie na przydzieleniu praw dostępu do systemu c-KOB. Konkretna osoba będzie występowała w systemie c-KOB w ramach konkretnej roli (np. jako właściciel obiektu budowlanego, jako osoba upoważniona przez właściciela, jako przedstawiciel organu czy jako osoba przeprowadzająca okresową kontrolę), do której to roli przypisane są określone funkcje systemu c-KOB.
Uwierzytelnienie użytkownika konta w systemie c-KOB pozwala na systemowe potwierdzanie tożsamości przy dokonywaniu wpisów w książce obiektu budowlanego w postaci elektronicznej. Zatem wpis dokonywany przez określoną osobę w książce obiektu budowlanego w systemie c-KOB jest opatrzony informacją, że wpisu dokonała ta właśnie konkretna osoba.
Jak przekazać książkę obiektu budowlanego nowemu właścicielowi lub zarządcy?
Jeżeli nastąpi zmiana właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, dotychczasowy właściciel lub zarządca tego obiektu ma obowiązek przekazać nowemu właścicielowi lub zarządcy książkę obiektu budowlanego. Książkę prowadzoną w formie papierowej przekazuje się fizycznie - po prostu wręcza się (lub przesyła) nowemu właścicielowi lub zarządcy - najlepiej za potwierdzeniem odbioru.
Natomiast książkę obiektu budowlanego prowadzoną w postaci elektronicznej przekazuje się w systemie c-KOB.
Jeżeli nie dojdzie do dobrowolnego przekazania książki obiektu budowlanego prowadzonej w postaci elektronicznej przez dotychczasowego właściciela lub zarządcę obiektu budowlanego Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego na wniosek nowego właściciela lub zarządcy przekazuje im do dalszego prowadzenia tę książkę w systemie c-KOB. Przekazanie to następuje po przedstawieniu przez nowego właściciela lub zarządcę dokumentów potwierdzających prawo właściciela lub zarządcy do obiektu budowlanego.
Kary za naruszenie obowiązków dotyczących książki obiektu budowlanego
Omawiana nowelizacja Prawa budowlanego zmieniła też treść art. 93 pkt 9 Prawa budowlanego. Zgodnie z obwiązującym od 1 stycznia 2023 r. brzmieniem tego przepisu karze grzywny podlega ten, kto nie spełnia, określonych w art. 60c, art. 60d, art. 60f ust. 1, art. 60g, art. 60i ust. 1, art. 60m, art. 63 ust. 1 lub art. 64 ust. 3 Prawa budowlanego, obowiązków założenia, wyznaczenia do prowadzenia, prowadzenia, dokonywania wpisów w terminie, zamknięcia, przekazywania lub udostępniania książki obiektu budowlanego lub przechowywania dokumentów związanych z obiektem budowlanym.
Do kiedy można prowadzić książkę obiektu budowlanego w formie papierowej?
Przepis przejściowy (art. 6. omawianej nowelizacji Prawa budowlanego) stanowi, że do prowadzenia książki obiektu budowlanego założonej zgodnie z art. 64 Prawa budowlanego w brzmieniu obowiązującym do końca 2022 r. - stosuje się przepisy dotychczasowe (czyli sprzed omawianej nowelizacji). Oznacza to, że książki obiektu budowlanego założone przed 2023 r. można nadal prowadzić w formie papierowej.
Co więcej - właściciel i zarządca obiektu budowlanego mogą założyć nową książkę obiektu budowlanego na starych zasadach (czyli w formie papierowej), zgodnie z art. 64 Prawa budowlanego w brzmieniu obowiązującym do końca 2022 r. - przez cały rok 2023.
Jednak do 31 grudnia 2026 r. wszystkie wcześniej założone w formie papierowej książki obiektu budowlanego muszą być założone w systemie Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego. Jest to oczywiście obowiązek właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego. Papierową książkę obiektu budowlanego właściciel lub zarządca ma obowiązek zamknąć wpisem i przechowywać zgodnie z art. 63 Prawa budowlanego - czyli przez cały okres istnienia tego obiektu budowlanego.
Paweł Huczko
prawnik, redaktor portalu infor.pl, specjalizuje się w tematyce prawa podatkowego oraz prawnych aspektów zarządzania nieruchomościami
Podstawa prawna:
Ustawa z 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy - Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 1557).
Źródło:
Projekt rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego.
POTRZEBUJESZ POMOCY?